Hoe kunnen we helpen?

Formulieren! Mede mogelijk gemaakt door monday.com :)

 

 

Bij monday.com doen we ons best om jouw werk makkelijker, productiever en efficiënter te maken! In plaats van dat je informatie van klanten krijgt en dat vervolgens handmatig moet invoeren in het platform, hebben we nu een tijdbesparende en klantvriendelijke oplossing gecreëerd - Formulieren door monday.com 😊

 

What are the Forms? 

Je creëert een bord dat op maat is gemaakt volgens jouw eigen wensen (met de kolommen die je kent en die je zelf graag gebruikt). In enkele muisklikken maak je een formulier aan op basis van dat desbetreffende bord, deel je het met je klanten (via een link of door het in te sluiten op een website), en elk antwoord maakt automatisch een nieuw item aan met de antwoorden die je nodig hebt!

 

Note: The form is a by-product of the board and not the other way around. If you change anything on the form view (i.e edit a column header), it won't be reflected on the board level.

 

Wie kan de formulieren invullen?

Iedereen, zolang ze toegang hebben tot de gedeelde link of het ingesloten formulier.

 

Welke kolommen worden ondersteund?

The following are the supported column types: Text, Long Text, Numbers, Status, Date, Rating, File, Phone, Email, Dropdown, Checkbox, Location, Country and Timeline. With dropdown multi-select, you can search and choose multiple options you want from the form!

 

Note: When uploading files through Forms the maximum allowable size is 50MB. 

 

Hoe stel ik het in

Stap 1 - Bouw het bord

Het formulier wordt gecreëerd op basis van de kolommen die je invoegt (namen kunnen uiteraard worden bewerkt) en de formulierinzendingen maken automatisch nieuwe items aan. Jouw bedrijf heeft deze informatie hard nodig, dus overweeg de formulieren eens! 📩

 

Stap 2 - Formulierweergave inschakelen op je bord

To add a form view, click on the arrow next to the button "main table" located on the top left of your board. Click on "Forms" as seen below: 

 

Frame_1_-_2020-08-02T153238.901.png

Personaliseer het design van het formulier

Your form can and will be sent to (or seen by) your target audience, whoever they are. We love the fact that you want to use monday.com to reach new audiences and manage your findings within the platform. That's why we've included options to input your logo and customize the background.

1.png

If you have a Pro account, you can even hide the monday.com logo at the bottom of the form! Just click the cogwheel at the top right corner to launch the form's settings, and then under "Form branding" click "Hide monday.com logos" like this:

image_2.png

Now you can see that the monday.com logo has disappeared from the bottom of your form!

 

Personaliseer de content van het formulier

You control what columns appear on the form and which will remain hidden. To begin customizing, browse through the Form. When hovering over each of the respective response blocks an eye will appear on the top right corner allowing you to hide the column. Here's the eye and what the column will appear like when hidden (clicking the eye again will make the column re-appear)

1.png

 

Note: Each column on the form has an icon next to it (on the left) letting you know the type of column it represents on the board. Even if you change the question the icon will remain the same.

 

 

1.png

Je hebt ook de mogelijkheid om het formulier als een enquête te presenteren. Selecteer hiervoor via het instellingen icoon in de rechter bovenhoek "Toon als enquête" en het formulier zal vervolgens een enquêtebalk onderaan de pagina tonen. Terwijl het formulier wordt ingevuld, toont de enquêtebalk hoeveel vragen er al zijn ingevuld:

ScreenFlow.gif

 

De vragen

In eerste instantie wordt het formulier gegenereerd met de bordnaam als koptekst en de kolomnamen als vragen. Als je over de koptekst of de optionele beschrijving van het formulier hovert, krijg je de mogelijkheid om het te bewerken. Sterker nog, dit geldt voor alle blokken in het formulier. Zo kun je de vragen en de optionele beschrijving van de vragen ook op deze manier bewerken. (Je kunt met de hoverfunctie ook vragen verbergen of vertonen).

Op deze manieren kun je verschillende opties bewerken:

Bewerk de beschrijving

1.png

Bewerk de vraag

1.png

  

Note: Leaving the "Add form description" field unedited will mean it won't appear in your published version. Feel free to click "Preview" to see first hand.

 

 

Another cool option is the required questions! Get all the information you need by making certain questions a must! Here's how you can make every one of your questions count:

1.png

Je vraagt je wellicht af wat er gebeurd als iemand een verplichte vraag niet beantwoord en klikt op "Versturen". Dit is wat ze dan te zien krijgen:

1.png

Als je dit zelf wilt proberen klik dan op "Voorbeeld" en vervolgens op "Verstuur"! 

 

Tip: If you want to avoid asking your responders what today's date is, simply add a creation log column to indicate the exact time of the item's creation. 

 

 

Do the forms display who is submitting the form?

When you create forms, the platform will recognize if the person filling them out has a monday.com user in your account and show that person in the creation log of the item created! - No more adding 'Your Name' fields so you know who it is! 

  • Hoe creëer ik anonieme formulieren?

Formulieren doen dit standaard, maar je kunt anonieme formulieren maken. Dit kan je regelen in de instellingen van de bordweergave.

 any.png

If an anonymous form was chosen then the user filling out the form will see a message informing them that the form is anonymous form. If it's anonymous - the form creator will appear in the creation log for all items. If a user has multiple monday.com accounts open when filling out the form we will recognize the user id of the last account they signed into.

Note: Forms will recognize the person who submitted it only if all of these three conditions are met:
1. The user needs to have access to that specific board (either main board or subscribed to the private/shareable board)
2. The user needs to have an active session
3. The user needs to be logged into this account only and not another one

 

 

Finalizing

Als je eenmaal een geweldige layout met uitstekende vragen en beschrijvingen hebt (als je daarvoor hebt gekozen) kunnen we door naar de laatste fase! Hier raden we je aan een kijkje te nemen:

  • "Voorbeeld" van jouw formulier

Als je op de knop klikt zal een nieuw venster worden geopend met daarin het voorbeeld van het formulier, hetzelfde formulier dat wordt getoond aan respondenten als er is geklikt op "Formulier delen".  

1.png

 

Note: Please try and view the form you've created in multiple variations. Try to make it larger or smaller, thus allowing you the best preview.

 

  • Opties na inzending:

Je kunt nu de indieningsopties van je formulier beheren! In het instellingenmenu (aan de rechter bovenkant) hebben we de volgende opties toegevoegd: je kunt een link omleiden, groep kiezen waar de antwoorden terecht komen en nog een indienen!

We snappen dat je workflow complex is en dat het niet begint en eindigt met een simpel formulier. Daarom heb je nu de mogelijkheid om te kiezen in welke groep de gegeven antwoorden terechtkomen. Let wel op dat de standaard groep altijd bovenaan blijft staan en dat wanneer je een groep hebt gearchiveerd of verwijderd, de antwoorden teruggaan naar de standaard groep.

Met de optie link omleiden kun je na enkele seconden de respondenten doorsturen naar een URL naar keuze, bijvoorbeeld een website. :)

De optie nog een indienen is bedoeld om het respondenten makkelijker te maken om meer antwoorden in te dienen! Daar zijn drie verschillende mogelijkheden voor, dus laten we ze eens doorlopen. "Klik" opent een knop waarop respondenten kunnen klikken nadat ze een formulier hebben verstuurd. De knop heeft als tekst, "Opnieuw versturen" :) Met de optie "Auto" wordt de respondent na 4 seconden omgeleid van het succesbericht naar een nieuw leeg formulier. "Geen" houdt dingen hetzelfde zoals ze tot nu toe waren :) 

1.png

 

Deel jouw formulier! 

We zijn aanbelandt bij het spannende gedeelte! Klik op "Formulier delen" om de links te bekijken en het formulier te kunnen insluiten op je website. :)

1.png

 

 

Note: Once you click on the "share form" button, the form will be live. But no one will see it until you actively share it with them.

 

De resultaten

Wanneer de links zijn verzonden of ingesloten zijn op de website ontvang je de inzendingen als nieuwe items, waarmee het stukken eenvoudiger wordt dingen AF te krijgen.

1.png

 

 

Je kunt nu de succespagina personaliseren zodat het perfect aansluit bij jou en jouw respondenten. Door op het instellingenmenu te klikken (aan de rechter bovenkant) kun je zowel de standaard ingestelde titel als de tekst aanpassen van het succesbericht.

 Hier is een voorbeeld:

1.png

 

Bewerk je formulier

Het bewerken van het formulier zal een integraal onderdeel van je workflow vormen. Dat begrijpen we maar al te goed. :) Hier zijn een paar antwoorden op vragen die je mogelijk hebt over dit deel van het proces:

  • New columns added on the board level: These columns will show up on the Form as hidden. You will then be able to click on the eye next to it to show and format it.
  • Changes made to status labels: Will reflect on the Form seamlessly. :)
  • Deleting a Form (for deactivation please see below): To delete a form simply click on the down-facing arrow on the right side of the board's name and then hover over the Form's name to uncover the little trash can. This will delete the Form and also take it down so please proceed with caution. :) 
  • Editing the Form while it's shared: This will update seamlessly (or on refresh if already open) thus allowing for changes to be made without any interruption to your Form's availability.
  • Activate/deactivate your form - On the “Share form” window you’ll be able to toggle between activating and deactivating the links. Clicking on “Deactivate form” will shut down the Form and clicking on the link (from the user's view, whether shared or embedded) will produce an error page. You’ll be able to activate the links by returning to the same share window and clicking the “Activate form” button:

1.png

 

Kan ik meerdere formulieren op één bord hebben?

Jazeker! Je kunt meerdere formulieren in één bord instellen en zelfs de antwoorden van ieder formulier een andere groep op het bord laten vullen.

Je voegt simpelweg een nieuw formulier toe door op de dropdown te klikken zoals je hieronder kunt zien: 

1.png

Zodra je jouw nieuwe formulier hebt aangepast, kun je eenvoudig tussen de twee formulierweergaven op je bord schakelen vanuit dezelfde dropdown: 

1.png 

 

Heb je vragen of opmerkingen over dit artikel? Schroom dan niet om contact met ons op te nemen via support@monday.com