Hoe kunnen we helpen?

Hoe creëer ik terugkerende taken?

Hoewel we waarschijnlijk voortdurend innoveren en groeien op ons werk, volgt onze workflow soms nog steeds bepaalde patronen of herhalingen. Dat betekent vaak dat we op monday.com bepaalde acties herhalen en dezelfde meldingen, bordstructuur, groepen of zelfs items gebruiken voor veel van onze projecten! Daarom willen we een aantal tips en trucs delen om terugkerende taken te creëren en je workflow soepeler te maken! 🤩

 

Een groep elke tijdsperiode resetten

  • Gebruiksvoorbeeld

Bij ons kleine zeepbedrijf houden we een "Rooster" bord bij met vergaderingen en taken die we elke week op dezelfde dag van de week doen. 

Aan het eind van elke week resetten we de statuskolom, zodat we die kunnen invullen op basis van de aankomende week! In plaats van dit elke week handmatig te doen, gebruiken we een automatisering zodat we het niet vergeten of in de war raken. Bekijk hoe we dit handsfree doen met een automatiseringsrecept!

 

 

  • Automatisering

Klik op het "Automatiseer" icoon om het automatiseringscentrum te openen:

Frame_448.png

Klik op "Terugkerend" in de lijst aan de linkerkant en kies dan voor de automatisering "Elke tijdsperiode kolom wissen". 

image_9.png

Nu kun je alle onderstreepte zinsdelen aanpassen. In de afbeelding hieronder hebben we onze automatisering aangepast om de statuskolom te resetten:

image_4.png

Vervolgens hebben we aangepast hoe vaak we de kolom willen resetten! In de afbeelding hieronder hebben we gekozen voor "wekelijks" op maandag om 09.00 uur. 

image_3.png

We kunnen deze automatisering toevoegen voor elk van de kolommen op ons bord om elke week met een duidelijk bord te beginnen!

 

 

Je team elke tijdsperiode een melding sturen

We ontdekten dat ons verkoopteam vaak vergat de schappen in onze winkels te bij te vullen aan het begin van elke week en we willen dat onze klanten lege schappen zien! Om dit probleem op te lossen, hebben we deze handige automatisering toegevoegd:

6.png

We hebben de automatisering aangepast om het hele verkoopteam elke maandag om 09.00 uur een melding te sturen met de boodschap "Herinnering om schappen bij te vullen!". Nu beginnen we elke week met een goed gevulde winkel en blije klanten!

image_30.png

Tip:  We kunnen deze automatisering gebruiken om iedereen overal een melding over te sturen! We gebruiken dit bijvoorbeeld om ons hele team eraan te herinneren om aan het einde van elke maand de door hen gewerkte uren in te vullen op onze factureringskalender! We gebruiken het ook om ons team te laten weten dat het alarm elke vrijdag aan het einde van de dag wordt geactiveerd, zodat de medewerkers op tijd kunnen uitloggen en het gebouw verlaten! De mogelijkheden zijn eindeloos!

 

Elke tijdsperiode een groep maken

  • Gebruiksvoorbeeld

We houden elke maand alle voorraadorders van onze winkels bij. Elke keer dat een winkel een product moet aanvullen, vragen ze het product en de hoeveelheid aan met behulp van dit bord. Dan kunnen we aan het einde van de maand de cijfers optellen om te zien hoeveel we in de fabriek moeten produceren!

Sommige van onze winkelmanagers vergaten om aan het begin van de maand nieuwe orderverzoeken in een nieuwe groep te maken en daardoor klopten onze statistieken niet meer. Dus begonnen we deze geweldige automatisering te gebruiken om aan het begin van elke maand een nieuwe groep voor ons te maken!

 

 

  • Automatisering 

 

Selecteer in je automatiseringscentrum "Elke tijdsperiode een nieuwe groep maken", zoals hier wordt weergegeven:

image_5.png

Pas nu het recept aan zoals we hieronder hebben gedaan! Je kunt kiezen hoe vaak er een nieuwe groep gemaakt wordt en op welk tijdstip!

image_7.png

Je kunt een vergelijkbare automatisering gebruiken om elke tijdsperiode een nieuw item te maken! 

 

 

Elke tijdsperiode een groep dupliceren

  • Gebruiksvoorbeeld

We brengen elke maand een gloednieuw product uit! Elke keer dat we een nieuw product uitbrengen, volgen we dezelfde workflow, die we bijhouden met ons "Product release" bord. Elke groep op dit bord vertegenwoordigt een ander nieuw product en de items in elke groep zijn de verschillende gebeurtenissen die verband houden met de release daarvan. In plaats van elk item te herschrijven elke keer dat er een nieuw product wordt uitgebracht, gebruiken we een automatisering om de groep te dupliceren!

 

  • Automatisering

In ons automatiseringscentrum selecteren we de automatisering "Elke tijdsperiode een groep dupliceren". 

2.png

Nu kunnen we de groep kiezen die we willen dupliceren en precies instellen wanneer! We hebben ervoor gekozen om "Suikerappel Spray" te dupliceren, maar ze zijn allemaal hetzelfde, dus dat maakt in dit geval niet uit. We hebben ervoor gekozen om de groep elke maand op de eerste van de maand om 09.00 uur te dupliceren, zodat we meteen aan het begin van elke nieuwe maand aan de slag kunnen met onze nieuwe productrelease!

3.png

Nu hebben we een nieuwe groep gemaakt helemaal bovenaan ons bord! 

Omdat onze groep identiek aan de oorspronkelijke "Suikerappel Spray" is gemaakt, willen we alle gegevens wissen met behulp van batch-acties! Eerst wijzigen we de naam en de kleur van onze nieuwe groep. Vervolgens gaan we met de cursor naar de linkerkant van elk item om elk item in de groep te selecteren. Nu hoeven we alleen elke kolom te resetten. Dat gaat zo:

GIF.gif

 

 Lees dit artikel om alle coole acties te ontdekken die je met batch-acties kunt uitvoeren!

 

 

 

Als je vragen hebt, neem dan gerust contact op met ons team via ons contactformulier. We zijn 24/7 beschikbaar en helpen je graag!