Hoe kunnen we helpen?

Gmail integratie

ba.png

 

 

Wil je jouw inbox koppelen aan je monday.com account? Met de Gmail integratie kun jee-mails omzetten in actie-items, automatisch iedereen in je team op één lijn houden en naadloos verbonden blijven. 

Als je op zoek bent naar onze Outlook integratie, bekijk dan dit artikel. Als Gmail beter bij je past, lees dan verder! 😄

 

Aan je workflow toevoegen

Om de integratie toe te voegen, ga je naar het bord waar je een integratie voor wilt maken. Klik daar op de "Integreren" knop rechts bovenaan je bord: 
image_377.png

Selecteer daar "Gmail": 

1.png

Als je op de "Gmail" integratie banner klikt, vind je de beschikbare recepten voor deze integratie:

2.png

Vervolgens kun je eenvoudig het recept kiezen dat jij wilt maken! Met één van de recepten kun je de e-mail aanpassen die je via de integratie verstuurt. Je kunt waarden invoeren of de e-mail automatisch invullen met velden uit je item.

Daarna zal je gevraagd worden om je Gmail en monday.com accounts te verbinden. 

 

Je account koppelen

Wanneer je één van de recepten selecteert, wordt je gevraagd om je monday.com account te koppelen aan je Gmail account:

Frame_991.png

Kies vervolgens het e-mailaccount dat je aan monday.com wilt koppelen:

Jippie! Zo eenvoudig is het. 😀 Je hebt je account met succes gekoppeld aan Gmail. Nu kun je aan de slag met het maken van recepten om efficiënt te communiceren met je team! 

Frame_1.png

Ter info: Wanneer je dit recept instelt, kies je voorwaarden bij e-mail waarmee je het recept laat weten welke e-mails een nieuw item zullen maken in jouw geselecteerde groep. De voorwaarden werken als "EN" voorwaarden. Dit betekent dat elke voorwaarde die je instelt een aanvulling is op de voorgaande voorwaarde. Om "OF" voorwaarden te ondersteunen voor inkomen e-mails van het ene of het andere e-mailadres moet je twee automatiseringen maken: één voor e-mailadres X en nog één voor e-mailadres Y.

 

Fout tijdens het verbinden

Als je een foutmelding ziet wanneer je je account probeert te koppelen, is het waarschijnlijk dat de verbinding met dat specifieke Gmail-account beperkt is. Als je de volgende foutmelding krijgt,

Frame_1070.png

is één van deze twee zaken aan de hand:

  1. Je probeert verbinding te maken met een Gmail-account dat momenteel op monday.com wordt gebruikt door een andere gebruiker op je monday.com-account
  2. Je probeert verbinding te maken met een Gmail-account dat momenteel wordt gebruikt op een ander monday.com-account (dus een ander account dan het account waarop je momenteel de integratie probeert in te stellen)

Als je eerdere verbindingen wilt negeren, volg dan deze instructies om de toegang voor andere monday.com-gebruikers en -accounts van het gewenste Gmail-account in te trekken:

  1. Wanneer je bent aangemeld bij Gmail, ga je naar https://myaccount.google.com/security
  2. Scroll omlaag en klik op "Toegang van derden beheren"
  3. Klik op monday.com en vervolgens op de blauwe knop "Toegang verwijderen"

Na het intrekken van de toegang, kun je de instructies in dit artikel volgen om de G-mail integratie opnieuw te verbinden.

Als je de E-mails en Activiteiten app gebruikt en je meer instructies wilt over het instellen van een verbinding met de app, ga dan naar het "Fout bij het verbinden" gedeelte van het E-mails en Activiteiten artikel.

 

 

Ondersteunt de integratie bestanden?

De Gmail integratie ondersteunt bestanden! 🎉  Als je een e-mail ontvangt met een bestand die onder één van de volgende recepten valt, dan wordt dat bestand naar het updatesgedeelte gehaald:

image_1.png

Het is ook mogelijk om bestanden te verzenden vanuit de bestandskolom. Als het bestand in de bestandskolom uit een drive komt, zoals Google Drive of OneDrive, wordt het bestand als een URL verzonden naar iedereen. Hun toegang tot dat bestand is afhankelijk van de instellingen in je drive.

Als het bestand in de bestandskolom is geüpload vanaf iemands computer, wordt het bestand ook als een URL verstuurd naar iedereen. De ontvanger van de e-mail kan dat bestand echter niet downloaden tenzij hij of zij lid is van je monday.com account en is ingelogd op dat account.

 

Ondersteunt de integratie meerdere e-mailadressen? 

De Gmail integratie ondersteunt meerdere e-mails! Je kunt hiermee meerdere e-mails definiëren in een tekstkolom, gescheiden door ";" en de e-mail wordt dan naar al deze adressen afzonderlijk verstuurd. 💥


Bijvoorbeeld in dit recept:

rece_1.png  

Kies de E-mail (kolom) optie in het menu "iemand" en kies dan een tekstkolom:

2__1_.png 

Je kunt de waarden (de e-mailadressen) van de tekstkolom zo definiëren: voorbeeld@monday.com ; voorbeeld.monday@gmail.com 

De integratie stuurt dan een e-mail naar zowel voorbeeld@monday.com als voorbeeld.monday@gmail.com!

 

Ter info: Dit werkt alleen als je e-mails verstuurt en niet als je e-mails ontvangt in het updategedeelte van een item.

 

De synchronisatie van je account ongedaan maken

Als je de integratie tussen monday.com en Gmail niet meer nodig hebt, kunt je de integratie met deze eenvoudige stappen ongedaan maken: 

  1. Ga naar https://myaccount.google.com/security
  2. Scroll omlaag en klik op "Toegang van derden beheren"
  3. Klik op monday.com en vervolgens op de blauwe knop "Toegang verwijderen"

 

De afzender wijzigen

Als je naam niet correct wordt weergeven in de uitgaande e-mails die via de Gmail integratie worden verzonden, kun je dit snel in een paar stappen oplossen: 

  • Log in op je Gmail account
  • Klik op je "Instellingen" aan de rechterkant van je scherm: 

 

image_1.png

 

  • Klik dan op "Accounts" en daarna op "Gegevens bewerken"

settings.png

  • Voer de naam van jouw voorkeur in het lege vak in. Zorg er vervolgens voor dat je het vak selecteert.

edit.png

  • Klik op "Wijzigingen opslaan" en klaar! 😊

 

Je handtekening toevoegen 

Je kunt je handtekening toevoegen aan alle e-mails die vanuit monday.com geactiveerd worden door de Gmail integratie. Om dat te doen, klik je op "Instellingen" in je Gmail account. 

image_1.png

Selecteer vervolgens "Algemeen" en voeg je handtekening toe zoals hieronder: 

general.png

En klaar is kees! 😊

 

Help - het werkt niet!

Optie 1 - Massa e-mails versturen

Als je een massa e-mail probeert te versturen en je e-mail integratie werkt niet, dan heb je mogelijk de door Google vastgestelde limieten overschreden. Bekijk voor meer informatie over deze limieten ons artikel Gmail integratie limieten.

Optie 2 - Je verbinding vernieuwen

Als je massa e-mail verstuurt en je integratie werkt niet, probeer dan om opnieuw verbinding te maken. Om dat te doen, klik je op de "Integreren" knop rechtsboven aan je bord. In het Integratiecentrum selecteer je "Bordintegraties": 

gmail__1_.png

Klik vervolgens op het menu met drie bolletjes van het recept dat je wilt bewerken. Selecteer "Verbinding bewerken" in het uitklapmenu: 

ee.png

Klik daarna op "Een ander account gebruiken": 

use.png

Vanaf daar kun je opnieuw verbinding maken. Dit zou het probleem moeten oplossen. Als dit niet het geval is, bekijk dan optie 3 hieronder.

 

Optie 3 -  De integratie ontkoppelen

Belangrijke opmerking:  Deze optie zal alleen nuttig zijn als iemand iets gewijzigd heeft in de autorisatie instellingen van Gmail.  Als dit het geval is, kun je de integratie met de volgende stappen ontkoppelen: 
  1. Ga naar https://myaccount.google.com/security
  2. Scroll omlaag en klik op "Toegang van derden beheren"
  3. Klik op monday.com, en vervolgens op de blauwe knop "Toegang verwijderen"

 

Optie 4 -  Controleren of je automatisch doorsturen of een filter voor je inbox hebt

Als je nog steeds problemen ervaart, controleer dan of je automatisch doorsturen hebt of een filter voor je inbox hebt dat je inkomende mails automatisch in mappen sorteert. Probeer in dat geval deze instellingen uit te schakelen en kijk of de integratie dan voor jou werkt.

  

Optie 5 -  Neem contact met ons op :)

Als geen van bovenstaande opties werkt, neem dan gerust contact met ons op via support@monday.com. Laat ons weten dat je deze opties al geprobeerd hebt. We helpen je graag verder! 😄

 

 

 

Als je vragen hebt, neem dan gerust contact op met ons team via ons contactformulier. We zijn 24/7 beschikbaar en helpen je graag!