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monday のワークドック

 

私たちmonday.comのような人は物事が明確かつ視覚的に整理されているときに最も効率よく働けます。弊社では、あなたのワークフローを次のレベルに引き上げるために、monday ワークドックを使ってもらいたいと思っています。ワークドックは、あなたとあなたのチームがコラボレーション、ブレインストーミング、計画、実行するための中心的な場所です。ノートを捨て、Google Docsを閉じ、付箋をすべて捨てて、一緒にmondayのワークドックをマスターしましょう。📝

 

mondayのワークドックとは?

あなたとあなたのチームが、一つの中心的な課題に関連するすべてのメモやアイデアを記録することができる、柔軟なマルチメディアのホワイトボードと考えてください。ワークドックに個々のエレメントを追加することで、あなたの自由な考えやアイデアが、monday.com の中で一元管理されます。その他あなたのすべての作業が保存されている場所です。インフォーマルなフォーマットで、会議メモ、グループプロジェクト、ブレーンストーミング、チームやチームメイト間の同期の記録など、必要に応じて一緒に作業するのに適しています。

 

新規ワークドックの追加方法

新しいボードやダッシュボードを追加するのと同じように、新しいワークドックを追加することができます。ワークスペース の中からワークドックを作成するためには、左のパネルから「追加」をクリックし、次に「新規ワークドック」を選択します。

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次に、最初のフィールドにワークドックの名前を入力し、ワークドックのタイプを選択します。 ワークドックの種類を選択したら、「ドキュメントの作成」をクリックします。

 

そうすれば、ブランクのキャンバスが出来上がります!

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ファイルカラムにワークドックを作成

独立したワークドックを作成するだけでなく、ボード上のアイテムの中に存在するワークドックを作成するオプションもあります。

例えば、ToDoリストの1つに「会議メモを記録する」という項目があったとします。このアイテムのファイルカラムにワークドックを追加することで、ボード上に自分の作業のコンテキストでアイテムを保つことができます。プラットフォームを切り替えたり、外部ファイルを添付したりする必要はなく、すべてが適切な場所に配置されています。

まず、あなたのボードに ファイルカラム があることを確認してください。次に、ファイルカラムの中のアイテムのセルをクリックし、「新規 monday ドキュメント」を選択します(下図)。

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これで、追加・編集したいことがあるときには、セルをクリックして、ワークドックを開くことができます。

注: このワークドックは、他のワークドックやボード、ダッシュボードが保存されている左ペイン内にはありません。このワークドキュメントは、あなたのアイテムの中だけにあります。

 

ワークドックの種類について

ボードやダッシュボードと同じように、ワークドックにも3つのタイプがあります。

  • メイン・ワークドック - メイン・ワークドックは、お客様のアカウント内のチームメンバーであれば誰でも見ることができます。チームメンバーとは、管理者、メンバー、閲覧者のことです。それぞれのタイプの違いについては、 こちらの記事 をご確認ください。このワークドキュメントで作成したものは、チームメンバーがアクセスでき、透過的に見ることができます。
  • プライベートワークドキュメント - プライベートワークドキュメント は、ワークドキュメントを作成した人と、その人がワークドキュメントに招待した特定のチームメンバーだけが見ることができます。プライベートワークドキュメントは、内部ユーザー(閲覧者とチームメンバー)のみが閲覧できます。つまり、ゲストを招待することはできません。
  • 共有可能なワークドック - 共有可能なワークドック は、クライアント、インターン、フリーランサーなど、チームや会社以外の人とワークドキュメントを共有したいときに使用します。 そうした人たちをゲストとして招待して、 アカウント内で彼らとコラボレーションすることができます。 共有可能なワークドックにゲストを招待した場合、ゲストは招待された特定のワークドックにのみアクセスでき、アカウント内の他の情報にはアクセスできません。また、閲覧者やチームメンバーを共有可能なワークドックに招待することもできます。

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メンバーの招待と編集権限の変更方法

  • チームメンバーを招待

チームメンバーやゲストを招待するには、画面右上の「共有する」ボタンをクリックします。

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次に、追加したいチームメンバーの名前を入力します。また、共有可能なワークドックを選択した場合は、招待したいゲストのメールアドレスを入力します。

ワークドックのメンバーの名前の横にあるグレーの王冠のアイコンをクリックして青くすることで、そのメンバーをオーナーにすることができます。オーナーとは、デフォルトでは、そのワークドックを作成した人と、作成者が追加のオーナーとして冠をつけた人を指します。掲示板のように、ワークドックのオーナーだけが他のオーナーに王冠をかぶせたり、ワークドックを削除したり複製したりすることができます。

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  • 権限の編集

ワークドックに実装できる編集権限には、2つの異なるタイプがあります。

  1. ワークドックオーナーのみ - ワークドックオーナー(名前の横に青い王冠が付いているメンバー)のみが、ドキュメントの編集を行うことができます。
  2. このワークドックにアクセスできるすべての人 - このワークドックにアクセスできるすべてのアカウントメンバーが編集を行うことができます。つまり、メインのワークドックであれば、作成されたワークスペースにアクセスできる人であれば誰でも編集することができます。非公開または共有のワークドックであれば、そのワークドックのメンバーであれば誰でも編集することができます。

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これらの権限を簡単に変更するには、上の画像のように、「共有する」ボタンをクリックして、ポップアップウィンドウの下部にある2つのオプションのいずれかを選択します。

 

どのように動作するのでしょうか?

ワークドックは、基本的に格子状のホワイトボードで、自由に配置されたエレメントのコラージュを一箇所に集中して作成することができます。エレメントはアイテムのようなもので、複製、移動、削除、編集が可能です。エレメントを追加するには、ツールバーのアイコンをクリックするか、キーボードショートカットを使用します。

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キーボードを使ってエレメントを追加するには、「/」を入力するか、プラス記号をクリックします。次に、ドロップダウンメニューが表示されますので、そこからワークドックに追加するエレメントを選択します。マウスを使わずに、検索バーのようにエレメントの名前を入力し、キーボードの「Enter」をクリックして選択することができます。

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注: 作業中にすべての作業が自動的に保存されるので、「保存」ボタンを押す必要はありません。

 

各エレメントは基本的に、ドキュメント内の水平線または複数の線です。ドロップダウンメニューを使って、他の種類のエレメントに変形させたり、上下に移動させたり、複製したり、削除したりすることができます。メニューにアクセスするには、エレメントの左にカーソルを置き、表示される矢印をクリックします。次に、メニューからアクションを選択します。 

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エレメントの左にある6つのドットメニューをクリックして、ドキュメント内にドラッグ&ドロップすることで、エレメントを移動することができます。

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エレメントには、箇条書き、見出し、引用書式、仕切り、チェックリストなどのテキストの種類から、画像や動画などのメディアまで様々なものがあります。次のセクションでは、いくつかのエレメントを見てみましょう。

 

テキストの追加とカスタマイズ

テキストの追加やカスタマイズにはいくつかの方法があります前のセクションで説明したように、キーボードの「/」を使う以外にも、ワークドックのヘッダーから直接テキストを追加することができます。テキストボタンの横にある矢印をクリックして、ドロップダウンメニューからテキストの種類を選択します。箇条書きにしたり、番号付きのリストにしたりすることもできますが、それらはヘッダーにあるそれぞれのアイコンを使って行います。

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テキストを追加した後は、自分で好きなようにカスタマイズすることができます。テキストの任意の行や部分をハイライトすると、フローティングツールバーが表示されます。このツールバーから、テキストの種類、フォーマット、色、配置を変更したり、ハイパーリンクを追加したりすることができます。

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チームのメンバーを「@メンション」する

ワークドック内の任意の場所でチームメンバーに「@メンション」することで、チームメンバーとのシームレスなコラボレーションが可能になります。キーボードで「@」マークを入力すると、自分のドキュメントにアクセスできるすべてのチームメンバーのリストが表示されます。チームメイトを選択すると、すぐにベル通知で通知されます。

 

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ボードを埋め込む

ドキュメントの作成中にボードを参照する必要がありますか?ボードをウィジェットとしてワークドックに直接埋め込むことで、コンテンツとデータを常に最新の状態に保ち、整合性を保つことができます。

ボードを埋め込むには、ツールバーのヘッダーにあるボードアイコンをクリックするか、プラス記号またはキーボードの「/」のショートカットを使って、次のように追加します。

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あとは、ボードを選ぶだけです。最近のボードの候補リストから1つを選択したり、検索バーで検索したり、新しいボードを作成することもできます。

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ボードは完全に機能しており、ワークドックの中からすべてを閲覧、更新することができます。ボードをフルスクリーンで表示したり、ウィジェットの名前を変えたり、フィルターをかけたりすることもできます。

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ウィジェットの埋め込み

ウィジェットを埋め込むことで、ワークドックに立体感や視覚的なコンテキストを加えることができます。タイムライン・ウィジェット、ガントチャート・ウィジェット、数値ウィジェット、そして愛すべきLlama Farmなど、40以上のウィジェットの中から好きなものを選ぶことができます。 

ウィジェットを追加するには、ツールバーのヘッダーにあるウィジェットのシンボルをクリックするか、 プラス記号またはキーボードの「/」のショートカットを使って、次のように追加します。

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人気のあるウィジェットのリストが表示されます。また、「+ウィジェットをもっと表示」をクリックすると、ウィジェットセンターが表示され、すべてのオプションを確認することができます。

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ここで、ウィジェットに接続したいボードを選択します。最近使用したボードのリストからいくつかのボードを選択するか、検索バーで検索することができます。準備ができたら、「完了」をクリックします。 

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もう、準備は万端です。ダッシュボードと同じようにウィジェットを操作することができ、名前を変更したり、フィルターをかけたり、設定メニューを開いて思い通りにカスタマイズすることができます。

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ヒント:  ウィジェットを使いこなす方法については、この記事 をご覧いただくか、各ウィジェットの記事をお読みください。 

 

画像や動画の追加

画像や動画の追加は、テキストの追加と同様です。キーボードショートカット「/」を使って、「画像」または「動画」のいずれかを入力するか、ワークドックのヘッダーにあるそれぞれのアイコンをクリックすることで行えます。 

また、デスクトップにある画像をそのままドキュメントにドラッグ&ドロップしたり、どこからでもコピー&ペーストすることができます。 

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画像や動画を追加したら、角をクリックしてドラッグすることで、サイズを変更できます。画像の大きさに満足したら、すぐにクリックを離してください。メディアを編集するには、メディアの上にカーソルを置き、エレメントの右上に表示される鉛筆アイコンをクリックします。すると、画像の下にフローティングツールバーが表示されます。ここから、画像や動画の切り替え、配置の変更、追加設定を開くことができます。

 

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エレメントを編集したり、注釈を付けたりするには、画像や動画をダブルクリックして、全画面編集モードで開きます。

ツールバーからは、アップデートの追加、ダウンロード、印刷、画像や動画の削除などができます。画面右端の縦型メニューで、ファイルの詳細情報を得ることもできます。

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アップデートの追加

monday.comのお気に入りの機能のひとつが、mondayワークドックにも登場しました。画像に注釈を付けたり、文書の中にアップデートを追加することができます。ボードの各項目にあるように、ワークドック上の集中した アップデートセクションに表示することもできます。

  • 画像にアップデートを加える

画像にアップデートを加えるには、まず画像をダブルクリックして編集モードで開き、ツールバーの左側にある吹き出しをクリックします。

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次に、画像上の任意の場所をクリックすると、その場所に注釈が表示されます。ポップアップウィンドウが表示されるので、ボードと同じように更新情報を入力し、チームメンバーを「@メンション」するなどのフォーマットを設定できます。 

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ファイルのすべてのアップデートを一度に表示するには、画面右側の縦型メニューにある「アップデート」アイコンをクリックします。それぞれのアップデートには、元の画像や動画と同じ番号にコーディネートされた番号が表示されます。そうすることで、どのアップデートが画像の各側面に関連しているかを容易に理解することができます。デザインやグラフィックの共同作業などに最適です。

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  • ワークドックの本文にアップデートを追加

ワークドックの本文にアップデートを追加するには、ワークドックのヘッダの右側にある吹き出しをクリックして、次のようにアップデートセクションを開きます。

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アップデートセクションでは、ボード上のアイテムに入力するのと同じように、アップデートの入力を開始できます。 4.png

一般的なアップデートとアノテーションの違いは、アップデートの上にヘッダーがあるかどうかで確認できます。「ファイル上でアップデート」と書かれていれば、ワークドック内のファイルの特定の場所で追加されていることがわかります。アップデートの中には、そのファイルの画像も含まれています。この画像をクリックすると、ファイルとアップデートの内容が全画面で表示されます。 

  • 通知

ボードのアップデートセクションのように、すべてのアップデートは、このワークドックのメンバーである誰にでも 受信トレイ に表示されます。 また、あなたが書いたアップデートに誰かが返信したり、チームメンバーがあなたを「@メンション」したり、あなたがワークドックに招待されたりするたびに、ベル通知センター に通知が生成されます。

 

ワークドックを複製、削除、アーカイブする

ワークブックのフォーマットが気に入って、それを別のドキュメントのテンプレートとして使いたいと思っていませんか?ハンバーガーメニューを開いて"Duplicate Doc" を選択すると、複製できます。

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また、ハンバーガーメニューを開き、"Delete/Archive Doc" を選択し、2つのオプションから選択することで、ドキュメントの削除やアーカイブを行うことができます。

 

ご留意ください: アーカイブ は、後日復元できるようにアーカイブ履歴に保存され、削除されたワークドキュメントは、 ごみ箱 に30日間保存されます。

 

新しいタスクの作成

Workdocsは、リアルタイムのコラボレーションと、言葉を仕事に変えることを目的としています。仕事のドキュメントをワークフローにつなげるためには、入力したテキストを任意のボード上のアイテムに変えることが最善の方法です。

テキストをアイテムに変換するには、下図のように、テキストをハイライトして、ツールバーの「アイテムを作成」アイコンをクリックします。

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ヒント: アイテムのリストがある場合は、すべてのアイテムをハイライトすることができます。そして、それぞれの番号や箇条書きのアイテムを、選択したボードの中に個別のアイテムとして作成します 

 

最近アクセスしたボードを選択するか、検索バーで他のボードを検索して、アイテムを作成したいボードを選択します。 

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次に、選択したボードのグループのリストから選択します。

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すると、画面上部に、選択したボードにあなたのアイテムが追加されたことを知らせるメッセージが表示されます。

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