Hoe kunnen we helpen?

De formulieren

 

 

Bij monday.com doen we ons best om jouw werk makkelijker, productiever en efficiënter te maken! In plaats van dat je informatie van klanten krijgt en dat vervolgens handmatig moet invoeren in het platform, hebben we nu een tijdbesparende en klantvriendelijke oplossing gecreëerd - Formulieren door monday.com 😊

 

Wat zijn de formulieren?

Je creëert een bord dat op maat is gemaakt volgens jouw eigen wensen (met de kolommen die je kent en die je zelf graag gebruikt). In enkele muisklikken maak je een formulier aan op basis van dat desbetreffende bord, deel je het met je klanten (via een link of door het in te sluiten op een website), en elk antwoord maakt automatisch een nieuw item aan met de antwoorden die je nodig hebt!

 

Ter info:  Het formulier is een bijproduct van het bord en niet andersom. Wanneer je iets wijzigt in de formulierweergave (b.v. een kolomtitel bewerkt) zal dit niet worden weergegeven op het bord zelf.

 

Wie kan de formulieren invullen?

Iedereen, zolang ze toegang hebben tot de gedeelde link of het ingesloten formulier.

 

Welke kolommen worden ondersteund?

Deze kolomtypes worden ondersteund: Tekst, Lange tekst, Nummers, Status, Datum, Beoordeling, Bestand, Telefoon, E-mail, Dropdown, Checkbox, Locatie, Land en Tijdlijn. Met dropdown multi-select kun je zoeken naar en meerdere opties kiezen die je in het formulier wilt hebben!

 

Ter info: Als je bestanden upload via Formulieren is de maximum toegestane grootte 50MB. 

 

Hoe stel ik het in?

Stap 1 - Bouw het bord

Het formulier wordt gecreëerd op basis van de kolommen die je invoegt (namen kunnen uiteraard worden bewerkt) en de formulierinzendingen maken automatisch nieuwe items aan. Jouw bedrijf heeft deze informatie hard nodig, dus overweeg de formulieren eens! 📩

 

Stap 2 - De formulierweergave toevoegen aan je bord

Om een formulierweergave toe te voegen, klik je op de knop "Weergave toevoegen" links bovenaan je bord. Kies in het uitklapmenu voor "Formulier" zoals je hieronder ziet: 

Screen_Shot_2021-04-07_at_15.42_1.png

Het ontwerp van je formulier personaliseren

Jouw formulier wordt verstuurd naar (of bekeken door) je doelgroep, wie dat dan ook maar mag zijn. We vinden het leuk dat je monday.com wilt gebruiken om een nieuwe doelgroep aan te boren en je bevindingen in het platform gaat beheren. Dat is precies waarom we de opties om je logo toe te voegen en de achtergrond aan te passen hebben toegevoegd.

image_2__41_.png

Als je een pro-account hebt, kun je zelfs het monday.com logo onderaan het formulier verbergen! Klik op het tandwiel in de rechterbovenhoek om de instellingen van het formulier te openen en klik daarna onder "Branding formulier" op "Verberg de monday.com logo's" als volgt:

Screen_Shot_2021-04-07_at_16.00_1.png

Nu zie je dat het monday.com logo onderaan je formulier is verdwenen!

 

De inhoud van je formulier aanpassen

Jij bepaald welke kolommen (vraagvelden) op het formulier verschijnen en welke verborgen blijven. Bekijk het formulier en personaliseer het vervolgens. Als je de cursor over de desbetreffende antwoordblokken beweegt, verschijnt er een oogje in de rechterbovenhoek waarmee je dat veld kunt verbergen. Dit is het oogje en hoe het veld eruit ziet als het verborgen is (als je nogmaals op het oogje klikt, verschijnt het veld weer)

CPT2104071609-1312x660.gif

 

Ter info:  Elke kolom op het formulier heeft een icoon aan de linkerkant dat jou laat zien welk type kolom op het bord het vertegenwoordigt. Zelfs als je de vraag verandert, blijft het pictogram hetzelfde.

 

Screen_Shot_2021-04-07_at_16.12_1.png

Je hebt ook de mogelijkheid om het formulier als een enquête te presenteren. Selecteer hiervoor via het instellingen icoon in de rechter bovenhoek "Toon als enquête" en het formulier zal vervolgens een enquêtebalk onderaan de pagina tonen. Terwijl het formulier wordt ingevuld, toont de enquêtebalk hoeveel vragen er al zijn ingevuld:

ScreenFlow.gif

 

De vragen

In eerste instantie wordt het formulier gegenereerd met de bordnaam als koptekst en de kolomnamen als vragen. Als je over de koptekst of de optionele beschrijving van het formulier hovert, krijg je de mogelijkheid om het te bewerken. Sterker nog, dit geldt voor alle blokken in het formulier. Zo kun je de vragen en de optionele beschrijving van de vragen ook op deze manier bewerken. (Je kunt met de hoverfunctie ook vragen verbergen of vertonen).

Op deze manieren kun je verschillende opties bewerken:

Bewerk de beschrijving

CPT2104071618-1337x547.gif

Bewerk de vraag

CPT2104071624-1329x540.gif

  

Ter info: Als je het veld "Fomulierbeschrijving toevoegen" niet bewerkt, wordt het niet getoond in je gepubliceerde versie. Klik gerust op "Voorbeeld" om het zelf te bekijken.

 

 

De verplichte vragen zijn ook een mooie optie. Je krijgt alle informatie die je nodig hebt als je bepaalde vragen verplicht maakt. Op deze manier kun je al je vragen laten meetellen:

Screen_Shot_2021-04-07_at_16.27_1.png

Je vraagt je wellicht af wat er gebeurd als iemand een verplichte vraag niet beantwoord en klikt op "Versturen". Dit is wat ze dan te zien krijgen:

image_2__42_.png

Als je dit zelf wilt proberen klik dan op "Voorbeeld" en vervolgens op "Verstuur"! 

 

Tip: Om te voorkomen dat je aan respondenten moet vragen wat de datum is, kun je eenvoudig een creatie logboek-kolom toevoegen om het exacte tijdstip van het maken van items aan te geven. 

 

 

Geven de formulieren weer wie het formulier indient?

Je kunt de creatie logboek-kolom aan je bord toevoegen. Dan zal het platform de persoon herkennen die het formulier invult zolang aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan! Aan de volgende drie voorwaarden moet worden voldaan zodat de creatie logboek-kolom de indiener van het formulier kan herkennen:

  1. De gebruiker die het formulier heeft ingediend moet een gebruiker in je account zijn en toegang hebben tot het bord waar het formulier op staat (een hoofdbord of geabonneerd op een privé/deelbaar bord)
  2. De gebruiker moet actief zijn ingelogd op het monday.com account op het moment dat het formulier wordt ingediend
  3. De gebruiker moet alleen op dit account en niet op een ander zijn ingelogd

Als een formulier wordt ingediend en aan een van deze drie voorwaarden niet wordt voldaan, zal het creatie logboek in plaats daarvan de naam weergeven van degene die het formulier heeft gemaakt.

 

Tip: Als degene die het formulier invult, buiten je account valt en je graag wilt zien wie het item via het formulier gemaakt heeft, stellen we voor dat je een tekstkolom aan je bord toevoegt en "Vul hier je naam in" een verplicht veld op het formulier maakt!

 

 

  • Hoe creëer ik anonieme formulieren?

Je kunt anonieme formulieren maken via de instellingen van de formulierweergave, door "Anonieme inzending" aan te vinken als volgt:

Screen_Shot_2021-04-07_at_16.38_1.png

Als er voor een anoniem formulier is gekozen, ziet de gebruiker die het formulier invult een melding waarin staat dat het formulier anoniem is. Als het anoniem is, zal de gebruiker die het formulier heeft gemaakt in het creatie logboek bij alle items staan. Als een gebruiker meerdere monday-accounts heeft geopend bij het invullen van het formulier, herkennen we het gebruikers-ID van het laatste account waarbij diegene zich heeft aangemeld.


Afronden

Als je eenmaal een geweldige layout met uitstekende vragen en beschrijvingen hebt (als je daarvoor hebt gekozen) kunnen we door naar de laatste fase! Hier raden we je aan een kijkje te nemen:

  • "Voorbeeld" van jouw formulier

Als je op de knop klikt zal een nieuw venster worden geopend met daarin het voorbeeld van het formulier, hetzelfde formulier dat wordt getoond aan respondenten als er is geklikt op "Formulier delen".  

Screen_Shot_2021-04-07_at_16.41_1.png

  • Opties na inzending:

Je kunt nu de indieningsopties van je formulier beheren! In het instellingenmenu (aan de rechter bovenkant) hebben we de volgende opties toegevoegd: je kunt een link omleiden, groep kiezen waar de antwoorden terecht komen en nog een indienen!

We snappen dat je workflow complex is en dat het niet begint en eindigt met een simpel formulier. Daarom heb je nu de mogelijkheid om te kiezen in welke groep de gegeven antwoorden terechtkomen. Let wel op dat de standaard groep altijd bovenaan blijft staan en dat wanneer je een groep hebt gearchiveerd of verwijderd, de antwoorden teruggaan naar de standaard groep.

Met de optie link omleiden kun je na enkele seconden de respondenten doorsturen naar een URL naar keuze, bijvoorbeeld een website. :)

De optie nog een indienen is bedoeld om het respondenten makkelijker te maken om meer antwoorden in te dienen! Daar zijn drie verschillende mogelijkheden voor, dus laten we ze eens doorlopen. "Klik" opent een knop waarop respondenten kunnen klikken nadat ze een formulier hebben verstuurd. De knop heeft als tekst, "Opnieuw versturen" :) Met de optie "Auto" wordt de respondent na 4 seconden omgeleid van het succesbericht naar een nieuw leeg formulier. "Geen" houdt dingen hetzelfde zoals ze tot nu toe waren :) 

Screen_Shot_2021-04-07_at_16.43_1.png

 

Deel je formulier! 

We zijn aanbelandt bij het spannende gedeelte! Klik op "Formulier delen" om de links te bekijken en het formulier te kunnen insluiten op je website. :)

CPT2104071645-1311x615.gif

 

Ter info: Zodra je op de knop "Formulier delen" hebt geklikt, is het formulier live. Niemand zal echter het formulier zien totdat je het actief met anderen deelt.

 

De resultaten

Wanneer de links zijn verzonden of ingesloten zijn op de website ontvang je de inzendingen als nieuwe items, waarmee het stukken eenvoudiger wordt dingen AF te krijgen.

image_2__3_.png

 

Je kunt nu de succespagina personaliseren zodat het perfect aansluit bij jou en jouw respondenten. Door op het instellingenmenu te klikken (aan de rechter bovenkant) kun je zowel de standaard ingestelde titel als de tekst aanpassen van het succesbericht.

 Hier is een voorbeeld:

image_2__44_.png

 

Je formulier bewerken

Het bewerken van het formulier zal een integraal onderdeel van je workflow vormen. Dat begrijpen we maar al te goed. :) Hier zijn een paar antwoorden op vragen die je mogelijk hebt over dit deel van het proces:

  • Nieuwe kolommen toegevoegd op bordniveau: deze kolommen worden als verborgen op het formulier weergegeven. Je kunt vervolgens op het oogje ernaast klikken om ze te weergeven en op te maken.
  • Aangebrachte wijzigingen in statuslabels: de wijzigingen worden naadloos overgenomen op het formulier. :)
  • Een formulier verwijderen (kijk hieronder voor deactivering): Om een formulier te verwijderen, klik je op het pijltje rechts van de bordnaam. Beweeg de cursor over de naam van het formulier om het icoon van een prullenbak zichtbaar te maken. Als je daarop klikt zal het formulier worden verwijderd, dus wees hier voorzichtig mee. :) 
  • Het formulier bewerken terwijl het gedeeld is: dit wordt naadloos bijgewerkt (of na verversen als het al geopend is) waardoor je wijzigingen kunt aanbrengen zonder dat het formulier onbeschikbaar is.
  • Het formulier activeren/deactiveren - In het venster "Formulier delen" kun je schakelen tussen het activeren en deactiveren van de links. Als je op "Formulier deactiveren" klikt, wordt het formulier gesloten. Als de link dan wordt aangeklikt (vanuit de gebruikersweergave, hetzij gedeeld hetzij ingesloten), dan wordt er een foutpagina getoond. Je kunt de links weer activeren door terug te keren naar hetzelfde venster "Formulier delen" en op de knop "Formulier activeren" te klikken:

Screen_Shot_2021-04-07_at_16.51_1.png

 

Kan ik meerdere formulieren op één bord hebben?

Jazeker! Je kunt meerdere formulieren in één bord instellen en zelfs de antwoorden van ieder formulier een andere groep op het bord laten vullen.

Je voegt simpelweg een nieuw formulier toe door op de dropdown te klikken zoals je hieronder kunt zien: 

image_2__45_.png

Zodra je jouw nieuwe formulier hebt aangepast, kun je eenvoudig schakelen tussen de twee formulierweergaven met de tabs bovenaan je bord!

Screen_Shot_2021-04-07_at_16.54_1.png 

 

Als je vragen hebt, neem dan gerust contact met ons team via ons contactformulier. We zijn 24/7 beschikbaar en helpen je graag!