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反復的なタスクを作成する方法

弊社の職場では常に革新と成長が止まりませんが、ワークフローが特定のパターンに則ったり、繰り返される場合もあります。それはつまり、monday.comは、多くのプロジェクトで、同じ通知、ボード構造、グループ、タスクなどの特定の操作を繰り返し使用することが多いからです。そこで、反復的なタスクを作成し、ワークフローをよりスムーズにするためのヒントとコツをいくつかご紹介します! 🤩

 

期間ごとにグループをリセットする

  • 使用事例

私たち、小さな石鹸製造会社では、毎週同じ曜日に行う会議やタスクを「スケジュール」ボードに記入しています。 

週の終わり毎に、ステータスカラムをリセットして、次の週のデータを入力できるようにしています。忘れたり混乱したりしないように、毎週手動でデータを入力する代わりに、自動化を使用しています!自動化レシピを使用して、自動でデータを入力する方法をご覧ください!

 

 

  • 自動化

「自動化」アイコンをクリックして、自動化センターを起動します:

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左側のパネルにある「反復」カテゴリから、「期間ごとにカラムをクリアする」自動化を選択します。 

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これで、下線が引かれたすべてのフレーズをカスタマイズできます。下の画像では、「ステータス」カラムをリセットするように自動化をカスタマイズしています:

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これで、カラムをリセットする頻度をカスタマイズしました。下の画像では、月曜日の午前9時に「毎週」を選択しました。 

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この自動化をボードの各カラムに追加して、毎週クリアなボードで始めることができます。

 

 

期間ごとにチームに通知する

弊社は、販売チームが毎週始めに店舗の棚に商品を補充するのを忘れていることを発見しました。しかし、顧客に空っぽの棚は見せたくないのです。この問題を解決するために、弊社では次の素晴らしい自動化を追加しました:

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弊社は、毎週月曜日の午前9時に販売チーム全体に「棚の商品を補充する」リマインダーを通知するように自動化をカスタマイズしました。今は、毎週始めに、店舗に十分な商品が補充されるので、顧客も満足しています!

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ヒント:  この自動化を使用すれば、誰に何を通知するといった制約はありません!例えば、弊社ではこれを使用して、月末に請求カレンダーに作業した時間を入力するのを忘れないようにチーム全体に思い起こさせています。また、これを使用して、毎週金曜日の終わりにアラームが設定されることを通知して、チームが時間内にログオフして退社できるようにしています。用途は無限にあります!

 

期間ごとにグループを作成する

  • 使用事例

弊社は毎月、店舗のすべての在庫の注文を記録しています。 店舗は、商品を補充する必要があるたびに、このボードを使用して商品と数量を依頼します。その結果、弊社は、月末に数値を集計することで工場で生産すべき数量が確認できます。

月初に新しいグループで新しい注文依頼書を作成するのを忘れた店長もいたので、統計が正確ではありませんでした。そこで、毎月始めに新しいグループを作成するために、弊社ではこの素晴らしい自動化を使用し始めました。

 

 

  • 自動化 

 

以下に示すように、自動化センターから、「期間ごとに新しいグループを作成する」を選択します:

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では、以下のようにレシピをカスタマイズしてください!新しいグループを作成する頻度と正確な時間を選択できます。

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同様の自動化を使用して、期間ごとに新しいアイテムを作成できます。 

 

 

期間ごとにグループを複製する

  • 使用事例

弊社は、毎月新製品を発売しています!弊社は、新製品を発売するたびに、同じワークフローに則っており、「製品発売」ボードを使用してこのようなワークフローを追跡しています。このボードの各グループは異なる新製品であり、各グループのアイテムは新製品の発売に関連する異なるイベントです。新製品が発売されるたびに各アイテムを書き直すのではなく、自動化を使用してグループを複製します!

 

  • 自動化

自動化センターから、「期間ごとにグループを複製する」自動化を選択します。 

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これで、複製するグループと正確な時間を選択できます。弊社は、「リンゴあめのスプレー」を複製することを選択しましたが、すべて同じなので、この場合問題はありません。毎月1日の午前9時にグループを複製することを選択しましたため、新しい月の始めに新製品の発売に取り掛かることができます。

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これで、ボードの上部に新しいグループが作成されました! 

作成されたグループは元の「リンゴあめのスプレー」グループと全く同じであるため、バッチ操作を使ってすべてのデータをクリアしたいのです!まず、新しいグループの名前と色を変更します。次に、各タスクの左側にマウスカーソルを合わせて、グループの各タスクを選択します。では、次のように各カラムをリセットしましょう:

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 バッチ操作を使用して行える全操作については、こちらの記事をお読みください!

 

 

 

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