迫る期日に遅滞なく確実な対応が必要な場合は、自動化にお任せください。monday の自動化機能を活用すれば、日付カラムやタイムラインカラムを基に自動化のスケジュールを設定し、期日のリマインダーを作成できます。
ボード自動化のページ、あるいは日付カラムまたはタイムラインカラムのメニューから直接、期日リマインダーを設定できます。ワークフローでこうした便利なリマインダーを設定する方法を以下でご確認ください。
ボード自動化ページからのアラート
ボード自動化ページにある日付タブには、多様な自動化テンプレートが用意されています。
上の図にある When のパラメーターに対しては、以下の設定が可能です。
- 設定した日付になったら通知する
- 自動化処理を繰り返しスケジュールで実行するよう設定する
- 日付が過ぎた場合（自動化はその日付が過ぎた後の深夜に実行され、テンプレートが遡って稼働することはありません）
カスタム自動化を使った警告
カスタム自動化を使い自動のリマインダーを作成することも可能です。タイムラインカラムを使用していて、タイムラインの開始日にリマインダーやアラートを設定したい場合は、この方法が特に便利です。カスタムの自動化に限り適用できます。
カラムメニューからのアラート
アラートは、日付カラムまたはタイムラインカラムから直接追加することもできます。日付カラムが期限として設定されているか否かにより、異なる選択肢が2つ表示されます。
日付カラムが期限として設定されていない場合：
リマインダーをカラムから直接設定するには、カラムの3点リーダーをクリックします。表示されるドロップダウンメニューから、 設定、 日付リマインダーの追加/編集の順にクリックします。
「当日になったら特定のユーザーに通知」の自動化テンプレートが開き、指定したカラムは自動で入力されます。あとは通知を実行するタイミングと 通知先 を選択するだけです。
日付カラムが期日モードとして設定されている場合：
期日モードで、日付カラムまたはタイムラインカラムをステータスカラムとリンク済みの場合は、設定手順が異なります。カラムメニューを開くと、期日リマインダーを設定 のオプションが表示されます。
「当日になり、特定のステータスであれば特定のユーザーに通知」の自動化テンプレートが開きます。選択したカラムはあらかじめ入力され、リンク先のステータスカラムも同様に事前入力されます。ここで、タイミング（When）と、通知先のフィールドの指定が必要になります。
通知フィールドの設定方法
通知フィールドにあるカスタマイズ済みのメッセージを送信する場合は、サポートされているフィールドのセクションに記載があるタグを追加して、ボードアイテムからフィールドを自動入力できます。
通知フィールドのカラム対応
一部のカラムの種類は、現在、自動化の「通知」フィールドでサポートされていません。
使用事例
よいアイデアをお探しですか？ユースケースをいくつか見てみましょう 😀
毎日、{due date}が過ぎ、{status}が{something}になった場合にのみ、{someone}に{notify}する
この例ではテンプレートを使用しますが、カスタム自動化ビルダーではこのテンプレートを構築できません。
ユースケース：営業チームが、電話の後「x」日後に顧客へフォローアップのメールを送る必要があるとしましょう。期日までに顧客メールのステータスが完了に変更されていない場合、ステータスが更新されるまで、セールスリードにリマインダーが送信されるよう設定してみましょう。
以下の自動化テンプレートを使用します。
このテンプレートでは、毎日午前0時にアイテムのステータスが変更されたか否かのチェックが実施される点を覚えておきましょう。指定された日付が過ぎてもステータスに変更がない場合は、自動化が起動します。
{Birthday Date}が近づくと、{someone}に{notify}し、{Birthday Date}を{12 months}プッシュします。
使用事例：従業員エクスペリエンスチームは、全従業員の誕生日を記録し、その特別な日にメッセージとプレゼントを送る必要があります。このプロセスを効率化するため、誕生日の定期的なリマインダーを設定する必要があります。
各アイテムの日付カラムは、誕生日がまだすぎていない場合は今年、すでに過ぎている場合は翌年といった形で、次の誕生日に設定されます。
以下の自動化テンプレートを使用します。
これで自動化は、翌年の同じ日に再びトリガーする準備が整ったことになります。
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