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特集

WorkForm をご希望どおりに作成・デザインしたところで、次に共有設定と権限の詳細について見ていきましょう。

カスタマイズ可能な設定と権限には、フォームのセキュリティを確保し、回答者がフォームに記入する際の利便性を高めるために必要なすべてが揃っています。 ✍️ 

WorkForm の設定

フォーム上部にある「設定」タブからさまざまなフォーム設定を選択し、チームのセキュリティと利用基準の順守を担保できます。 

• 複数のフォームを送信する 

この設定を選択すると、提出者がフォームエントリーを複数送信できるようになります。発注や定期的なイベントへの参加登録などに便利な機能です。 

• 下書きとして保存 

長く複雑で質問が多面的なフォームに記入する際に、提出者が途中の内容を下書きとして保存し、後で戻ってフォームを完了できる選択肢が用意されています。この機能は、「下書きとして保存」設定を切り替えることで有効にできます。 

• このフォームを匿名にする

「このフォームを匿名にする」を選択すると、送信者の身元はすべて伏せられます。これは、個人的な事柄や機密性の高い事柄を扱う場合に有効な設定であり、提出者は自分の身元が明かされないことを認識し、安心してフォームに記入できるようになります。

• reCAPTCHA を追加する 

フォームには reCAPTCHA を追加するオプションが用意されていますので、提出者にチェックをオンにしてからフォームを提出するよう求めることで、不正な回答を防ぐことができます。 

• 回答制限の設定

回答数の上限は、回答数を特定の数に制限したい場合や、処理可能な最大数がある場合に便利な機能です。回答数の上限を設定するには、「回答数の上限を設定」の横にあるチェックボックスをクリックし、回答数上限のフィールドにご希望の回答数を入力します。 

• 完了日を設定

提出を自動停止する特定の日付を設定できます。提出の受付時期を管理し、提出者がフォームへの入力を完了する期限の設定が可能で、たとえば、イベント準備用のフォームであれば、期日を設定することで、提出期間とイベント自体の間に準備を整える時間を確保できます。

• ブランディングを非表示

「ブランディングを非表示にする」の横にあるトグルを使って、フォームの側面から WorkForm のブランディングを非表示にすることができます。 

注：この機能は、プロプランおよびエンタープライズプランでのみ利用可能です。

• AI でフォームを翻訳する 

この機能を有効にすると、フォームの提出者が、フォーム上部のドロップダウンメニューに用意されている最大50の言語から選択して、フォームのコンテンツすべてを AI で翻訳できます。異なる地域間でフォームを共有し、ユーザーがさまざまな言語でのコンテンツを必要とする場合に特に便利です。

• フォームの言語を決定する 

この設定は、アクセシビリティ機能に該当し、スクリーンリーダーでフォームの内容を読み上げ、提出者に伝えることが可能になります。この設定で選択する言語は、フォームの言語と一致させる必要があります。 

送信後の設定

• 回答の表示 

フォームが送信されると、提出者は自身の回答を表示して、フォーム内で回答したフィールドをすべて確認できます。設定は、「送信後の設定」でオンにしてください。 

送信者は、「こちらをクリック」リンクをクリックすることで、提出後にフォームを表示することができます。新しいページが開き、フォームが読み取り専用で表示されます。

ユーザーは、左下にある三点リーダーから、フォームを PDF にエクスポートするか、フォームビューへのリンクをコピーするかを選択することができます。 

ボードでは送信リンクカラムが自動的に作成され、関連するフォームごとにフォームリンクが保存されます。 

注： フォームの設定で「回答の編集」が許可されている場合、送信者は右下隅にある青い「送信内容を編集」ボタンをクリックしてフォームを編集できます。「回答内容の編集」の下にあるセクションをご覧ください。  

• 応答の編集

WorkForm で回答の編集を有効にすると、接続しているボードにリンクカラムが追加され、フォームの回答が送信されると、回答を含むリンクが自動で生成され、このカラムに追加されます。このリンクは、コピー/貼り付け、または多様な自動化を使って提出者と共有でき、提出者がフォームを編集できます。 

アカウントの「閲覧者」または「ゲスト」に該当する提出者、あるいはアカウント外部の提出者は、フォームにある質問すべてについて1回の提出につき10回まで編集が可能です。回答編集機能は、署名またはボード接続の質問の編集には対応していません。ファイルまたはサブアイテムに関連する質問は編集/追加が可能ですが、削除はできません。その他の質問に対する回答はすべて、必要に応じて編集または削除が可能です。 

注：この機能は、エンタープライズプランでのみ利用可能です。送信者の「回答の編集」を可能にするには、「回答の表示」をオンにする必要があります。 

• URL にリダイレクト 

フォームの提出者を、フォーム送信後に追加のランディングページへリダイレクトするよう設定できます。これを行うには、「リダイレクト URL」設定をオンにし、提出者のリダイレクト先となるウェブページの URL を入力します。続いて「URL を設定」ボタンをクリックしてください。  

フォームタグ 

フォームタグは、提出元の追跡や提出内容に関する追加データの収集に役立つ機能です。URL にフォームタグと値を追加すると、ボードにテキストカラムが作成され、以降は WorkForm からの送信で、このカラム値が送信内容の一部として追加されます。

フォームタグを追加するには、「フォームタグ」設定セクションの「タグを追加」をクリックし、下のテキストボックスにタグ名を入力します。 

タグを作成したら、「リンクをコピー」を選択し、この WorkForm の URL にタグの値を入力してリンクを共有できます。リンクから回答が送信されると、ボードに新しく作成されたカラムにタグ名が自動で入力されます。 

ヒント： 機能の詳細については、フォームタグの記事をお読みください。 

WorkForms の monday.com 設定

「monday.com 設定」のセクションでは、フォームと monday.com ボードの接続方法をカスタマイズできます。

• 質問とカラムのタイトルを同期する

フォームの質問と monday.com ボードのカラムタイトルを同期すると、両者を確実に一致させることができます。

• ボードにアイテムを作成する

monday.com ボードで、フォーム提出による新しいアイテムの作成を許可するかどうかを選択できます。

• 回答グループ 

この設定により、受信したフォームをボード上のどのグループに収集するかを決めることができます。 

ヒント： 「+ コンテンツを追加」メニューから、WorkForm に「名前」と「更新情報」の質問を追加できます。

共有権限 

WorkForm を共有する際、フォームへのアクセス権限を要求する特定の設定が利用可能です。これにより、フォームの安全性が確保され、閲覧権限を持つユーザーに限りアクセスが可能になります。 

フォームビューの「フォームを共有」ボタンをクリックすると、これらの共有権限を持つウィンドウが表示されます。 

• パスワード保護を有効化

フォームへのアクセスを特定のユーザーに限定する目的で、パスワード保護を有効にできます。この保護を設定すると、提出者はフォームへアクセスする際に、パスワードの入力を求められます。 

注：この機能は、エンタープライズプランでのみ利用可能です。 

• ログインを要求する

フォームへのアクセスに、monday.com アカウントへのログインを要求するよう選択することができます。これにより、チームメンバーのみがフォームに入力できるよう制限できます。「送信者にログインを要求する」を選択すると、送信者が monday.com にまだログインしていない場合に自動的にリダイレクトする、「ログインページにリダイレクト」のオプションを選択することもできます。

ヒント： WorkForm の共有に関する詳細な情報は、WorkForm を共有および分析する方法の記事をお読みください。 

アカウントレベルの権限

追加の権限をアカウントレベルで設定できます。この設定は、monday.com アカウントと WorkForms 設定で行い、フォーム提出者用に特定の質問や機能を有効化できます。

• フォームのオーナーシップの変更

ユーザーがアカウントから離脱する、またはユーザーの権限を閲覧者またはゲストに変更する際は、フォームへの回答に中断が生じるのを避けるため、フォームのオーナーシップを変更しておくことが重要です。フォームのオーナーを変更するには、フォームの右上にあるプロフィール画像のアイコンをクリックし、オーナーの横にあるドロップダウン矢印から名前を選択します。 

注：アカウントで「閲覧者」権限が付与されているユーザーの場合、ファイルのアップロードはできません。また、アカウントのゲストが編集できるのは、自身が作成したフォームに限られます。 

WorkForm のオーナーがアカウントから削除済みで、いずれかのユーザーがそのフォームへのアクセスを試みると、自動化機能により、次に担当可能なボードオーナーがそのフォームのオーナーに割り当てされます。フォームの新たなオーナーには、この変更に関する通知が届きます。 

ボードにあるフォームで、他のボードオーナーがいないものについては、新たなフォームオーナーが割り当てされるまで無効化される旨の通知がアカウント管理者に届きます。 

• WorkForms のユーザーカラム

フォームの提出者がその提出内容にどのアカウントメンバーを関連付けするかをユーザーカラムで指定できます。リクエスト型のユースケースで非常に便利な機能です。ユーザーカラムに質問を表示するには、フォームへのアクセスをアカウントメンバーに限定するよう求められます。

さらに、monday.com アカウントのボードまたはワークスペースが非公開または共有可能な設定になっている場合、ドロップダウンメニューにはそのボード/ワークスペースのメンバーのみが表示されます。ただし、公開設定の場合は、アカウントのメンバー全員がドロップダウンメニューに表示されます。monday.com のボードの種類による違いとその変更方法につきましては、こちらをご覧ください。

フォームにあるユーザーカラムの質問を公開し、アカウント外のユーザーがアクセスできるよう設定するには、アカウントの管理セクションで権限設定の変更が必要です。

画面右上のプロフィール画像をクリックし、「管理者」を選択します。左側のパネルから「カスタマイズ」を選択し、ページ上で「機能」を選択します。「公開アカウントフォームでアカウントデータに関する質問を使用できるようにする」のセクションまでスクロールダウンして、「有効」を選択します。 

注： ユーザー質問の管理者設定を有効にすると、ユーザーが公開フォームでユーザーを割り当てできるようになります。氏名、役職、写真などのユーザー情報は、この設定をしたフォームに記入する外部のユーザーがアクセス可能になる場合があります。

• monday.com のファイルアップロード権限

WorkForms では、「ファイルをアップロード」という質問項目を追加でき、この設定を行うと提出者がフォームにファイルをアップロードできるようになります。monday.com のアカウントレベルでファイルのアップロードとダウンロードの権限が無効の設定で、フォームにファイルの質問項目があり、かつ提出者にアップロード権限がない場合は、フォームを送信できません。      

ファイル設定を確認するには、monday.com アカウントの管理者ページに移動して、ページの右上にあるプロフィール画像を選択します。そこから、「権限」を選択し、ファイル権限がゲストとメンバー両方に付与されていることを確認します。