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ワークロードビュー

リソース管理は、リソースをどのように使用するかを計画し、その割り当てをスケジュールするプロセスです。  リソースとは、従業員、機器、ブランド資産など、ビジネスニーズに合わせて効果的に運営するために必要なものです。どのようなリソースでも、monday.com は、あなたがビジネスを順調に進められるようにサポートいたします! 

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注: この機能は、プロプランとエンタープライズプランでのみご利用いただけます。

 

ワークロードビューとは何ですか?

Add the Workload View to your board and get a clear overview of how your team's work is divided! You can see in one glance who is over capacity and assign upcoming tasks accordingly. If needed, you can always reassign or change due dates to make sure every stays on target with the amount of tasks they can complete within that timeframe. You can also use it to allocate resources, such as meeting rooms, factory machines, hand tools, or delivery vehicles!

このビューは、ボードのワークフローを改善するうえで必須アイテムです!

 

始める前に

To measure the workload of your team members, you'll want to make sure your boards contains the following columns: 

  • ”People” のカラム 
  • 日付またはタイムラインのカラム 
  • Optional - A Number or Formula Column to indicate effort required for each task; i.e. 1 hour, 6 hours

Alternatively, if you want to measure any other resources, such as meeting rooms, factory machines, hand tools, cameras - you name it - you can use a Status Column!

考慮すべきもう1つの重要な設定は週末です。週末を就業日としてカウントするか、就業日から除外するかを選ぶことができます。その設定は、アカウントの管理者セクションでカスタマイズすることができます。詳細については、こちらの記事をご確認ください。 

 

How to add it  

To add the Workload View, click on the arrow next to the button "Main Table" located on the top left of your board. Click on more views and select "Workload" as below: 

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完了すると、ワークロードビューをお望みどおりにカスタマイズできるさまざまな設定が見つかります。

 

ビューのセットアップ

ステップ1 - ボードを作成する

Let's say we are managing our Customer Success Team. In our board, we have:

  • A People Column to assign each task to one or more team members
  • A Timeline or Date Column to define the time frame of the task (when does it start and when it should be completed by)
  • Optional - A Numbers Column that we are using as a time estimation for each task. 

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ステップ2 - 時間カラムを選択する

Since this view checks all items assigned to a person over a certain time period, your board must have either a Date or Timeline Column

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Step 3 - Choose the resource type

Now you need to choose which resource type you want to be represented on the workload. The resource type can be a People Column, Status Column, or group! This will determine according to what parameters we see the workload divided. In the example below, we've chosen the People Column, so we see our tasks divided among our team members (listed in the left panel of our widget). This is sort of like the y-axis in a chart, while the tasks represent the x-axis. 

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ステップ4 - 稼働時間を計測する

2つの方法でデータを表示できます:タスクのカウント数と稼働時間です。 

  • タスクをカウントする

「タスクをカウントする」を選択すると、その人に割り当てられているタスクが1つずつカウントされ、ボードに表示されます。 

  • 努力

いくつかのタスクは、時として他のタスクよりも多くの稼働を必要としたり、より多くの重み付けを必要とします。以下のユースケースでは、時間見積りカラムを使用しています。この設定は、数値または数式カラムの両方で機能します。 

When more than one person is working on a task, we can choose to display how they "divide the effort" between them. We can toggle between "Split", which will divide the effort equally amongst partners, and "Sum", which will assign each of the partners the total number of hours that the project takes. In the example below, we chose "Split", because Kayla and Ariel are going to split the four hours allotted for this project evenly in two. On the view, we can see that they have each been assigned 2 hours for this project. If Kayla and Ariel were working together on the project, and they would both be spending 4 hours, we would select "Sum", and we would see all 4 hours reflected in Kayla's workload as well as in Ariel's workload. 

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  • 週ごとの処理能力

完了すると、 チーム全体の週間処理能力を選択できるようになります。こうすることで、その週にチームがそれらのタスクに取り組む時間を制限できます。この例では、週毎の処理能力を4時間に設定しています。 

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Allocating Resources

Let's take a look at a use case where we want to assess the allocation of our company's resources rather than the effort of our team members. The board below helps us coordinate all of our company's deliveries. Each item is a delivery that needs to be done, and is assigned a driver (using the People Column) and vehicle (using a Status Column). The date of the delivery is assigned, and the duration of the ride as well as the travel distance are indicated using a Numbers Column. 

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We want to make sure that none of our vehicles are surpassing their weekly limit of 1200 total kilometers of travel distance. We can set our Workload View to show us exactly that!

First, we select our "Vehicle" Status Column as our resource type, and then we can select "Add Effort"! We want to define our effort by our "Travel Distance" Numbers Column, and then enter "1200" in the "Weekly Capacity" field below. 

Now, our view is showing us all of our vehicles listed in the left panel, and to their right, we can see how many kilometers they are scheduled to travel each day of the week. We can see that our Ford is set to exceed its limit on the 13th, so we can go ahead and schedule a different vehicle for this delivery instead!

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Working Status 

In addition to helping us allocate our resources, the Workload View also helps us understand them. One of the ways it does this is by taking in to account the working status of our team members!

In the example below, Kayla is scheduled for a delivery on July 15th. Even though she has not exceeded her daily set capacity, the bubble has turned red for that day, indicating that there is a problem. When we hover over the bubble, we can see that Kayla has set her working status to OOO (Out of Office) from July 15th to July 15th. Now we know that we need to reassign this delivery to one of our other drivers!

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Note: A team member's working status will only be considered if he or she has set the status with specific dates that he or she will be busy or away, and the widget will only notify us if there is a scheduling conflict. It is important also to note that it will only be work if the team member's workload capacity is indicated. 

 

色について理解する 

🔵青いバブル - この人は最大の稼働量を下回っています。タスクを割り当て続けることができます!

✔️青いバブルにチェックマークが付いている - 週ごとの処理能力に達しています!

🔴赤いバブル - この人は設定されている週ごとの処理能力の限界を超えています

You can view the team's workload by Days, Weeks, or Months.

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結果を理解する

カスタマーサポートまでお問い合わせください。11月25日-12月1日の週に、2つのタスクに割り当てられました。各タスクには1.5時間かかります(ところで私は👋 🏼😊リーです)

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結果を理解するには、次の2つの要因を見る必要があります。

  1. タスクを完了するのにかかる時間
  2. How many days we have to complete it.  

ボードに戻りましょう。 

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この例では、ビデオの録画には4時間かかり、週末を除く8営業日以内に完了する必要があります。 つまり、このタスクに毎日 0.5時間の作業を費やす必要があります。これは単純な計算の方程式です: 

 

式: タスクを完了するのに必要な時間数/稼働日数

 

タスクは11月27日に開始され、その週は11月29日に終了しました。これは 3営業日としてカウントされます。したがって、今週はビデオの録画に 3 * 0.5 = 1.5 時間を費やしました。 

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ドリルダウンして詳細を確認する

チームのタスクを詳しく見たい場合は、いずれかの円をクリックして、その時間枠にリストされているタスクを確認します。

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If you are using data from a Timeline Column, and have milestones set, you will see them in the breakdown of tasks under each circle! Milestones will appear in the shape of a diamond to help you identify them!

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ご質問はありますか? support@monday.com までお知らせください。喜んでサポートいたします:)