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クロスボードの自動化

 

別々のプロジェクトやタスクを整理しながらも、互いに直接関連する情報を含むボードが、monday.com 上にありますか? 

クロスボード自動化テンプレートは、あるボードのアクションが全く別のボードのアクションをトリガーできるようにすることによって、ボードが相互作用する機能を提供します。

これらのテンプレートの多くは、ボード間でつながりのあるアイテムもリンクさせます。これらの自動化テンプレートは、チームの共同作業の新たな層となり、チームが相互に関連するプロジェクトをシームレスかつ統合的に管理できるようにします。

 

カスタム自動化の追加方法

カスタム自動化では、チームのニーズに沿った、また特定のワークフローに完璧にフィットした、自動化の新たなコンビネーションを作成することができるようになります。

カスタムのクロスボードテンプレートをワークフローに追加するには、まずはボード上部にある自動化センターを開きます:Group 64 - 2024-10-28T142123.681.png

 

そこで、カスタム自動化に追加するオプションを選択することができます:Group 64 - 2024-10-28T123534.481.png

 

次に、トリガーを選択しましょう。トリガーは、ステータス、ユーザー、日付などのボードのカラムや、アイテムの作成、グループへのアイテムの移動など、ボード上で発生するアクションを含むことができます。

 

この例では、「ステータス変更した時」を選択します。その後、選択したトリガーにより引き起こされるアクションを選択します。

クロスボード自動化テンプレートを作成するには、まずテンプレートブロック「ボードと接続ボードでのアイテム作成」を選択します:Untitled design (76).gif

 

では「ボードと接続ボードでのアイテム作成」ブロックを設定してみましょう!Screenshot 2024-10-28 at 12.55.46 1.png

 

以上です!カスタム自動化の実際の動作は次のとおりです:Untitled design (77).gif

 

自動化テンプレートを追加する方法

関連するクロスボードテンプレートをワークフローに追加するには、まずボードの上部にある自動化センターにアクセスする必要があります:Group 64 - 2024-10-28T142123.681.png

 

そこで、多種多様なテンプレートから選択し、あなたのワークフローをサポートするクロスボード自動化を設定することができます。関連するテンプレートを簡単に見つけるには、「ボード内」または「別のボード内」で検索してみてください:Screenshot 2024-10-28 at 14.23.21 1.png

 

スクロールダウンして、その他のクロスボードテンプレートを確認しましょう。たくさんのオプションがあります。

 

注: ボードをまたいでマッピングするには、マッピングしたいカラムが両方のボードに存在する必要があります。さらに、「アイテム移動」自動化を使用した場合のみ、更新セクションの情報が移動しますが、新しいアイテムを作成する自動化を使用した場合は移動しません。 

 

 

マッピングカラム

選択したテンプレートによってアイテムを作成したり、アイテムを移動したりする場合、どの情報が選択したボードに引き継がれ、その情報が選択したボードの構造内のどこに移動するかを決めることができます。これをマッピングといいます。 

 

注:統合カラムを通じて外部アプリと同期しているアイテムを移動すると、接続が失われます。つまり、このアイテムを別のボードに移動すると、元のボードで設定された統合に接続されなくなります。 

 

「アイテムをボードに移動する」自動化を使用すると、サブアイテムが移動します。アイテムにサブアイテムがある場合は、サブアイテムのマッピングは自動的に実行されます。

自動化を設定したボード(元のボード)とアイテムを移動するボード(移動先のボード)の両方の、サブアイテムのカラムの種類とカラムのタイトルが同じである場合は、サブアイテムのカラムの値はそのまま引き継がれます。

一部の情報は、引き継がれません。 依存関係、アイテムへのリンク、 および時間追跡を含むマッピングでは、「統計」カラムタイプは現在サポートされていません。

アイテム、静的カラムをマッピングしても、静的カラムの空のフィールドには青い + 記号が表示されませんScreenshot 2024-10-28 at 14.32.55 1.png 

注:カラムの値をマッピングするためには、マッピングされたカラムが元のボードと移動先のボードにある必要があります。マッピングしたいカラムが表示されているが、青い + 記号がない場合は、空のフィールド(つまりファイルカラム)にカーソルを合わせてください。

一致テンプレートを理解する

クロスボード自動化の一環として、2つの異なるボードのアイテム間で同じデータを照合し、それらを接続するテンプレートがいくつかあります。これらのテンプレートを見つけるには、自動化センターで「一致」を検索します。Screenshot 2024-10-28 at 14.34.49 1.png

 

これらのテンプレートは、選択したテンプレートで定義されているように、2つの別々のボードから同じデータポイントを特定し、 接続ボードカラムを使用してデータが一致するアイテムをリンクすることで機能します。 

 

一致テンプレートの設定

以下のテンプレートを見てみましょう:

カラムが変更されると、新しい値がこのカラムと一致するアイテムを、別のボードに接続します。

このテンプレートを使って、改善されたテキスト名前の入力が一致する場合に、あるボードと別のボード間のアイテムを接続したいとします。

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これで、現在のボードの改善されたテキストカラムのアイテムが、製品発売ボードにすでに配置されているのと同じ名前に変更されると、選択したボード接続カラムで2つのアイテムがすぐに接続されます。

 

一致テンプレートでサポートされているカラムタイプ

一致テンプレートでサポートされているカラムタイプ:ユーザーカラム、 日付カラム、 ステータスカラム、 数値カラム、 タイムラインカラム、 リンクカラム、 電話カラム、 メールカラム、 テキストカラム、 優先度カラム、 ラベルカラム。

 

一致テンプレートのベストプラクティス

ベストプラクティス
  • 同じボード上で同じ一致自動化テンプレートを2つ以上使用しないことをお勧めします。
  • 静的ボードではなく、最も頻繁に更新されるボードに一致自動化を追加することをお勧めします。
  • 一致の自動化では、指定されたボード上で最初に一致したアイテムにのみ接続します。
  • 一致の自動化は、一度に1つの一致条件しかサポートできません。
  • 一致するにはカラムの値が同一である必要があります。大文字と小文字も区別されます!つまり「Smith」と「smith」は一致しません
  • 接続されたボードが手動ではなく「一致」自動化を使用して接続された場合、「接続カラムの変更」を使用する自動化はトリガーされません。

 

制限事項

一致テンプレートの制限事項
  • 一致自動化は、以下をサポートしません
    • ドロップダウンカラム 
    • サブアイテム
  • 一致自動化は以下のカラムをサポートしています

    • ユーザーカラム

    • 日付

    • ステータスカラム

    • 数値カラム

    • タイムライン

    • リンクカラム

    • 「電話」カラム

    • 「電子メール」カラム

    • テキストカラム

    • 優先カラム

    • ラベルカラム

  • 500以上のアイテムに対して「一致」自動化がトリガーされた場合、不確定な機能が発生する可能性があります。これはベータ版の自動化では正常です。

  • 最初の一致が叶わなかった場合、自動化は50秒間隔でさらに5回実行を試みます。5分経過すると、一致が実現しなかった場合でも、自動化は再試行されません。
    • この場合、もう一度自動化のトリガーを試みることができます。ですが2度目の試行が成功するとは限りません。

 

クロスボードの例

事例 #1

プロジェクトマネジメントチームには、ハイレベルのイテレーションボードがあります。全員のタスクがこのボードにリストアップされるため、チーム全体が各イテレーションを明確に把握できます。Screenshot 2024-10-28 at 15.08.39 1.png

 

チームはまた、下位レベルのチームメンバーのボードにも同じタスクを作成する必要があります。以下の標準的な自動化テンプレートを使用します:

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このテンプレートでは、選択されたユーザーがアイテムに割り当てられると、「別のボード」で選択されたボードに新しいアイテムが作成されます。

 

注:「接続」フィールドをクリックすると、「別のボード」フィールドに選択したボードに接続ボードカラムを追加するオプションが表示されます。 

 

自動化の目的では、アイテムをボードに移動しても新しいアイテムとは見なされません。そのため、受信ボードで、新しいアイテムが追加されたときに通知するよう自動化が設定されている場合、それはトリガーされません。

 

 

自動化についてもっと知りたい?こちらの記事をご覧ください!

 

 

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