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機能

メールとアクティビティは、monday.com での作業方法に革命をもたらしました。では、具体的にどう機能するのでしょうか？メールとアクティビティに、特定の情報がいつ、どこで、どんな理由により記録されるかを知りたいと思ったことはないでしょうか？その謎を解き明かすお手伝いをいたします！🕵️

この記事では、以下の情報を提供します：

• メールとアクティビティでのメールログの仕組み
• 何がボードのどこにメールが記録されるかを決定するか
• メール・アクティビティのメール追跡の仕組み
• メール・アクティビティタイムラインからメールを削除する方法
• メールの記録を完全に停止する方法

メールとアクティビティでのメールログの仕組み

詳細を掘り下げる前に、メールとアクティビティでメールを記録する方法について簡単に説明します。🔎

メールとアクティビティでは、Gmail または Outlook のアカウントをメールとアクティビティ設定で接続することができます。ユーザーがメールアカウントに接続する際、OAuth を使って認証します。OAuth は monday.com に、お客様に代わってメールを読み書きするために必要な権限を与えます。

パートⅠ：記録内容

セットアップ

まず始めに、monday アカウントで、メールとアクティビティを設定します。セットアップ手順は「monday.com のメールとアクティビティ」の記事でご確認いただけます。セットアップ中に、選択したメールアカウントを monday.com に接続可能です。

注：メールとアクティビティの設定前に送受信したメールは、アプリで参照されません。

アイテムのメール・アクティビティのコンポーザーで作成

アイテムのメールコンポーザーから送信されたメールスレッドはすべて、そのアイテムのメールとアクティビティタイムラインに記録されます。メールとアクティビティからのメール送信時には、連絡先がアイテムのメールカラムに含まれていない場合でも、そのメールが記録されます。

アイテムの連絡先から送信/受信

(1)アイテムのメールカラムに記載されているメールアドレスと、(2)メール・アクティビティに接続したメールアドレスの両方を含む送信メールと受信メール。

記載されたメールアドレスと接続されているメールアドレスは、何らかの形でスレッドの一部である必要があります。送信者、受信者、CC/BCCのいずれでもかまいません。

メールとアクティビティでは、アイテムのすべてのメールカラムにある連絡先から送受信されたメールが記録されます。たとえば、異なる連絡先3件に対しメールカラムが3つある場合、3件の連絡先すべてに関連のあるメールがメールとアクティビティに記録されることになります。 

例：

1. ご自身が送信者：アイテムのメールカラムに記載されている連絡先にメールを送信しました。その連絡先が入力されているのは CC/BCC 欄です。この場合、送信したメールは、メールとアクティビティに記録されます。
2. 送信者は連絡先：あなたはアイテムのメールカラムに記載されている連絡先からメールを受け取ります。メールは記録されます。

例外：

1. メール・アクティビティでは、メールカラムに記載されているメールアドレスが、アカウント全体で250以上のメールカラムで使用されている場合、そのメールアドレスからのメールは記録されません。
2. メール・アクティビティでは、メールカラムのメールアドレスがアクティブなメール接続として使用されている場合、そのメールアドレスからのメールは記録されません。
   • 例えば、メールアドレス、user@email.com をメール・アクティビティに接続します。アイテム A はメールカラムでuser@email.comです。アイテム B は、メールカラムでcontact@email.comです。ひとつのメールがuser@email.comとcontact@email.comに送信されました。メールはメールカラムcontact@email.com があるアイテム B には記録されますが、メールカラムにuser@email.com があるアイテム A には記録されません。

接続済みアイテムの連絡先へ/から送信

送信メールおよび受信メールで、(1) 接続済みアイテムのメールカラムに記載されているメールアドレスと、(2) メールとアクティビティに接続したメールアドレスの両方が含まれるもの。

接続されたアイテムのメールアドレスとあなたのメールアドレスは、何らかの形でスレッドの一部である必要があります。送信者、受信者、CC/BCCのいずれでもかまいません。

メールスレッドが接続アイテムに関連している場合、メールメッセージの下部に接続アイテムの場所が表示されます。ボード名 > グループ名 > アイテム名の順で表示されます

実行中のスレッドの一部

メールでのやり取りは、メールとアクティビティのタイムラインにスレッドとして保存されます。いったんメールとアクティビティのタイムラインにメールが記録されると、以降のフォローアップアクションも同様に扱われ、これには、同一メールスレッドでの返信やメールの転送、その他が含まれ、たとえ受信者が削除あるいは全く別のユーザーに置き換わった場合でも記録されます。

例：

1. アイテム（または接続アイテム）のメールカラムに記載がある連絡先 A 宛でメールスレッドを開始したとします。メールへの返信時に、連絡先 A をスレッドから削除し、代わりにそのユーザーの同僚を追加しました。この場合、返信は記録されます。
2. 連絡先 A とのメールスレッドを開始し、それを連絡先 B に転送します。転送されたメールは記録されます。

パートⅡ：タイムラインの管理

アイテムのタイムラインからメールを削除する

特定のアイテムのメール・アクティビティタイムラインからメールを削除するには、2つの方法があります。

1. 不要なメールを削除する。

メールとアクティビティに接続されているメールアカウントを所有するユーザーは、タイムラインから特定のメールスレッドを削除できます。これを行うには、メールメッセージの右上にある3点リーダーメニューをクリックします。

メールスレッドが削除されると、それが記録されたアカウントのすべてのアイテムから削除されるので、注意してください。

2. 関連するメールのみを表示するようフィルタリングする。

フィルターを使い、タイムラインにあるアイテムに関連するアクティビティ のみを表示できます。これにより、そのアイテムや接続済みアイテムに関連付けされたメールメッセージだけが表示されるようになります。

アイテムに関連するアクティビティ のフィルターは、接続済みアイテムに関連付けされたメールメッセージのみをフィルタリングします。他のアイテムに記載がある同じ連絡先からのメールメッセージであっても、そのアイテムが接続されていない場合はフィルタリングされません。

例：

アイテム A のメールカラムに contact@email.com が記載されているとします。アイテム B のメールカラムにも contact@email.com があります。また、アイテム C のメールカラムにも contact@email.com があります。ここで、contact@email.com 宛にメールを送信、あるいは contact@email.com からのメールを受信したとします。そのメールメッセージは、アイテム A、アイテム B、およびアイテム C のタイムラインに表示され、いずれのアイテムのタイムラインからもそこにあるメッセージをフィルタリングすることはできません。

メールの記録を止める方法

メールの記録を停止するには、3つの方法があります。

1. メールカラムからメールアドレスを削除する（またはメールカラム全体を削除）。

メールカラムからメールアドレスを削除した場合、またはメールカラムを削除した場合、当社は当該カラムに記載されていたメールアドレスが送受信した 新たな メールの記録を停止します。ただし、アイテムにすでに接続されているメールスレッドへの返信は、アイテムに記録されます。

2. メールとアクティビティからメール接続を削除します。

メール接続の右側にある3点リーダーボタンをクリックすると、メール接続を削除できます。以下のように、アカウントを削除を選択します。

メール接続が削除されると、メール・アクティビティは、そのメール接続に関連する新しいメールを記録しなくなります。その時点から、進行中のメールスレッドへの返信は記録されなくなります。

注：メール接続を取り除いたしても、削除されたわけではありません。いつでも「メール・アクティビティ」に戻すことができます。戻されると、その接続に関連する新しいメールを記録し続けます。

3. メール接続を削除する。

メールアカウントの接続を完全に削除するには、自動化センターにアクセスし、Gmail または Outlook をクリックしてください。

統合用に事前構築済みのレシピはすべて読み込みされます。レシピのいずれかをクリックすると、アカウントの接続を選択の下に、統合で接続済みのメールアドレスが一覧で表示されます。メールアドレスの横にあるゴミ箱アイコンをクリックすると、その接続が削除されます。

メール接続が削除されると、そのメール接続に関連する新しいメールは記録されなくなります。これには、既存のメールスレッドへの返信も含まれます。

そのメール接続を使用している他の自動化がある場合、それらの自動化も機能しなくなります。 

パートⅢ：メールの追跡

メールの追跡方法は？

メール追跡はとても便利です。しかも、思っているよりずっとシンプルです。

メール開封率

メールの追跡には、目に見えない画像（トラッキングピクセル）が使われます。これはサイズが非常に小さな1×1ピクセルの画像で、メールに埋め込みされています。添付ファイルという形式とは異なり、URL を介してサーバーから読み込まれます。メールの送受信を行うメールクライアントがその URL の読み込みを試みる際に、当社サーバーでそれに対するアクセスが記録され、追加の追跡情報が収集されます。URL は一意で、ランダムに生成され、これにより、どのメールとアイテムに関連付けされたものであるかを特定します。

リンクオープン率

また、メール内で送信されたリンクのエンゲージメントも追跡されます。メールに記載されたリンクを受信者がクリックすると、そのことも確認いただけます。受信者がリンクを開いた回数は、クリック済みの右側に表示されます。

追跡の有効化または無効化

メールの追跡を有効にする場合は、メール作成時にメールの追跡にチェックを入れてください。メール追跡を無効にするには、ボックスのチェックを外してください。

潜在的な問題

受信者のメールクライアントのセキュリティ設定により、URL が自動的に読み込まれない場合があります。その場合、当社のサーバーにはメールが開封された旨の通知が一切届きません。

一方、セキュリティソフトの中には、メールが受信者のメールボックスに届く前に URL を読み込み、安全か否かの確認を実施するものがあります。これは誤検知につながる可能性があり、受信者がまだメールを開封していないにもかかわらず、当社のサーバーでメールが開封されたと判断される場合があります。

メール追跡は完璧というわけではありませんが、多くの場合、エンゲージメントに関する優れたインサイトをもたらします。

詳細を把握する

分析セクションにあるメールのステータスから、メールがどのように送信されたかを知ることができます。いくつか例を挙げてみましょう：

• 「追跡データがありません」：メールとアクティビティからメールは送信されたものの、ユーザーが monday.com でメール追跡 を無効に設定していることを示します。
• 「メールを追跡できませんでした」： これは、メールが Gmail または Outlook から送信されたことを示しています。この場合、monday.com は追跡しません。
• 「未開封」： 受信者がまだメールを開封していないことを示します。また、メッセージ内のトラッキングピクセル画像が読み込みされなかったことを示す場合もあります。
• 「開封済み」： これは、受信者がメールを開封し、追跡ピクセルが読み込まれたことを示します。 

注：メール送信に使用されたメールアカウントを所有するユーザーだけが、メール追跡の詳細を見ることができます。