monday.com の Outlook カレンダー統合は、monday.com のボードとお使いの Outlook カレンダーを同期して、会議、期日、タスクを確実に把握するのに役立ちます。スケジュール管理、イベントの追跡、チームの連携強化などが、すべて1か所で実現します。
始める前にメモをインポートしよう
始める前に、注意すべき詳細がいくつかあります。
1 Outlook カレンダー統合機能のご利用には、Microsoft 365 Business Premium のライセンスが必要です。このタイプのライセンスをお持ちでない場合、統合設定時にエラーメッセージが表示されます。
2 Outlook カレンダー統合は、Microsoft オンライン版 Exchange の受信トレイをお持ちの場合に限り機能します。オンプレミス型の受信トレイではご利用いただけません。ご自身のアカウントでどちらのタイプの受信トレイをお使いかは、当該確認サイトにアクセスしてご確認ください。
3 接続できる場合は、オンライン版 Exchange のアカウントをお持ちです。接続できずエラーメッセージが表示される場合は、オンライン版 Exchange のアカウントをお持ちでないため、この機能はご利用いただけません。
Outlool カレンダーの双方向同期
monday.com アカウントと Outlook カレンダーを接続するには、ふたつの方法があります。まずは、双方向同期作成の方法をご紹介します。双方向同期により、Outlook カレンダーのイベントを monday.com にインポートし、monday.com のアイテムを Outlook カレンダーにエクスポートします。
日付カラムを追加し、統合テンプレートを見つける
1 まず、ボードに日付カラムがあるかを確認します。
2 データをすべて日付カラムに設定します。
3 ボード上部にある統合ボタンをクリックし、次に作成タブをクリックします。
4 ボードの自動化ページから、Outlook カレンダー統合を選択します。
双方向同期には、ボードにテンプレートを2つ追加する必要があります。
- monday.com のアクションに基づいて Outlook カレンダーにイベントを作成するレシピ
- Outlook カレンダーの新しいイベントに基づいて、monday.com にアイテムを作成するレシピ
方法については、この記事の後半で詳しく説明します。
最初のテンプレートを追加する
必要なテンプレートを見つけたら、ボードに追加します。
ボード上のアイテムから Outlook のカレンダーにイベントを作成するテンプレート（下記2つのいずれか）を選択し、画面の手順に従い Outlook アカウントを接続します。
最初の統合テンプレートを設定する
アカウントの接続が完了すると、選択したテンプレートにリダイレクトされます。
そのテンプレートで、レシピ内の下線付きフィールドをクリックして設定します。以下の例では、イベントフィールドを選択し、ボードのカラム値を基に Outlook カレンダーのイベントがどのように表示されるかをマッピングしています。
この例では、ボード上でアイテムが新規作成または更新されると、Outlook カレンダーのイベントが作成されます。イベントの期間は、アイテムの開始日と終了日を基に設定され、イベントの件名はアイテム名、イベントの説明はアイテムに付けられたアイテム ID となります。
ふたつ目のテンプレートを追加して設定する
これで、ボードのアイテムを基に Outlook カレンダーにイベントを作成する最初のテンプレートが完成したので、次は、Outlook カレンダーの新しいイベントを基にボードにアイテムを作成する2つ目のテンプレートを追加します。これにより双方向同期が可能になります。
クリックして別のテンプレートを追加し、必ず「Outlook カレンダーでイベントが作成された際にアイテムを作成し、Outlook カレンダーから以降の変更を同期する」と記載された Outlook カレンダー統合テンプレートを選択してください。
今回は、「アイテム」フィールドを選択し、追加された Outlook カレンダーのイベントを基に、ボードで新しいアイテムがどのように作成されるかを設定します。
統合の動作を確認する
両方の Outlook カレンダー統合テンプレートを設定すれば、完全な双方向同期ができるようになっているはずです。これで、特定のユーザーにより作成または割り当てされたそれぞれの新規アイテムは、接続済みカレンダー上にイベントとして表示され、カレンダーの新規イベントはすべて、ボード上にアイテムとして反映されるようになります。🎉
Outlook カレンダー統合カラム
Outlook カレンダー統合テンプレートを追加すると、（テンプレートがトリガーされた時点で）ボードに統合カラムが自動で追加され、そのカラムには、それぞれの Outlook カレンダーイベントへのリンクが表示されます。このカラムのリンクをクリックすると、ご自身のカレンダー上で該当するイベントに直接移動します。
双方向同期対応フィールド
Outlook カレンダーの双方向同期を使用する場合、以下のフィールドがサポートされます：
- 役職
- 開始時刻
- 終了時刻
- 出席者
- 説明
Outlook カレンダーに monday.com 日付を表示する
ボードと Outlook カレンダーを統合するふたつ目の方法は、一方向同期です。これにより、ボードの日付をカレンダーに直接表示することができます。以下の段階的な手順を踏んで、アカウントの一方向同期を設定することができます。
1 まず、ボードに日付カラムまたはタイムラインカラムがあるかを確認します。
2 日付カラムまたはタイムラインカラムの見出しの右側にある3点リーダーメニューをクリックします。
3 設定をクリックし、続いて日付カラムをカスタマイズをクリックします。
4 次に、その他のカレンダーの横にある同期ボタンをクリックします。
これで、monday.com 以外で使用しているインターネットベースのカレンダーを追加できる状態になります。
次に、同期するアイテムを選択するよう求められます。「自分に割り当てられたアイテム」と「このボード上のすべてのアイテム」のいずれを同期するかを選択できます。選択したら、同期をクリックします。
これで、Outlook カレンダーで使用できる URL アドレスが生成されました。このリンクをコピーして、Outlook に移動します。
Outlook にカレンダーを追加する
Outlook のアカウントを開き、左のサイドバーメニューでカレンダーアイコンをクリックします。
次に、左側にある カレンダーを追加のオプションをクリックします。
左側のメニューにある ウェブから登録のオプションをクリックします。
monday.com からコピーした URL を貼り付けしてください。
カレンダーは、名前、色、チャームでカスタマイズできます。また、既存の別のカレンダーに追加することも可能です。カスタマイズが完了したら、 インポートをクリックします。
これで、monday.com のタスクをすべて Outlook カレンダーで確認できます。
Outlook カレンダー同期の頻度
Microsoft は、カレンダーをフォローすると、フォローしたカレンダーが更新されたときに Outlook のカレンダーが自動的に更新されることを確認していますが、この自動更新には24時間以上かかることがあります。つまりこれは、Microsoft が monday.com ボードで実行された更新を自動的に更新して表示するまでに24時間以上かかる可能性があることを意味します。
現在のところ、自動更新の頻度をコントロールするオプションはありません。これは Microsoft 側の設定によるものですので、回避策をお考えの場合は、Microsoft にお問い合わせください。
Outlook からのカレンダーのフォローの詳細については、Microsoft 社のサポートサイトをご覧ください。
アラートの設定
タイムラインや日付カラムを外部カレンダーと統合すれば、アイテムの期限を知らせるアラートを素早く設定することができます。そうすることで、monday.com のアカウントを開いていなくてもアラートが表示されます！
外部のカレンダーからリマインダーを設定するだけで、monday.com のアイテムのリマインダーもすべて外部カレンダーに届くようになります。
よくある質問
ご不明な点がございましたら、こちらから担当チームにお問い合わせください。24時間年中無休でお答え致します。