ドキュメントカラム

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機能

プロジェクト管理の共同作業用ツールとして monday workdocs はよく使用されています。これは、ドキュメントカラムを通じて、ボードに組み込むことができます。このカラムでは、ボタンをクリックするだけで、ゼロから、またはテンプレートから新しいドキュメントを作成することができます。

カラムの追加方法

カラム右にある「+」をクリックして、ドロップダウンメニューから「monday Doc」を選択します。

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ドキュメントを追加する

カラムが追加されると、名前の変更やカラム概要の追加など、カスタマイズが可能になります。新しいドキュメントを追加するには、ドキュメントを追加したいセルをクリックするだけで、空白のドキュメントが開きます。

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ドキュメントを削除するには、セル内のドキュメント右側にある「x」をクリックし、ポップアップウィンドウで「削除」をクリックします。

削除したドキュメントは、ゴミ箱タブから復元可能です。ゴミ箱には、アクセスや復元する権限のあるドキュメントのみが表示されます。

注：ドキュメントカラムで作成された各ドキュメントは、この場所にのみ存在するため、カラムから削除すると、アカウントから完全に削除されます。

ドキュメントテンプレートの使用方法は？

ドキュメントカラムに追加するたびに、まったく新しいドキュメントを作成する必要はありません。ドキュメントカラムでテンプレートを扱うには2つの方法があります。各方法を見てみましょう！

クイックテンプレートを選択する

新しいドキュメントを作成するときは、白紙の状態から始めますが、もう少し構造を強化したい場合は、最初から始める必要はありません。新しいドキュメントの下部に「クイックスターター」という見出しがあり、その下にいくつかのテンプレートが表示れています。テンプレートにカーソルを合わせるとプレビューが表示され、クリックするだけでお好みのテンプレートを使い始めることができます。

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これらのテンプレートやその他のテンプレートは、設定ペイン（左上隅の「+追加」をクリックし、「テンプレート」を選択することでアクセス可能）でも表示できます。これらの上にカーソルを置くとプレビューが表示され、検索バーを使用してアカウント内の他のテンプレートを探すこともできます。

ドキュメントの上部にある三点リーダーのアイコンをクリックし、「テンプレートとして保存」をクリックすることで、アカウント内の既存のドキュメントからテンプレートを作成することができます。

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カラム全体のテンプレートを設定する

ふたつ目のオプションは、ドキュメントカラム全体にドキュメントテンプレートを設定することです。こうすることで、新しいドキュメントを作成するたびに、あらかじめ決められたテンプレートが自動的に使われるようになります。設定するには、カラム名の横にある三点リーダーをクリックし、「設定」>「ドキュメントテンプレートの設定」の順でクリックします。

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次に、既存のテンプレートを使用するか、新しいテンプレートを作成するかを選択するオプションが表示されます。自分のテンプレートを使用したい場合は、「自分のテンプレートを使用」をクリックし、テンプレートセンターで、アカウントで使用できるテンプレートをスクロールして決定します。検索バーを使って見つけることもできます。

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ドキュメントカラムの全アイテムに使用する新しいテンプレートを作成するには、「新規作成」をクリックします。次に、テンプレートを作成します。ここに入力した内容は、このカラムで新しいドキュメントを作成した際の出発点となるので、どのアイテムに対しても具体的な詳細のないフレームワークを構築するようにしてください。

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注：現在は、個別に作成してテンプレートセンターに保存したドキュメントテンプレートのみを選択できます。ドキュメントカラムまたはファイルカラムで作成したドキュメントは、テンプレートとして保存することはできません。

動的テキスト

ボード内の接続アイテムに基づいて変更される情報を持つドキュメントをお持ちですか？動的テキスト機能を使用すると、それらをシームレスに統合し、完全な同期を保つことができます。テキストに沿って、アイテムから接続されたドキュメントにカラム値をリアルタイムで直接取得します。

テキスト内の動的フィールドを追加したい場所に「{」を入力します。メニューには、現在時刻、今日の日付、カラム値の3つのオプションがあります。カラム値を選択すると、アイテム名とボードの他のカラムが表示された新しいメニューが開きます。

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以上です！選択した動的フィールドは、ボード内の値に応じて自動的に更新されます。テンプレートに動的テキストを設定すると、個々のドキュメントは、接続されたアイテムに応じてリアルタイムで値を入力します。

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ヒント：この機能は、価格見積書や請求書の作成、プロジェクトの概要やレポートの自動更新、プロダクトマネージャー向けのリリースノートなどに最適です。

カラムのアクセス権

ドキュメントカラム内のすべてのドキュメントは、そのドキュメントが所属するボードの権限を引き継ぎます。つまり、ボードが非公開であれば、そのカラムにあるドキュメントもすべて非公開となり、ボードメンバーだけがアクセスできるようになります。ボードがメインに変更された場合、ドキュメントもそれに追随してメインに変更されます。

これは以下に適用されます：