CRM ワークフローの管理において、ボード上の値が重複していると、追跡や進捗の妨げになります。重複の管理が、かつてないほど簡単になりました。こちらの記事では、「重複の管理」機能についてご紹介します。

 

重複の管理方法

ステップ１

ボード上で、ボードの右上隅にある３点リーダーのアイコンに移動します。クリックしてメニューを開きます。「その他のアクション」にカーソルを合わせ、メニューから「重複の管理」ボタンを選択します。

ステップ２

ウィンドウが開きます。カラムを選択して重複を検索します。重複を特定するには、カラム値が一致していなければなりません。

 

ステップ３

重複を検索したいカラムを選択したら、「検索」をクリックします。次の画面に、ボードで見つかった重複のリストが表示されます。ここで、保存したいアイテムを選択するよう求められます。重複しているアイテムを確認し、アイテムの左側にある空のボックスをクリックして、残しておきたいアイテムの横にチェックを入れるます。以下のことを留意しておきましょう。

• どのカラム値も、ボードと同じように変更することができます。ですので、残しておきたいアイテムの値を変更する必要があることが分かった場合、マージする前に変更してください。
• 重複アイテムのアップデートパネルで投稿された更新は、残しておきたいアイテムへと移動します。
• チェックできるのは1つのアイテムのみです。
• 両方のアイテムを残しておきたい場合は、右上の「X」をクリックして機能を閉じます。機能仕様中にアイテムに加えた変更は、終了後もボードに表示されます。

 

ステップ４

「アイテムをマージ」をクリックすると、ボードは即座にあなたの好みに合わせて整理されます。

 

よくある質問

マージの仕組みは？

• 残したいアイテムを選択して「マージ」をクリックすると、重複アイテムはアーカイブされ、重複からの更新はすべて残したいアイテムにコピーされます。マージが完了すると、「重複が正常にマージされました」という通知が表示されます。

マージを元に戻すには？

• マージを元に戻したい場合は、現時点では、ボードアーカイブにアクセスし、マージしたアイテムを手動でアーカイブ解除する必要があります。アーカイブされたアイテムは、マージ前と同じように表示されます。更新は重複の更新セクションに表示され、ファイルはファイルカラムに表示されます。

重複の検索はどのカラムを選ぶこともできますか？

• いくつか制限があります。現在の所、以下のカラムをサポートしています。：テキスト、メール、リンク、名前、数値、国、ステータスなど。現在、この機能はファイルカラムをサポートしていません。今後、カラムの種類を追加していく予定です。

マージでファイルを転送できますか？

• 画像やファイルを含め、アップデートパネルすべてがコピーされます。ですが現時点では、ファイルカラムのファイルはマージに保持されません。

アプリデータはどうなりますか？

• メールとアクティビティアプリや見積書と請求書アプリなどのアプリからのデータは、マージでは転送されません。将来的にはこれを可能にしていく予定です。

 

今後の改善

当社は、この機能が皆様のあらゆるニーズにお応えできるよう、改善に努めています。以下は当社が取り組んでいる改善の一部です。

• 元に戻すボタンをクリックするだけで、マージを元に戻す機能を追加する予定です。
• アプリのコピーメールやアクティビティなどのアプリも、マージでコピーされるように機能を拡張します。

 

 

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