Hoe kunnen we helpen?

E-mail naar bord

Mis je verbinding tussen je e-mailinbox en je monday.com borden? Verlies je soms het overzicht over e-mailcorrespondentie die betrekking heeft op de items op je borden? Lees dan verder, want deze gids zal de kloof tussen je e-mails en je borden in een paar eenvoudige stappen overbruggen! Met de functie 'E-mail naar bord' kun je e-mails vanuit je inbox rechtstreeks naar je monday.com borden sturen in de vorm van nieuwe items of updates! Laten we eens kijken naar de functies 'E-mail naar bord' en 'E-mail naar item'!

 

Wie kan mijn borden of items e-mailen?

Elk lid of elke gast in je monday.com account en vertrouwde collega's buiten je account kunnen e-mails naar borden of items sturen.

  • Accountleden

Accountleden kunnen een e-mail sturen naar elk privé-, deelbaar of hoofdbord waarvan ze lid zijn! Het accountlid moet de e-mail verzenden vanaf het e-mailadres dat is gekoppeld aan hun monday.com-account (dwz het e-mailadres dat ze hebben gebruikt om lid te worden van het account). 

  • Gasten

Gasten op je monday.com account kunnen een e-mail sturen naar elk deelbaar bord waar ze lid van zijn! Gasten moeten de e-mail verzenden vanaf het e-mailadres dat is gekoppeld aan hun monday.com gastaccount. 

  • Kijkers en vertrouwde collega's

Kijkers en collega's die niet zijn verbonden zijn met je monday.com account kunnen e-mails naar je items of borden sturen met een ander e-mailadres dan het adres bedoeld voor accountleden. Het is belangrijk op te merken dat dit e-mailadres mensen die geen lid van je account zijn, toestaat om items en updates in je account te maken, dus je moet voorzichtig zijn bij het verspreiden van het e-mailadres en het alleen aan degenen geven die je vertrouwt. 

 

Hoe kan ik e-mails naar mijn borden sturen?

Er zijn drie manieren waarop je je e-mails kunt koppelen aan je monday.com borden! Je kunt:

  1. Een e-mail naar je bord sturen als een nieuw item 
  2. Een e-mail sturen naar een bestaand item als een update
  3. Een integratie opzetten met je e-mailinbox

We gaan dit allemaal in deze gids bespreken! 

 

Een e-mail als item naar een bord sturen

Zowel accountleden als niet-accountleden kunnen op een iets andere manier een e-mail naar een bord sturen als een nieuw item. Laten we eens kijken hoe beide worden gedaan:

  • Accountleden en gasten

Wanneer je een e-mail naar een monday.com bord stuurt, wordt de e-mail een nieuw item op het bord! De eerste stap is om het unieke e-mailadres van je bord op te zoeken. Om erachter te komen wat dit is, ga je naar het bord dat je wilt e-mailen en klik je op het menu met drie stippen in de rechterbovenhoek. Selecteer in het vervolgkeuzemenu 'Bordinstellingen' en vervolgens 'Maak items via e-mail', zoals hier:

image_12.png

Onderaan het venster vind je het unieke e-mailadres van je bord! Je kunt op 'Kopiëren' klikken om het naar je klembord te kopiëren, zodat je het rechtstreeks in je e-mail kunt 'plakken'. Als alternatief kun je het e-mailadres wijzigen in iets wat jij kiest dat gemakkelijker te onthouden is. Klik op het potloodpictogram om te bewerken.

 

Opmerking: Alleen de beheerder en/of de bordeigenaar kan deze e-mail wijzigen. 

 

image_1.png

Typ je nieuwe naam en daarna kun je beginnen! Je kunt op "Kopiëren" klikken om het adres naar je klembord te kopiëren, zodat je het in je e-mail kunt plakken!

2.png

 

Ter info:  Je kunt alleen de e-mailgebruikersnaam wijzigen (vóór het '@'-symbool). Je kunt het e-maildomein (na het '@'-symbool) niet wijzigen. Het e-maildomein is altijd de naam van je account, gevolgd door ".monday.com". 

 

Nu is het tijd om naar je e-mailinbox te gaan om een nieuwe e-mail te maken! 

4.png

Voordat we de e-mail verzenden, moeten we mogelijk onze e-mail enigszins aanpassen om er zeker van te zijn dat deze er precies uitziet zoals we dat op ons bord willen zien.

  1. De ontvangersregel moet het e-mailadres van het bord bevatten
  2. De onderwerpregel wordt de naam van het item op ons bord

5.png

      3. De tekst van de e-mail wordt een update van het nieuwe item, dus we moeten ervoor zorgen dat alles wat we graag willen zien in het updates-gedeelte van ons item in de tekst van de e-mail zit - inclusief bestanden

image_4.png

 

Ter info:  Sommige e-mails hebben de functie 'Antwoord boven deze lijn'. In dit geval zal je update gedeelte blanco zijn, als je dit gedeelte niet verwijdert bij het doorsturen van de e-mail naar je bord, omdat de inhoud van de e-mail geacht wordt zich boven de antwoordlijn te bevinden. Verwijder simpelweg dat deel van de e-mail en het zou perfect moeten werken!

 

En voila! Je e-mail zal verschijnen als een nieuw item in een nieuwe groep genaamd "E-mail items" helemaal bovenaan je bord! Al je toekomstige e-mails zullen in deze groep verschijnen, dus je kunt de naam van de groep aanpassen naar wens! Het enige dat je hoeft te doen, is de rest van de kolommen voor het nieuwe item handmatig invullen. 

6.png

Klik op de tekstballon om de updatesectie van het item te openen en de tekst van je e-mail te bekijken. Nu heb je alle details bij elkaar op één plek!

image_5.png

  • Niet-accountleden

Kijkers van je account en collega's die geen lid zijn van je account kunnen ook e-mails naar je bord sturen als nieuwe items!

 

Ter info: Iedereen die dit e-mailadres heeft, wordt geïdentificeerd als accountlid en kan via e-mail items en updates op je bord maken. Het is belangrijk dat je dit e-mailadres alleen deelt met mensen aan wie je de gegevens van je account toevertrouwt. 

 

De stappen zijn bijna hetzelfde als de stappen van accountleden, maar ze moeten de e-mail naar een ander e-mailadres sturen! Om dit adres te vinden, open je het vervolgkeuzemenu met drie stippen, selecteer je 'Bordinstellingen' en vervolgens 'Maak items via e-mail', zoals we in het vorige gedeelte hebben gedaan. 

Klik nu op de pijl naast "Deel met mensen buiten het account":

3.png

Je zou nu een extra e-mailadres in dit venster moeten zien! Klik op 'Kopiëren' naast dit adres om het naar je klembord te kopiëren en naar je collega's te sturen. Zodra ze dit e-mailadres hebben, kunnen ze dezelfde stappen volgen om een e-mail te verzenden, zoals beschreven in het vorige gedeelte!

image_13.png

 

Een e-mail naar een item sturen als update

Wanneer je een e-mail naar een item op je bord stuurt, wordt de e-mail een update in het updates gedeelte van het item! De eerste stap is om het unieke e-mailadres van je item op te halen.Om erachter te komen wat dit is, klik je op het item dat je wilt e-mailen om het update gedeelte van het item te openen. Klik hier op 'Schrijf updates via e-mail':

image_6.png

Je kunt het e-mailadres wijzigen in iets wat jij kiest dat makkelijker te onthouden is door op het potloodpictogram te klikken.

image_7.png

Typ simpelweg een nieuwe naam in en als je klaar bent, klik je op het papier met omgevouwen hoek icoon eronder om het naar je klembord te kopiëren, zodat je het rechtstreeks in je e-mail kunt 'plakken'.

 

Ter info: Gebruikers kunnen het e-mailadres van het item alleen wijzigen als de bordrechten dit toestaan. Als je problemen ondervindt, neem dan contact op met de bordeigenaar

 

image_1.png

Bij Greenfield Gardeners ontvangen we vaak e-mailverzoeken voor klussen van klanten en sturen we de klanten e-mails om hen te laten weten wat voor werk er aan hun tuin is gedaan de laatste keer dat we hun pand bezochten! Om er zeker van te zijn dat we al deze correspondentie ook op ons monday.com bord kunnen zien, sturen we de e-mail zowel naar onze klant als naar het e-mailadres van ons item! 

 

Ter info:  Als je de e-mail naar zowel het item als een ontvanger stuurt die geen lid is van je monday.com account, zorg er dan voor dat je in de "Bcc" regel het adres van het item vermeldt. Dit is om ervoor te zorgen dat de ontvanger geen foutmelding krijgt van je monday.com-item als de ontvanger van je e-mail antwoordt met de actie "Allen beantwoorden".

 

image_8.png

De e-mail zal verschijnen als een nieuwe update in het bestaande item op je bord! De onderwerpregel van je e-mail is vetgedrukt, gevolgd door de hoofdtekst van je e-mail. 

image_9.png

Als je vragen hebt, neem dan gerust contact met ons team via ons contactformulier. We zijn 24/7 beschikbaar en helpen je graag!