メール・アクティビティは、monday.com での作業方法に革命をもたらしました。ですがどのように機能するのでしょうか？もし、いつ、どこで、なぜ特定の情報がアプリに記録されるのか不思議に思ったことがあるなら、私たちがその謎を解き明かすお手伝いをします！🕵️

この記事では、以下の情報を提供します：

• 何がボードのどこにメールが記録されるかを決定するか
• メール・アクティビティタイムラインからメールを削除する方法
• メールの記録を完全に停止する方法
• メール・アクティビティのメール追跡の仕組み

 

パートⅠ：記録内容

セットアップ

まずは、Monday アカウントでメール・アクティビティアプリを設定します。アプリの設定方法については、monday.com のメール・アクティビティの記事をお読みください。アプリのセットアップ中に、選択したメールアカウントを monday.com に接続する機会があります。

 

 

アイテムのメール・アクティビティのコンポーザーで作成

アイテムのメール作成者から送信されたすべてのメールスレッドは、そのアイテムのメール・アクティビティタイムラインに記録されます。メールがメール・アクティビティから送信されると、連絡先がアイテムのメールカラムに含まれていない場合でも、メールは記録されます。

 

アイテムの連絡先から送信/受信

(1)アイテムのメールカラムに記載されているメールアドレスと、(2)メール・アクティビティに接続したメールアドレスの両方を含む送信メールと受信メール。

記載されたメールアドレスと接続されているメールアドレスは、何らかの形でスレッドの一部である必要があります。送信者、受信者、CC/BCCのいずれでもかまいません。

メール・アクティビティは、アイテムの全メールカラムの連絡先リストからの受信メールと送信メールを記録します。3つの異なる連絡先で3つのメールカラムがある場合、メール・アクティビティは3つの連絡先すべてに関連するメールを記録します。 

例：

1. 送信者はあなた： アイテムのメールカラムに記載されている連絡先にメールを送信しました。連絡先をCC/BCCフィールドに入力します。メールはメール・アクティビティに記録されます。
2. 送信者は連絡先：あなたはアイテムのメールカラムに記載されている連絡先からメールを受け取ります。メールは記録されます。

例外：

1. メール・アクティビティでは、メールカラムに記載されているメールアドレスが、アカウント全体で250以上のメールカラムで使用されている場合、そのメールアドレスからのメールは記録されません。
2. メール・アクティビティでは、メールカラムのメールアドレスがアクティブなメール接続として使用されている場合、そのメールアドレスからのメールは記録されません。
   • 例えば、メールアドレス、user@email.com をメール・アクティビティに接続します。アイテム A はメールカラムでuser@email.comです。アイテム B は、メールカラムでcontact@email.comです。ひとつのメールがuser@email.comとcontact@email.comに送信されました。メールはメールカラムcontact@email.com があるアイテム B には記録されますが、メールカラムにuser@email.com があるアイテム A には記録されません。

 

接続済みアイテムの連絡先へ/から送信

(1)接続されているアイテムのメールカラムに記載されているメールアドレスと、(2)メール・アクティビティに接続したメールアドレスの両方を含む送信メールと受信メール。

接続されたアイテムのメールアドレスとあなたのメールアドレスは、何らかの形でスレッドの一部である必要があります。送信者、受信者、CC/BCCのいずれでもかまいません。

メールスレッドが接続アイテムに関連している場合、メールメッセージの下部に接続アイテムの場所が表示されます。ボード名 > グループ名 > アイテム名の順で表示されます

 

実行中のスレッドの一部

メールの会話はスレッドとしてメール・アクティビティタイムラインに保存されます。メールがメール・アクティビティのタイムラインに記録されると、その後のアクションもそこに記録されます。これには、受信者が削除されたり完全に置き換えられたりした場合でも、返信、メールの転送、または何らかの方法で同じメールスレッドを使用することが含まれます。

例：

1. アイテム（または接続アイテム）のメールカラムに表示されている連絡先 A とのメールスレッドを開始します。メールに返信し、連絡先 A をスレッドから削除し、代わりにその同僚を追加します。返信は記録されます。
2. 連絡先 A とのメールスレッドを開始し、それを連絡先 B に転送します。転送されたメールは記録されます。

 

パートⅡ：タイムラインの管理

アイテムのタイムラインからメールを削除する

特定のアイテムのメール・アクティビティタイムラインからメールを削除するには、2つの方法があります。

 

1. 不要なメールを削除する。

メール・アクティビティに接続されているメールアカウントを所有するユーザーは、タイムラインから特定のメールスレッドを削除することができます。これを行うには、メールメッセージの右上にある三点リーダーをクリックします。

メールスレッドが削除されると、それが記録されたアカウントのすべてのアイテムから削除されるので、注意してください。

 

2. 関連するメールのみを表示するようフィルタリングする。

フィルターを使って、タイムラインの「アイテムに関連するアクティビティ」だけを表示することができます。これにより、そのアイテムや関連アイテムに関連するメールメッセージだけが表示されるようになります。

「アイテムに関連するアクティビティ」フィルターは、接続アイテムに関連するメールメッセージのみをフィルタリングします。接続されていない他のアイテムに記載されている同じ連絡先からのメールメッセージはフィルタリングしません。

例：

アイテム A には、メールカラムにcontact@email.com があります。アイテム B のメールカラムにはcontact@email.com があります。また、アイテム C のメールカラムにはcontact@email.com があります。contact@email.com にメールを送信するか、contact@email.com からメールを受信します。メールメッセージは、アイテム A、アイテム B、アイテム C のタイムラインに表示されます。アイテムのタイムラインからメッセージをフィルタリングすることはできません。

 

 

メールの記録を止める方法

メールの記録を停止するには、3つの方法があります。

 

1. メールカラムからメールアドレスを削除する（またはメールカラム全体を削除）。

メールカラムからメールアドレスを削除した場合、またはメールカラムを削除した場合、当社は当該カラムに記載されていたメールアドレスが送受信した 新たな メールの記録を停止します。ただし、アイテムにすでに接続されているメールスレッドへの返信は、アイテムに記録されます。

 

2. メールとアクティビティからメール接続を削除します。

メール接続の右側にある三点リーダーのボタンを押すと、メール接続を削除することができます。「アカウントを削除」を選択します。

メール接続が削除されると、メール・アクティビティは、そのメール接続に関連する新しいメールを記録しなくなります。その時点から、進行中のメールスレッドへの返信は記録されなくなります。

 

 

3. メール接続を削除する。

メールアカウント接続を完全に削除するには、自動化センターにアクセスして、Gmail または Outlook をクリックします：

統合により、接続されたメールアドレスが一覧表示されます。接続を削除するには、メールアドレスの横にあるゴミ箱アイコンを選択します：

メール接続が削除されると、そのメール接続に関連する新しいメールは記録されなくなります。これには、既存のメールスレッドへの返信も含まれます。

そのメール接続を使用している他の自動化がある場合、それらの自動化も機能しなくなります。 

 

 

パートⅢ：メールの追跡

メールの追跡方法は？

メール追跡はとても便利です。しかも、思っているよりずっとシンプルです。

メール開封率

当社は、目に見えない画像を使ってメールを追跡します。その画像は1ピクセルで、メールに配置された小さなビジュアル要素です。画像はメールに添付されていません。URL を介してサーバーから読み込まれます。メールを送受信するメールクライアントがその URLを読み込もうとすると、当社のサーバーは、いくつかの追加追跡情報とともにそれを記録します。URL は一意であり、ランダムに生成されます。そうすることで、どのメールとアイテムに関連したものなのかが分かります。

リンクオープン率

当社は、メール内で送信されたリンクのエンゲージメントも追跡します。送ったリンクを受信者がクリックすると、それも表示されます。受信者がリンクを開いた回数は、「クリック済み」の右側に表示されます：

 

追跡の有効化または無効化

メールの追跡を有効にしたい場合は、メール作成時に「メールの追跡」にチェックを入れてください。メールの追跡を無効にするには、ボックスのチェックを外してください：

 

潜在的な問題

受信者のメールクライアントのセキュリティ設定により、URL が自動的に読み込まれない場合があります。その場合は、当社のサーバーにはメールが開封されたという知らせは届きません。一方、セキュリティソフトの中には、メールが受信者のメールボックスに届く前に URL を読み込み、安全かどうかをチェックするものもあります。これは誤検知につながる可能性があります。受信者がまだメールを開封していないにもかかわらず、当社のサーバーはメールが開封されたと判断する可能性があります。

メールの追跡は完璧ではありませんが、多くの場合、エンゲージメントに関する優れたインサイトを与えてくれます。

 

詳細を把握する

分析セクションにあるメールのステータスから、メールがどのように送信されたかを知ることができます。いくつか例を挙げてみましょう：

• 「追跡データは利用できません」：これは、メールがメール・アクティビティから送信されたものの、ユーザーが monday.com で「メールの追跡」を無効にしたことを示しています。
• 「メールを追跡できませんでした」： これは、メールが Gmail または Outlook から送信されたことを示しています。この場合、monday.com は追跡しません。
• 「未開封」： これは受信者がまだメールを開封していないことを示しています。これは、メッセージ内の追跡ピクセル画像が読み込まれなかったことを示すこともあります。
• 「開封済み」： これは、受信者がメールを開封し、追跡ピクセルが読み込まれたことを示します。 

 

 

 

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