6分で読めます
monday.com では、チームの生産性と効率を高めるために、企業全体の共同作業の改善を常に目指しています。monday.com のワークスペースでは、複数の部門、チーム、プロジェクトを一元的に管理するために、アカウントに階層的な構成が用意されています。
周囲でさまざまなことが起こっていても、自分に関係のあることに集中し、同時にチーム、部門、プロジェクト間を容易に行き来できるようになりました。🙌
最初に新規アカウントを作成すると、デフォルトで「メインワークスペース」というタイトルのワークスペースが追加されています。このワークスペースには、チームメンバー全員がいるため、全社的なボードの管理やコラボレーションに利用することができます。
画面の左側にワークスペースのナビゲーションセクションが表示されない場合は、現在折りたたまれている可能性があります。ナビゲーションを開くには、矢印をクリックしてください：
ワークスペースの作成
新規のワークスペースを作るには、スクリーン左上のワークスペースドロップダウンメニューをクリックして開き、「ワークスペースを追加」を選択します。
ワークスペースの名称をつけたら、メンバーは、各ボードを関連するワークスペースに移動させるなど、整理整頓ができるようになります。ワークスペースの作成数に制限はありません！
エンタープライズ アカウントには、非公開のワークプレイスを作成するオプションがあります。非公開ワークスペースにアクセスできるのは、リクエストまたは招待を介したチームメンバーのみとなります。エンタープライズアカウントの一員である場合は、ワークスペース作成時に「新規ワークスペースを追加」ボックスの一番下にある「非公開」を選択します。
チームメンバーを管理する
- ワークスペースにチームメンバーを登録する
ワークスペースを作成したら、「メンバー」タブをクリックし、招待したいユーザー名を追加することで、誰でも招待することができます。ワークスペースメンバーは、フォローしているワークスペース内の全メインボード、プライベート・ 共有 ボードへのアクセスが可能です。
- ワークスペースに参加または退出する
ワークスペースに参加する場合は、ワークスペースの名前をクリックしてから、右上にある「参加」をクリックします。ゲストを除き、管理者や閲覧者を含むすべてのチームメンバーが参加可能です。
一方、クローズドワークスペースでは、「参加を要請」オプションがあり、選択すると、ワークスペースの所有者に承認要請をすることができます。ワークスペースに参加したら、同じボタンを使用して退室することもできます。
- ワークスペースからチームメンバーを削除する
ワークスペース名をクリックすると、ワークスペースの所有者は、「メンバー」タブでワークスペースに参加しているすべてのチームメンバーを確認できます。メンバーの名前の右側にある「×」をクリックすると、該当するメンバーを削除することができ、関係者のみでワークスペースを構成することができます。
ワークスペース間の移動
スクリーン左上のワークスペースのドロップダウンメニューを使えば、簡単にワークスペース間を移動できます。
このメニューから、検索やスクロールで該当するワークスペースを探すことができます！ワークスペースを選択すると、そのホームページが表示され、最近訪れたボードやダッシュボードに素早く移動したり、そのワークスペースのフォロワー や権限の管理（エンタープライズプランのみ）なども可能です。
ワークスペースの順番
ドロップダウンメニューをクリックすると、始めに現れるのがお気に入りセクションになります。この後、メインアカウントのワークスペースに続いて、自分がフォローしているワークスペースがアルファベット順に表示されます。
スクロールダウンしていくことで、「コラボレーション中のワークスペース」というセクション名を見つけられます。ここでは、自分がフォローしていないワークスペースでも、その中のボードやダッシュボードにフォローしているワークスペースを簡単に見つけることができます。
すべてのワークスペースを閲覧する
フォローしておらず、ドロップダウンに表示されていないものも含め、アカウント上のすべてのワークスペースを閲覧するには、ナビゲーション画面の下部にある「全てを閲覧」ボタンをクリックするだけで、このように閲覧できます。
ワークスペースをカスタマイズする
それぞれのワークスペースはホームページからカスタマイズすることができ、その部門、チーム、プロジェクトの性質を反映させた、よりパーソナルなものにすることができます。ワークスペースの説明文の追加、ワークスペース名の変更、カバー写真のカスタマイズ、ワークスペースのアイコンを追加などができます。
ワークスペース名を変更するには、ワークスペース名のテキストボックスをクリックして、ニーズに適した名前を変更します。
カバー画像をカスタマイズするには、画像にカーソルを合わせて、右上の「カバーを変更」をクリックします。その後、色を選択し、既製のカバー画像を選択するか、もしくは自分らしいワークスペースを作るため、ご自分の画像をアップロードします。
ワークスペースアイコンの背景色と画像をカスタマイズするには、ワークスペースアバターの「編集」をクリックします。
これらのカスタマイズされたアイコンがドロップダウンメニューに表示されるので、さまざまなワークスペースを移動したり、他のチームとの共同作業がこれまでになく簡単になります。
ワークスペース間でボードを移動する
ボードは、ボード名の横の三点メニューをクリックし、「移動先」、「ワークスペースに移動」の順に押すと、ワークスペースから別のワークスペースに移動することができます。ボードを自分が所属するワークスペースに移動できるのは、アカウントのボードオーナーおよび管理者のみです。
ワークスペースの削除
ワークスペースの削除は、ワークスペースのトップページから行うことができます。そこから、ページ右上の3点メニューをクリックし、「ワークスペースの削除」を選択します。
ワークスペースのテンプレート化
複数のボードを使ったプロセスやワークフローで、組織内の他のチームにも再現したいものがありますか？それならお任せください！ワークスペースに、ボード、ドキュメント、WorkForms、ダッシュボードすべてを含むテンプレートを作成し、アカウントの異なるワークスペースに複製することができます。
ワークスペースからテンプレートを作成するには、アカウントの左ペインからワークスペース名の右側にある三点リーダーメニューをクリックします。次に以下で示されているように、「テンプレートとして保存」を選択します。
新しいワークスペースに既存のテンプレートを追加したい場合は、左ペインの「+」をクリックし、「テンプレートから選択」を選択します。次に、ワークスペースの名前を検索するか、「アカウントで作成されたテンプレート」カテゴリをクリックして探します。あとは「テンプレートを使用」ボタンをクリックするだけで準備完了です！
注：ベーシックまたはスタンダードプランでテンプレートを作成する場合は、コンポーネントの合計数が1つ（ボード、ダッシュボード、WorkForm またはドキュメント）、またアイテム数が500個という制限があります。プロプランの制限はコンポーネント10個、アイテム500個。エンタープライズプランの制限はコンポーネント30個、アイテム2,500個となっています。上限を超えるワークスペースはテンプレートにすることができません。
テンプレートに関する詳細はこちらの記事をご覧ください。
フォルダで一歩先の整理整頓を
それぞれの独立したワークスペースの下に、フォルダを追加することで、関連するボードをさらにグループ化し、作業工程をより整理することができます。フォルダを使用すると詳細と組織の層が追加され、チームでの情報管理がより容易になります。
ワークスペースの種類
公開ワークスペース：
- チームメンバーは誰でも公開ワークスペースに参加できます。
- チームメンバーは誰でも、すべての公開ワークスペースのすべてのメインボードと、招待されているどのプライベート/共有可能なボードにもアクセスできます。
非公開ワークスペースでできること：
- チームメンバーは誰でも 招待または参加リクエストによって参加することが可能です。
- 参加すると、そのワークスペース内のすべてのメインボードと、招待されたプライベート/共有可能なボードにアクセスできます。
- 非公開ワークスペースからのボードに登録しているチームメンバーは、そのボードに引き続きアクセスできますが、ワークスペース内のその他の内容を見ることはできません。
- 非公開ワークスペースのメインボードは、ワークスペースに参加しているチームメンバー（および前述のボード登録者）のみがアクセスできます。
- これらのワークスペースには、非公開ワークスペースを示すロック記号が付いています。
注：管理者（エンタープライズプランのみ）は、コンテンツディレクトリ経由で、名前、登録者、作成日など、非公開ワークスペースのハイレベルな詳細を閲覧することができます。
ワークスペースを作成できるユーザーを制限する
初期設定では、チームメンバー全員がワークスペースを作成することができます。しかし、エンタープライズプランの管理者は、ワークスペースを作成できる人を管理することができ、より高度な制御が可能です。画面左下のプロフィール画像をクリックし、「管理者」、「権限」の順に移動することで行えます。
よくある質問
自分のアカウントのメインボードは誰が閲覧できますか？
チームメンバー全員が、オープンワークスペースのメインボードに、QuickSwitch とSearch Everything でアクセスできます。参加登録したワークスペースの場合、チームメンバーのボードリストにはすべてのメインボードが表示されます。ただし、クローズドワークスペースでは、チームメンバーは、フォローしているワークスペースまたは特定のボードのみにアクセスできます。
アカウント上のプライベート/共有可能なボードは誰が閲覧できますか？
オープンワークスペースおよびクローズドワークスペースともに、フォローしているチームメンバーのみがボードにアクセスできます。ゲストは、招待された共有可能ボードにのみアクセスできます。
管理者は自分のアカウントのすべてのワークスペースとボードにアクセスできますか？
管理者は、アクセスを要求することなく、非公開ワークスペースと公開ワークスペースに参加できます。チームメンバーと同様に、アカウント内の公開ワークスペースと非公開ワークスペースのすべてのメインボード、および招待されたプライベート/共有ボードにアクセスできます。ただし、管理者がプライベートボードに招待されていない場合、そのボードにアクセスすることはできません。
ご不明な点がございましたら、こちらから担当チームにお問い合わせください。24時間年中無休でお答え致します。
コメント