Hoe kunnen we helpen?

De spiegelkolom

 

Wil je dezelfde informatie op meerdere plekken in je account opslaan? Wil je afzonderlijke kolommen bijwerken zonder het gedoe van dubbel werk? Door je borden te verbinden en informatie te spiegelen van een (of meer!) bord(en) naar een ander, kun je eenvoudig wijzigingen aanbrengen op het ene bord die dan ook op de andere borden worden weergegeven.

Vergroot de zichtbaarheid en centraliseer alle belangrijke informatie met de spiegelkolom! 

 

Ter info:Om de spiegelkolom toe te voegen, heb je de Verbind borden-kolom nodig. De Verbind borden-kolom zal de items op je borden met elkaar verbinden, terwijl de Spiegelkolom informatie van een (of meer) borden zal spiegelen naar een ander voor meer zichtbaarheid. 

 

De spiegelkolom toevoegen

Ga, om de spiegelkolom toe te voegen, naar het kolomcentrum en zoek naar "spiegel" in de zoekbalk; druk dan op om deze toe te voegen aan je bord:

mirror_column_search.png

Na het toevoegen van de spiegelkolom wordt je direct gevraagd om een Verbind borden-kolom toe te voegen en om een link naar een of meer andere borden te maken. Klik op de blauwe knop "Link" om de installatie te voltooien.

image_3__14_.png

Als je op deze knop klikt, wordt automatisch een nieuwe Verbind borden-kolom gemaakt op het bord waar je nu bent. Door op de blauwe "Selecteer borden" knop te klikken, wordt je gevraagd om een of meer borden te selecteren om een tweerichtingsverbinding mee te maken.

image_3__33_.png

Daar moet je het exacte bord/de borden selecteren waarmee je verbinding wilt maken en vervolgens elk item koppelen aan het respectieve item op het huidige bord.

 

CPT2108021123-1299x730__2_.gif

Opmerking: Bekijk voor meer informatie over het instellen van de Verbind borden-kolomdit artikel.

 

Zodra je het bord/de borden en items hebt verbonden met de Verbind borden-kolom, is het tijd om te selecteren welk kolomtype je wilt weergeven van de borden die je hebt verbonden. Klik, om dit te doen, op de spiegelkolom instellingen en selecteer de kolom van je keuze met de vervolgkeuzepijl onder een van de verbonden borden.

CPT2108021140-1304x729.gif

Tip: Je kunt veel verschillende kolommen van het ene bord op het andere weergeven door meerdere spiegelkolommen toe te voegen!

 

Zodra je de kolom hebt geselecteerd en de items in de Verbind borden-kolom hebt gekoppeld, wordt de gespiegelde informatie automatisch ingevuld en weergegeven op je bord, als volgt: 

Screen_Shot_2021-08-02_at_12.33_1.png

Nu kun je ervoor zorgen dat je verbonden kolommen altijd volledig gesynchroniseerd zijn! Elke keer dat je een wijziging aanbrengt in een van de cellen in de spiegelkolom, wordt die ook op het verbonden bord/de verbonden borden weergegeven en omgekeerd. 🙌

Ter info: Als je spiegelt van een Privé/Deelbaar bord, of een met Rechten voor het bekijken van kolommen, kunnen alleen degenen die toegang hebben tot de oorspronkelijke gegevens die worden gespiegeld deze ook hier bekijken.

 

Je spiegelkolom personaliseren

Bij het spiegelen van een kolom kun je de wijze aanpassen waarop deze wordt weergegeven op het bord waar deze wordt gespiegeld. Als je bijvoorbeeld de statuskolom selecteert om te spiegelen, kun je het kolomoverzicht onder aan de kolom aanpassen om "Alle labels" of alleen "Wat klaar is" weer te geven. 

Screen_Shot_2021-08-02_at_12.36_1.png

Als alternatief kun je, als je een nummerkolom spiegelt, precies bepalen hoe je wilt dat de gespiegelde nummers worden weergegeven: als de som, het gemiddelde, minimumwaarde etc. 

Screen_Shot_2021-08-02_at_12.38_1.png

Elke kolom heeft eigen opties om die aan te passen! Zorg ervoor dat je de opties bekijkt. 🙌 

 

Je spiegelkolom bewerken

Als je op enig moment de gespiegelde kolom wilt wijzigen dat die een ander kolomtype toont, kun je dat rechtstreeks vanuit de kolominstellingen doen! Klik op het pijltje naast de kolomtitel en daarna op "Kolominstellingen" om deze wijziging door te voeren.

CPT2108021242-1295x724__1_.gif

Meerdere items spiegelen van hetzelfde bord

De Verbind borden-kolom geeft je de mogelijkheid om meerdere items van het verbonden bord te koppelen aan één item op het huidige bord (denk aan meerdere taken die betrekking hebben op één project). Zodra meerdere items zijn verbonden, biedt de 'roll-up' functie een makkelijke, overzichtelijke manier om de meerdere gespiegelde items te bekijken. De functie doet dit door de data te aggregeren die vanuit verschillende items van een bord op een ander bord gespiegeld worden. 

Als je bijvoorbeeld meerdere items hebt gekoppeld en je de statuskolom spiegelt, krijg je een geaggregeerd overzicht van al die statussen, zoals hieronder wordt weergegeven:

same_board_multi_items.png

Ter herinnering: je kunt in de kolominstellingen aanpassen wat voor kolomsamenvatting je wilt zien van een gespiegelde statuskolom, of nu "Alle labels" is of alleen "Wat klaar is"!

 

Spiegelen van meerdere borden

Heb je informatie van meerdere verschillende borden die je wilt synchroniseren en samenvoegen op een bord? Wil je eenvoudig een overzicht krijgen van je data uit enkele aparte workflows? Met onze gloednieuwe meerdere borden spiegelen-functie kun je precies dat doen!

Om informatie van meerdere borden te spiegelen naar een spiegelkolom, moet je eerste meerdere borden verbinden en de relevante items koppelen via de Verbind borden-kolom. Als dit klaar is, zie je een mooi samengevoegd overzicht van alle gegevens van de verbonden kolom op de borden die je geselecteerd hebt!

multi_board_linkage.png

Tip: Lees dit artikel voor uitgebreidere informatie over het spiegelen van informatie van meerdere borden  op een plek!

 

Gespiegelde informatie van meerdere borden aanpassen

Met de instellingen van de spiegelkolom kun je bepalen welk kolomtype van de verbonden borden gespiegeld zal worden. Het is belangrijk om op te merken dat je hetzelfde kolomtype moet spiegelen van elk van de verbonden borden per spiegelkolom (b.v. alleen statuskolommen, nummerkolommen, datumkolommen etc.).

Als je meerdere verschillende kolommen van hetzelfde type per bord hebt, kun je selecteren welke kolom je precies wilt spiegelen. Als voorbeeld hebben we, op de verbonden borden hieronder, twee verschillende statuskolommen op elk bord (een met de naam "Status" en de ander met de naam "Issue"), zodat we een van deze kunnen kiezen om te spiegelen en dit heeft geen invloed op de gespiegelde kolommen van de andere verbonden borden:

customize_multi_board_mirror.gif

Aan de andere kant, als je het kolomtype wijzigt dat wordt gespiegeld van een van je borden (b.v. de statuskolom wijzigen in een mensenkolom zoals hieronder), worden de andere borden automatisch aangepast om hetzelfde kolomtype te tonen: 

changing_multi_board_mirror_column.gif

 

 

Gebruiksvoorbeelden

De spiegelkolom is een uitstekende manier om informatie een (of meer!) bord(en) aan een andere te koppelen om je workflow te optimaliseren. Je kunt niet alleen informatie op het ene bord bijwerken en automatisch ook informatie op een ander bord bijwerken, maar het kan ook helpen om meer zichtbaarheid te scheppen tussen afdelingen in je organisatie.  We hebben hieronder een paar voorbeelden toegevoegd om je op weg te helpen!

  • Gebruiksvoorbeeld #1: Borden op hoog en laag niveau met spiegelen van meerdere borden

Laten we zeggen dat je een paar projecten beheert, elk op hun eigen bord. Voor een duidelijk overzicht van hoe elk project er op laag niveau voorstaat, gebruik je een "Bord op hoog niveau". Om samengevoegde data van alledrie de borden te zien, kun je simpelweg informatie van alle projectborden op laag niveau rechtstreeks naar je bord op hoog niveau spiegelen, zodat alle belanghebbenden een snel en eenvoudig overzicht hebben van wat er precies gaande is.

project_overview_board.png

Elk item op ons bord op hoog niveau vertegenwoordigt een ander project dat op een apart eigen bord wordt beheerd. Om eenvoudig een samenvatting te zien van relevante informatie van elk bord, hebben we daarom eerst alledrie de borden verbonden met de Verbind borden-kolom en vervolgens de respectieve items voor elk project verbonden.

In ons geval hebben we alle items van het "Project A bord op laag niveau" verbonden met het Project A item op het bord op hoog niveau, alle items van het "Project B bord op laag niveau" met het Project B item op het bord op hoog niveau enz:

multi_board_mirror_use_cawe.gif

Dankzij deze opzet kunnen we de relevante kolommen met gegevens van al onze projectborden eenvoudig op één plek weergeven! Hieronder spiegelen we de samengevoegde statussen, tijdlijnen en kosten van alle taken van de drie borden op laag niveau naar het specifieke project dat ermee samenhangt op het bord op hoog niveau: 

high_level_board.png

Denk eraan dat je ervoor kunt kiezen om de bestandenkolom, de mensenkolomof een andere kolom te spiegelen die voor jou informatief is!

Tip:  Bekijk dit artikel voor meer informatie over het instellen van een "Bord op hoog niveau"!

 

  • Gebruiksvoorbeeld 2: koppel je projectenbord aan je klanten 

De spiegelkolom is handig als je met veel klanten aan verschillende projecten werkt en je altijd makkelijk de gegevens van de klant wilt bijhouden en die wilt raadplegen. Stel dat je een klantbord hebt waar je alle informatie over je klanten opslaat (zoals hun contactgegevens, betalingen en meer). Dan heb je ook nog je projectenbord waar je al je projecten die op elk moment lopen, beheert.

Met de spiegelkolom kun je ervoor zorgen dat je projecten altijd verbonden zijn met hun respectieve klanten en dat je alle belangrijke informatie bij de hand hebt! We hebben twee spiegelkolommen toegevoegd om het e-mailadres van de klant weer te geven, evenals de betalingen tot dusver.

11.png

Zo werkt het dus! Begin met het optimaliseren van je workflows met de spiegelkolom!

 

Als je nog vragen hebt, neem dan gerust contact op met ons klantsuccesteam via support@monday.com.