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ボードの使い方

 

ボードは、円滑なワークフローを実現する場所です。シンプルなものから複数のステップを含む複雑なプロジェクトまで、業務に必要なことすべてを追跡、管理できる、オンライン上のホワイトボードです。また、ボード上でチームと連絡や連携を取ることができるため、全員で協力して作業を完了させることができます。

こちらの記事で、ボードについて詳しく見ていきましょう!

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新規ボードの追加

新規ボードを追加するには、画面左のペインの「+追加」ボタンをクリックして、「新規ボード」を選択します。同じメニューから、ExcelGoogle SheetsTrello からの新規ボードのインポートを選択、またはあらかじめ用意されたテンプレートから選択することもできます。

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ボードの構造

ボード内には、理解しておくべき4つの主要なコンポーネントがあります。グループ、カラム、アイテム、およびサブアイテムです。

それぞれの定義を確認する
  • グループボード上の情報を任意の方法で整理および分類するのに役立ちます。
  • カラムボードのデータに命を吹き込みます。データの表示方法をカスタマイズできます。
  • アイテムは、ボード上の個々の行で、プロジェクト、タスク、クライアントなど、あらゆるデータを管理、追跡することができます。 
  • サブアイテムボードのアイテム内にさらに上のレベルの情報を追加できるようにすることで、ボードに別のレベルの階層を追加します。

 

ボードの削除またはアーカイブ

ボードが必要なくなった場合は、削除またはアーカイブすることができます。ボードの右上にある三点メニューをクリックして、「ボードをアーカイブ」もしくは「ボードを削除」を選択してください。

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ボードを削除しても、30日以内であればごみ箱から復元することができます。一方、ボードをアーカイブすると、アーカイブセクションから無期限で復元できます。

注:「コネクトボード」カラムを介して他のボードと繋がっているボードを削除またはアーカイブした場合、関連する接続はすべて消去されます。

 

ボードのオーナー

ボードのオーナーシップは、ボードに制限を設定したり、ボードの種類を変更したりする際に必要となる、重要な機能です。ボードオーナーとは以下を示します:
  • ボードを作成した人物
  • ボード作成者がそのボードの共同オーナーに指定したボードのフォロワー。ボードの最初のオーナーとアカウントの管理者のみが、ボードに他のオーナーを追加することができます。 

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ボードオーナーがチームを去った場合は、ボードのオーナーシップを変更することができます。ボードのオーナーシップの変更方法については、こちらの記事をご覧ください。

 

各ボードの種類の 違い

ボードにはメイン、共有、プライベートの3種類があります。ボードの構造はすべて同じです。違いは、それぞれのボードが提供するアクセスレベルです。各ボードの違いについての詳細は、こちらの記事をご覧ください。 

 

ボードの種類の変更

ボードオーナーは、画面右上にある三点メニューをクリックし、「ボード設定」を選択して、ボードの種類を変更することができます。そこから「ボードの種類を変更する」をクリックし、変更したいボードの種類を選びます。

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注: ボードのオーナーでなければ、ボードの種類を変更することはできません。変更するには、ボードのオーナーに依頼する必要があります。

 

ボードの説明

チームにボードの使用目的を理解してもらうため、指示を提供するため、またはそれ以外の理由で、ボードに説明を追加する必要がある場合があります。ボードの説明を表示するには、ボード名の右にある小さな「i」アイコンをクリックします。

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こちらから、ボードの説明を閲覧、編集することができます。また、ボードが配置されているワークスペース、ボードの作成者と日付、オーナーなど、ボードに関するその他の関連情報も確認することができます。

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注:外部コードの使用を防止するセキュリティ上の理由から、ボードの説明内では「<>」を使用することはできません。

 

ボードのフィルター処理

ボードの並べ替えや絞り込みをカスタマイズして、アイテムを表示する順序のカスタマイズや、表示したい特定のアイテムのドリルダウンができます。

ボードのアイテムを並べ替えるには、ボードの左上の隅にある「並べ替え」アイコンをクリックし、「+新規並べ替えを追加」を選択します。次に、ボードを並べ替える正確なパラメーターを選択します。例として、ボード上のアイテムを予算に従って降順で並べ替えてみましょう。

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ボードを絞り込むには、画面上の「フィルター」ボタンをクリックし、表示したいデータの正確なパラメーターを選択します。例として、「Noy」に割り当てられた「フェーズ I」ステータスが完了になっているアイテムをすべて表示したいので、次のようにフィルターを設定しました。

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ボードのグループの再構成

ボードの情報量が増えてきた場合は、さまざまなデータポイントに従ってボードを再グループ化し、必要なものを簡単に確認することができます。「グループ化」機能を使用して、データを細分化し、整理することができます。 

ボード上部にある「グループ化」アイコンをクリックしてグループ化するカラムを選択すると、選択したパラメーターに従って即座に整理されます。

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最後にボードを閲覧した人物の確認 

ボードの右上に、ボードを最近閲覧した人のアイコンが表示されます。

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任意のアイコンをクリックするとログが表示され、誰がいつ閲覧したかを確認することができます。また、こちらの同じエリアにアクティビティログもあり、ボードの最新のアクティビティの内訳を確認することができます。 

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ボードのイ印刷

ボードを複製するには、画面右上にある三点メニューをクリックします。「その他のアクション」を選択し、「ボードを複製」を選択します。

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「ボードを印刷」を選択すると、印刷プレビューと調整可能な印刷設定が表示されます。例えば、Mac では次のように表示されます:

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印刷方法をカスタマイズ

ボードを印刷する前に、必要な部分を印刷できるよう設定をカスタマイズできます。例えば、ほとんどのボードは幅が非常に広いため、レイアウトを「横長」モードに設定し、カラムがすべて入るよう、ズームアウトする必要があります。

レイアウトを「横長」になるよう印刷設定を調整し、それに応じて印刷の縮尺をカスタマイズして、1枚の印刷用紙にカラムがすべて表示できるようにします。

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必要な設定を選択して「印刷」を押すと、ボードが紙に印刷されます!同じ方法でボードビューを印刷することもできます。🖨

 

 

 

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