Leer het jargon

Iedere automatisering heeft een trigger, een voorwaarde en een actie (of meerdere!).

Laat me de definities hiervan zien

• Trigger: een gebeurtenis die je kiest en die de automatisering in gang zet.
• Voorwaarde: een vereiste waaraan de trigger moet voldoen om de automatisering te laten werken.
• Actie: een gebeurtenis die optreedt als gevolg van het feit dat aan de trigger en voorwaarde wordt voldaan.

Laten we, om triggers, voorwaarden en acties beter te begrijpen, eens kijken naar een voorbeeld van een recept: "Wanneer een status in iets verandert, archiveer dan item".

In dit geval is de trigger "Als een status verandert". De voorwaarde is "naar iets" (in ons geval hebben we het statuslabel "Niet langer relevant" gekozen) en de actie is "item archiveren".    

Met deze automatisering wordt elke keer dat de statuskolom van een item het label "Niet langer relevant" krijgt, dat item automatisch gearchiveerd!

Ter info: Voor meer informatie over automatiseringsacties en hoe dit de prijs beïnvloedt, bekijk ons artikel over Automatiserings- en integratieacties .

Voeg een automatisering toe

Wanneer je een automatisering toevoegt, heb je de mogelijkheid om je eigen recept aan te passen of te kiezen uit een vooraf ingesteld automatiseringsrecept (we zullen dit later laten zien!). Om te beginnen met het toevoegen van een aangepaste automatisering, ga je naar het Automatiseringscentrum en selecteer je vervolgens "Maak aangepaste automatisering" zoals hier:

Nu is het tijd om het aan te passen! 🎉

Stap 1: Kies een trigger

De eerste stap bij het bouwen van je automatisering is klikken op "Wanneer dit gebeurt" om een trigger te kiezen. Je kunt dan een trigger kiezen uit de opties in de vervolgkeuzelijst of door op "Meer opties" te klikken. Een trigger kan een kolom van je bord zijn (bijv. Status, Mensen, Datum, enz.) of een actie/gebeurtenis (bijv. gemaakt item, een tijdsperiode, enz.):

In het bovenstaande voorbeeld hebben we de trigger gekozen als een statuskolom die in iets verandert. Nu is het tijd om de voorwaarde voor deze trigger te selecteren!

Stap 2: Kies een voorwaarde

Afhankelijk van de trigger die je in stap één hebt gekozen, moet je vervolgens een voorwaarde selecteren. In dit voorbeeld willen we een actie activeren wanneer de statuskolom met de titel "Contract" verandert in "Ondertekend".

Om dit te doen, hebben we in de onderstreepte velden geklikt en de statuskolom geselecteerd met de naam "Contract" en vervolgens hebben we het label "Ondertekend" gekozen, zoals hier te zien:

Ter info: De weergegeven labels komen overeen met de labels van de Statuskolom geselecteerd op je bord.

Als je extra voorwaarden wilt specificeren in je recept, klik dan op het plusteken naast de voorwaarde die je instelt en kies een andere! Als voorbeeld hebben we een andere voorwaarde toegevoegd van "als persoon iemand is". 

Nu wordt de automatisering pas in gang gezet als "Contract" verandert in "Ondertekend" en als de verkoop is toegewezen aan Noy!💥

Stap 3: Kies een actie

Nu het eerste deel van onze automatisering (trigger + voorwaarde) klaar is, is het tijd om er een actie voor te kiezen! Om een actie te kiezen, klik je op het grijze veld "Doe dan dit". Vanaf hier kun je een actie selecteren uit de opties die worden weergegeven in de vervolgkeuzelijst of door op "Meer opties" te klikken.  

Voor onze automatisering hebben we gekozen voor de actie "iemand op de hoogte stellen", zoals hieronder:

Nu is het tijd om de geselecteerde actie af te ronden! Om de exacte actie die zal plaatsvinden aan te passen, klik je in het/de onderstreepte veld(en). In ons geval zullen we het veld "op de hoogte stellen" gebruiken om het meldingsbericht dat wordt verzonden aan te passen, en dan zullen we kiezen wie deze automatische melding zal ontvangen door in het veld "iemand" te klikken!

En voila, onze automatisering is nu klaar! Door de blauwe knop "Automatisering maken" te selecteren, is de automatisering nu klaar om te gebruiken. Als dit gedaan is, ontvangt de verkoopmanager elke keer dat de statuskolom "Contract" het label "Ondertekend" krijgt, hier onmiddellijk een melding over.🎉

Tip:  Je kunt meerdere verschillende acties toevoegen aan je automatiseringsrecept! We zullen binnenkort bespreken hoe dit kan worden gedaan. 

Automatiseringen met meerdere stappen

Als je langere en complexere automatiseringsstromen wilt maken, kun je meerdere verschillende acties toevoegen aan één automatiseringsrecept! Om dit te doen klik je op het plusteken rechts van de actie die je al hebt ingesteld, kies je de extra actie en vul je vervolgens de onderstreepte velden in.

Je kunt naar wens steeds meer acties aan één recept blijven toevoegen!

• Statusverandering
• Terugkerende taken
• Datumherinneringen
• Items aanmaken  
• Verplaats item (binnen een bord) 
• Kruislings over borden 
• Subitems
• Afhankelijkheden 
• Aangepaste recepten

Een automatisering bewerken, verwijderen, sjablonen of dupliceren

Om de manier waarop je de automatisering hebt geconfigureerd te bewerken, klik je op het menu met drie stippen en druk je op "Automatisering bewerken" zoals hieronder. Als je hierop klikt, wordt de automatiseringseditor geopend waar je je recept naar wens opnieuw kunt configureren!

• Dupliceer een automatisering

Je kunt er ook voor kiezen om een automatisering te dupliceren vanuit hetzelfde menu met drie stippen door op "Automatisering dupliceren" te drukken! Als je hierop klikt, wordt de automatiseringseditor geopend waar je desgewenst de automatisering kunt bewerken. Om de duplicatie te voltooien, moet je ervoor zorgen dat je de blauwe knop "Automatisering maken" selecteert en alles wordt geregeld!

Tip: Automatiseringen kunnen ook worden gedupliceerd tussen borden en sjablonen, zolang ze zijn ingeschakeld in het gedeelte Bordautomatiseringen!

• Een automatiseringsrecept opslaan als sjabloon

Je kunt je eigen aangepaste recept opslaan als een sjabloon en beschikbaar maken voor iedereen om te gebruiken in je monday.com-account. Klik hiervoor op het menu met drie stippen rechts van de automatisering, selecteer "Opslaan als sjabloon", geef het een naam en klik op "Sjabloon maken" om het op te slaan!

• Ongewenste automatiseringen verwijderen

Als je een automatiseringsrecept wilt verwijderen, kun je dit ook vanuit hetzelfde menu doen door op "Automatisering verwijderen" en vervolgens op "Permanent verwijderen" te klikken.

• Trigger snelheidslimiet:
  Het aantal keer dat een enkel recept per minuut geactiveerd kan worden, is beperkt. Wanneer deze beperkingen bereikt worden, ontvangt de maker van het recept een belmelding. Daarnaast wordt het betreffende recept uitgeschakeld.

• Actie snelheidslimiet:
  Het aantal acties dat per minuut met een enkel recept kan worden uitgevoerd, is beperkt. Wanneer deze beperkingen bereikt worden, ontvangt de maker van het recept een belmelding en worden niet alle acties uitgevoerd.