monday.com でチームのコミュニケーションを向上させる

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ガイド

どの業界、会社、チームでも、コミュニケーションは成功に不可欠です。そのため、monday.com には、複数のチャネルにおけるメッセージの繰り返しを減らし、手作業によるコミュニケーションによるミスを避け、時間を節約するための複数の機能があります。これにより、最重要事項に取り組むことができます。

このガイドでは、monday.comが、チームや企業内で最も効果的な共同作業やコミュニケーションを行うための中心的なコミュニケーション・プラットフォームとしてどのように利用できるかをご紹介します。早速始めましょう！🙌

アカウントにチームを作成する

チームを作成することで、アカウント全体を整理することができます。これは、誰がどのチームに所属し、全員がどのような役割を担っているかを明確にするのに役立ちます。最初のアカウントセットアップで、これらのチームを作成することを強くお勧めします。

注：チームを作ることで、プラットフォーム上の非常に便利なコミュニケーションツールを活用することができます。詳細は後日発表されるのでお見逃しなく！

チーム内でのコミュニケーション

monday.com の本質は、透明性のある明確なコミュニケーションを可能にするために構築されていることにあります。ボードのカラムを使用すると、簡単なアクションを通じて効果的なコミュニケーションを促進することができます。

ステータスカラムラベル

ステータスカラムを使って、プロジェクトやタスクのステータスを更新し、常にそのステータスがどのような状態にあるかを示すことができます。それにより、チームは会議やステータスメールを必要とすることなく、チームリーダーとコミュニケーションをとることができます。また、チームメンバー全員がプロジェクトの状態を把握することができるため、担当業務に集中できるようになります。

期限設定

ボードの期限モードを有効にすると、完了予定日を設定できるため、全員がその期日を明確に把握することができます。ボードのステータスカラムに日付カラムまたはタイムラインカラムに接続することで、各アイテムの期限を視覚的に表示することができます。これは、さまざまなプロジェクトを監督し、リソースを管理する必要があるチームリーダーやマネージャーには特に最適です！

ユーザーカラムを使用したオーナーシップのやり取り

ユーザーカラムを使用してアイテムを割り当てると、作業を押し進め、確実に完了させることができます。会議では素晴らしいアイディアについて多くの時間を費やして議論し合いますが、実際のアクションアイテムを設定してタスクを割り当てなければ、見落としが発生してしまい、完了させることができません。

ユーザーカラムを使えば、チーム全体に割り当てることも、個人に割り当てて、オーナーシップと説明責任を持たせることもできます。

詳細について話し合う

monday.com には、タスクやプロジェクトに関するコンテキストに応じたコミュニケーションを促進する便利なツールがあるため、詳細が失われることはありません。それに以下のことが含まれます。

アップデートセクション

アップデートパネルは、ボードの特定のアイテムのコミュニケーションに便利です。メモ、リマインダー、チェックリストを追加したり、特定のアイテムに取り組んでいるチームメンバーを確認したりすることができます。すべてのコミュニケーションを1 か所に集約し、必要なときにいつでも参照できるようにします。

アップデートパネルには、ファイルや書類を添付することもでき、関連するすべての場所に確実にシェアすることができます。数ヶ月前に同僚に送った1つのファイルを探すために、何百通ものメールを検索する必要はもうないのです！

ヒント：ボード上にあるファイルギャラリービューを使って、ひと目で素早くファイル全体を確認することができます。

ステータスカラムメモ

ステータスカラムメモを使用すると、特定のステータスに関連する詳細情報を追加することができます。これは、何か特定のことを指摘したり、重要なメモをしたり、レビューや承認をしてほしい人をタグ付けしたりする場合に便利です。

注：チームメンバーが自分に関連する事柄の通知をどのように受け取るかについては、後ほどご紹介します。

ハイレベルなコミュニケーション

時には、特定のプロジェクトについてではなく、もっと一般的なトピックについて同僚やチームメンバーとコミュニケーションを取る必要がある場合もあります。monday.com にはこれを行う複数の方法があります。これらを利用すると長いメールのスレッドをたどる必要がなくなり、すべてが1つのハブに集約されるため、共同作業が向上します。

各ボード上部に「一般」グループを追加する

全ボードの上部に「一般」グループを追加するととても便利です。これは、ガイドライン、重要なアップデート、プロセス、その他社内で議論する必要があるものの特定のプロジェクトに関連しないものを保管する場所として機能します。

アップデートを追加することで、このグループのどのアイテムでも、あなたとチームは、より一般的なアイデアやコンセプトについて話し合うことができるようになります。

ディスカッションや質問のためのボードを作成する

ディスカッション、ドキュメント、質問のために特定のボードを作成することも、プラットフォーム内のコミュニケーションを活性化し、チームの共同作業を促進するひとつの方法です。このオプションは、各部門をまたがるコミュニケーションに最適で、各グループが異なる部門として機能し、質問や情報共有、部門間のコミュニケーション拡大の場として機能します。

チームのブレインストーミングに workdocs を使用する

monday workdocs は、あなたとチームが共同作業、ブレインストーミング、計画、実行するための中心的な場所です。つまり、チームにとって最適なコミュニケーションハブなのです。workdocs を使って、プロジェクトの計画を立てたり、会議のメモをとったり、チームと一緒に自由にアイデアを出したりなど、いろいろ試してみましょう。🙌

チームメンバーへの通知

monday.com には、ボード上のアクションが実行されるたびに送信される、複数のタイプの通知があります。これにより全員が情報を共有し、見落としがなくなります。チームメンバーへの手作業での通知送信作業を減らすことのできる通知をご紹介しましょう。

通知

ベル通知は、各ユーザーに関連するアクションが実行されるたびに、各ユーザーに通知します。これには、あなたがアイテムに割り当てられた時、アップデートに言及された時、アップデートに返信した時、チームの一員として言及された時、アイテムをフォローした時などが含まれます。

メール通知

メール通知もデフォルトで表示され、ベル通知と同じアクションを（monday.com 内ではなく）個人のメールボックスでユーザーに通知します。

自動化された通知

自動化を使用すると、ベル通知やメール通知を自動化、拡張、カスタマイズできます。あらかじめ設定された通知自動化レシピを使用することも、独自のレシピをカスタマイズすることもできます。

コミュニケーションを助けるためによく使う自動化レシピのひとつに、「ステータスが変わったら、特定のユーザーに通知する」というものがあります。これを利用すると、アイテムの進捗状況を関連するチームメンバーに自動的に伝えることができます。

Slack との統合で社内コミュニケーションを拡大

monday.com の Slack との統合により、コミュニケーションをさらに合理化するために定義したトリガーに基づいて、チームメンバーに即座にカスタマイズされた通知を送ることができます。この統合を使用すると、monday.com が自動的に通信作業を行うため、重要な情報が漏れることはありません。