Hoewel we waarschijnlijk voortdurend innoveren en groeien op ons werk, volgt onze workflow soms nog steeds bepaalde patronen of herhalingen. Dat betekent vaak dat we op monday.com bepaalde acties herhalen en dezelfde meldingen, bordstructuur, groepen of zelfs items gebruiken voor veel van onze projecten!

In dit artikel delen we een paar tips en trucs om terugkerende taken te maken die je workflow zullen versoepelen! 🤩

 

Elke tijdsperiode een nieuwe groep maken

Bij onze kleine zeepfabriek gebruiken we het onderstaande bord om elke maand alle voorraadbestellingen van onze winkel bij te houden. Elke keer dat een winkel een product moet aanvullen, vragen ze het product en de hoeveelheid aan met behulp van dit bord. Dan kunnen we aan het einde van de maand de cijfers optellen om te zien hoeveel we in de fabriek moeten produceren!

 

Aangezien de groepen op ons bord elke maand van bestellingen vertegenwoordigen, moeten we aan het begin van elke nieuwe maand een nieuwe groep maken. Om ervoor te zorgen dat er elke maand direct een nieuwe groep wordt aangemaakt, hebben we een terugkerende automatisering gebruikt. 🙌

Om dit te doen, begin je door in het Automatiseringscentrum en in de aangepaste automatiseringenbouwer te klikken. Maak vanaf daar een automatisering met de tekst "Elke tijdsperiode, maak vervolgens een groep":

 

Pas nu het recept aan zoals we hieronder hebben gedaan! Je kunt kiezen hoe vaak een nieuwe groep wordt gemaakt, hoe de groep genoemd zal worden en hoe laat deze precies wordt gemaakt!

 

Door deze automatisering hoeven we er niet meer aan te denken om aan het begin van elke maand een nieuwe groep aan te maken, omdat monday.com dit automatisch voor ons doet. 🙌

 

Elke tijdsperiode een nieuw item maken

Evenzo, als je een enkel item (of taak) hebt dat af en toe moet worden herhaald, kun je een terugkerende automatisering gebruiken om het onmiddellijk te maken volgens de gewenste cadans!

In het voorbeeld van ons zeepbedrijf beheren we het onderstaande planningsbord om al onze dagelijkse opdrachten bij te houden. In dit geval hebben we elke dag een vergadering waarvan we ervoor moeten zorgen dat deze constant op tijd aan ons bord wordt toegevoegd.

 

Om ervoor te zorgen dat we elke dag een nieuw item hebben voor onze dagelijkse vergadering, hebben we onderstaande automatisering ingesteld. Nu wordt elke ochtend om 10.00 uur automatisch een gloednieuw item met de titel "Dagelijkse vergadering" voor ons gemaakt om ervoor te zorgen dat het nooit misgaat!

 

Je team elke tijdsperiode een melding sturen

We ontdekten dat ons verkoopteam vaak vergat de schappen in onze winkels te bij te vullen aan het begin van elke week en we willen dat onze klanten lege schappen zien! Om dit probleem te repareren hebben we dit automatiseringsrecept toegevoegd:

 

We hebben de automatisering aangepast om het hele verkoopteam elke maandag om 09.00 uur een melding te sturen met de boodschap "Herinnering om schappen bij te vullen!". Nu hebben we de mogelijkheid om elke week te beginnen met een goed gevulde winkel en blije klanten!

 

Elke tijdsperiode een groep dupliceren

Bij het zeepbedrijf Thorn & Thistle brengen we elke maand een gloednieuw product uit! Elke keer dat we dit doen, volgen we dezelfde workflow, die we volgen met ons "Productrelease" bord. Elke groep op dit bord vertegenwoordigt een ander nieuw product en de items in elke groep zijn de verschillende gebeurtenissen die verband houden met de release daarvan. In plaats van elk item te herschrijven elke keer dat er een nieuw product wordt uitgebracht, gebruiken we een automatisering om de groep te dupliceren!

 

Het enige wat we hoeven te doen is onderstaande automatisering in te stellen! We hebben ervoor gekozen om de groep elke maand op de 1e van de maand om 9.00 uur te dupliceren, zodat we onze groep dienovereenkomstig kunnen hernoemen en aan het begin van elke nieuwe maand aan onze nieuwe productrelease kunnen werken. 📆

 

Omdat onze groep identiek aan de oorspronkelijke "Suikerappel Spray" is gemaakt, willen we alle gegevens wissen met behulp van batch-acties! Eerst wijzigen we de naam en de kleur van onze nieuwe groep. Vervolgens gaan we met de cursor naar de linkerkant van elk item om elk item in de groep te selecteren. Nu hoeven we alleen elke kolom te resetten. Dat gaat zo:

 

 

 

Mocht je vragen hebben, neem dan hier contact op met ons team. We zijn 24/​7 beschikbaar en helpen je graag.