アカウント管理者に設定されたユーザーが、アカウント内のコンテンツを俯瞰的に把握しておくと、整理整頓、オーナーシップやアクセス権の確認、セキュリティの維持に役立ちます。コンテンツディレクトリでは、こうした情報を1か所に集約し、アカウント全体のコンテンツを検索、フィルタリング、管理できます。
検索方法
コンテンツディレクトリを表示するには、画面右上のプロフィール画像をクリックし、管理に続き、コンテンツディレクトリを選択します。
表示されるコンテンツ：
コンテンツディレクトリには、アカウントに存在するすべてのワークスペース、ボード、ダッシュボード、workdoc の概要が表示されます。各アイテムについて、オーナー、メンバー、作成日、最終更新日、保存場所などの詳細も確認できます。
「最終更新日」カラム
最終更新日カラムに反映される内容は、コンテンツの種類に応じ異なります。
ボードの場合は、ボードレベルで行ったの変更のほとんどにより最終更新日の値が更新されます。ボードの更新や Excel へのエクスポートでは、最終更新日の値は更新されません。
ダッシュボードの場合、ウィジェットの追加や削除を行うと最終更新日の値が更新されます。ボードやフィルターの追加、削除、およびウィジェットの設定変更では、最終更新日の値は更新されません。
ワークスペースの場合、最終更新日の値は、ワークスペースの名前またはタイプが変更された場合に限り更新されます。ボードやメンバーを追加しても、最終更新日の値は更新されません。
コンテンツのフィルタリング
アカウントの規模が大きくなるにつれ、必要なコンテンツの絞り込みに効力を発揮するのがフィルタリング機能です。コンテンツディレクトリでは、ワークスペース、オーナー、メンバーでフィルタリングを行い、最も関連性の高い結果に絞り込むことができます。
コンテンツのアーカイブや削除
目的のコンテンツが見つかったら、コンテンツディレクトリから直接整理することができます。古いワークスペースを確認する場合や、チームの変更後にコンテンツを整理する場合、あるいはアカウント全体のコンテンツのオーナーシップを監査する場合に特に役立つ機能です。
操作を行うには、アイテム名の横にある3点リーダーメニューをクリックします。そこから、コンテンツを完全には削除せず一時的に非表示にする場合はアーカイブを、完全に削除する場合は削除を選択できます。
削除を選択できない場合は、その上にカーソルを合わせると理由が表示されます。たとえば、コンテンツが非公開の場合、「非公開コンテンツを削除できるのはオーナーに限られます」と表示されることがあります。その場合は、自分自身をオーナーとして追加を選択して再度試すか、アイテムの削除をオーナーに依頼してください。
コンテンツのエクスポート
コンテンツディレクトリの検索結果をエクスポートする場合は、CSV 形式ですべてエクスポートをクリックします。アカウントのサイズによっては、エクスポートの準備に時間がかかる場合があります。
エクスポートの実行中に、コンテンツディレクトリを開いたままにしておく必要はありません。CSV 形式ですべてエクスポートの横にあるドロップダウン矢印をクリックしてエクスポート履歴を開くと、そのアカウントを対象に最新のエクスポート履歴を確認できます。エクスポートが完了したら、ドロップダウンからその履歴をクリックしてファイルをダウンロードしてください。
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