Hoe kunnen we helpen?

Wat is de tijdlijn?

De tijdlijnkolom geeft je een visuele weergave van hoeveel tijd jij en je team hebben om een item of project te voltooien! Gebruik de kolom om een tijdlijn voor ieder item, of voor een volledige groep met items weer te geven! Je kunt de tijdlijnweergave ook gebruiken om een visueel overzicht van al je taken tezamen te krijgen! 

 

De tijdlijnkolom

Klik op het '+'-teken aan rechterkant van je laatste kolom en selecteer 'Tijdlijn' om de tijdlijnkolom aan je bord toe te voegen. Je kunt nu klikken in een tijdlijncel om een kalender te openen waarin je de begin- en einddatum van het item kunt selecteren. 

1.png

Je kunt nu niet alleen de deadline, maar een batterij-weergave van de begin- en einddatum van een taak bekijken! De kleur van de batterij komt overeen met de kleur van de groep en geeft weer hoeveel tijd verstreken is van de startdatum tot vandaag. Het zwarte gebied in de batterij toont op een visuele manier hoeveel tijd er nog over is om aan deze taak te werken!

2.png

 

Voeg een tijdlijnoverzicht toe

Voeg een tijdlijnoverzicht toe aan je tijdlijnkolom om een batterij te tonen die de tijdlijn van een volledige groep representeert. In mijn bord vertegenwoordigt een groep bijvoorbeeld een project, en ieder item is een taak binnen dat project. In dit geval kan ik de tijdlijnkolom gebruiken om te tonen hoeveel tijd ik heb voor iedere taak, terwijl het kolomoverzicht laat zien hoeveel tijd ik heb voor het volledige project!

Om het overzicht toe te voegen klik je op het pijltje aan rechterkant van je tijdlijnkolom en selecteer je 'Kolomoverzicht weergeven' in het drop-down menu, zoals hier weergegeven:

3.png

Het overzicht van de items binnen je tijdlijn wordt vervolgens onderaan je kolom weergegeven, zoals hier:

4.png

Je kunt het kolomoverzicht op dezelfde manier verwijderen zoals je deze toegevoegd hebt, maar ditmaal kies je voor 'Kolomoverzicht verbergen'. 

 

Voeg de tijdlijnweergave toe

De tijdlijnweergave geeft je de mogelijkheid om al je taken samen in één weergave te bekijken! De tijdlijnweergave is ideaal om te gebruiken wanneer je projecten of taken hebt die meerdere dagen in beslag nemen. Je kunt hiermee een visuele weergave van je projecten krijgen, zodat je kunt zien wie waaraan werkt en wanneer het naar verwachting afgerond zal zijn. Deze weergave geeft ook aan vanaf welke borden aan deze taken gewerkt wordt en het is een handige tool om de werklast van je team te beheersen. Het is net een Gantt-grafiek, maar dan mooier!

5.png

 

Hoe voeg je deze weergave toe

Begin met het toevoegen van de tijdlijnkolom, zoals weergegeven in het begin van dit artikel. 

Nadat je al je gegevens in de nieuwe kolom gezet hebt selecteer je een willekeurige cel binnen deze kolom. Klik op 'Weergeven in tijdlijn' in de rechterbovenhoek van het pop-upvenster om de tijdlijnweergave te starten. 

6.png

Je kunt de tijdlijnweergave ook openen door te klikken op het pijltje naast de "Hoofdtabel" aan de linker bovenkant van je bord. Klik '+ Weergave toevoegen' en selecteer 'Tijdlijn', zoals hier gedemonstreerd:

7.png

 

Aanpassingen

Zodra je tijdlijn is geopend krijg je de mogelijkheid deze weergave een naam te geven. Je kunt dit altijd overslaan en later alsnog doen! 

8.png

Klik vervolgens op het tandwiel in de rechterbovenhoek van je bord om de weergave-instellingen te openen in het rechterpaneel.

Hier heb je de mogelijkheid om je tijdlijn te ordenen op persoon, groep, status en nog veel meer! Dit filter kan je helpen om je taken of resources te beheren, of wanneer je gewoon een globaal overzicht wilt hebben van hoe alles ervoor staat. 

9.png

Daarnaast heeft de tijdlijn kleurcodes! Zoals je kunt zien komt de kleur van de tijdlijnweergave overeen met de kleur van de groep met items waarin de gebeurtenis wordt weergegeven.

 

Filter je tijdlijn

In de tijdlijnweergave kun je de tijdlijn filteren om alleen de informatie weer te geven die jij wilt zien. Deze filters kunnen tijdelijk worden toegepast, maar ook worden opgeslagen voor later gebruik. Laten we als voorbeeld nemen dat we een marketingbedrijf zijn en we moeten alle taken in de 'Instagram'-campagne bekijken.

  • Klik op het filter-icoon, te vinden aan de rechter bovenkant van je weergave: 

10.png

  • Selecteer de groep 'Instagram'

11.png

  • Sla je filter op zodat je deze instelling kunt selecteren wanneer je maar naar je tijdlijn kijkt! Klik simpelweg op 'Opslaan in deze weergave' zoals hieronder:

12.png

Wanneer je nu de tijdlijnweergave opent zal het filter automatisch worden toegepast! 

Je kunt hier bekijken hoeveel filters je hebt toegepast:

13.png

 

Voeg meerdere tijdlijnen toe in één weergave!

Wanneer een bord meer dan één tijdlijnkolom bevat kun je ze allemaal in één weergave bekijken of je kiest welke je wilt laten verschijnen! Laten we kijken hoe dit werkt!

In het onderstaande bord hebben we een tijdlijn voor iedere statuskolom:

1.png

Open de instellingen van de tijdlijn door op 'Instellingen' in de rechterbovenhoek van je tijdlijn te klikken. Wanneer het paneel geopend is kun je alle aanpassingsmogelijkheden aan de rechterkant bekijken! Van hieruit selecteer je de tijdlijnkolommen die je wilt weergeven, zoals hieronder:

2.png

Je kunt ook beslissen hoe je de tijdlijnen wilt groeperen! In de vorige afbeelding waren de tijdlijnen bijvoorbeeld gegroepeerd op de personenkolom, waardoor de taken weergegeven waren op basis van wie hier verantwoordelijk voor was. Wijzig deze instelling door 'Groeperen op' te selecteren in het drop-down menu, zoals hier:

3.png

Hier kun je zien dat de taken nu gegroepeerd zijn op kickoff-status!

 

Je kunt je items rechtstreeks vanuit de tijdlijnweergave updaten!

Het enige dat je hoeft te doen is op een van de balken in de tijdlijnweergave te klikken om de itemkaart te openen. Vanaf hier kun je allerlei wijzigingen en updates aanbrengen zonder dat je steeds heen en weer hoeft te gaan naar je hoofdbordweergave!

image_21.png

 

Verschuif je tijdlijn met "X" dagen

Stel je voor dat je een workflowbord hebt met een tijdlijnkolom. Elk item is een taak en de tijdlijn begint wanneer de tijdlijn van de vorige taak eindigt. Je voltooit al je taken op tijd, maar plotseling voegt je manager een onverwacht teamuitje toe. Geen zorgen! Je hoeft de begin- en einddatum van de tijdlijnen van alle items niet met een dag te verschuiven. In plaats daarvan selecteer je de items die je wilt en verschuif je alle tijdlijnen met hoeveel dagen je maar wilt.  

  • Selecteer de items waarvan je de tijdlijnen wilt verschuiven en klik op de tijdlijncel.
  • Onderaan het kalendervenster selecteer je 'Verschuif geselecteerde items op dagen'.

2.png

  • In het pop-upvenster voer je het aantal dagen in waarmee je de items wilt verschuiven door een getal in te voeren of de pijltjes te gebruiken en je klikt op 'Verschuiven'.

3.png

 

Waarschuwingsherinneringen ontvangen

Er zijn drie opties voor herinneringen in de tijdlijnkolom:

  • Kalender integratie - dit artikel laat zien hoe dit werkt.
  • De deadlinemodus - dit artikel behandelt alles wat je daarover moet weten.
  • Datumherinneringen met automatiseringen - lees verder om te leren hoe je deze kunt gebruiken! 

Wanneer je kolom is ingesteld op 'Deadlinemodus' kun je deadlineherinneringen gebruiken. Open de kolominstellingen door op het pijltje in de rechterbovenhoek van de kolom te klikken. Selecteer 'Stel deadlineherinnering in' zoals hieronder weergegeven:

1.png

  • Het automatiseringsrecept dat leest "Wanneer datum is bereikt en status wel/niet iets is, meld aan iemand" zal verschijnen Klik op alle onderstreepte delen om de parameters van de automatisering in te stellen die automatisch je notificaties aan zullen maken. 

2.png

  • Klik hieronder op "Toevoegen aan bord".
Opmerking:  Wanneer je tijdlijnkolom niet op 'Deadlinemodus' is ingesteld krijg je het volgende recept te zien:

 3.png

Nu zullen jij en jouw team nooit meer een deadline missen!

 

Printen en exporteren

Je kunt je tijdlijn met één klik naar Excel exporteren! In je tijdlijnweergave klik je simpwelweg op 'Exporteren naar Excel' in de rechter bovenkant, zoals hier is weergegeven:

4.png

Je kunt zelfs exporteren als een Gantt-grafiek door, voordat je naar Excel exporteert, 'Gantt-modus' te selecteren in de instellingen van je tijdlijnweergave. Bekijk het hier:

5.png

Toffe upgrade: wanneer je in Gantt-modus exporteert zullen een overzicht met itemnamen, de startdatum en de einddatum van ieder item aan de linkerkant verschijnen! Probeer het nu!

 

Toon meerdere borden in je tijdlijn

Je kunt heel eenvoudig meerdere borden weergeven in één tijdlijn door gebruik te maken van de tijdlijnwidget in je dashboard! Klik hier om meer te weten te komen over de tijdlijnwidget.

6.png

 

Gebruik de gesplitste weergave

Je kunt zowel je tijdlijn als je bord tegelijkertijd op hetzelfde scherm bekijken met de gesplitste weergave! Het enige dat je hoeft te doen is 'Gesplitste weergave' selecteren in het menu, zoals hier getoond is:

1.png

Het eindresultaat ziet er zo uit:

2.png

Er is ook een hele leuke optie waarin je het contrast kunt wijzigen! Klik op 'Donkere modus' in je instellingen om het je ogen wat gemakkelijker te maken!

3.png

Bekijk het hieronder:

4.png

Lees er hier meer over!

 

Deel je tijdlijnweergave!

Je kunt nu je tijdlijnweergave delen met anderen!

  • Klik op het drop-down 'Weergaven'-menu aan de linkerbovenkant van je bord
  • Klik op de drie bolletjes rechts van 'Tijdlijn' in je lijst met weergaven
  • Klik op 'Delen'

5.png

Dit venster zal verschijnen:

6.png

Lees hier meer over het delen van bordweergaven.

 

Datum en tijd notatie

Je kunt de datum- en tijdnotatie aanpassen door onderstaande stappen te volgen:

  • Klik op je profielfoto, te vinden aan de linker onderkant van je scherm
  • Klik op 'Mijn profiel'
  • Selecteer 'Voorkeuren' 

 7.png

 

Als je nog andere vragen hebt over de tijdlijnkolom of de tijdlijnweergave, neem dan contact met ons op via  [email protected]!