Hoe kunnen we helpen?

monday.com automatiseringen

 
 
 

Heb je wel eens het gevoel dat je teveel werk handmatig doet? Zou je willen dat monday.com stappen voor je onderneemt zonder eerst te leren coderen? Dan heb je geluk!

Breng je workflow naar een hoger niveau met onze automatiseringen! Met deze geweldige functie kun je je eigen geautomatiseerde workflows maken of kiezen uit reeds aangemaakte sjablonen. Bouw nieuwe combinaties op maat van de behoeften van je team en zorg ervoor dat ze perfect passen in je specifieke workflow!

 
 

 

Leer het jargon

Iedere automatisering heeft een trigger, een voorwaarde en een actie (of meerdere!).

Laat me de definities hiervan zien
  • Trigger: een gebeurtenis die je kiest en die de automatisering in gang zet.
  • Voorwaarde: een vereiste waaraan de trigger moet voldoen om de automatisering te laten werken.
  • Actie: een gebeurtenis die optreedt als gevolg van het feit dat aan de trigger en voorwaarde wordt voldaan.

 

Laten we, om triggers, voorwaarden en acties beter te begrijpen, eens kijken naar een voorbeeld van een recept: "Wanneer een status in iets verandert, archiveer dan item".

Group_4__2_.png

In dit geval is de trigger "Als een status verandert". De voorwaarde is "naar iets" (in ons geval hebben we het statuslabel "Niet langer relevant" gekozen) en de actie is "item archiveren".    

Met deze automatisering wordt elke keer dat de statuskolom van een item het label "Niet langer relevant" krijgt, dat item automatisch gearchiveerd!

Ter info: Voor meer informatie over automatiseringsacties en hoe dit de prijs beïnvloedt, bekijk ons artikel over Automatiserings- en integratieacties .

 

Voeg een automatisering toe

Wanneer je een automatisering toevoegt, heb je de mogelijkheid om je eigen recept aan te passen of te kiezen uit een vooraf ingesteld automatiseringsrecept (we zullen dit later laten zien!). Om te beginnen met het toevoegen van een aangepaste automatisering, ga je naar het Automatiseringscentrum en selecteer je vervolgens "Maak aangepaste automatisering" zoals hier:

CPT2112011538-1403x714.gif

Nu is het tijd om het aan te passen! 🎉

 

Stap 1: Kies een trigger

De eerste stap bij het bouwen van je automatisering is klikken op "Wanneer dit gebeurt" om een trigger te kiezen. Je kunt dan een trigger kiezen uit de opties in de vervolgkeuzelijst of door op "Meer opties" te klikken. Een trigger kan een kolom van je bord zijn (bijv. Status, Mensen, Datum, enz.) of een actie/gebeurtenis (bijv. gemaakt item, een tijdsperiode, enz.):

CPT2112011616-1017x432.gif

 

In het bovenstaande voorbeeld hebben we de trigger gekozen als een statuskolom die in iets verandert. Nu is het tijd om de voorwaarde voor deze trigger te selecteren!

 

Stap 2: Kies een voorwaarde

Afhankelijk van de trigger die je in stap één hebt gekozen, moet je vervolgens een voorwaarde selecteren. In dit voorbeeld willen we een actie activeren wanneer de statuskolom met de titel "Contract" verandert in "Ondertekend".

Om dit te doen, hebben we in de onderstreepte velden geklikt en de statuskolom geselecteerd met de naam "Contract" en vervolgens hebben we het label "Ondertekend" gekozen, zoals hier te zien:

CPT2112011627-961x441.gif

Ter info: De weergegeven labels komen overeen met de labels van de Statuskolom geselecteerd op je bord.

 

Als je extra voorwaarden wilt specificeren in je recept, klik dan op het plusteken naast de voorwaarde die je instelt en kies een andere! Als voorbeeld hebben we een andere voorwaarde toegevoegd van "als persoon iemand is". 

Nu wordt de automatisering pas in gang gezet als "Contract" verandert in "Ondertekend" en als de verkoop is toegewezen aan Noy!💥

CPT2112161433-1142x531.gif

 

Stap 3: Kies een actie

Nu het eerste deel van onze automatisering (trigger + voorwaarde) klaar is, is het tijd om er een actie voor te kiezen! Om een actie te kiezen, klik je op het grijze veld "Doe dan dit". Vanaf hier kun je een actie selecteren uit de opties die worden weergegeven in de vervolgkeuzelijst of door op "Meer opties" te klikken.  

Voor onze automatisering hebben we gekozen voor de actie "iemand op de hoogte stellen", zoals hieronder:

CPT2112151530-1186x632.gif

 

Nu is het tijd om de geselecteerde actie af te ronden! Om de exacte actie die zal plaatsvinden aan te passen, klik je in het/de onderstreepte veld(en). In ons geval zullen we het veld "op de hoogte stellen" gebruiken om het meldingsbericht dat wordt verzonden aan te passen, en dan zullen we kiezen wie deze automatische melding zal ontvangen door in het veld "iemand" te klikken!

CPT2112151538-1143x623.gif

 

En voila, onze automatisering is nu klaar! Door de blauwe knop "Automatisering maken" te selecteren, is de automatisering nu klaar om te gebruiken. Als dit gedaan is, ontvangt de verkoopmanager elke keer dat de statuskolom "Contract" het label "Ondertekend" krijgt, hier onmiddellijk een melding over.🎉

Tip:  Je kunt meerdere verschillende acties toevoegen aan je automatiseringsrecept! We zullen binnenkort bespreken hoe dit kan worden gedaan. 

 

Automatiseringen met meerdere stappen

Als je langere en complexere automatiseringsstromen wilt maken, kun je meerdere verschillende acties toevoegen aan één automatiseringsrecept! Om dit te doen klik je op het plusteken rechts van de actie die je al hebt ingesteld, kies je de extra actie en vul je vervolgens de onderstreepte velden in.

Je kunt naar wens steeds meer acties aan één recept blijven toevoegen!

CPT2112161409-1354x670.gif


Vooraf ingestelde automatiseringsrecepten

Wil je een automatisering van een vooraf aangemaakte sjabloon gebruiken in plaats van je eigen sjabloon te maken? De categorieën in het menu aan de linkerkant zijn een goede plek om te beginnen. Blader door deze categorieën om te vinden wat je zoekt of gebruik de zoekbalk om direct aan de slag te gaan met een vooraf gemaakt recept.
Group_1__3_.png
 

Nadat je een vooraf ingesteld receptsjabloon hebt geselecteerd, hoef je alleen maar de onderstreepte velden in te vullen, op "Automatisering maken" te klikken en je kunt aan de slag!
CPT2112161449-1366x716.gif
 
Bekijk deze artikelen voor meer informatie over deze categorieën en de verschillende soorten recepten die we aanbieden: 
 
 
 

 

Een automatisering bewerken, verwijderen, sjablonen of dupliceren

 
  • Automatiseringen in- of uitschakelen
Zodra je automatiseringen aan je bord hebt toegevoegd, kun je op het tabblad "Bordautomatiseringen" klikken en automatiseringen in- en uitschakelen met behulp van het schakelpictogram, zoals hieronder.
Group_5.png
 

  • Een automatisering bewerken

Om de manier waarop je de automatisering hebt geconfigureerd te bewerken, klik je op het menu met drie stippen en druk je op "Automatisering bewerken" zoals hieronder. Als je hierop klikt, wordt de automatiseringseditor geopend waar je je recept naar wens opnieuw kunt configureren!

Group_5__1_.png

 
 
  • Dupliceer een automatisering

Je kunt er ook voor kiezen om een automatisering te dupliceren vanuit hetzelfde menu met drie stippen door op "Automatisering dupliceren" te drukken! Als je hierop klikt, wordt de automatiseringseditor geopend waar je desgewenst de automatisering kunt bewerken. Om de duplicatie te voltooien, moet je ervoor zorgen dat je de blauwe knop "Automatisering maken" selecteert en alles wordt geregeld!

CPT2112301623-1358x625.gif

Tip: Automatiseringen kunnen ook worden gedupliceerd tussen borden en sjablonen, zolang ze zijn ingeschakeld in het gedeelte Bordautomatiseringen!

 

  • Een automatiseringsrecept opslaan als sjabloon

Je kunt je eigen aangepaste recept opslaan als een sjabloon en beschikbaar maken voor iedereen om te gebruiken in je monday.com-account. Klik hiervoor op het menu met drie stippen rechts van de automatisering, selecteer "Opslaan als sjabloon", geef het een naam en klik op "Sjabloon maken" om het op te slaan!

CPT2112271412-1361x578.gif

 

  • Ongewenste automatiseringen verwijderen

Als je een automatiseringsrecept wilt verwijderen, kun je dit ook vanuit hetzelfde menu doen door op "Automatisering verwijderen" en vervolgens op "Permanent verwijderen" te klikken.

Group_5__13_.png

 

De onderstaande kolomtypen zijn momenteel niet ondersteund in het "notificaties"-veld van een notificatie-automatisering:

  • Formule
  • Auto nummer
  • Voortgang
  • Afhankelijkheid
  • Verbind borden

 

De onderstaande kolomtypen worden momenteel niet ondersteund bij het toewijzen van een item:          

  • Tags
  • Spiegel
  • Dropdown
  • Tijdregistratie
  • Afhankelijkheid
  • Link naar item
  • Locatie
  • Wereldklok
  • Telefoon
  • Bestand
  • Week
  • Link
  • Land
  • Team
  • Stemmen
Ter info: Om veiligheidsredenen zijn kolommen met de beperkingen voor het bekijken van kolommen niet ondersteund in automatiserings- en integratierecepten.
 
 

Op tijd gebaseerde automatiseringen

Je vraagt je misschien af hoe een op tijd gebaseerde automatisering werkt. Bijvoorbeeld in het veld "datum" in het volgende recept: Als datum er is, stuur notificatie aan iemand.

Dezelfde op tijd gebaseerde automatisering werkt op verschillende tijdstippen voor verschillende gebruikers als ze verschillende tijdzones hebben geconfigureerd in hun desktop instellingen. Dit betekent dat als jouw "Wanneer" in het bovengenoemde recept is ingesteld op 9 uur 's ochtends, gebruikers in New York City om 9 uur EST een melding ontvangen en gebruikers in Tel Aviv om 9 uur IDT.

 

Zoals eerder vermeld, worden op tijd gebaseerde automatiseringen uitgevoerd volgens de tijdzone van de lokale desktop. Als jouw tijdzone-instellingen in Mijn profiel echter heel anders zijn dan je lokale tijdzone (meer dan een paar uur), ontstaat er mogelijk een probleem. Als dit het geval is en het essentieel is dat deze twee instellingen verschillend zijn, neem dan contact op met ons ondersteuningsteam via support@monday.com en leg je situatie uit, zodat we feedback hierover kunnen doorgeven aan ons team!

Ter info: Als je een recept gebruikt met de tekst "Wanneer de datum is verstreken...", wordt de automatisering om middernacht van die dag geactiveerd.

 

Hoe je eigenaarschap kunt overdragen

Als beheerder van je account kun je met een paar klikken het eigendom van de ene persoon op de andere overdragen! Dit kan een geweldige optie zijn als je wilt dat een teamgenoot een bord overneemt dat je beheert en hem de mogelijkheid geeft om automatiseringen te bewerken die je hebt ingesteld.

Ter info: Momenteel kun je alleen het eigendom van automatiseringen overdragen, niet van integraties.

 

Om dit te doen, klik je op je profielfoto, vervolgens op "Beheerder", "Gebruikers" en "Eigendom van automatisering".

Group_7__1_.png

Gebruik op deze pagina het vervolgkeuzemenu om de huidige eigenaar en de nieuwe eigenaar te selecteren. Klik op "Eigenaar wijzigen" en je bent klaar om verder te gaan!

Ter info: Om het eigendom over te dragen, moet de huidige eigenaar van de automatisering een actieve gebruiker in het account zijn. De overdracht werkt niet voor gedeactiveerde gebruikers. 

 

Automatisering snelheidslimieten

Hoewel er geen limiet is aan het aantal recepten dat kan worden gemaakt, zijn er enkele beperkingen als het gaat om het aantal automatiseringen dat per minuut kan worden geactiveerd of het aantal acties dat per minuut via de API kan worden uitgevoerd. We hebben deze beperkingen ingesteld om overbelasting van onze servers te voorkomen.
  • Trigger snelheidslimiet:
    Het aantal keer dat een enkel recept per minuut geactiveerd kan worden, is beperkt. Wanneer deze beperkingen bereikt worden, ontvangt de maker van het recept een belmelding. Daarnaast wordt het betreffende recept uitgeschakeld.

image_-_2022-05-11T093821_1.png

image_-_2022-05-11T093820_1.png

 

  • Actie snelheidslimiet:
    Het aantal acties dat per minuut met een enkel recept kan worden uitgevoerd, is beperkt. Wanneer deze beperkingen bereikt worden, ontvangt de maker van het recept een belmelding en worden niet alle acties uitgevoerd.

image_-_2022-05-11T093749_1.png

 

Aanvullende bronnen

Als je in dit artikel niet kon vinden wat je zoekt, hoef je je geen zorgen te maken. Hier zijn nog een paar bronnen voor je:
  • Waarom is mijn automatisering gedeactiveerd: Als je problemen hebt met je automatiseringsrecepten, lees dan zeker dit artikel.
  • Prijsinformatie: Als je meer wilt weten over prijzen zit je goed, want in dit artikel worden de prijzen voor automatisering en integratie besproken.
  • Automatiserings- en integratieacties: bekijk alle details achter triggers en acties.
  • Knopkolom: De nieuwe knopkolom werkt met automatiseringen. Je kunt de kolom zo instellen dat er een actie plaatsvindt door op de knop in de kolom te klikken.

En als je op zoek bent naar informatie over specifieke automatiseringscategorieën, bekijk dan de volgende artikelen:

 

 

 

Als je vragen hebt, neem dan gerust contact met ons team via ons contactformulier. We zijn 24/7 beschikbaar en helpen je graag!

 

Feedback geven? Wil je zien hoe andere teams automatiseringen gebruiken als onderdeel van hun workflow? Bekijk de monday.com community

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen