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ワークロードビュー

リソース管理は、リソースをどのように使用するかを計画し、その割り当てをスケジュールするプロセスです。  リソースとは、従業員、機器、ブランド資産など、ビジネスニーズに合わせて効果的に運営するために必要なものです。どのようなリソースでも、monday.com は、あなたがビジネスを順調に進められるようにサポートいたします! 

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注: この機能は、プロプランとエンタープライズプランでのみご利用いただけます。

 

ワークロードビューとは何ですか?

ワークロードビューをボードに追加すると、チームの作業がどのように分割されているかを明確に把握できます!仕事量が多すぎるユーザーを一目で確認し、状況に応じて今後のタスクを割り当てることができます。また、必要に応じて、期日をいつでも再割り当てまたは変更して、すべての目標が確実に達成できるようにその期間内に完了できるタスク量を調整します。また、会議室、工場機械、手工具、運搬車両などのリソースを割り当てるためにも使用できます。

このビューは、ボードのワークフローを改善するうえで必須アイテムです!

 

始める前に

チームメンバーの作業負荷を測定するには、ボードに次のカラムが含まれていることを確認する必要があります。:

  • ”People” のカラム 
  • 日付またはタイムラインのカラム 
  • オプション - 各タスクに必要な労力(1時間、6時間など)を示す数字カラムまたは式カラム。

または、会議室、工場機械、手工具、カメラなどの他のリソースを測定する場合は、ステータスカラムを使用できます。

考慮すべきもう1つの重要な設定は週末です。週末を就業日としてカウントするか、就業日から除外するかを選ぶことができます。その設定は、アカウントの管理者セクションでカスタマイズすることができます。詳細については、こちらの記事をご確認ください。 

 

追加方法

ワークロードビューを追加するには、ボードの左上にある「+追加」をクリックします。他のビューもクリックして、以下のように「ワークロード」を選択します:

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完了すると、ワークロードビューをお望みどおりにカスタマイズできるさまざまな設定が見つかります。

 

ビューの設定

ステップ1 - ボードを作成する

例えば、カスタマーサクセスチームを管理しているとしましょう。ボードには、以下のカラムがあります:

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ステップ2 - 時間カラムを選択する

このビューは特定の個人に一定期間割り当てられたすべてのタスクをチェックするため、ボードは日付カラムまたはタイムラインカラムを含んでいる必要があります。

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ステップ3 - リソースの種類を選択する

次に、ワークロードで表すリソース種類を選択する必要があります。リソース種類としては、ユーザーカラム、ステータスカラム、またはグループを選択できます!これは、ワークロードが分割されているパラメーターに応じて決定されます。以下の例では、ユーザーカラムを選択したため、(ウィジェットの左側パネルにリストされている)チームメンバー間でタスクが分割されています。これはグラフのy軸のようなものですが、タスクはx軸を表します。

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ステップ4 - 稼働時間を計測する

2つの方法でデータを表示できます:タスクのカウント数と稼働時間です。 

  • タスクをカウントする

「タスクをカウントする」を選択すると、その人に割り当てられているタスクが1つずつカウントされ、ボードに表示されます。 

  • 努力

いくつかのタスクは、時として他のタスクよりも多くの稼働を必要としたり、より多くの重み付けを必要とします。以下のユースケースでは、時間見積りカラムを使用しています。この設定は、数値または数式カラムの両方で機能します。 

複数の人々がタスクに取り組んでいる場合は、どのように「作業量を分割」しているかを表示するように選択できます。作業量をパートナー間で均等に分割する「分割」と、プロジェクトにかかる総時間数を各パートナーに割り当てる「合計」を切り替えることができます。以下の例では、KaylaとArielがこのプロジェクトに割り当てられた4時間を2つに均等に二分しようとしているため、「分割」を選択しました。ビューでは、KaylaとArielには、このプロジェクトにかかる時間としてそれぞれ2時間が割り当てられています。KaylaとArielが一緒にプロジェクトに取り組んでおり、二人が4時間を費やしている場合は、「合計」を選択すると、4時間全体がKaylaのワークロードとArielのワークロードに反映されます。

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  • 週ごとの処理能力

完了すると、 チーム全体の週間処理能力を選択できるようになります。こうすることで、その週にチームがそれらのタスクに取り組む時間を制限できます。この例では、週毎の処理能力を4時間に設定しています。 

つまり、ビューのカレンダーを週単位で表示している場合、円の色は設定した作業量を反映します。しかし、カレンダーを日単位で表示するように変更すると、作業量は5営業日(1週間)で均等に分割されます。つまり、週間の作業量である5は5で割られ、1日当たり1時間として表示されます。

同様に、ワークロードビューを月単位で表示すると、週間の作業量である5に4週間(1か月)が掛けられて、月間の作業量が20になります。週間の作業量を設定する意図を反映する場合と反映しない場合があることを覚えておくことが重要です。

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リソースの割り当て

チームメンバーの作業量ではなく、会社のリソース割当を評価する使用例を見てみましょう。以下のボードは、弊社のすべての配達を調整するのに役立ちます。各タスクは、行うべき配達であり、運転手(ユーザーカラムを使用)と車両(ステータスカラムを使用)が割り当てられます。配達日が割り当てられており、数字カラムを使用して運転時間と走行距離を示しています。

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どの車両も週間の制限距離である総走行距離1200kmを超えていないことを確認したいです。これを正確に表示するようにワークロードビューを設定できます!

まず、リソース種類として「車両」ステータスカラムを選択してから、「作業を追加」を選択してください。「走行距離」数字カラムで作業量を定義し、下の「週間の作業量」フィールドに「1200」と入力します。

これで、左側のパネルにリストされているすべての車両がビューに表示され、車両の右側には、曜日ごとに走行する予定のキロメートル数が表示されます。フォード車が13日に制限距離を超えるように設定されているため、代わりにこの配達に別の車両を使用するようにスケジュールを設定することができます。

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色について理解する

🔵青いバブル - この人は最大の稼働量を下回っています。タスクを割り当て続けることができます!

✔️青いバブルにチェックマークが付いている - 週ごとの処理能力に達しています!

🔴赤いバブル - この人は設定されている週ごとの処理能力の限界を超えています

チームのワークロードを日単位、週単位、または月単位で表示できます。

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結果を理解する

カスタマーサポートまでお問い合わせください。11月25日-12月1日の週に、2つのタスクに割り当てられました。各タスクには1.5時間かかります(ところで私は👋 🏼😊リーです)

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結果を理解するには、次の2つの要因を見る必要があります。

  1. タスクを完了するのにかかる時間
  2. 完了までの日数。

ボードに戻りましょう。 

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この例では、ビデオの録画には4時間かかり、週末を除く8営業日以内に完了する必要があります。 つまり、このタスクに毎日 0.5時間の作業を費やす必要があります。これは単純な計算の方程式です: 

 

式: タスクを完了するのに必要な時間数/稼働日数

 

タスクは11月27日に開始され、その週は11月29日に終了しました。これは 3営業日としてカウントされます。したがって、今週はビデオの録画に 3 * 0.5 = 1.5 時間を費やしました。 

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詳細については、ドリルダウンしてください

チームのタスクを詳しく見たい場合は、いずれかの円をクリックして、その時間枠にリストされているタスクを確認します。

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タイムラインカラムのデータを使用しており、マイルストーンが設定されている場合は、各円のタスク詳細にマイルストーンが表示されます。マイルストーンは、確認しやすいようにダイヤモンド形で表示されます。

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