Hoe kunnen we helpen?

monday.com automatiseringen

 
 
Heb je wel eens het gevoel dat je teveel werk handmatig doet? Zou je willen dat monday.com bepaalde stappen voor je uit kan voeren zonder dat je hoeft te leren coderen? Dan heb je geluk! 🍀
 
Met onze automatiseringen kun je een gebeurtenis binnen monday.com gebruiken (zoals het wijzigen van een status) om een actie te activeren (zoals het verzenden van een melding). Hoe het werkt? Lees verder om hier achter te komen!
 
 
Tip: Als je automatiseringen in actie wilt zien, kun je hier kijken naar ons opgenomen webinar over automatiseringen 😄
 
 
Automatiseringsrecepten zijn een vooraf gedefinieerde combinatie van triggers en acties. Een trigger is een gebeurtenis die je kiest en die de automatisering in gang zet. Een actie is wat er gebeurt als gevolg van die trigger.
Laten we eens kijken naar een eenvoudig voorbeeld: als status iets is, stuur dan elke tijdsperiode iemand een melding.
Op het platform zou deze automatisering er als volgt uitzien: 
image_254.png
 
In dit geval zal de trigger een specifieke statuskolom zijn die verandert in een specifiek label (dwz welke statuskolom en welk label). Deze trigger veroorzaakt de actie (een melding, opgesteld in jouw worden, zal worden verzonden naar de bijbehorende toegewezen persoon). 
Je kunt aangepaste recepten te maken en een automatisering bouwen die aan jouw behoeften voldoet. Lees dit artikel voor meer informatie over aangepaste automatiseringsrecepten.
 

Hoe je een automatisering toevoegt 

Om een automatisering toe te voegen, ga je naar het bord waarvoor je een automatisering wilt maken en klik je op de knop "Automatiseer" rechtsboven in je scherm.  
image_247.png
 
Je komt dan bij ons automatiseringscentrum zoals hieronder: 
image_252.png
Wil je meldingen maken? Ben je geïnteresseerd in het instellen van een terugkerende automatisering? De categorieën in het menu aan de linkerkant zijn een goede plek om te beginnen. Blader door deze categorieën om te vinden wat je zoekt of gebruik de zoekbalk.
Bekijk deze artikelen voor meer informatie over de categorieën en de verschillende soorten recepten: 

Je automatisering instellen

Nadat je een automatiseringsrecept gekozen hebt moet je je parameters toevoegen. Ieder deel van het recept dat is onderstreept is een parameter.
image_248.png
 
Laten we voor dit voorbeeld naar een bord kijken. Bij monday.com hebben we een bord waar ons klantenserviceteam bugs kan melden. 
image_253.png
 
Wanneer een bug is gemarkeerd als voltooid willen we dat de melder van deze bug een notificatie ontvangt. We zullen de onderstaande automatisering instellen: 
image_250.png
 
Nadat je op de parameter "melding sturen" hebt geklikt, kun je intypen wat er in je melding moet staan. Variabelen voor de itemnaam, bordnaam, enz. kunnen aan je meldingen worden toegevoegd door op de knoppen onderaan de meldingen-editor te klikken. Sommige kolommen worden echter niet ondersteund. Zie het gedeelte Ondersteunde kolommen in dit artikel voor meer details.
image_249.png
 
Als je klaar bent, klik dan op  "Toevoegen aan bord"  om je automatisering in te schakelen. Het is gelukt! Onze eerste automatisering is live. Nu ontvangt de melder elke keer dat een bug is opgelost een melding en kan hij of zij de klant hiervan op de hoogte stellen.🎉

Meldingen van automatiseringen

Wanneer de automatisering op je bord is geactiveerd en de automatisering namens jou een actie voltooit, zie je deze boodschap boven aan je bord verschijnen:
Frame_1048.png
Door te klikken op de knop "Meer bekijken" wordt je naar het automatiseringscentrum geleid om je actieve automatiseringen te bekijken. De melding verschijnt alleen voor de gebruiker die de automatisering heeft getriggerd die de actie heeft uitgevoerd. Als de automatisering bijvoorbeeld is ingesteld om een item naar een andere groep te verplaatsen als je de statuskolom wijzigt, zie je de melding alleen als jij de wijziging in de statuskolom aanbrengt.
Voor nu wordt de melding alleen getoond nadat de automatisering de volgende acties voltooit: item archiveren, een item naar een groep verplaatsen of een kolomwaarde wijzigen.
Meldingen verwijderen
Als je de meldingen wilt uitschakelen, kun je die deactiveren in monday.labs. Het deactiveren van de meldingen is alleen van toepassing op jouw gebruik van monday.com. Elke individuele gebruiker dient de monday.labs functie te activeren om de meldingen te verwijderen als hij of zij het platform gebruikt.
Voor toegang tot monday.labs open je het hoofdmenu door op je profielfoto of initialen te klikken. Je vindt monday.labs onder "Verkennen" aan de rechterkant van het menu:
monday.labs.png
Als je monday.labs geopend hebt, scroll dan naar "Melding automatische acties uitschakelen" en klik op de knop "Activeren":
Frame_1051.png
dat is het! Je ziet de meldingen niet meer.

Automatisering toewijzen

Gebruik je een automatiseringsrecept om items op één bord of van het ene naar het andere borden te maken?  Met toewijzingen kun je specifieke kolomgegevens te selecteren die van een eerder gemaakt item op je bord naar een nieuw dynamisch item moeten worden gebracht. Als een item veld in een recept is onderstreept, duidt dat op een toewijzing.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat we een terugkerende taak hebben die elke maandag op ons bord moet worden gemaakt. 

Frame_1.png

Je kunt een toewijzing toekennen aan het {item}-veld van het recept van welke de informatie in iedere kolom aangemaakt wordt.

auto.gif

  

Ter info: Wanneer je automatiseringsrecept het maken van een nieuw bord inhoudt, heb je de mogelijkheid om te kiezen welk type bord de automatisering zal maken (hoofd, deelbaar of privé) en in welke werkruimte dat bord zal worden gemaakt. 

 

 

Terminologie van toewijzing

Dynamische velden:

Kolomspecifieke gegevens op je bord die van een huidig item kunnen worden overgebracht naar een automatisch gemaakt nieuw item. Dynamische velden zijn aangegeven met een blauw plusteken aan de rechterkant.

 

Statische velden:

Aangegeven met een grijs vakje: dit is informatie die niet kan worden toegewezen. Als er een waarde wordt toegevoegd, is deze hetzelfde voor elk automatisch toegevoegd item. In onderstaand voorbeeld kunnen de naam, persoon, status, datum en e-mail toegewezen worden, maar de tijdsregistratie en locatie niet.

Raadpleeg het Ondersteunde kolommen gedeelte van dit artikel voor meer informatie over welke velden statisch zijn bij het toewijzen.

 

Frame_1.png

 

Ter info: Om dynamisch tussen borden te kunnen toewijzen, moet de kolom op beide borden bestaan. 
Bewerken en verwijderen

Zodra je automatiseringen hebt toegevoegd aan je bord, kun je automatisering in- en uitschakelen via het schakelaarpictogram. Je kunt ook het pictogram met de drie puntjes gebruiken om de automatisering te bewerken, verwijderen of er een sjabloon van te maken.

 

image_251.png
 

Dupliceren

Er is geen manier om een automatisering binnen het automatiseringscentrum te dupliceren. Automatiseringen kunnen echter worden gedupliceerd in verschillende borden en sjablonen, zolang deze ingeschakeld zijn in het bordautomatiseringen gedeelte van het automatiseringscentrum. De volgende soorten automatiseringsrecepten worden niet ondersteund bij het dupliceren of sjablonen van een bord:

  • Van het ene bord naar het andere,
  • tijdregistratie,
  • terugkerende,
  • en elke automatisering waarbij je velden in het item kunt "toewijzen".

Lees dit artikel voor meer informatie over het dupliceren van een bord. 

 

 

 

De onderstaande kolomtypen zijn momenteel niet ondersteund in het "notificaties"-veld van een notificatie-automatisering:

  • Formule
  • Auto nummer
  • Voortgang
  • Afhankelijkheid
  • Link naar item

 

De onderstaande kolomtypen worden momenteel niet ondersteund bij het toewijzen van een item:          

  • Tags
  • Spiegel
  • Dropdown
  • Tijdregistratie
  • Afhankelijkheid
  • Link naar item
  • Locatie
  • Wereldklok
  • Telefoon
  • Bestand
  • Week
  • Link
  • Land
  • Team
  • Stemmen
Ter info: Uit veiligheidsoverwegingen worden kolommen met de rechteninstelling "kolomweergave beperken" niet ondersteund in automatiserings- en integratierecepten.

Op tijd gebaseerde automatiseringen

Je vraagt je misschien af hoe een op tijd gebaseerde automatisering werkt. Bijvoorbeeld: wanneer datum wordt bereikt, stuur melding naar iemand. Dezelfde op tijd gebaseerde automatisering werkt op verschillende tijdstippen voor verschillende gebruikers als ze verschillende tijdzones hebben geconfigureerd in hun desktop instellingen. Dit betekent dat als jouw "Wanneer" in het bovengenoemde recept is ingesteld op 9 uur 's ochtends, gebruikers in New York City om 9 uur EST een melding ontvangen en gebruikers in Tel Aviv om 9 uur IDT.

Zoals eerder vermeld, worden op tijd gebaseerde automatiseringen uitgevoerd volgens de tijdzone van de lokale desktop. Als jouw tijdzone-instellingen in Mijn profiel echter heel anders zijn dan je lokale tijdzone (meer dan een paar uur), ontstaat er mogelijk een probleem. Als dit het geval is en het essentieel is dat deze twee instellingen verschillend zijn, neem dan contact op met ons ondersteuningsteam via support@monday.com en leg je situatie uit, zodat we feedback hierover kunnen doorgeven aan ons team!

 

Vooraf gemaakte automatiseringen

Een vooraf gemaakte automatisering is een automatisering die door monday.com op je bord is ingesteld bij het maken van het bord. In het automatiseringscentrum zien die automatiseringen er zo uit:

Frame_66.png

Als je bord is gemaakt met vooraf gemaakte automatiseringen, zullen die automatiseringen zich iets anders gedragen dan automatiseringen die je zelf hebt ingesteld. Als je bijvoorbeeld upgradet van een proefaccount naar een basisaccount, blijven deze automatiseringen actief, hoewel het basisabonnement geen automatiseringen ondersteunt. Je kunt dan echter nog steeds geen automatiseringen toevoegen aan nieuwe borden en wanneer deze vooraf gemaakte automatiseringen worden uitgeschakeld, kun je ze niet weer inschakelen.

 

Hoe je eigenaarschap kunt overdragen

Er is een nieuwe tool toegevoegd aan het beheerdersgedeelte van je account. Nu kun je met een paar klikken het eigenaarschap van de ene aan de andere persoon overdragen!

Om toegang te krijgen tot deze nieuwe tool, ga je naar je profielfoto > Admin > Gebruikers > Eigendom automatiseringen.

image_202.png

Gebruik op deze pagina het vervolgkeuzemenu om de huidige eigenaar en de nieuwe eigenaar te selecteren. Klik op "Eigenaar wijzigen" en je bent klaar om verder te gaan!

 

Ter info: Om het eigendom over te dragen, moet de huidige eigenaar van de automatisering een actieve gebruiker in het account zijn. De overdracht werkt niet voor gedeactiveerde gebruikers. Als de huidige eigenaar niet actief is, moet de beheerder de gebruiker eerst activeren voordat je het eigendom kunt overdragen.

 

Kapotte automatiseringen

Als je problemen ondervindt met je automatiseringsrecepten, lees dan zeker dit artikel: Waarom is mijn automatisering gedeactiveerd?

Tarieven voor automatisering

Als je meer wilt weten over tarieven, bespreekt dit artikel de tarieven voor automatiseringen en integraties: Tariefinformatie

Aanvullende bronnen

Als je in dit artikel niet kon vinden wat je zoekt, hoef je je geen zorgen te maken. Hier zijn nog een paar bronnen voor je:
  • Automatiserings- en integratieacties: bekijk alle details achter triggers en acties.
  • Knopkolom: De nieuwe knopkolom werkt met automatiseringen. Je kunt de kolom zo instellen dat er een actie plaatsvindt door op de knop in de kolom te klikken.

En als je op zoek bent naar informatie over specifieke automatiseringscategorieën, bekijk dan de volgende artikelen:

 

Als je vragen hebt, neem dan gerust contact op met ons team via ons contactformulier. We zijn 24/7 beschikbaar en helpen je graag!

 

Feedback geven? Wil je zien hoe andere teams automatiseringen gebruiken als onderdeel van hun workflow? Bekijk de monday.com community