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monday.com の自動化機能

 

手作業にてこずっていませんか?コーディングの勉強なしに、monday.comがあなたの代役を務めてくれたら、とお思いですか?そのお悩み、解決します!

当社の 自動化機能を使って、ワークフローを一歩先に進めましょう!この画期的な機能により、独自の自動ワークフローを作成したり、あらかじめ用意されたテンプレートから選択したりすることができます。チームのニーズに合わせた新しい組み合わせを構築し、特定のワークフローに完全に適合させることができます。

 

専門用語を学ぶ

全ての自動化に、トリガー条件アクション機能を装備(複数使用も可能です!)。

それぞれの定義を確認する
  • トリガー:自動化を開始させるために選択するイベント。
  • 条件:自動化が機能するために、トリガーが満たさなければならない要件。
  • アクション:トリガーと条件を満たした結果として生じるイベント。

 

トリガー、条件、アクションをさらに詳しく知るには、レシピの一例:「ステータスが何らかの状態に変更された時、タスクをアーカイブする」をご覧ください。

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この場合、トリガーは「ステータスが変更された」ことを指します。条件は「何らかの状態」(当製品では、「既に関連性なし」ステータスラベルに該当します)、アクションは「タスクをアーカイブする」を指します。   

この自動化により、タスクのステータスカラムが「既に関連性なし」ステータスラベルになるたびに、そのタスクは自動的にアーカイブされるようになります!

注:自動化アクションと価格についての詳細は、自動化アクションと統合アクションの記事をご覧ください。

 

自動化を追加

自動化を追加する際、独自のレシピをカスタマイズするか、あらかじめ設定されているオートメーションレシピから選択するオプションがあります(また後ほど紹介します!)。自動化カスタマイズの追加を開始するには、Automations Centerをクリックしてアクセスし、「自動化をカスタマイズする」を選択します。

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カスタマイズを始めましょう!🎉

 

ステップ1:トリガーを選択

自動化構築の最初のステップとして、「いつ起こるか」をクリックしてトリガーを選択することです。ドロップダウンに表示されるオプションから、または「その他のオプション」をクリックしてトリガーを選択することができますトリガーは、ボードからのカラム(例:ステータス、人、日付など)またはアクション・イベント(例:アイテム作成、期間ごとなど)になります。

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上記の例では、ステータスカラムが「何か」に変化したことをトリガーとして選択しました。次は、このトリガーの条件を選んでいきましょう!

 

ステップ2:条件を選択

ステップ1で選択したトリガーによっては、条件を選択する必要があります。この例では、「契約」と名付けられたステータスカラムが「署名済み」に変更された時に、アクションをトリガーさせたいという状況です。

そのために、下線部のフィールドをクリックし、「契約」のステータスカラムを選択し、「署名済み」ラベルを選択しました。

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注:表示されるラベルは、ボードから選択されたステータスカラムのラベルに対応しています。

 

レシピに追加の条件を指定したい場合は、設定した条件の横にあるプラス記号をクリックし、別の条件を選択するだけです!例えばここで、「個人が誰か、の場合」という条件を追加してみたとしましょう。 

すると、「契約」が「署名済み」 に変更された場合、かつ 販売担当者がNoyに配属された場合にのみ、自動化機能が設定されるようになります!💥

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ステップ3:アクションを設定

自動化の最初のパート(トリガーと条件設定)が完了しました。次はいよいよ、アクションを選択する段階です!アクションを選択するには、グレーの「次にこれを実行」フィールドをクリックします。ここでは、ドロップダウンに表示されるオプションから、または「その他のオプション」をクリックしてアクションを選択することができます 。

当製品の自動化では、下記のように「誰かに通知」アクションを選択します。

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選択したアクションを最終化してみましょう。アクションを的確にカスタマイズしていきます。下線部のフィールドをクリックしてください。この例では、「通知」フィールドを使って送信される通知メッセージをカスタマイズし、「誰か」フィールドをクリックして、この自動通知を受け取る特定の人物を選択します。

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これで自動化が完成しました!青色の「自動化を作成」ボタンを選択すれば、自動化設定は完了です。こうして、「契約」ステータスカラムが「署名済み」ラベルに変更された際には、販売マネージャーが即座に通知を受け取れる設定になりました。🎉

ヒント: 自動化レシピには複数の異なるアクションを追加できます!この方法については、後ほどご説明いたします。 

 

多段階自動化

より長く、より複雑な自動化フローを作成する場合は、1つの自動化レシピに複数の異なるアクションを追加できます。そのためには、すでに設定されているアクションの右側にあるプラス記号をクリックし、追加アクションを選択し、下線部のフィールドに必要事項を入力するだけです。

一つのレシピにどんどんアクションを追加していくのも、思いのままです

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プリセット型自動化レシピ

ご自分で一からテンプレートを作りたくない場合、あらかじめ用意されたものがあるといいですよね?左側メニューのカテゴリに、プリセットのご用意があります。これらのカテゴリーを閲覧してお探しのものを見つけるか、検索バーを使って、あらかじめ作成されたレシピを即座に使用することができます。
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あらかじめ用意されたレシピのテンプレートを選んだら、下線部の項目を埋めて「自動化を作成」をクリックすれば完了です!
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これらのカテゴリーや他のレシピの詳細は、こちらの記事をチェックしてみてください。 

 

自動化の編集、削除、テンプレート、複製

  • 自動化のオン/オフ切り替え
ードへの自動化追加が完了しましたら、「ボード自動化」タブをクリックして、以下のスイッチアイコンを使って、自動化のオン/オフ切り替えを行いましょう。
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  • 自動化を編集する

自動化の設定方法を編集するには、以下の3つのドットメニューをクリックして「自動化を編集する」を押してください。ここをクリックすると、自動化エディターが開き、レシピを自由に組み替えることができます!

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  • 自動化を複製する

また、同じ3つの点のメニューから「自動化を複製する」を押すと、自動化を複製することができます!ここをクリックすると、自動化エディターが開き、必要に応じて自動化を編集することができます。複製を完成させるには、青色の「自動化を作成」ボタンを選択すればOKです!

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ヒント:自動化は、ボード自動化セクションでスイッチがオンになっている限り、ボードやテンプレート間で複製することも可能です!

 

  • 自動化レシピをテンプレートとして保存する

自分で作ったカスタムレシピをテンプレートとして保存し、monday.comのアカウントで誰でも利用できるようにすることができます。そのためには、自動化の右側にある3つの点のメニューをクリックし、「テンプレートとして保存」を選び、名前をつけて「テンプレートを作成」をクリックすれば保存されます!

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  • 不要な自動化を削除する

自動化レシピを削除したい場合は、同じメニューから「自動化を削除」をクリックし、「永久に削除」をクリックして削除することも可能です。

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以下のカラムは現在、通知自動の「通知」フィールド対象となっています。

  • 数式
  • 自動採番
  • 進捗状況
  • 依存関係
  • ボードを接続する

 

以下のカラムは現在、対象の状態です。 マッピングサポート外にタスクがあることが分かります。     

  • タグ
  • ミラー
  • ドロップダウン
  • 所要時間計測
  • 依存関係
  • アイテムへのリンク
  • 場所
  • 世界時計
  • 電話番号
  • ファイル
  • リンク
  • チーム
  • 投票
注: セキュリティ上の理由から、カラムビュー制限のある カラムは、自動化および統合レシピではサポートされません。

時間ベースの自動化

時間ベースの自動化がどのように機能するのか、疑問が湧いてきたことかもしれませんね。例えば、以下のレシピの「日付」フィールドをご覧ください。いつ、到着通知誰に

デスクトップ設定で異なるタイムゾーンを設定した場合、同じ時間ベースの自動化は、異なるユーザーに対しては異なる時間に実行されます。つまり、前述のレシピの「時間」が午前9時に設定されている場合、ニューヨーク市のユーザーには東部標準時の午前9時に通知され、テルアビブのユーザーにはIDTで午前9時に通知されます。

 

前述のように、時間ベースの自動化はローカルデスクトップのタイムゾーンで実行されます。しかし、マイプロフィールのタイムゾーン設定がローカルタイムゾーンと大きく異なる場合(時差が2、3時間以上である場合)、問題が発生する可能性があります。もし、これら2つの設定が異なる状況である場合には、support@monday.com までご連絡・ご相談ください。また、あなたの使用事例について簡単なご説明もいただければ、フィードバックとして当社のチームにお伝えいたします。

注:「日付が変わったら...」というレシピを使用している場合、自動化はその日の午前0時に開始されます。

 

所有権を譲渡する方法

ご自身のアカウントの管理者として、ほんの数クリックで、所有権を他の誰かに移すことも可能です!これは、あなたが管理しているボードをチームメイトに引き継いでもらい、あなたが設定した自動化を編集する権限を付与したい場合に有効なオプションです。

注:現在、あなたは自動化の所有権の譲渡のみ行えます。統合の所有権の譲渡は行えません。

 

これを行うには、プロフィール画像をクリックし、「管理者」、「ユーザー」、「自動化の所有権」の順にクリックします。

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このページのドロップダウンメニューから、現在のオーナーと新しいオーナーを選択します。[オーナーを変更] をクリックしたら、準備完了です!

注 : 所有権を譲渡するためには、現在の自動化の所有者がアカウント内で有効なユーザーである必要があります。譲渡は、無効化されたユーザーには動作しません。 

 

自動化率の制約

作成できるレシピの数に制限はありませんが、各ボードにおけるAPI/分ベースでのトリガーやコールの自動化レベルには、制限を設けています。 
  • 各自動化レシピは、1分間に4500のトリガーと4500のアクションを実行することができます。(1秒間に約75トリガー/アクション)
  • 各自動化レシピは、1分間に4500のトリガーと1800のアクションを実行することができます。
  • APIコール数制限:
    • 自動化アクション数:1ボードあたり5000アクション/分
    • 統合アクション数:1統合につき、1ボードあたり2000アクション/分 

 

これらの制限に達した場合、以下のベル通知アラートが送信され、オートメーションが停止します。

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追加のリソース

この記事に中に探している内容が見つからない場合は、以下のリソースをご覧ください:
  • どうして自動化が無効化されてしまうのか自動化レシピでお困りの方は、ぜひこちらの記事もご覧ください。
  • 価格情報:価格についてもっと知りたい方は、こちらの記事で自動化と統合の価格について説明しています。
  • 自動化と統合のアクション:トリガーとアクションの背景にあるすべての詳細を確認する。
  • ボタンカラム:新しいボタンカラムは自動化で機能します。カラムからボタンをクリックするとアクションが発生するようにカラムを設定できます。

また、自動化の特定のカテゴリに関する情報をお探しの場合は、次の記事をご覧ください:

 

 

 

ご質問がありましたら、 お問い合わせフォームを使用して弊社チームまでお問い合わせください。24時間年中無休でお答え致します!

 

フィードバックがありますか?他のチームがワークフローの一部として自動化をどのように使用しているか見てみたいですか?monday.com のコミュニティーをご確認ください 

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