monday.com で定期タスクを作成しておくと、反復作業を自動化し、プロジェクトを順調に進めることができます。タスクを毎日、毎週、またはカスタムのスケジュールで繰り返し実行するよう設定できるため、重要な期日や更新の見逃しが発生しません。
期間ごとに新規グループを作成する
定期タスクを作成しておくとどのように役立つかをご覧いただくため、Thorn & Thistle という小規模な石鹸製造企業を想定し、ユースケースをご紹介したいと思います。
私たちの小さな石けんメーカーでは、以下のようなボードを使って、毎月、店舗の在庫注文をすべて記録しています。
店舗に商品の補充が必要になると、このボードを使用して製品と数量を依頼し、月末に工場で生産すべき数量を集計します。
ボード上のグループは各月の受注を表しているので、新しい月の初めに新しいグループを作成する必要があります。毎月新しいグループが瞬時に作られるようにするため、反復的な自動化を採用しました。
定期タスクの作成は、以下の手順で行います。
1 自動化ボタンをクリックし、ボードの自動化ページを開きます。
2 作成タブをクリックします。
3 最初から作成をクリックします。
4 「一定期間ごとにグループを作成」という自動化を作成します。
次に、以下のようにテンプレートをカスタマイズします。新規グループの作成頻度、名前、正確な作成時間を選択できます。
期間ごとに新規アイテムを作成する
同様に、頻繁に繰り返される単一のアイテム（またはタスク）がある場合、反復的な自動化を使用すると、希望のケイデンスに従って瞬時に作成することができます。
この石鹸メーカーの例では、日常業務を確実に遂行する目的で、以下のようなスケジュールボードを管理しています。この場合、毎日会議があるため、それを必ず時間通りボードへ追加しておく必要があります。
毎日、日次会議の新規アイテムが用意されるよう、以下のような自動化を設定しました。これで、毎朝10時に「日次会議」という新しいアイテムが自動的に作成され、会議が滞りなく開催されるようになります。
期間ごとにチームに通知する
当社の販売チームが、毎週初めの店舗の棚の補充を忘れていることが明らかになりました。お客様に空の棚は見せたくはないものですよね。この問題を解決するため、こちらの自動化テンプレートを追加しました：
毎週月曜日の朝9時に「棚の補充を忘れないこと！」というメッセージを販売チーム全体に通知するように自動化をカスタマイズしました。今では、毎週、充実した品揃えの店舗で、お客様に喜んでいただくことが出来ています。
期間ごとにグループを複製する
Thorn & Thistle 石けん会社では、毎月新商品を発売しています。その都度、同じワークフローに従い、「製品リリース」ボードで追跡しています。このボードのグループはそれぞれ異なる新製品を表しており、各グループのアイテムは、そのリリースに関連するさまざまなイベントを表しています。新製品が出るたびに各アイテムを書き換えるのではなく、自動化を使ってグループを複製しています。
以下のように自動化をセットアップします。毎月1日の午前9時にグループを複製することにしたので、それに合わせてグループ名を変更し、新しい月が始まるとすぐに新製品のリリースに取りかかることができます。📆
元々の「リンゴ飴スプレー」グループから同じものを作成しているので、バッチアクションで全データをクリアにしたいと思います。
まず、新しく作成したグループの名前とカラーを変更します。次に、各アイテムの左側にカーソルを合わせて、グループの各アイテムを選択します。この状態で、各カラムを以下のようにリセットする必要があります。
時間ベースの自動化
時間ベースの自動化がどのように機能するのか、気になったかと思います。次のテンプレートで日付フィールドがどのように機能するか見てみましょう：日付の当日になったら、特定のユーザーに通知する。
自動化は、設定したユーザーのデスクトップのタイムゾーンに従って実行されます。つまり、ニューヨークにいるユーザーが午前9時に自動化を設定すれば、毎日午前9時に実行されることになります。他のチームメイトのタイムゾーンに関係なく、アメリカ東部時間で実行されます。チームメイトがロサンゼルスにいる場合、彼らはアメリカ太平洋時間の午前6時に通知を受け取ります。
よくある質問
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