Hoe kunnen we helpen?

De workload widget

De workload weergave is een geweldige manier om te zien hoe het werk van je team is verdeeld en hoe de tijdlijn voor toekomstige taken eruit ziet. Wanneer het nodig is kan je deadlines toewijzen of wijzigen om ervoor te zorgen dat iedereen op schema blijft met het aantal taken dat ze binnen een bepaalde periode kunnen voltooien. Met de workload widget heb je deze inzichten vanuit meerdere borden, waarmee je er zeker van bent dat je team klaar is om succesvol te functioneren. Deze widget is een must-have voor het verbeteren van je workflow! Lees verder om te leren hoe het werkt. 

1.png

  

Ter info:  Deze functie is enkel beschikbaar binnen onze Pro en Enterprise abonnementen

 

Laten we beginnen!

Zorg er voordat je begint voor dat je borden de volgende kolommen bevatten: 

  • Een personenkolom 
  • Een datum- of een tijdlijnkolom 

Een andere belangrijke instelling om rekening mee te houden is het weekend. Je kunt de weekenden als werkdagen laten meetellen, of ze er van uitsluiten. Je kunt deze instelling aanpassen in het beheerdersgedeelte van je account. Bekijk dit artikel voor meer informatie. 

 

Hoe voeg ik de workload widget toe? 

Klik simpelweg op "Toevoegen" bovenaan de dashboard pagina > Klik op "Meer" > Voeg "Workload" toe, zoals hieronder: 

workload.png

Wanneer dit toegevoegd is klik je op het tandwieltje om aanpassingen te doen!

 

De widget instellen

Stap 1 - Kies de borden

Om te beginnen moet je de borden selecteren waar je informatie uit wilt halen. Het is belangrijk om te onthouden dat je alle relevante borden kiest waarin je teamleden zijn toegewezen om er zeker van te zijn dat je het overzicht van alle taken van je teamleden binnen hun projecten duidelijk hebt. 

1.png

 

Stap 2 - Kies de tijdkolom

Omdat de widget alle items die binnen een bepaalde tijdsperiode aan een persoon is toegewezen checkt moet je borden kiezen die een datum- ofwel een tijdlijnkolom hebben. 

2.png 

Als je bord geen van deze kolommen heeft verschijnt er een foutmelding. Je kunt eenvoudigweg een datum- of tijdlijnkolom toevoegen en verdergaan met je planning. 

 

Stap 3 - Kies de personenkolom

Nu moet je kiezen welke personenkolom van ieder bord je op het bord getoond wilt krijgen. Dit bepaalt de taken die naast de naam van ieder persoon verschijnen. 

1.png

 

 
Ter info:  Wanneer je een foutmelding ontvangt waarin staat dat je geen relevante kolom binnen je bord hebt is het mogelijk nodig om de personenkolom te wijzigen naar een mensenkolom in je originele bord. 
 

 

Stap 4 - Kies inzet en capaciteit

Je kunt de data op twee manieren weergeven: tel item en inzet. 

  • Tel item

Als je voor items tellen kiest zal ieder item dat aan deze persoon is toegewezen tellen als 1 en worden weergegeven op het bord. 

  • Inzet

Soms vergen sommige van onze taken wat meer inzet dan andere. Deze instelling werkt met zowel een nummer- als formule kolom. In dit geval gebruiken we onze nummerskolom die een tijdschatting van iedere taak weergeeft.

Laten we zeggen dat Julia één item toegewezen heeft gekregen, maar dit zal 7 uren duren. Lea heeft 5 toegewezen items, maar deze duren slechts een half uur per stuk. Julia's totale inspanning zal 7 uren zijn en die van Lea 2,5 uur.  

1.png

  • Wekelijkse capaciteit

Vervolgens kun je een wekelijkse capaciteit voor je team instellen. Dit is de limiet van het aantal uren dat er die week door je team aan die taken besteed gaat worden. In ons voorbeeld stellen we de capaciteit in op 10 uren per week. 

  • Persoonscapaciteit

 Je kunt ook de capaciteit per persoon instellen door op "Capaciteit per persoon bewerken" te klikken, zoals hieronder:

capacity.png

Dan kun je een capaciteit bepalen voor iedere persoon. 

capacity.png

 

Stap 5 -  Kies je groepen

Je kunt kiezen van welke specifieke groepen van alle borden je de waarden wilt tonen. In dit voorbeeld willen we alle groepen van ieder bord bekijken: 

1.png

Nu kun je alle taken op meerdere borden voor ieder teamlid binnen een bepaalde periode bekijken.

 

De kleuren begrijpen 

🔵 Blauwe bol - De persoon zit onder de maximale hoeveelheid inspanning. Je kunt taken blijven toewijzen!

✔️ Blauwe bol met een vinkje - Je zit precies op de wekelijkse capaciteit!

🔴 Rode bol - De persoon zit boven de ingestelde wekelijkse capaciteitslimiet

Je kunt het bereik van je team per dag, week of maand bekijken.

 

Filter je widget

Je kunt de informatie die jij nodig hebt vinden door gebruik te maken van de geavanceerde filters. Klik binnen je Scope-widget op het filter-icoon, zoals hieronder:

1.png

Laten we zeggen dat we alle taken die zijn vastgelopen en te laat zijn willen zien om te bekijken hoe we de werklast van het team kunnen reorganiseren en zorgen dat we het project succesvol zullen voltooien. 

1.png

Dit toont alle taken waar de deadline van gepasseerd is EN waarvan de status "Vastgelopen" is, zodat we kunnen zien waar de struikelblokken zitten en aanpassingen kunnen maken waar nodig. Je kunt de weergave zelfs opslaan door op "Opslaan" te klikken in de rechter bovenhoek.

 1.png

 

Boor je een weg naar beneden

Als je de taken van je team van dichterbij wilt bekijken kun je op iedere willekeurige cirkel klikken om de taken die binnen dat tijdsframe staan te bekijken. Je kunt de deadlines wijzigen, of taken opnieuw toewijzen indien dat nodig is.

1.gif

 

Nu blijft je team op koers, op tijd en aan 't werk binnen hun capaciteiten. 

Heb je nog vragen? Laat het ons weten op support@monday.com en we helpen je graag :)