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アカウント間でボードとダッシュボードをコピーする方法

 

 

クロスアカウントコピー機能を使用すると、アカウント管理者は、ボードとダッシュボードでいっぱいのフォルダをひとつのアカウントから別のアカウントにシームレスにコピーできます。

ひとつのアカウントから別のアカウントに情報をコピーできる機能は、複数のアカウントを誤って開いてしまいデータを統合あるいは結合させたい時、または異なるチームに所属していて必要な情報が関連する場所あるかを確実にしたい時などに役に立ちます。🙌

 

注:現在の所この機能で移行できるのは、メインボードとダッシュボード間のみとなっています。共有ボードとプライベートボード間は移行できません。

 

知っておくべき重要なこと

この機能を使用する前に、適切に動作させるために満たす必要がある重要な条件がいくつかあります。

  1. この機能を使用するには、両方のアカウント(つまり、ボード/ダッシュボードの転送現在のアカウントとボード/ダッシュボードの転送宛先アカウント)の管理者で、同じメールアドレスである必要があります。 
  2. 転送したいボードはメインボードとして設定され、かつフォルダに収められている必要があります。ダッシュボードを転送する際もまた、メインボード(プライベート以外)として設定され、かつフォルダに収められている必要があります。
  3. 新しいボードをそのアカウントで作成できるように、宛先アカウントで正しいアカウント権限を有効にしておく必要があります。
注:この機能は、米国と EU 地域のサーバー間のデータコピーには対応していません。同じ地域のサーバーにあるアカウント間のデータコピーのみが可能です。これを実行しようとすると、「アカウントが存在しません」というエラーメッセージが表示されます。

 

また、ボードのフォロワーは、ボードをひとつのアカウントから別のアカウントにコピーするときに、そのユーザーが両方のアカウントで同じメールアドレスを持つ転送先アカウントの一部である場合にのみフォロー状態を維持します。詳細は、下のこちらのセクションをご覧ください。

 

ヒント:あなたのアカウントでボードやダッシュボードをなかなか見つけられない場合は、monday.com のアカウントを複数開設していることが原因かもしれません!このような場合、アカウント間でボードやダッシュボードをコピーできる機能は、必要な情報を必要な場所に転送できるため、とても便利です。

 

この機能の使用方法

上記の条件がすべて満たされていることを確認したら、以下の手順でこの機能を利用することができます。

 

1. フォルダを作成する 

まだ持っていない場合は、転送先に移動するフォルダを作成します。フォルダを作成するには、青い「+」記号をクリックし、「新規フォルダ」を選択します。すでに持っているいずれかの既存のフォルダにメインボードまたはダッシュボードを移動させることもできます。 

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ヒント:メインボードとダッシュボードがすでにフォルダにある場合は、ステップ3に進んでください。

 

2. 関連するメインボードまたはダッシュボードをフォルダに転送する。

メインボードまたはダッシュボードのみ、別のアカウントに複製することができます。複製する前に必ずボードの種類またはダッシュボードの種類を変更してください。完了したら、以下のようにして、関連するすべてのボード/ダッシュボードを指定のフォルダに移動します:

  • ボードのリストにカーソルを合わせる
  • マウスを右クリックする
  • 「移動する」>「フォルダに移動する」の順で選択する

関連するフォルダにボードまたはダッシュボードをドラッグ&ドロップすることもできます。  

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注:他のボードにリンクされているボードを複製する場合は、両方のボードが同じフォルダに含まれていることを確認してください。リンクされたボードがフォルダに含まれていない場合(つまり、リンク先のアカウントに複製されていない場合)、接続ボードカラムは非表示になります。 

 

3. 「クロスアカウントコピー」機能を探す

この機能にアクセスするには、画面右上のプロフィール画像をクリックし、「管理者」を選択してください。次に、以下のように「クロスアカウントコピー」をクリックします: 

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4. 移動したいボード/ダッシュボードのフォルダを選択する。

リストからコピーしたいフォルダを検索して選択します。フォルダ名の上にマウスを移動すると、「フォルダの内容を表示」を選択して、このフォルダ内に複製されるボードやダッシュボードを確認することもできます。

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ひとつのアカウントから別のアカウントにダッシュボードをコピーする際、このダッシュボードに接続されているボードが同じフォルダにあることを確かめてください。ダッシュボードに接続するボードの1つ以上が同じフォルダにない場合、以下のメッセージが表示され、フォルダに追加されない限り接続されたボードからのデータは失われます。

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5. 転送先アカウントの URL を入力する

このフォルダを移動するアカウントを選択します。アカウントの URL 名を入力し(アカウントの URL が myaccount.monday.com の場合、こちらに「マイアカウント」を記入)、「続行」ボタンをクリックします。

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6. メールの受信トレイで確認リンクを確認する

最後になりますが、アカウント間でボードやダッシュボードのコピーを完了するには、転送を確認するためにメールの受信トレイをチェックする必要があります。

上記の手順に従い、monday.com アカウントに関連付けられたメール受信トレイに入力すると、以下のようなメールが届きます。青い「クリックして確認」ボタンをクリックすると準備完了です。

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これで、数分以内に、選択したボードやダッシュボードのフォルダーが転送先アカウントで利用できるようになります。🎉

 

移送したボードのフォロワーはどうなるのか?

ひとつのアカウントから別のアカウントにボードを複製した後、転送されたボードの元のフォロワーはどうなるのか気になることもあるでしょう。これは、それらのユーザーが、両方のアカウントで同じメールアドレス を持つ転送先アカウントの一部であるかどうかによります。この場合、ボードのフォロワー、担当者、更新は正しく引き継がれます。🙌

注:ボードをフォローしていたチーム、またはボード上のアイテムに割り当てられたチームは、別のアカウントにコピーされても引き継がれません。

 

転送元のボードに登録されているユーザーが、転送先のアカウントに同じメールアドレスで登録されていない場合、転送先のボードには登録されません。さらに、転送されたボードでは、これらのユーザーは、元のボードで割り当てられたアイテムには割り当てられず、これらのユーザーによって書き込まれた更新は、次のように monday.com の一般ユーザーに帰属します。 

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ヒント:ボードの転送後、同じユーザーが確実にボードに登録されるようにするには、最初に元のアカウントで使用されているのと同じメール アドレスを使用して新しいアカウントにユーザーを招待します。

 

制限事項

この機能を使ってボードのフォルダを別のアカウントに複製するにあたって、いくつか制限があります。以下の要素複製できません

  • プライベートボードまたは共有ボード
  • 情報ボックス
  • アクティビティログ
  • 無効化された自動化レシピ(オフに切り替えられているもの)オンに切り替えられた自動化は引き継がれますが、他のプラットフォーム (Gmail など) との統合を含む自動化レシピは引き継がれません。
  • 無効化された統合レシピ(オフに切り替えられているもの)オンに切り替えられた統合は引き継がれますが、転送先のアカウントで再認証する必要があります。
  • メール・アクティビティアプリからのアクティビティ履歴。メール・アクティビティアプリが有効になっているボードにコピーすると、アプリ自体は転送されますが、実行したアクティビティの履歴は引き継がれません。
  • フォームビューを持つボードを移動すると、新しい URL で新しいボードが作成されるため、フォームリンクに影響を与える可能性があります。ただしボードのレイアウトは変わらず、新しいビューを通してフォームを再作成することができます。 
注:移動された同じフォルダにあるボードにマッピングされているすべてのクロスボード自動化は、通常どおり機能します。クロスボード自動化を含む複数のフォルダをフォルダ間で移動する場合は、それらのレシピを再設定する必要があります。

 

 


 

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