見積書と請求書アプリを使うと、monday.com ワークフロー内で見積書と請求書を作成することができ、すぐに閲覧することができます。このアプリは、営業チーム、マーケティングチーム、小売り、製造に最適です。注文やサービスを管理するチームには、これは便利な機能となるでしょう。

 

アプリをインストール

見積書と請求書アプリは、業務管理と monday CRM の両方で利用できますが、追加方法が異なります。 

業務管理のボードにアプリを追加するには、まず吹き出しをクリックしてアップデートパネルを開きます。次に画面右にある「+」アイコンをクリックして、「見積書と請求書」を選択します。アプリにカーソルを合わせたら、「+アイテムに追加」をクリックします。 

 

monday CRM のボードにアプリを追加するには、吹き出しをクリックして更新セクションを開きます。次に、画面の右上にある三点リーダーメニューをクリックし、「レイアウトとコンテンツの編集」を選択します。完了したら、「+」アイコン をクリックしてアイテムビューセンターにアクセスし、「見積書と請求書」アプリを追加します。 

 

テンプレートを作成する

アプリを追加したら、青い「ドキュメントを作成」ボタンをクリックします。アイテムのアップデートパネルにドキュメントテンプレートをが表示されます。

請求情報の追加

ここでは例として、営業パイプラインボードに会社の見積書を作成します。

見積書には2つのパーツがあります。ひとつ目は、会社の情報を入力する「請求元：」フィールド。ふたつ目は、顧客またはクライアントの情報を入力する「請求先：」フィールドです。これらのヘッダーをそれぞれクリックすると、ワークフローに合った内容に編集することができます。例えば、ヘッダーを希望する言語に変更することができます。 

見積書テンプレートで、「請求元：」フィールドに必要な詳細を手動で入力することができます。これらの詳細を一度追加するだけで、このボードの「請求元：」フィールドに反映されます。

「請求先：」ヘッダーの下のフィールドは手動で変更することはできません。「請求先：」フィールドでは、ボードからのデータをフィールドに入力するか、ボード接続カラムを介して接続されている別のボードからのデータをフィールドに入力するかを選択できます。いずれにせよ「請求先：」フィールドには、あらかじめ作成したデータを入力する必要があります。 

別のボードからのデータをドキュメントのフィールドに入力したい場合は、ボード接続カラムを追加する必要があります。ボードの接続方法を見てみましょう。⬇️

CRM ボードにはこの見積書を完成させるのに必要な情報がすべて入っているため、このボードに接続します。CRM ボードとは以下のようなものです：

営業パイプラインボードでは、「CRM 内」カラムが CRM ボードに接続されています：

営業パイプラインボード上のアイテムを CRM ボード上の対応するアイテムに接続すると、CRM ボードから見積もりにデータを入力できます。接続されたボードのデータは、見積書と請求書ビューのドロップダウンリストで、ボードのデータの下に表示されます：

 

ロゴを追加する

ドキュメントにロゴを追加するには、「会社のロゴを追加」テキストをクリックします：

コンピューターから画像を選択できる画面が開きます。アップロードしたロゴは、各アイテムのアップデートパネル内で見積書と請求書ビューに表示されます。

 

ラインアイテムの追加と調整

1）ラインアイテムの追加

ドキュメントにラインアイテムを追加するには、見積書と請求書アプリの一番下までスクロールし、「ラインアイテムを追加」をクリックします。各ラインアイテムのアイテム説明、数量、単価をカスタマイズすることができます。合計は自動入力されます。

 

2）調整の追加

割引き、付加価値税、手数料を追加するには「調整を追加」をクリックします。付加価値税ではなく税金を追加したい場合は、ドロップダウンから付加価値税を選択してアイテム名を調整します。デフォルトの調整タイプ（例：付加価値税または税金）は、設定で変更することができます。以下のその他の設定をご覧ください。

調整はすべて、パーセンテージまたは固定額のいずれかになります。デフォルトでは調整はすべてパーセンテージになっていますが、パーセンテージ記号の横にあるドロップダウンアローを使って調整することができます。

割引と付加価値税を考慮した最終合計が自動入力されます。

 

メモと署名の追加

アプリの一番下に、メモの追加したり、ドキュメントに署名を依頼したりするオプションがあります。

 

1）メモの追加

このメモセクションは、ドキュメントへのテキストの追加に使用することができます。フォント、色、アライメント、フォーマットを調整することで、最終ドキュメントにテキストが表示される方法をカスタマイズすることができます。現時点では、ファイルを追加することはできません。

 

2）署名の追加

「署名を追加」ボックスにチェックを入れると、署名ラインと日付ラインがドキュメントの一番下に追加されます。

 

その他の設定

アプリの左上隅にある歯車アイコンをクリックして、「設定」を開きます。これらの設定を変更すると、デフォルトの調整値が変更されます。例えば、税名を「付加価値税」ではなく「税金」に変更する場合、「調整を追加」をクリックすると、デフォルトの「税金を追加」が表示されます。

 

設定オプションは以下の通りですです：

1）通貨の変更

通貨単位はドル、ユーロ、ポンドがあらかじめ用意されています。また、あらかじめ用意された値の右側にあるフィールドに「自分で入力」することもできます。

 

2）税名の変更

見積書や請求書に最もよく使用されるタイプを反映するように税金を変更できます。

 

3）料金の種類の変更

あらかじめ用意されている手数料のオプションは「送料」と「取扱い手数料」のふたつですが、デフォルトとして含めたい手数料を「自分で入力」フィールドに入力できます。

 

4）表示されるブランドの調整

プロプラン以上のプランでは、完成したドキュメントから monday.com のブランディングを削除することができます。

 

プレビューと共有

ドキュメントを共有するには、ダウンロードして送信し、その後、クライアントに PDF として送信します。共有する前に、以下のように「ビュー」タブをクリックしてドキュメントをプレビューし、ニーズに適しているかどうか確認することができます。

 

ドキュメントをプレビューする場合、アプリ上部にある「編集」を選択しない限り、もう一度ドキュメントを編集することはできなくなりますので、ご注意してください。

ドキュメントをダウンロードするには、アプリの右上にある「ダウンロード」ボタンをクリックし、コンピューターに PDF としてダウンロードします。その後 PDF を保存して名前を変更し、メールに添付してクライアントに送信できます。

以上です！

 

 

 

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