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反復的なタスクを作成する方法

 

 

弊社の職場では常に革新と成長が止まりませんが、ワークフローが特定のパターンに則ったり、繰り返される場合もあります。それはつまり、monday.comは、多くのプロジェクトで、同じ通知、ボード構造、グループ、タスクなどの特定の操作を繰り返し使用することが多いからです。

今回は、よりスムーズなワークフローを実現するために、反復タスクの作成方法とコツをご紹介します。🤩

 

期間ごとに新規グループを作成する

私たちの小さな石けんメーカーでは、以下のようなボードを使って、毎月、店舗の在庫注文をすべて記録しています。店舗が商品を補充するたびに、このボードを使って商品と数量を依頼し、月末に工場で生産すべき数量が集計できるのです。

 

ボード上のグループは各月の受注を表しているので、新しい月の初めに新しいグループを作成する必要があります。毎月新しいグループが瞬時に作られるようにするため、反復的な自動化を採用しました。🙌

これを行うには、まず「自動化センター」と「カスタム自動化ビルダー」をクリックします。そこから、「一定期間ごとに、グループを作成する」という自動化を作成します。

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では、以下でわたしたちが行ったように、レシピをカスタマイズしてみてください!新規グループの作成頻度から名前、作成時間までも設定することができます!

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この自動化により、月初めに新しいグループを作成するのを忘れても、monday.com が自動的に行ってくれるようになりました。🙌

 

期間ごとに新規アイテムを作成する

同様に、頻繁に繰り返される単一のアイテム(またはタスク)がある場合、反復的な自動化を使用すると、希望のケイデンスに従って瞬時に作成することができます。

石けんメーカーの例では、以下のようなスケジュールボードを管理し、日常のあらゆる業務をこなしています。この場合、毎日会議があり、それが時間通りに常にボードに追加されていることを確認する必要があります。

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毎日、日次会議を示す新しいアイテムが確実に現れるように、以下のような自動化を設定しました。毎朝10時に「日次会議」という新しいアイテムが自動的に作成されるので、欠かさずに済ますことができました。

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期間ごとにチームに通知する

当社の販売チームは、毎週初めに店舗の棚の補充を忘れていることがわかりました。お客様に空の棚を見せたくはないものでしょう?この問題を解決するために、この自動化レシピを追加しました。

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毎週月曜日の朝9時に「棚の補充を忘れないこと!」というメッセージを販売チーム全体に通知するように自動化をカスタマイズしました。今では、毎週、充実した品揃えの店舗で、お客様に喜んでいただくことが出来ています。

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ヒント:  この自動化を利用すれば、誰にでも何でも通知することができるのです。例えば、毎月末に請求書作成カレンダーに勤務時間を記入するようチーム全員にリマインドしたり、毎週金曜日の終わりにアラームをセットして、時間内にログオフして退社できるようチームに通知するために使っています。可能性は無限大です!

 

期間ごとにグループを複製する

Thorn & Thistle 石けん会社では、毎月新商品を発売しているんです!その都度、同じワークフローで、「製品リリース」ボードで追跡しています。このボードの各グループは異なる新製品であり、各グループのアイテムはそのリリースに関連するさまざまなイベントです。新製品が出るたびに各アイテムを書き換えるのではなく、自動化を使ってグループを複製していくのです。

 

我々は、以下の自動化を設定するだけです!毎月1日の午前9時にグループを複製することにしたので、それに合わせてグループ名を変更し、新しい月が始まるとすぐに新製品のリリースに取りかかることができます。📆

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元々の「リンゴ飴スプレー」グループから同じものを作成しているので、バッチアクションで全データをクリアにしたいと思います。 まず、新しいグループの名前と色を変更します。次に、各アイテムの左側にカーソルを合わせて、グループの各アイテムを選択します。では、このように各カラムをリセットしましょう:

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