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ボードへのメール

メールの受信ボックスとmonday.comのボードが連携できていない、と感じていませんか?ボード内のアイテムに関連するメールのやりとりを見逃していませんか?このガイドでは、メールとボードの間のギャップを埋めるために役立ついくつかの簡単な手順をご紹介します。「ボードへのメール送信」機能を使用すると、受信ボックスからmonday.comボードに新しいアイテムやアップデートをメールで直接送信することができます。それでは、「ボードへのメール送信」機能と「メールによるタスクの作成」機能の詳細を見てみましょう。

 

誰がボードやアイテムをメールで送信できますか?

monday.comアカウントのメンバーやゲスト、およびアカウント外部の信頼できるユーザーが、ボードまたはタスクにメールを送信できます。

  • アカウントメンバー

アカウントメンバーは、フォローしているプライベートボード、共有ボード、またはメインボードにメールを送信できます!アカウントメンバーは、monday.comアカウントに関連付けられているメールアドレス(アカウントへの加入に使用したメールアドレス)からメールを送信する必要があります。

  • ゲスト

monday.comアカウントのゲストは、フォローしている共有ボードにメールを送信できます。ゲストは、monday.comゲストアカウントに関連付けられているメールアドレスからメールを送信する必要があります。

  • 閲覧者と信頼できるユーザー

monday.comアカウントに接続していない閲覧者やその他のユーザーは、アカウントメンバー向けのメールアドレスとは異なるメールアドレスを使用して、アイテムやボードにメールを送信できます。このメールアドレスを使用すると、アカウントのメンバーではないユーザーがアカウントでアイテムやアップデートを作成できるため、メールアドレスを配布するときは注意が必要です。必ず信頼できるユーザーにのみ知らせるようにしてください。

 

ボードにメールを送信する方法は?

メールをmonday.comボードに接続する方法は3つあります。方法:

  1. ボードにメールを送信して新しいタスクを作成する
  2. 既存のタスクのアップデートをメールでボードに送信する
  3. メールの受信ボックスとの統合を設定する

それぞれの方法の詳細を下記でご説明します。

 

ボードにメールを送信して新しいタスクを作成する

アカウントメンバーと非アカウントメンバーの両方が、ボードにメールを送信して新しいタスクを作成することができます(メンバーの種類により多少方法が異なります)。それぞれの方法を見てみましょう。

  • アカウントメンバーとゲスト

monday.comボードにメールを送信すると、そのメールに基づいてボードに新しいタスクが作成されます。まず、ボードに紐づく一意のメールアドレスを取得する必要があります。メールを送信したいボードに移動し、右上隅にある3点ドットのメニューをクリックしてメールアドレスを確認します。ドロップダウンメニューから、「ボード設定」、[メールによるタスクの作成」の順に選択します。

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ウィンドウの下部に、ボードに紐づく一意のメールアドレスが表示されます。「コピー」をクリックしてアドレスをクリップボードにコピーすることで、メールに直接貼り付けることができます。または、メールアドレスを変更して覚えやすいものにカスタマイズすることもできます。鉛筆アイコンをクリックして編集します。

 

注意: 本電子メールを変更できるのは、管理者またはボード所有者のみです。 

 

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新しい名前を入力すると準備完了です!「コピー」をクリックしてアドレスをクリップボードにコピーし、メールに貼り付けます。

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注:変更できるのはメールのユーザー名(「@」記号の前)のみです。メールドメイン(「@」記号の後)は変更できません。メールドメインは常にアカウント名+「monday.com」となります。

 

早速メールの受信ボックスにアクセスして、新しいメールを作成しましょう!

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メールを送信する前に、ボード内での表示に合わせてメールの内容を少し変更する必要があります。

  1. 「受信者」には、ボードのメールアドレスを入力します。
  2. 「件名」には、ボード内のタスクの名前を入力します。

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   3.メールの本文が新しいタスクのアップデートになります。メールの本文内のすべての内容(ファイルを含む)はアイテムのアップデートセクションに表示されます。

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ヒント: 一部のメールでは、「この行より上へ返信」機能が有効になっています。この場合、メールをボードに転送するときにこの部分を削除しないと、メールの本文が返信行の上にあると見なされるため、アップデートセクションが空白になってしまいます。この場合は指定の部分を削除するよう注意しましょう。

 

これで完成です!メールで送信した内容は、「メールで作成したタスク」という新しいグループの新規タスクとしてボードの最上部に表示されます。今後、メールで送信した内容はすべてこのグループに表示されるため、必要に応じてグループの名前を変更しましょう。新規作成されたタスクのカラム名を手動で変更してください。

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吹き出しアイコンをクリックしてアイテムのアップデートセクションを開き、メールの本文を確認します。これで、タスクに関するすべての詳細を1か所でまとめて確認することができます。

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  • 非アカウントメンバー

アカウントの閲覧者やアカウントのメンバーではないユーザーも、ボードにメールを送信して新しいタスクを作成できます。

 

注:このメールアドレスを持っている人は誰でもアカウントメンバーとして識別され、メールを通じてボードにアイテムやアップデートを作成できます。このメールアドレスは、必ず信頼できるユーザーとのみ共有してください。

 

操作の手順はアカウントメンバーとほぼ同じですが、送信先のメールアドレスが異なります。このアドレスを確認するには、前のセクションで行ったように、3点ドットのドロップダウンメニューを開き、「ボード設定」、「メールによるタスクの作成」の順に選択します。

次に、「アカウント外の人と共有する」の横にある矢印をクリックします。

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このウィンドウに追加のメールアドレスが表示されます。対象のユーザーにアドレスを送信するために、横にある「コピー」をクリックしてアドレスをクリップボードにコピーします。このメールアドレスを受け取ったユーザーは、前のセクションで説明したのと同じステップに従ってメールを送信することができます。

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タスクのアップデートをメールでボードに送信する

ボードのタスクにメールを送信ことで、タスクのアップデートセクションを更新することができます。まず、タスクの一意のメールアドレスを取得する必要があります。アドレスを確認するために、メールを送信したいタスクをクリックして、タスクのアップデートセクションを開きます。ここにある「メールで更新を書き込む」をクリックします。

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鉛筆アイコンをクリックすると、メールアドレスを変更して覚えやすいものにカスタマイズすることができます。

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新しい名前を入力します。準備ができたら、下にある重なった紙アイコンをクリックしてクリップボードにコピーし、電子メールに直接貼り付けることができます。

 

注:ユーザーは、ボードの権限で許可されている場合にのみ、タスクのメールアドレスを変更できます。問題が発生した場合は、ボードのオーナーに連絡してください。

 

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この例の「Greenfield Gardeners」では、クライアントから仕事のリクエストをメールで受け取ったり、クライアントの不動産物件を訪れたときに実施した庭作業について知らせるメールをクライアントに送るといったことがよくあります。クライアントとやりとりするすべてのメールをmonday.comボードでも確認できるようにするために、クライアントとタスクのアドレスの両方にメールを送信します。

 

ヒント:タスクおよびmonday.comアカウントのメンバーではない受信者の両方に電子メールを送信する場合は、必ずタスクのアドレスを「BCCで送信」してください。これは、メールの受信者が「すべての人に返信」アクションを使用して返信した場合に、monday.comのタスクからエラーメッセージを受信しないようにするためです。

 

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送信したメールの内容は、ボードの既存のタスクに新しいアップデートとして表示されます。電子メールの件名は太字で表示され、その後にメールの本文が続きます。

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