Hoe kunnen we helpen?

De workload widget

The Workload View is a great way to see how your team's work is divided and the upcoming timeline for everyone's tasks in one place. If needed, you can always reassign or change due dates to make sure everyone stays on target with the amount of tasks they can complete within that timeframe. With our workload widget, you can now have these insights from multiple boards in order to make sure your team is set for success. This widget is a must-have to enhance your workflow! Keep reading to learn how it works. 

1.png

  

Ter info:  Deze functie is enkel beschikbaar binnen onze Pro en Enterprise abonnementen

 

Laten we beginnen!

To measure the workload of your team members, you'll want to make sure your boards contains the following columns: 

  • Een personenkolom 
  • Een datum- of een tijdlijnkolom 

Alternatively, if you want to measure any other resources, such as meeting rooms, factory machines, hand tools, cameras - you name it - you can use a Status Column!

Een andere belangrijke instelling om rekening mee te houden is het weekend. Je kunt de weekenden als werkdagen laten meetellen, of ze er van uitsluiten. Je kunt deze instelling aanpassen in het beheerdersgedeelte van je account. Bekijk dit artikel voor meer informatie. 

 

How to add the Workload Widget

Klik simpelweg op "Toevoegen" bovenaan de dashboard pagina > Klik op "Meer" > Voeg "Workload" toe, zoals hieronder: 

workload.png

Wanneer dit toegevoegd is klik je op het tandwieltje om aanpassingen te doen!

 

De widget instellen

Stap 1 - Kies de borden

First, you will need to choose the boards that you're interested in pulling information from. It is important to remember to choose all the relevant boards in which your team members are assigned, in order to make sure you see the workload of the entire team's tasks across all of their projects. 

image_4.png

 

Step 2 - Choose the groups

Now, you can choose the groups that you're interested in pulling information from.

image_4__1_.png

 

Step 3 - Pick the Time Column

Omdat de widget alle items die binnen een bepaalde tijdsperiode aan een persoon is toegewezen checkt moet je borden kiezen die een datum- ofwel een tijdlijnkolom hebben. 

2.png 

Als je bord geen van deze kolommen heeft verschijnt er een foutmelding. Je kunt eenvoudigweg een datum- of tijdlijnkolom toevoegen en verdergaan met je planning. 

Next, you can choose whether you want to see a breakdown of the items or sub-items in your board! In the example below, we've selected "Sub items", and our widget now displays only the sub-items on our board.  

image.png

 

Step 4 - Choose the resource type

Now you need to choose which resource type from each board you want to be represented on the workload. The resource type can be a People Column, Status Column, group, or board! This will determine according to what parameters we see the workload divided. In the example below, we've chosen the People Column, so we see our tasks divided among our team members (listed in the left panel of our widget). This is sort of like the y-axis in a chart, while the tasks represent the x-axis. 

image_3.png

  

Step 5 - Choose Effort and Capacity

Je kunt de data op twee manieren weergeven: tel item en inzet. 

  • Tel item

Als je voor items tellen kiest zal ieder item dat aan deze persoon is toegewezen tellen als 1 en worden weergegeven op het bord. 

  • Inzet

Sometimes, some of our tasks require more effort or carry more weight than other tasks. This setting works with both a Numbers or Formula Column. In this example, we are using our Numbers Column, which represents the time estimation it takes to complete each task. 

image_12.png

Laten we zeggen dat Julia één item toegewezen heeft gekregen, maar dit zal 7 uren duren. Lea heeft 5 toegewezen items, maar deze duren slechts een half uur per stuk. Julia's totale inspanning zal 7 uren zijn en die van Lea 2,5 uur.  

image_5.png

When more than one person is working on a task, we can choose to display how they "divide the effort" between them. We can toggle between "Split", which will divide the effort equally amongst partners, and "Sum", which will assign each of the partners the total number of hours that the project takes.

In the example below, we chose "Split", because Kayla and Ariel are going to split the four hours allotted for this project evenly in two. On the view, we can see that they have each been assigned 2 hours for this project. If Kayla and Ariel were working together on the project, and they would both be spending 4 hours, we would select "Sum", and we would see all 4 hours reflected in Kayla's workload as well as in Ariel's workload. 

image_2.png

  • Wekelijkse capaciteit

Vervolgens kun je een wekelijkse capaciteit voor je team instellen. Dit is de limiet van het aantal uren dat er die week door je team aan die taken besteed gaat worden. In ons voorbeeld stellen we de capaciteit in op 10 uren per week. 

  • Persoonscapaciteit

 Je kunt ook de capaciteit per persoon instellen door op "Capaciteit per persoon bewerken" te klikken, zoals hieronder:

capacity.png

You will then be able to define the capacity for each person. 

capacity__1_.png

 

De kleuren begrijpen 

🔵 Blauwe bol - De persoon zit onder de maximale hoeveelheid inspanning. Je kunt taken blijven toewijzen!

✔️ Blauwe bol met een vinkje - Je zit precies op de wekelijkse capaciteit!

🔴 Rode bol - De persoon zit boven de ingestelde wekelijkse capaciteitslimiet

You can view the team's workload by Days, Weeks, or Months.

 

Allocating Resources

Let's take a look at a use case where we want to assess the allocation of our company's resources rather than the effort of our team members. The board below helps us coordinate all of our company's deliveries. Each item is a delivery that needs to be done, and is assigned a driver (using the People Column) and vehicle (using a Status Column). The date of the delivery is assigned, and the duration of the ride as well as the travel distance are indicated using a Numbers Column. 

image_6.png

We want to make sure that none of our vehicles are surpassing their weekly limit of 1200 total kilometers of travel distance. We can set our Workload Widget to show us exactly that! First, we select our "Vehicle" Status Column as our resource type, and then we can select "Add Effort"! We want to define our effort by our "Travel Distance" Numbers Column.

e.png

Now, we can set "1200" as the "Weekly Capacity" in the field below:

image_8.png

Now, our widget is showing us all of our vehicles listed in the left panel, and to their right, we can see how many kilometers they are scheduled to travel each day of the week. We can see that our Ford is set to exceed its limit on the 13th, so we can go ahead and schedule a different vehicle for this delivery instead!

 

Working Status 

In addition to helping us allocate our resources, the Workload Widget also helps us understand them. One of the ways it does this is by taking in to account the working status of our team members!

In the example below, Kayla is scheduled for a delivery on July 15th. Even though she has not exceeded her daily set capacity, the bubble has turned red for that day, indicating that there is a problem. When we hover over the bubble, we can see that Kayla has set her working status to OOO (Out of Office) from July 15th to July 15th. Now we know that we need to reassign this delivery to one of our other drivers!

image_10.png

Note: A team member's working status will only be considered if he or she has set the status with specific dates that he or she will be busy or away, and the widget will only notify us if there is a scheduling conflict. It is important also to note that it will only be work if the team member's workload capacity is indicated. 

 

Filter je widget

You can filter to find the information you need by using the advanced filters. On your workload widget, click on the filter icon as below:

1.png

Laten we zeggen dat we alle taken die zijn vastgelopen en te laat zijn willen zien om te bekijken hoe we de werklast van het team kunnen reorganiseren en zorgen dat we het project succesvol zullen voltooien. 

1.png

Dit toont alle taken waar de deadline van gepasseerd is EN waarvan de status "Vastgelopen" is, zodat we kunnen zien waar de struikelblokken zitten en aanpassingen kunnen maken waar nodig. Je kunt de weergave zelfs opslaan door op "Opslaan" te klikken in de rechter bovenhoek.

 1.png

 

Boor je een weg naar beneden

Als je de taken van je team van dichterbij wilt bekijken kun je op iedere willekeurige cirkel klikken om de taken die binnen dat tijdsframe staan te bekijken. Je kunt de deadlines wijzigen, of taken opnieuw toewijzen indien dat nodig is.

1.gif

If you are using data from a Timeline Column, and have milestones set, you will see them in the breakdown of tasks under each circle! Milestones will appear in the shape of a diamond to help you identify them!

image_14.png

Nu blijft je team op koers, op tijd en aan 't werk binnen hun capaciteiten. 

 

 

 

Heb je nog vragen? Laat het ons weten op support@monday.com en we helpen je graag :)