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ガイド

プロジェクトの管理は、困難の一言に限ります。私たちは、皆さんが優先順位を設定し、すべての目標を調整し、リソースとチームメンバーを管理するためにどれだけ懸命に取り組んでいるかを知っています。monday.com を使うと、効率的にプロジェクトを管理することができます！

このガイドでは、開始する際に使用できる2つのボードについて説明します。1つはプロジェクトとその進行状況の概要を示す「プロジェクトボード」、もう1つはプロジェクトを管理可能なタスクまたはTo Doリストに分割する「タスクボード」です！これら 2 つのボードについて詳しく知り、生産性が飛躍的に向上させましょう。📈

注：あなたがすでにプロジェクト管理のプロであるなら、アドバンスガイドをご覧ください！動画の方が良いという方は、こちらの基本的なプロジェクト管理ウェビナーをご覧ください。

「プロジェクトボード」の作成

最初にご紹介するボードは「プロジェクトボード」です！これはいわゆるハイレベルボードで、1つ以上のハイレベルな概要を素早く確認することができます。プロジェクトの進行状況をチェックする必要があるものの、詳細までは見る必要のないユーザーに最適のボードです。

このボードをインスピレーションとして使用、または現在のプロジェクトのテンプレートとして使用することができます！設定されたカラムに情報を入力を入力し、新しいアイテムができるたびに追加します！ボードテンプレートの詳細については、こちらの記事をお読みください。

グループ

グループとは、アイテム（行）を含む、ボード上で色分けされたセクションです。グループは、ボードのコンテンツを分類するのに役立つため、ボードの中心的な役割を担います。アイテムをグループ化する方法は無限にあります！

「プロジェクトボード」のようなハイレベルボードは、四半期、月、フェーズ、クライアント、プロジェクト、またはチームに適したその他の方法で整理できます！グループをフェーズごとに整理し、所属するフェーズにアクティビティ（アイテム）を追加しました！アクティビティは、プロジェクトの重要なタスクまたはマイルストーンです。

カラム

カラムは、ボードの構成要素であり、非常に多様です！各カラムには、それぞれ様々な使用方法があります！カラムセンターを参照してすべてのオプションをプレビューし、どれがあなたにとって最適であるかを確認してください！

「プロジェクトボード」では、4つの最も重要なカラムを使用しています！これらを見ていきましょう。

「ユーザー」カラム

ユーザーカラムを使うと、1人以上のチームメンバーをタスクに割り当てることができます！タスクの完了、ドキュメントのレビュー、または次週の会議のスケジュール調整の責任者を割り当てます！全チームをプロジェクトに割り当てることもできます。

ステータスカラム

ステータスカラムを使用して、アイテムの進行状況を追跡したり、その優先順位を割り当てたり、またはボードのアイテムを分類するカスタムラベルのセットを作成することができます！この多様なカラムを、自由に、あらゆる用途に使ってみましょう！ここでは、ふたつの異なるステータスカラムを使用しています。アイテムのアップデートステータスを表示するカラムと、アイテムの優先度を反映するカラムです。

タイムラインカラム

タイムラインカラムでは、あなたやチームがアイテムやプロジェクトを完了するまでに必要な時間を視覚的に確認することができます。カラムを使用して、任意のアイテムのタイムライン、またはアイテムのグループの合計を表示します。「プロジェクトボード」では、タイムラインカラムが期限モードのステータスカラムと同期し、プロジェクトが決められた時間までに「完了」になったかどうかを追跡します。

数値カラム

単純な出費を記録したり、プロジェクトに費やした時間の合計を計算する場合は、数値カラムを使用します！数値カラムでは、グループ内のすべての数値の合計、平均、中央値、最小値、最大値、またはカウントを計算することができます。

数式カラム、ファイルカラム、場所カラムなどの便利なカラムも必ずチェックしてください！

ボードビューでインサイトを得る

これで、ボードのすべての構成要素がセットアップされたので、これらの情報をどのように表示するかを選択できます。ここですでに設定済みの「メインボードビュー」は、アイテムやデータを確認できる方法のひとつに過ぎません。ボードビューでは、日付と期日に焦点を当てたり、数字や進捗状況をより包括的で視覚的なフォーマットで確認することができます。

すでに「プロジェクトボード」に追加したビューを見てみましょう！ボードに接続されているビューを全て表示するには、「メインテーブル」横にある矢印をクリックして、ビューのドロップダウンメニューを開きます。

カレンダーに日付を表示

タイムラインビューは、タイムラインカラムと連動してデータを収集し、カレンダーにまとめて表示します。すべてのアイテムはカレンダー上の所定の位置に表示され、左側のパネルに表示されるアイテムが属するグループに合わせて色調整されます。このビューは、プロジェクトの期間や、カレンダー上で複数のプロジェクトがどのように重なるっているかを視覚化するのに最適な方法です。

リソースの管理

仕事量ビューは、チーム全体の仕事の配分を可視化し、理解するのに役立ちます！誰がキャパオーバーなのかが一目でわかり、それに応じて今後のタスクを割り当てることができます。必要に応じて、いつでも割り当てや期日を変更することができるので、全員がそのタイムフレーム内に完了できるタスク量を目標とし、それを達成することができます。

チャートでデータを可視化

チャートビューでは、ボード上のいずれかのデータを使用してチャートを作成することができます。ここでは、異なる例を示すために2つの異なるチャートビューを用意しています。ひとつ目のチャートは「アクティビティのステータス」で、プロジェクトの進捗状況を表示します。X軸はステータスカラムの異なるステータスラベルを表し、Y軸は、各ステータスに関連付いているアイテムの数を表します。

ふたつ目のチャートビューは「オーナーの仕事量」で、バーグラフとなっています。X軸は各タスクのオーナー（ユーザーカラムでアザインされたユーザー）を、Y軸は各ユーザーに割り当てられているアイテムの数を表します。これは、仕事がチームメンバー間でどのように分担されているかを確認するのに最適な方法です。

各ビューは分割画面で表示できます。つまり、追加したビューが画面の上部に表示され、ボードが画面の下部に表示されます。こうすることで、情報の概要をチャートで快適に見ることができ、ビューを行ったり来たりすることなく、下の生データを参照することができます！

ビューセンターで利用できる他のビューもご紹介しましょう！手始めに、カレンダービュー、ファイルビュー、フォームビューをご利用になることをお勧めします。

ワークフローを自動化する

自動化は、ワークフロー内での特定の出来事が起こるとアクションが実行されるよう設定することができます。時間や労力を節約し、忘れがちなアクションを確実に実行することができます！自動化センターにはあらゆるカスタマイズ可能なレシピがあるため、気に入るものを自分の手で作ることができます！

こちらのボードの右上にあるロボットアイコンをクリックして、自動化センターにアクセスすることができます。ポップアップ画面の「プロジェクトボード」上に、自動化の全リストを見ることができます：

ボードに追加する自動化を選択すると、下線付きの単語をすべて編集して、ニーズに合わせて自動化を調整できます。

例えば、こちらのボードにある自動化は、ステータスとタイムラインカラムの条件に依存しています。ボード上には2つのステータスカラムがあります。「ステータス」をクリックしたときに表示されるドロップダウンメニューから右のカラムを選択することで、この自動化をトリガーするカラムを選択することができます。この方法で、すべてのカラムとラベルを選択することができ、さらにこの自動化を「いつ」発動させたいかを正確に選択することもできます。

自動化センターの素晴らしいレシピをすべてチェックして、ワークフローをさらにスムーズにする方法についてインスピレーションを得ましょう！

「タスクボード」の作成

ハイレベルな「プロジェクトボード」は、プロジェクト全体を俯瞰できる素晴らしいものですが、チームには、プロジェクトの大きなマイルストーン間の詳細を管理する別のボードが必要です。

ローレベルボードはタスクの重要な側面や詳細をすべて管理するのに最適なツールです。プロジェクトの概要を示すことを目的としたハイレベルボードとは異なり、ローレベルボードはプロジェクトを細かく追跡することができます。時間、シフト、リソースを管理し、毎日または毎週のタスクの To Do リストとして使用することもできます。この場合は、ハイレベルボードの「プロジェクトボード」をローレベルの週次「タスクボード」で補います。これにより、マネージャーは必要な全体的なステータスのアップデートを見ることができ、チームはより細かいレベルで日々のタスクを処理することができます。

ヒント： モバイルアプリから、外出先で取り組んだ全タスクにチェックマークを入れることができます。追加方法と開始方法については、こちらの記事を参照してください。

グループ

「タスクボード」では、グループを使用してタスクのタイムラインを整理します。今日やるべきことはすべて「今日」グループに、明日のタスクは「明日」に、未来のタスクは「次週」に保存されます。さらに先の計画を立てたい場合は、「2週間後」や「来月」を追加することもできます！タスクを完了したら、そのタスクを「完了」グループに移動します。これにより、完了したすべてのタスクを簡単に追跡できるため、完了の確実性を疑ったり、重複作業をする必要がなくなります。

ボード上の各アイテムは、「プロジェクトボード」上のアクティビティ（アイテム）の1つに関連するタスクです。各アクティビティは複数のタスクから構成されているので、それらを分解して、「タスクボード」で各タスクを追跡します。

カラム

各タスクに「オーナー」をアサインし「ユーザーカラム」を使うことで、チーム内に説明責任と責任感を持たせることができます。全員が、自分のすべきことと、チームメンバーの作業内容を把握することができます。

ボードでは、ステータスカラムを使用して各タスクのステータスを追跡し、別のステータスカラムを使用して各タスクを「タイプ」別に分類することもできます。

ボードの接続

当社の「プロジェクトボード」は様々なアクティビティで構成され、それらは「タスクボード」で小さなタスクに分解されます。これら2つのボードは相互に依存しているため、ハイレベルボードとローレベルボードを接続することが重要となります。これを実現するために、「タスクボード」の接続ボードカラムを使用しました。接続ボードカラムを使用して、「タスクボード」上の小さな各タスクを、それが属する「プロジェクトボード」のより大きなアクティビティにリンクします。これは集中力を維持し、全体像とすべてがどのように相互接続されているかを理解するのに非常に役立ちます。

リンクされたボードをさらに進化させるために、「タスクボード」に 2つのミラーカラムを追加しました。ミラーカラムを使えば、「プロジェクトボード」の特定の情報を「タスクボード」の中に表示することができます。こうすることで、「タスクボード」で直接作業しながら、他のボードから重要な詳細を参照することができます。2つのボードを行ったり来たりするのではなく、1つのフレームで必要なものをすべて確認することができます。必要であれば、ミラーリングしたカラムをタスクボード上で変更することもできます！

「タスクボード」では、各アクティビティの「プロジェクトステージ」をミラーリングすることで、すべての状況を把握できるようにしました。2つ目のミラーカラム「アクティビティステータス」は、「プロジェクトボード」の各アクティビティのステータスを表示します。タスクを完了するたびに、ローレベルボード上でステータスを直接更新することができ、ハイレベルボードも自動的に更新されます！

このボードは非常に動きの多いボードです。私たちが毎日取り組むべき小さなことまで全て含まれているため、常に変化し、進化しています。チームメンバーは、このボードを最新の状態に保つために、定期的に更新、移動、新しいアイテムの追加を行います。これは「プロジェクトボード」の使い方とはかなり異なっています。ボードには、プロジェクトの全期間の構造が含まれており、ボードの変更はより重要で頻度は低くなります。