Hoe kunnen we helpen?

De workload widget

De werklast weergave is een geweldige manier om te zien hoe het werk van je team is verdeeld en om de tijdlijn voor ieders toekomstige taken op een plek te bekijken. Als het nodig is, kun je deadlines altijd opnieuw toewijzen of wijzigen om ervoor te zorgen dat iedereen op schema blijft met het aantal taken dat ze in een bepaalde periode kunnen voltooien. Met onze werklast widget heb je deze inzichten vanuit meerdere borden, waarmee je er zeker van bent dat je team klaar is om succesvol te functioneren. Deze widget is een must-have om je workflow te verbeteren! Lees verder om te leren hoe het werkt. 

1.png

  

Ter info:  Deze functie is enkel beschikbaar binnen onze Pro en Enterprise abonnementen

 

Laten we beginnen!

Zorg er, om de werklast van je teamleden te meten, voor dat je borden de volgende kolommen bevatten: 

  • Een personenkolom 
  • Een datum- of een tijdlijnkolom 

Als alternatief, als je andere hulpbronnen wilt meten, zoals vergaderruimtes, fabrieksmachines, handgereedschap, camera's - noem maar op - kun je een statuskolom gebruiken!

Een andere belangrijke instelling om rekening mee te houden is het weekend. Je kunt de weekenden als werkdagen laten meetellen, of ze er van uitsluiten. Je kunt deze instelling aanpassen in het beheerdersgedeelte van je account. Bekijk dit artikel voor meer informatie. 

 

De werklast widget toevoegen

Klik simpelweg op "Toevoegen" bovenaan de dashboard pagina > Klik op "Meer" > Voeg "Workload" toe, zoals hieronder: 

workload.png

Wanneer dit toegevoegd is klik je op het tandwieltje om aanpassingen te doen!

 

De widget instellen

Stap 1 - Kies de borden

Om te beginnen moet je de borden selecteren waar je informatie uit wilt halen. Het is belangrijk om te onthouden dat je alle relevante borden kiest waarop je teamleden zijn toegewezen. Zo weet je zeker dat je de werklast van de taken van al je teamleden binnen al hun projecten duidelijk hebt. 

image_4.png

 

Stap 2 - De groepen kiezen

Nu kun je de groepen kiezen waar je informatie uit wilt halen.

image_4__1_.png

 

Stap 3 - De tijdkolom kiezen

Omdat de widget alle items die binnen een bepaalde tijdsperiode aan een persoon is toegewezen checkt moet je borden kiezen die een datum- ofwel een tijdlijnkolom hebben. 

2.png 

Als je bord geen van deze kolommen heeft verschijnt er een foutmelding. Je kunt eenvoudigweg een datum- of tijdlijnkolom toevoegen en verdergaan met je planning. 

Vervolgens kun je kiezen of je een uitsplitsing van de items of subitems op je bord wilt zien! In het voorbeeld hieronder hebben we "Subitems" geselecteerd en onze widget toont nu alleen de subitems op ons bord.  

image.png

 

Stap 4 - Kies het type bron

Nu moet je kiezen welk type bron van elk bord je in de werklast wilt laten weergeven. Het type bron kan een mensenkolom, statuskolom, groep of bord zijn! Dit bepaalt volgens welke parameters we de werklast verdeeld zien. In het onderstaande voorbeeld hebben we de mensenkolom gekozen, zodat we onze taken over onze teamleden verdeeld zien (als lijst in het linkerdeelvenster van onze widget). Dit lijkt op de y-as in een grafiek, terwijl de taken de x-as vertegenwoordigen. 

image_3.png

  

Stap 5 - Inzet en capaciteit kiezen

Je kunt de data op twee manieren weergeven: tel item en inzet. 

  • Tel item

Als je voor items tellen kiest zal ieder item dat aan deze persoon is toegewezen tellen als 1 en worden weergegeven op het bord. 

  • Inzet

Soms vergen sommige van onze taken meer inzet dan andere. Deze instelling werkt zowel met een nummer- als een formulekolom. In dit voorbeeld gebruiken we onze nummerkolom, die de geschatte tijd vertegenwoordigt die nodig is om elke taak te voltooien. 

image_12.png

Laten we zeggen dat Julia één item toegewezen heeft gekregen, maar dit zal 7 uren duren. Lea heeft 5 toegewezen items, maar deze duren slechts een half uur per stuk. Julia's totale inspanning zal 7 uren zijn en die van Lea 2,5 uur.  

image_5.png

Wanneer meer dan een persoon aan een taak werkt, kunnen we ervoor kiezen om weer te geven hoe ze "de inzet verdelen" tussen hen. We kunnen schakelen tussen "Splitsen", wat de inzet gelijk verdeelt over de partners en "Som" wat aan elk van de partners het totale aantal uren toewijst dat het project kost.

In het voorbeeld hieronder hebben we gekozen voor "Splitsen", omdat Kayla en Ariel de vier uur die voor dit project zijn toegewezen gelijk in tweeën gaan splitsen. In de weergave kunnen we zien dat aan elk van hen twee uur is toegewezen voor dit project. Als Kayla en Ariel samen aan het project werken en er beide vier uur aan besteden, dan kiezen we voor "Som" en zien we alle vier uren weerspiegeld in de werklast van Kayla en in die van Ariel. 

image_2.png

  • Wekelijkse capaciteit

Vervolgens kun je een wekelijkse capaciteit voor het hele team kiezen. Dit is de limiet van het aantal uren dat je het team aan die taken wilt laten werken in die week. In het voorbeeld hieronder hebben we de capaciteit ingesteld op vijf uur per week.

Dit betekent dat als je de kalender van jouw widget per week bekijkt, de kleuren van de cirkels de capaciteit weergeven die je hebt ingesteld. Als je echter de kalender wijzigt naar bekijken per dag, zal de capaciteit gelijk verdeeld zijn over de vijf werkdagen in de week. Met andere woorden: de wekelijkse capaciteit van vijf zal worden gedeeld door vijf en als een uur per dag van de week worden weergegeven.

Op dezelfde manier zal, als je jouw widget per maand bekijkt, je wekelijkse capaciteit van 5 worden vermenigvuldigd met 4 weken in een maand, wat je een maandelijkse capaciteit van 20 toont. Dit kan al dan niet je bedoelingen weerspiegelen bij het instellen van je wekelijkse capaciteit, dus is het belangrijk om dit in gedachten te houden. 

 

captured__11_.gif

 

  • Persoonscapaciteit

 Je kunt ook de capaciteit per persoon instellen door op "Capaciteit per persoon bewerken" te klikken, zoals hieronder:

capacity.png

Vervolgens kun je de capaciteit bepalen voor iedere persoon. 

capacity__1_.png

 

De kleuren begrijpen 

🔵 Blauwe bol - De persoon zit onder de maximale hoeveelheid inspanning. Je kunt taken blijven toewijzen!

✔️ Blauwe bol met een vinkje - Je zit precies op de wekelijkse capaciteit!

🔴 Rode bol - De persoon zit boven de ingestelde wekelijkse capaciteitslimiet

Je kunt de werklast van het team bekijken per dag, week of maand.

 

Bronnen toewijzen

Laten we eens kijken naar een gebruiksvoorbeeld waarin we de toewijzing willen beoordelen van de bronnen van ons bedrijf in plaats van de inzet van onze teamleden. Het onderstaande bord helpt ons om alle leveringen van ons bedrijf te coördineren. Elk item is een levering die gedaan moet worden en is toegewezen aan een chauffeur (met de mensenkolom) en een voertuig (met een statuskolom). De datum van de levering is toegewezen en de duur van de rit, evenals de reisafstand, worden aangegeven met een nummerkolom. 

image_6.png

We willen ervoor zorgen dat geen van onze voertuigen hun wekelijkse limiet van een totale reisafstand van 1200 kilometer overschrijdt. We kunnen onze werklast widget instellen om ons precies dat te laten zien! Eerst kiezen we onze "Voertuig" statuskolom als ons type bron en dan kunnen we "Inzet toevoegen" selecteren. We willen onze inzet definiëren met onze "Reisafstand" nummerkolom.

e.png

Nu kunnen we "1200" instellen as de "Wekelijkse capaciteit" in het onderstaande veld:

image_8.png

Nu laat onze widget ons al onze voertuigen zien als een lijst in het linkerdeelvenster en rechts daarvan kunnen we zien hoeveel kilometer ze volgens de planning op elke dag van de week zullen reizen. We zien dat onze Ford zijn limiet op de dertiende zal overschrijden, dus kunnen we alvast een ander voertuig voor deze levering inplannen!

 

Filter je widget

Je kunt de informatie die jij nodig hebt vinden door de geavanceerde filters te gebruiken. Klik in je workload widget op het filter-icoon zoals hieronder:

1.png

Laten we zeggen dat we alle taken die zijn vastgelopen en te laat zijn willen zien om te bekijken hoe we de werklast van het team kunnen reorganiseren en zorgen dat we het project succesvol zullen voltooien. 

1.png

Dit toont alle taken waar de deadline van gepasseerd is EN waarvan de status "Vastgelopen" is, zodat we kunnen zien waar de struikelblokken zitten en aanpassingen kunnen maken waar nodig. Je kunt de weergave zelfs opslaan door op "Opslaan" te klikken in de rechter bovenhoek.

 1.png

 

Boor je een weg naar beneden

Als je de taken van je team van dichterbij wilt bekijken kun je op iedere willekeurige cirkel klikken om de taken die binnen dat tijdsframe staan te bekijken. Je kunt de deadlines wijzigen, of taken opnieuw toewijzen indien dat nodig is.

1.gif

Als je gegevens uit een tijdlijnkolom gebruikt en mijlpalen hebt ingesteld, zul je die zien in de uitsplitsing van taken onder elke cirkel. Mijlpalen worden zichtbaar in de vorm van een diamant om je te helpen ze te herkennen!

image_14.png

Nu blijft je team op koers, op tijd en aan 't werk binnen hun capaciteiten. 

 

 

 

Als je vragen hebt, neem dan gerust contact met ons team via ons contactformulier. We zijn 24/7 beschikbaar en helpen je graag!