各種の AI ワークフローをを最大限に活用したいとお考えで、どの機能を利用すればよいかがご不明ですか？
AI ワークフローとワークフロービルダーを活用すれば、複雑な業務プロセスを自律的に実行、計り知れない可能性をもたらします。
ニーズに即した機能にはどのようなものがあるかを、以下で詳しくご覧ください。
中核のビルディングブロック
ワークフロービルダーで monday AI のパワーを活用する
左側のパネルで AI ワークフローをクリックし、ワークフロービルダーのチャットを開きます。
開いたチャットで、ワークフロービルダーに作成してもらいたい内容を正確に記述できます。全くの一から作成するのが不安な場合は、いくつかのテンプレートから選択し、必要に応じ後でカスタマイズできます。
ワークフロービルダーで Sidekick を使う
ワークフローで Sidekick を利用するには、ワークフロービルダーの上部にある Sidekick ボタンをクリックします。
あらゆる作業をご自身に代わり自動実行することで、ワークフローの構築プロセスを簡素化するのが AI 搭載型ワークフロージェネレーターです。ワークフローに必要な情報を入力するだけで、瞬時にワークフローが生成される様子をご覧ください。
たとえば、「受信した IT サポートリクエストを管理・追跡し、問題の種類に基づいてチケットをチームメンバーに自動で割り当てし、優先度を設定してください。」という内容のプロンプトを活用できます。
AI スマート条件
スマート条件ブロックでは、AI を活用した動的条件の作成が可能で、ルールすべてを手動で定義する必要がありません。静的条件を複数設定する代わりに、確認したい内容を平易な言葉で記述するだけで、ブロックがその内容に応じデータを評価します。また、他のワークフロービルダーのブロックと同様、前のステップを参照することも可能です。
利用するには、ワークフローにスマート条件ブロックを追加し、ロジックを平易な言葉（たとえば、どのような条件を満たせば次のステップに進む、あるいは次のステップを起動するかなど）を入力し、条件を満たしたときに実行するアクションにつなげます。これで、データが変わっても、自動化プロセス運用の柔軟性が高まり、メンテナンスが容易になります。
アイテムの更新とサブアイテムの更新ブロックを使って、ひとつのブロックで一気に複数のカラム値を更新しましょう。
遅延 ブロックを使いワークフローのステップ間に一定の休止時間を設けると、状況に合わせワークフローを実行するタイミングを柔軟にスケジュールできます。遅延ブロックの詳細につきましては、こちらの記事をご覧ください。
以前のワークフローブロックで使用したステップから情報を取得したい場合は、アイテムのデータを取得のアクションブロックを活用できます。選択したステップの情報は自動で入力されます。取得したデータをまったく別のボードのアイテムに追加することもできます。
カラム値を変更のアクションブロックでは、ボードにある任意のカラム値を変更できます。
このダイナミックブロック内1か所で、任意のカラム値を変更でき、選択した値にカラムを自動で対応付けします。サブアイテムのカラム値の変更も可能です。
いずれかのアイテムカラムの変更時ブロックでは、特定のカラムを指定せずにワークフローをトリガーでき、ボードにあるいずれかのカラムに何らかの変更があった際に、ワークフローが自動でトリガーされます。
ボード構成とクロスボードアクション
サブアイテムをほぼすべてのワークフロー機能にシームレスに統合できます。
サブアイテムを参照する場合、アイテム ID の代わりにサブアイテム ID を使用します。これにより、カラムの変更、ユーザーへの通知、削除とアーカイブ、アーカイブと複製などが可能になります。
例えば、こちらはサブアイテムのコンテンツをメールで送信するワークフローです：
既存のワークフローを最初から再構築することなく複製します。こうすることで、異なるボードのさまざまなプロジェクトに同じワークフローロジックと構造を簡単に使用することができます。
ボードの作成のアクションブロックでは、monday のプロセスにおける最も基本的なビルディングブロックの1つであるボードの作成を自動化できます。このブロックを使用すると、ワークフロープロセスでボードを直接再利用できるようになります。
既存のボードを複製するには、ボードの複製ブロックを使用することもできます。ボードの構造だけを複製するか、コンテンツも複製するかを選択できるほか、ボードメンバーやオーナーの管理についても複製が可能です。
テンプレートから作成のアクションブロックでは、ワークフローの一部としてテンプレートからインスタンスを作成できます。
たとえば、以下のように、ステータスが変更されると、テンプレートから新しいボードを作成するよう設定でき、新規アイテムは、ワークフローの最初のステップのアイテム ID を使い作成されます。
プッシュ日付ブロックとセット日付ブロックの両方で、ワークフローのステップにカスタムの日付を設定することができます。
- 日付を設定のブロックでは、カスタムの日付、当日、または前のステップの日付など、日付を柔軟に設定できます。
- プッシュ日付ブロックを使うと、日、営業日、週、月などの希望の間隔で日付をプッシュすることができます。前のステップから期間を選択することもできます。
接続アイテム/サブアイテムを検索および一致するアイテム/サブアイテムを検索のアクションブロックは、カラム値やボード接続でアイテムを検索し、それを使用あるいは更新するのに役立ちます。複数の独立したボード内のデータ管理を容易にするクロスボード型のワークフローで特に有用です。
- 接続アイテムを検索 - このブロックでは、接続されたアイテムを検索し（ボード接続カラムを使用）、そのアイテムに対し任意のアクションを実行する、他のカラムのデータを適用するといったことが可能です。
- 接続サブアイテムを検索 - このブロックでは、接続されたサブアイテムを取得し、そのサブアイテムに対し任意のアクションを実行できます。たとえば、エピックのボードでアイテムカラムが更新されると、リリースボードで接続済みのサブアイテムを検索し、そのカラム名を更新するといったことが可能です。
- 一致するアイテムを検索 - このアクションブロックでは、任意のボードにあるカラム値に一致するアイテムを検索し、そのアイテムに対し任意のアクションを実行する、他のカラムのデータを適用するといったことが可能です。
- 一致するサブアイテムを検索- このブロックでは、任意のボード全体でカラム値を基に任意のサブアイテムを検索できます。見つかったサブアイテムまたはその親アイテムに対しアクションを実行できます。
アイテムをボードに移動ブロックを使用して、カラムマッピングをサポートするソースボードからターゲットボードにアイテムを移動します。
例えば、「リード」ボードでアイテムを作成した場合、そのアイテムを「クライアント」ボードに移動し、どのカラムを同期させるかを選択できます。例えば、「メール」を「クライアントメール」と同期させたり、「ステータス」を「案件ステージ」と同期させたりできます。
更新からのファイルを使用のブロックを使い、トリガーの出力の一環として更新内容からファイルを自動で取得できます。これにより、ファイルを任意のボードのファイルカラムに直接挿入できるようになります。 必要な箇所に設定したファイルカラムにファイルを挿入します。
「更新の作成時」のトリガーを使用している場合は、更新情報からファイルを自動取得することもできます。
monday workflows には、タイムラインカラムに開始日と終了日を入力する独自の機能があります。タイムラインの開始日と終了日はワークフローの前のアイテムの日付カラム値を使って個別に更新する事ができます。また、任意の日付を手動で設定することもできます。
今日 を選択すると、現在の日付が選択されます。これは動的フィールドで、ワークフローによりアクションがトリガーされた日が現在の日付として設定されます。
トリガーと条件
このトリガーを使うと、新しいユーザーが monday.com アカウントに参加するたびに、ワークフローが開始されます。これは、monday.com アカウントのオリエンテーションを設定したいチームや、会社やチームのオンボーディングを調整するチームに特の役に立ちます。
Slack 統合アクションブロックを使用すると、Slack メッセージの送信、チャネルの作成、特定のチャネル内の他のユーザーへの通知、チャネルへの他のユーザーの招待をすべてワークフローから直接実行できるため、手動タスクを最小限に抑えながら共同作業を最大化できます。
- ユーザーに通知 - 直前のアイテムが完了するたびに、他のユーザーへ Slack メッセージを送信します。
- チャネルを作成 - ワークフロー内から Slack チャンネルを自動作成します。
- チャネルで通知 - 選択した Slack チャンネルでワークフローから直接、必要な内容を他のユーザーへメッセージで送信します。
- チャネルへ招待 - 新しく作成した Slack チャンネルへワークフローから直接任意のユーザーを簡単に追加できます。
ワークフロービルダーでご利用いただける便利な各種統合機能について詳しくは、ワークフロービルダーで利用可能な統合機能をご覧ください。
HTML 形式や添付ファイルのあるメールを送信する
HTML でメール本文をデザイン・書式設定し、Gmail や Outlook 統合のブロックを活用した AI ワークフローから直接、洗練されたブランドメッセージを送信できます。
メールアクションの設定時に、メール本文のフィールドに HTML コードを直接入力してください。指定した書式設定でメールが送信されます。
ファイルを添付するには、そのファイルがアイテムのファイルカラムに保存済みで、ワークフローの添付ファイルフィールドにマッピングされている必要があります。保存済みのファイルであれば、メール送信時にワークフローがそのファイルを添付可能です。
- ワークフロー内でコンピューターから直接ファイルをアップロードする機能は現在ありません。
- 添付ファイルの上限サイズは5MBです。
利用可能なトリガー、条件、アクション、およびカラム
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