monday の自動化機能を活用すると、日々のワークフローを効率化する上で画期的な変化が現れます。大切なのが、設定済みの自動化をすべて管理することで、必要な作業を継続的に自動化する設定をしておけば、重要性の高いタスクに時間を割けるようになります。

この記事では、ボードの自動化ページから直接自動化を管理する方法を解説します。

自動化と統合は、自動実行ハブでも管理できます。 

ボードに自動化を追加したら、自動化ボタンをクリックしてボードの自動化ページを開き、次に管理タブをクリックして自動化の管理を行います。

自動化を編集するには、編集したい自動化の横にある3点リーダーメニューをクリックし、続いて編集をクリックします。

自動化ビルダーが開きますので、ここからブロックの追加、編集、削除などの変更が可能です。

エディターでは、自動化の実行履歴を閲覧できます。実行をクリックすると、自動化が実行された対象アイテムや自動化をトリガーしたユーザーなどの詳細が表示されます。

情報タブでは、自動化を作成したユーザー、作成日時、最終更新日時、管理用のワークフローエンティティ ID を確認できます。

アナリティクスタブでは、直近10日間に実施された自動化のアクティビティが表示され、実行が成功したもの、失敗したもの、進行中のものがそれぞれいくつあるかを確認できます。また、この自動化で使われたアクションの数も確認できます。

自動化のオン/オフを切り替える

自動化のオン/オフは、自動化ビルダー画面の上部にあるスイッチで切り替えできます。

また、管理タブ内のボード自動化ページで、自動化のオン/オフを切り替えることもできます。

自動化を複製する

自動化を複製するには、複製する自動化の横にある3点リーダーに続き、複製をクリックします。

ヒント：ボードやテンプレートを複製する場合、ボードの自動化ページで自動化がオンに設定されていれば、複製するボードやテンプレートに自動化を含めることができます。

自動化をテンプレートとして保存する

作成したカスタムの自動化をテンプレートとして保存しておくと、monday.com アカウント内のユーザーであれば誰でも利用できるよう共有できます。これを設定するオプションは、3点リーダーのドロップダウンメニューにあります。

テンプレートにわかりやすい名前を付けておくと、アカウント内の他のユーザーがその用途や使い方を理解しやすくなります。名前を選択したら、テンプレートとして保存をクリックしてください。

テンプレートの作成は、カスタムの自動化からに限り可能である点を覚えておきましょう。

自動化を削除する

自動化を削除したいような場合は、このオプションも3点リーダーメニューに用意されています。

ウィンドウが開き、ドロップダウンメニューから新しいオーナーを選択するように求められます。名前を入力して検索することも可能です。新しいオーナーを選択後、オーナーシップを移転 のボタンをクリックしてください。

 

ボタンをクリックするとウィンドウが閉じ、移転が正常に行われたことを確認する通知が画面上部に表示されます。

 

注：現時点では、自動化と特定の統合のオーナーシップの移転が可能です。無効化された自動化については、無効化に先立ちオーナーシップが変更されていない場合、移転はできません。

 

管理セクションから実施する

ご自身がアカウントの管理者に設定されている場合は、アカウントの管理 セクションから自動化の移転が可能です。オーナーシップを移転するには、プロフィール画像に続き管理をクリックします。

次に、左側の ディレクトリタブに続いて 自動化のオーナーシップタブをクリックします。

 

アカウントでユーザーを無効化する際は、そのユーザーが以前所有していた自動化機能や特定の統合機能のオーナーシップも移管できます。移管と同時に、その自動化機能や統合機能へのアクセス権を付与する デフォルトのオーナーを必ず選択してください。

デフォルトのオーナーを選択後、 変更を保存をクリックします。以上で、ユーザーの無効化時に、そのユーザーがオーナーに設定されていた自動化機能と統合機能が自動でデフォルトのオーナーに移転され、自動化で不具合が発生するのを防ぐことができます。 

 

注： オーナーシップを正常に移転するには、ユーザーの無効化に先立ち移転を行っておく必要があります。  

 

 

統合のオーナーシップを移転する

統合のオーナーシップを移転する手順は、前のセクションに記載の自動化のオーナーシップ移転と同様ですが、機能面ではいくつか重要な違いがあります。

統合を移転すると、新しいオーナーが手動で再接続するまで統合は自動で接続解除されます。オーナーシップの移転が可能な統合は以下の通りです。

• 静的統合すべて 
• monday.com によるアプリ統合（Jira や GitHub など） 
• マーケットプレイスの統合 

 

自動実行ハブ

自動化と統合は、自動実行ハブから簡単に管理できます。方法を詳しくご案内します。