monday.com の自動化機能

 
手作業での仕事が多すぎると感じることはありませんか?monday.com をご利用いただき、最初にプログラミングを学ぶのではなく、便利な機能を活用してみてください。きっと気に入っていただけるはずです 🍀
 
自動化によって、monday.com 内でイベント(状況の変更など)を使用して、アクション(通知の送信など)をトリガーできます。これは皆さんの選択肢として monday.com で作成した、事前定義済みの自動化フローを使って行われます。操作方法については、続きをお読みください。👇
 
 
 ヒント: 自動化については、こちらで録画ウェビナーをご視聴いただけます。
 
 

自動化を追加する方法は?

自動化を追加するには、自動化を作成するボードに移動して画面右上にある「自動化」ボタンをクリックします。
 
mceclip0.png
 
以下のように自動化センターにアクセスしていただけます。
 
mceclip1.png
 

自動化フローとは?

自動化のフローは、monday.com からご提供しているトリガーとアクションを組み合わせたもので、ユーザーの皆さんはご自分のニーズにぴったり合うようにフローの各側面のパラメーターをカスタマイズできます。状況が変わった場合に、毎期、担当者に通知する簡単な例をご紹介しましょう。プラットフォームでは、このように表示されます 👇
 
Screen_Shot_2019-03-13_at_2.45.51_PM.png
 
このインスタンスでは、トリガー は特定のラベルに変わる特定の状況カラムです。ここで、両方のパラメーターは皆さんがご自身で選ばれた(つまり、この状況カラムとこのラベルというように)ものです。このトリガーによって アクション(関連付けられた担当者に通知が送信されます。文章は皆さんに決めていただきます)が発生します。
 
皆さんの選択肢として、たくさんのフローを作成しました。これらを活用して、monday.com アカウント内で役立つ自動化をたくさん作成していただけます。
 

操作方法は?

自動化フローを選んだら、パラメーターを追加する必要があります。フローの中で下線付きの 箇所がパラメーターです。以下の例では、「文案作成」の状況カラムが「完了」に更新されるたびに、「編集者」ユーザーカラムの関連付けられた担当者に通知が送信されます。
 
Automation_Article.gif
 
 
「通知」パラメーターをクリックすると、通知する内容を入力できます。通知エディターの下部にある青色のボタンをクリックすると、アイテム名とボード名の変数を通知に追加できます。
 
notification_entry_window.png
 
次に、この例の場合は、「誰か」パラメーターに対して「編集者」カラムを選択します。
 
 
Automation_Article_2.gif
 
「ボードに追加」をクリックすると、自動化が有効になります。
  
「文案作成」の状況が「完了」に変更されるたびに、「編集者」カラムにアサインされたユーザーは、ベルアイコンとメールによって、毎週木曜日に自動通知を受信します。
 
これで完了です。はじめての自動化が有効になりました。🎉🎉
 

自動化を編集または削除するには?

ボードに自動化を追加したら、スイッチアイコンを使って自動化のオンとオフを切り替えることができます。鉛筆アイコンを使って自動化を編集したり、ごみ箱アイコンを使って完全に削除したりすることもできます。

mceclip2.png

 

次の場合に誰かに通知します

  • 日付が到来し状況が何かである場合に、誰かに通知します
  • カラムが変更された場合に、誰かに通知します
  • 日付が到来したら、誰かに通知します
  • 状況何かに変わった場合に、誰かに通知します
  • 状況何かから他の何かに変わった場合に、誰かに通知します
  • 新規アイテムが作成されたときに、誰かに通知します
  • アイテムがグループに移動した場合に、少し時間をおいて通知します
  • 日付が経過し状況何かである場合に、毎期、誰かに通知します
  • 状況何かである場合に、誰かに毎期通知します
  • 毎期、誰かに通知する
  • アップデートが投稿され場合に、誰かに通知します
  • このアイテムにが投稿された場合に、誰かに通知します
  • このグループにアイテムが作成された場合に、誰かに通知します

 

Automation_center_Notications.gif

これらの自動化によって、ボードでのさまざまな変更についてユーザーに通知し、それらの通知のタイミングをカスタマイズすることもできます。自動化レシピ内で作成されたカスタムの通知は、パラーメーターが設定されるとユーザーのベルの通知アイコンに表示されます。

mceclip5.png

 

 

Notification_on_platform.png.

 

状況が変更された場合は

  • 状況何かに変わった場合に、アイテムグループに移動します
  • 状況何かに変わった場合に、アイテムをアーカイブします
  • 状況何かに変更された場合に、別の状況何かに変更します
  • 状況何かに変更された場合に、期日を現在の日付+数日に変更します
  • 日付が到来し状況が何かである場合に、状況を他の何かに変更します
  • 状況何かに変わった場合に、期日数日ずらします
  • 状況何かに変わったときに、誰か担当者としてアサインします
  • 新規アイテムが作成されたときに、そのアイテムの状況何かに設定します
  • 状況何かに変わった場合に、誰かに通知します
  • 状況何かに変わった場合に、アイテムを作成します
  • 状況何かに変わった場合に、アイテムを削除します
  • 状況何かから他の何かに変わった場合に、誰かに通知します
  • 状況何かに変わった場合に、チーム担当者としてアサインします
  • 状況何かに変わった場合に、少し時間をおいてからアイテムをグループに移動します
  • 状況何かに変わった場合に、時間計測を開始します。状況が何かに代わった場合に停止します。
  • 状況何かに変わった場合に、時間計測を停止します
  • 状況何かに変わった場合に、時間計測を開始します
  • 状況何かに変わった場合に、時間を現在の時間に設定します

 

Status_Change.gif

この自動化のグループは状況カラムと連携し、プロジェクトの進捗に合わせて異なるアクションをトリガーすることによって、日付の調整や、ボード内でアイテムを別のグループに移動する、アイテムをアーカイブする、他の依存的な状況を更新するなど、さまざまなワークフローの効率性に貢献します。

次の定期アクションを設定します

  • 毎期アイテムを作成
  • 毎期グループを複製します
  • 状況何かである場合に、誰かに毎期通知します
  • 毎期、誰かに通知する
 
mceclip9.png
 
多くのチームが周期的な、または繰り返し行われるプロジェクトに関する作業を行っており、定期的なタスクやアイテムの作成を必要とします。これを定期アクションの自動化によって簡単に行うことができ、それによって皆さんに合った期間にアイテムを作成したり、グループを複製したりできます。1日の特定の時間に対して、日ごと、週ごと、または月ごとの期間を設定できます。
recurring_action_recipe.png

 

次の期日リマインダーを設定します

  • 日付が到来し状況が何かである場合に、誰かに通知します
  • 日付が到来したら、誰かに通知します
  • 期日が到来したら、アイテムをグループに移動し日付を少しの時間ずらします
  • 日付が到来したら、アイテムをグループに移動します
  • 期日が到来したら、アイテムをこのグループに複製し、日付を少しの時間ずらします
  • 日付が到来し状況が何かである場合に、状況を他の何かに変更します
  • 日付が経過し状況何かである場合に、毎期、誰かに通知します
  • アイテムが作成されたら、期日を作成日に数日を加えた日付に設定します。
  • 状況何かに変わった場合に、期日を現在の日付に数日を加えた日付に設定します。
  • 状況何かに変わった場合に、期日数日ずらします
  • 日付が経過し状況が何かである場合に、アイテムをグループに移動します
  • 日付変わった場合に別の日付日数で調整します
 
Automations_Due_Dates.gif
 

これらの自動化が、自動化ストアの通知セクションに一覧で表示されていることに気づかれる場合があるかもしれません。タスクが予定どおりに完了するようにユーザーに期日を思い出してもらうことを特定の目的にしているため、これらが自動化のセクションにも一覧表示されています。一覧表示された最初の自動化には、期日モードに設定されている場合は日付カラムから直接アクセスすることもできます。カラムのドロップダウンメニューをクリックして「期日リマインダーを設定」を選択すると、自動化レシピに直接移動します。

set_due_date_column_dropdown.png.

due_date_pop_up.png

 

アイテムの作成

  • 状況何かに変わった場合に、アイテムボードに作成します
  • 期日が到来したら、アイテムをボードに作成します
  • ユーザー誰かにアサインされた場合に、アイテムボードに作成します
  • 毎期アイテムを作成
  • 新規アイテムが作成されたときに、チーム担当者としてアサインします
  • 新規アイテムが作成されたときに、誰か担当者としてアサインします
  • アイテムが作成されたら、期日を作成日に数日を加えた日付に設定します。
  • アイテムが作成されたときに、誰かに通知します
  • 新規アイテムが作成されたときに、そのアイテムの状況何かに設定します
 

 

item_creation.gif

 

こうした自動化は、新規アイテムの作成または状況に基づいて、チームメンバーが自動的にアイテムにアサインされるようにすることで、チームの管理に貢献します。これにより、手作業でチームメンバーをアサインする時間が省け、プロジェクトの進捗によってアカウンタビリティも向上します。

アイテムを移動する

  • 状況何かに変わった場合に、アイテムグループに移動します
  • 期日が到来したら、アイテムボードに移動します
  • ユーザー誰かにアサインされた場合に、アイテムをボードに移動します
  • 状況何かに変わった場合に、アイテムをグループに移動します
  • 日付が到来したら、アイテムをグループに移動します
  • 期日到来したら、アイテムをこのグループに複製し、日付を少しの時間ずらします
  • 日付が到来し状況が何かである場合に、アイテムをグループに移動します
  • アイテムがグループに移動した場合に、少し時間をおいて誰か通知します
  • 状況何かに変わった場合に、少し時間をおいてからアイテムをグループに移動します
  • 期日が到来したら、アイテムをグループに移動して日付を少しの時間ずらします

 

move_item.gif

依存関係

  • アイテムの日付が、常に依存関係にあるアイテムの日付よりも後に開始するようにします
  • アイテムのこの日付が、常に他の日付が過ぎた後に開始するようにします
  • 状況何かに変わった場合に、状況の依存関係の状況を何かに変更します
  • この日付を、同じアイテムの他の日付に対する変更を反映するように調整します
  • アイテムの日付を、依存関係にあるアイテムの日付の変更を反映するように調整します

mceclip8.png

期日に相互の依存関係がある場合に、これらの期日を依存関係の自動化によって設定できるようになりました。これらの自動化は、自動化レシピを使ってボードに直接追加できる依存関係カラムと連携して機能します。 こちらをクリックして、monday.com での依存関係の設定について詳しくお読みください。

 dependency_recipe.png
  
 
 

クロスボード

  • 状況何かに変わった場合に、アイテムボードに作成します
  • 期日が到来したら、アイテムボードに作成します
  • ユーザー誰かにアサインされた場合に、アイテムボードに作成します
  • 状況何かに変わった場合に、アイテムボードに移動します
  • 期日が到来したら、アイテムボードに移動します
  • ユーザー誰かにアサインされた場合に、アイテムボードに移動します

  crossboard.png

多くのチームが、monday.com に別々のプロジェクトとタスクを編成するボードを作成しますが、それでも互いに直接関連する情報が含まれます。クロスボードの自動化は、1つのボード内のアクションが完全に別のボード内のアクションをトリガーできるようにすることによって、ボードが対話する機能をもたらします。上記のレシピを使用すると、ユーザーはあるボードから別のボードにアイテムを移動したり、特定の操作に基づいてまったく新しいアイテムを作成したりできます。これらの自動化により、チームコラボレーションに新しいレイヤーが追加され、monday.com ユーザーは相互に関連するプロジェクトをシームレスかつ、まとめて管理することができます。

 

この点やこの記事内の他の点について質問がございましたら、カスタマーサポート support@monday.com までお気軽にお問い合わせください