Hoe kunnen we helpen?

Hoe je gebruikers op je account kunt beheren

 

Ter info: Voordat je begint met lezen: je moet een beheerder van het account zijn om de acties uit te voeren die in dit artikel worden genoemd. 

 

Als monday.com beheerder is het belangrijk dat je de gebruikers van je account snel en eenvoudig kunt beheren, zodat je ervoor kunt zorgen dat je jouw account georganiseerd houdt en het optimaal laat functioneren. Daarom is het tabblad Gebruikers in het Admin gedeelte van je account onlangs vernieuwd met een gloednieuw gedeelte voor gebruikersbeheer!

image_1__7_.png

Dit artikel behandelt alles wat je moet weten over het beheren van accountgebruikers:

Lees verder en leer er alles over. 🙌

 

Hoe je het kunt vinden

Om toegang te krijgen tot het gedeelte voor gebruikersbeheer, klik je op je profielfoto/avatar in de linkerbenedenhoek van je scherm en selecteer je "a = Admin". Klik in het Admin gedeelte van je account aan de linkerkant op "Gebruikers".

Group_1__28_.png

Voila! Dit brengt je naar ons gloednieuwe gedeelte voor gebruikersbeheer waar je alle acties kunt uitvoeren die hieronder in dit artikel worden genoemd. 🌟

 

Gebruikers filteren 

Of je de details van een bepaalde gebruiker wilt beheren, alleen gasten wilt weergeven, een lijst met gebruikers die in behandeling zijn, wilt weergeven of meer, je wilt misschien de gebruikers filteren die worden weergegeven in het gedeelte voor gebruikersbeheer. Dit zal vooral belangrijk zijn naarmate je meer gebruikers in je account hebt!

Om het gedeelte voor gebruikersbeheer te filteren, kun je een of meer van de volgende acties uitvoeren uit de bovenste balk van het gedeelte voor gebruikersbeheer:

  • Typ de naam van een gebruiker in de zoekbalk
  • Selecteer het gebruikerstype
  • Kies de gebruikersstatus

Group_1__29_.png

 

Een gebruiker deactiveren

Om een gebruiker in je account te deactiveren, zoek je de gewenste gebruiker en klik je op het menu met drie stippen aan de rechterkant. Selecteer "Gebruiker deactiveren" in het menu.

Group_2__5_.png

Opmerking: Door het deactiveren van een gebruiker worden alle automatiseringen en integraties gedeactiveerd die deze gemaakt heeft. Je kunt echter het eigendom van deze automatiseringen overdragen aan actieve accountleden.

 

Wat er gebeurt met gedeactiveerde leden  

Houd rekening met het volgende als een teamlid is gedeactiveerd:

  • Gedeactiveerde gebruikers worden in grijs weergegeven en worden weergegeven als inactief, maar zijn nog steeds toegewezen aan de taken waaraan ze zijn toegewezen en hun geplaatste updates blijven bij de items staan:

Group_1__31_.png

  • Privé- en deelbare borden worden ontoegankelijk als de gebruiker de enige eigenaar van het bord was. Een beheerder van het account kan het eigendom van het bord overdragen in het Admin gedeelte, zoals hier getoond, om toegang te krijgen tot de borden.
  • De hoofdborden blijven toegankelijk en een beheerder van het account kan het eigendom claimen via het abonnee dialoogvenster of het Admin gedeelte dat hierboven is uitgelegd.
  • Automatiseringen en integraties die door de gedeactiveerde gebruiker zijn gemaakt, worden uitgeschakeld. Een beheerder van het account kan het eigendom van de automatisering overdragen in het Admin gedeelte, zoals hier is weergegeven.
  • Werkruimten die zijn gemaakt door een gedeactiveerde gebruiker blijven actief. Een beheerder van het account kan het eigendom van de werkruimte claimen vanaf de werkruimtepagina. 
Ter info: Gedeactiveerde gebruikers tellen niet mee voor je betaalde abonnement. 

 

Een gebruiker opnieuw activeren 

Om een gedeactiveerde gebruiker opnieuw te activeren, kun je filteren op gebruikersstatus om alleen inactieve gebruikers weer te geven of de zoekbalk gebruiken om de gedeactiveerde gebruiker te vinden.

image_1__8_.png

Ga dan naar het menu met de drie stippen aan de rechterkant en selecteer "Gebruiker activeren".

Group_1__32_.png

Ter info: Zodra een gebruiker opnieuw is geactiveerd, telt deze als een betaalde gebruiker volgens jouw type abonnement

 

Een gebruiker definitief verwijderen

Als je de informatie van een gebruiker permanent wilt verwijderen, moet die gebruiker eerst worden gedeactiveerd. Nadat deze is gedeactiveerd, volg je dezelfde stappen als hierboven om alleen inactieve gebruikers weer te geven of de relevante gebruiker te zoeken. Klik vanaf daar op het menu met drie stippen rechts van hun naam en kllik op "Gebruikersgegevens verwijderen".

Group_1__33_.png

Nadat je op "Gebruikersgegevens verwijderen" hebt geklikt, verschijnt er een pop-upscherm waarin je kunt bevestigen of je wilt dat deze gebruiker volledig uit je account wordt verwijderd en je kunt bewerken hoe zijn/haar naam wordt weergegeven in je account zodra hij/zij is verwijderd. Als je verder wilt gaan, druk je op de knop "Lid verwijderen".

Group_1__34_.png

Ter info: Het definitief verwijderen van een gebruiker is onomkeerbaar! Als je deze gebruiker in de toekomst opnieuw wilt activeren, raden we je aan de gebruiker gedeactiveerd te houden in plaats van deze volledig te verwijderen.

 

Wat gebeurt er met volledig verwijderde gebruikers?

Als een gebruiker definitief is verwijderd, houd dan rekening met het volgende:

  • De persoonlijke gegevens van de verwijderde gebruiker (bijv. naam, e-mailadres, titel, etc.) worden volledig uit het account verwijderd. De inhoud die de gebruiker echter heeft gemaakt, zoals borden, items en updates die hij/zij heeft geschreven, blijft anoniem zichtbaar in het account.
  • Elke plek waar het pictogram van deze gebruiker voorkwam (bijv. wanneer toegewezen aan een item, in een update die ze hebben gepost, in het "laatst gezien" pictogram bovenaan het bord, enz.) zal worden gewijzigd om een algemeen grijs pictogram te tonen (zoals in onderstaande afbeelding).
  • Bovendien wordt elke plek waar de naam van deze gebruiker voorkwam (bijv. wanneer degene de muis over zijn/haar pictogram in de mensenkolom bewoog, in een update die door degene was geplaast of waarin degene is getagd, enz.) nu weergegeven als 'Verwijderd lid', tenzij je zijn/haar naam hebt geconfigureerd naar iets anders:

image_3__2_.png

  • Als de verwijderde gebruiker een bordeigenaar was, wordt zijn/haar eigenaarschap verwijderd zodra hij/zij is verwijderd. Je kunt hier meer lezen over hoe je het eigenaarschap van een bord kunt terugvorderen of overdragen.
  • Alle automatiseringen die door deze gebruiker zijn gemaakt, worden gedeactiveerd. Om deze automatiseringen opnieuw te activeren, moet het eigendom van de automatiseringen van deze gebruiker worden overgedragen aan een actieve gebruiker. Je kunt hier meer lezen over hoe je dit kunt doen.

image_3__3_.png

 

Hoe je het gebruikerstype kunt wijzigen

Om een gebruikerstype te wijzigen, lokaliseer je simpelweg de respectieve gebruiker en klik je op het huidige gebruikerstype rechts van de naam. Selecteer in het vervolgmenu het gebruikerstype (admin, lid, kijker of gast) waarin je het type wilt wijzigen.

Group_1__35_.png

Lees dit artikel om alles te te weten te komen over de verschillende gebruikerstypen die we aanbieden.

 

Bewerk het gebruikerstype of de status van meerdere mensen tegelijk

Als je het gebruikerstype van meerdere mensen tegelijk wilt bewerken, begin je door het vakje links van hun naam aan te vinken. Gebruik vervolgens het paneel onderaan het scherm om het gebruikerstype (beheerder, lid, gast, kijker) of status (activeren, deactiveren) van de geselecteerde gebruikers te wijzigen.

CPT2112231343-1342x748.gif

Ter info: Wil je snel een batchselectie maken van een lijst gebruikers? Je kunt een lijst e-mails kopiëren (uit Excel, of gescheiden door een komma) en die in de zoekbalk in de gebruikerstabel plakken om direct de corresponderende gebruikers te selecteren.

 

Bij het wijzigen van het gebruikerstype/ de gebruikersstatus van meerdere mensen tegelijk, zijn er een paar belangrijke dingen om in gedachten te houden. Lees hieronder verder voor meer informatie. ⬇️

 

Bij het wijzigen van het gebruikerstype worden de volgende acties niet ondersteund:

  • Een gebruiker wijzigen in gast als die gebruiker hetzelfde e-maildomein heeft als de rest van het account.
  • Een gebruiker wijzigen in gast als het e-maildomein van de gebruiker deel uitmaakt van de zwarte lijst van het gastdomein, of niet op de witte lijst staat. Je kunt er hier meer over lezen.
  • Een beheerder wijzigen in niet-beheerder van een gebruiker waaraan SCIM-tokens zijn gekoppeld. Je kunt er hier meer over lezen.

 

Bij het wijzigen van de gebruikersstatus worden de volgende acties niet ondersteund:

  • De status van een gebruiker wijzigen wanneer deze nog in behandeling is (zijn uitnodiging nog niet heeft geaccepteerd).
  • Deactivering van een beheerder waaraan SCIM-tokens zijn gekoppeld. Je kunt er hier meer over lezen. 

 

Algemene zaken om rekening mee te houden:

  • Je kunt jezelf niet opnemen in de batchacties.
  • Je kunt het gebruikerstype of de status van maximaal 200 gebruikers selecteren en wijzigen. Met de knop "Alles selecteren" worden de eerste 200 gebruikers geselecteerd die op de tabel verschijnen.

 

Het e-mailadres van een gebruiker wijzigen

Als je de beheerder van jouw account bent, kun je nu eenvoudig het e-mailadres van een andere gebruiker rechtstreeks vanuit het gedeelte voor gebruikersbeheer bewerken! Klik hiervoor op het menu met drie stippen rechts van de gebruikersnaam en druk op "E-mailadres bewerken":

Group_1__36_.png

 

Voer in het resulterende pop-upscherm het nieuwe e-mailadres van de gebruiker in en druk op "E-mailadres wijzigen" om door te gaan:

Group_1__1_.png

Eenmaal voltooid, ontvangt de gebruiker een bevestigingsmail op het nieuw ingevoerde adres dat hij binnen drie dagen moet accepteren om deze wijziging te voltooien. Als de gebruiker de e-mail niet binnen drie dagen bevestigt, wordt zijn e-mailadres niet gewijzigd in je monday.com-account.

Ter info: De mogelijkheid om het e-mailadres van een andere gebruiker te wijzigen, is momenteel niet beschikbaar voor accounts die zich op servers in de EU bevinden. Dit is binnenkort beschikbaar, dus houd het in de gaten!

 

Een gebruikersprofiel bewerken

Als accountbeheerder kun je ook bepaalde informatie van het profiel van een andere gebruiker bewerken. Om dit te doen, lokaliseer je simpelweg de gebruiker en selecteer je zijn/haar profielfoto. Als je klaar bent, klik je als volgt om het profiel te bewerken:

CPT2203281417-1411x735.gif

 

Eenmaal in de bewerkingsmodus kun je op de blauwe velden klikken om ze te bewerken! Bovendien kun je door hier op het tabblad "Meldingen" te klikken de instellingen voor meldingen van deze gebruiker bewerken.

Ter info: Je hebt als beheerder niet de mogelijkheid om het e-mailadres of wachtwoord van een andere gebruiker te wijzigen.

 

Laatste activiteitsdatum van een gebruiker bekijken

Om makkelijk te begrijpen wanneer elke gebruiker voor het laatst actief was op je account, kun je de kolom "Laatst actief" in het gedeelte voor gebruikersbeheer raadplegen. Door de cursor op "Laatst actief" te plaatsen, zie je twee kleine pijlen verschijnen waarmee je de gebruikerslijst kunt sorteren op laatste activiteitsdatum in oplopende of aflopende volgorde.

Group_1__37_.png

Je hoeft niet meer te raden wanneer elke gebruiker voor het laatst toegang heeft gehad tot je account, aangezien je deze informatie nu gemakkelijk rechtstreeks kunt zien in het gedeelte voor gebruikersbeheer. 🙌

Ter info: Momenteel hebben we alleen gegevens over gebruikersactiviteiten vanaf juli 2020. Als een gebruiker sindsdien niet actief is geweest op je account, zie je "Geen activiteit sinds juli 2020" in de kolom "Laatst actief".

 

 

 

Mocht je vragen hebben, neem dan hier contact op met ons team. We zijn 24/​7 beschikbaar en helpen je graag.