Hoe kunnen we helpen?

Hoe je gebruikers op je account kunt beheren

Ter info: Voordat je begint met lezen: je moet een beheerder van het account zijn om de acties uit te voeren die in dit artikel worden genoemd. 

 

Als monday.com beheerder is het belangrijk dat je de gebruikers van je account snel en eenvoudig kunt beheren, zodat je ervoor kunt zorgen dat je jouw account georganiseerd houdt en het optimaal laat functioneren. Daarom is het tabblad Gebruikers in het Admin gedeelte van je account onlangs vernieuwd met een gloednieuw gedeelte voor gebruikersbeheer!

Screen_Shot_2021-04-08_at_9.26_1.png

Dit artikel behandelt alles wat je moet weten over het beheren van accountgebruikers:

Lees verder en leer er alles over. 🙌

 

Hoe je het kunt vinden

Om toegang te krijgen tot het nieuwe gedeelte voor gebruikersbeheer, klik je eerst op je profielfoto/avatar in de linkerbenedenhoek van je scherm en selecteer je "Admin". Klik in het Admin gedeelte van je account aan de linkerkant op "Gebruikers".

Screen_Shot_2021-04-08_at_9.26_1__1_.png

Voila! Dit brengt je naar ons gloednieuwe gedeelte voor gebruikersbeheer waar je alle acties kunt uitvoeren die hieronder in dit artikel worden genoemd. 🌟

 

Gebruikers filteren 

Of je nu de details van een bepaalde gebruiker wilt beheren, alleen gasten wilt weergeven, een lijst met gebruikers die in behandeling zijn of meer wilt weergeven, je wilt misschien de gebruikers filteren die worden weergegeven in het gedeelte voor gebruikersbeheer. Dit zal vooral belangrijk zijn naarmate je meer gebruikers in je account hebt! Om het gedeelte voor gebruikersbeheer te filteren, typ je de naam van een gebruiker in de zoekbalk, selecteer je hun gebruikerstype en/of status als volgt:

user_filter.gif

 

Een gebruiker deactiveren

Om een gebruiker in je account te deactiveren, zoek je de gewenste gebruiker en klik je op het menu met drie stippen aan de rechterkant. Selecteer "Gebruiker deactiveren" in het menu.

deactivate_user.png

Ter info: Gedeactiveerde gebruikers tellen niet mee voor je betaalde abonnement. 

 

 

Wat er gebeurt met gedeactiveerde leden  

Houd rekening met het volgende als een teamlid is gedeactiveerd:

  • Gedeactiveerde gebruikers worden in grijs weergegeven en worden weergegeven als inactief, maar zijn nog steeds toegewezen aan de taken waaraan ze zijn toegewezen en hun geplaatste updates blijven bij de items staan:

deactivated_user.png

  • Privé- en deelbare borden worden ontoegankelijk als de gebruiker de enige eigenaar van het bord was. Een beheerder van het account kan het eigendom van het bord overdragen in het Admin gedeelte, zoals hier getoond, om toegang te krijgen tot de borden.
  • De hoofdborden blijven toegankelijk en een beheerder van het account kan het eigendom claimen via het abonnee dialoogvenster of het Admin gedeelte dat hierboven is uitgelegd.
  • Automatiseringen en integraties die door de gedeactiveerde gebruiker zijn gemaakt, worden uitgeschakeld. Een beheerder van het account kan het eigendom van de automatisering overdragen in het Admin gedeelte, zoals hier is weergegeven.
  • Werkruimten die zijn gemaakt door een gedeactiveerde gebruiker blijven actief. Een beheerder van het account kan het eigendom van de werkruimte claimen vanaf de werkruimtepagina. 

Een gebruiker opnieuw activeren 

Om een gedeactiveerde gebruiker opnieuw te activeren, kun je filteren op gebruikersstatus om alleen inactieve gebruikers weer te geven of de zoekbalk gebruiken om de gedeactiveerde gebruiker te vinden.

filter_inactive.png

Ga dan naar het menu met de drie stippen aan de rechterkant en selecteer "Gebruiker activeren".

activate.png

Ter info: Zodra een gebruiker opnieuw is geactiveerd, telt deze als een betaalde gebruiker volgens jouw type abonnement

 

Een gebruiker definitief verwijderen

Als je de informatie van een gebruiker permanent wilt verwijderen, moet die gebruiker eerst worden gedeactiveerd. Nadat deze is gedeactiveerd, volg je dezelfde stappen als hierboven om alleen inactieve gebruikers weer te geven of de relevante gebruiker te zoeken. Klik vanaf daar op het menu met drie stippen rechts van hun naam en kllik op "Gebruikersgegevens verwijderen".

Screen_Shot_2021-03-21_at_12.06_1.png

Nadat je op "Gebruikersgegevens verwijderen" hebt geklikt, verschijnt er een pop-upscherm waarin je kunt bevestigen of je wilt dat deze gebruiker volledig uit je account wordt verwijderd en je kunt bewerken hoe zijn/haar naam wordt weergegeven in je account zodra hij/zij is verwijderd. Als je verder wilt gaan, druk je op de knop "Lid verwijderen".

image_2__54_.png

Ter info: Het definitief verwijderen van een gebruiker is onomkeerbaar! Als je deze gebruiker in de toekomst opnieuw wilt activeren, raden we je aan de gebruiker gedeactiveerd te houden in plaats van deze volledig te verwijderen.

 

Wat gebeurt er met volledig verwijderde gebruikers?

Als een gebruiker definitief is verwijderd, houd dan rekening met het volgende:

  • De persoonlijke gegevens van de verwijderde gebruiker (bijv. naam, e-mailadres, titel, etc.) worden volledig uit het account verwijderd. De inhoud die de gebruiker echter heeft gemaakt, zoals borden, items en updates die hij/zij heeft geschreven, blijft anoniem zichtbaar in het account.
  • Elke plek waar het pictogram van deze gebruiker voorkwam (bijv. wanneer toegewezen aan een item, in een update die ze hebben gepost, in het "laatst gezien" pictogram bovenaan het bord, enz.) zal worden gewijzigd om een algemeen grijs pictogram te tonen (zoals in onderstaande afbeelding).
  • Bovendien wordt elke plek waar de naam van deze gebruiker voorkwam (bijv. wanneer degene de muis over zijn/haar pictogram in de mensenkolom bewoog, in een update die door degene was geplaast of waarin degene is getagd, enz.) nu weergegeven als 'Verwijderd lid', tenzij je zijn/haar naam hebt geconfigureerd naar iets anders:

image_3__2_.png

  • Als de verwijderde gebruiker een bordeigenaar was, wordt zijn/haar eigenaarschap verwijderd zodra hij/zij is verwijderd. Je kunt hier meer lezen over hoe je het eigenaarschap van een bord kunt terugvorderen of overdragen.
  • Alle automatiseringen die door deze gebruiker zijn gemaakt, worden gedeactiveerd. Om deze automatiseringen opnieuw te activeren, moet het eigendom van de automatiseringen van deze gebruiker worden overgedragen aan een actieve gebruiker. Je kunt hier meer lezen over hoe je dit kunt doen.

image_3__3_.png

 

Hoe je het gebruikerstype kunt wijzigen

Om een gebruikerstype te wijzigen, lokaliseer je simpelweg de respectieve gebruiker en klik je op het huidige gebruikerstype rechts van de naam. Selecteer in het vervolgmenu het gebruikerstype (admin, lid, kijker of gast) waarin je het type wilt wijzigen.

change_type.png

Lees dit artikel om alles te te weten te komen over de verschillende gebruikerstypen die we aanbieden.

 

Een gebruikersprofiel bewerken

Als accountbeheerder kun je ook bepaalde informatie van het profiel van een andere gebruiker bewerken. Om dit te doen, lokaliseer je simpelweg de gebruiker en selecteer je zijn/haar profielfoto. Als je klaar bent, klik je als volgt om het profiel te bewerken:

captured__28_.gif

 

Eenmaal in de bewerkingsmodus kun je op de blauwe velden klikken om ze te bewerken! Bovendien kun je door hier op het tabblad "Meldingen" te klikken de instellingen voor meldingen van deze gebruiker bewerken.

 

Ter info: Je hebt als beheerder niet de mogelijkheid om het e-mailadres of wachtwoord van een andere gebruiker te wijzigen.

 

Laatste activiteitsdatum van een gebruiker bekijken

Om makkelijk te begrijpen wanneer elke gebruiker voor het laatst actief was op je account, kun je de kolom "Laatst actief" in het gedeelte voor gebruikersbeheer raadplegen. Door de cursor op "Laatst actief" te plaatsen, zie je twee kleine pijlen verschijnen waarmee je de gebruikerslijst kunt sorteren op laatste activiteitsdatum in oplopende of aflopende volgorde.

Screen_Shot_2021-04-08_at_9.34_1.png

Je hoeft niet meer te raden wanneer elke gebruiker voor het laatst toegang heeft gehad tot je account, aangezien je deze informatie nu gemakkelijk rechtstreeks kunt zien in het gedeelte voor gebruikersbeheer. 🙌

 

Ter info: Momenteel hebben we alleen gegevens over gebruikersactiviteiten vanaf juli 2020. Als een gebruiker sindsdien niet actief is geweest op je account, zie je "Geen activiteit sinds juli 2020" in de kolom "Laatst actief".

 

Als je vragen hebt, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons klantsuccesteam! Wij staan hier 24/7 voor je klaar en helpen je graag verder! :)