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Funzionalità
Ti mancano le formule Excel? Niente paura! Abbiamo creato la colonna Formula proprio per te. È in grado di eseguire quasi tutti i calcoli, da semplici equazioni matematiche a formule più complesse. Con le nostre funzioni, puoi creare calcoli autonomi o estrarre dati da altre colonne, per fornirti le informazioni di cui hai bisogno. 🙌
Come si aggiunge
Per aggiungerla, fai clic sull'icona + situata in alto a destra della tua scheda e seleziona "Formula" dal menu a tendina:
Come funziona
Quando si aggiunge la colonna Formula, il creatore di formule si apre automaticamente. Se sei uscito dal creatore di formule, fai semplicemente clic in un punto qualsiasi all'interno della colonna per iniziare a creare la formula.
Nel creatore di formule, troverai innanzitutto un elenco delle colonne che puoi utilizzare all'interno dei calcoli che crei, seguiti dall'elenco delle funzioni che offriamo. Per creare una formula, puoi utilizzare una qualsiasi delle funzioni disponibili o i simboli matematici tradizionali.
Se passi il mouse sopra una funzione, il display mostrerà una descrizione della funzione e un esempio di come funziona:
Per aggiungere una formula, fai clic in una cella all'interno della colonna Formula e inizia a digitare la formula. Qui puoi usare le colonne della tua scheda e una varietà di funzioni per creare la formula di cui hai bisogno!
Prendiamo ad esempio la nostra scheda per il monitoraggio del budget aziendale. Vogliamo vedere se la nostra spesa effettiva è superiore o inferiore al budget assegnato. Abbiamo usato la seguente formula per vedere queste informazioni in breve tempo!
Cosa significano i colori?
Potresti aver notato che alcune parti della tua formula (funzioni, colonne, punteggiatura) appaiono colorate nell'editor. Si tratta della cosiddetta "evidenziazione della sintassi" che ti consente di creare facilmente la tua formula, e di prevenire o farti notare potenziali errori nella formula. Il colore rosso indica un errore nella formula.
Prendiamo come esempio la formula qui di seguito, con cui stiamo cercando di sottrarre la colonna "Spesa effettiva" dalla colonna "Spesa prevista":
Qui possiamo vedere una parentesi rossa in fondo alla formula. Il motivo è che quella parentesi è ridondante e non necessaria. Appena eliminiamo la parentesi finale, la formula sarà pronta e a posto. 🙌
Regole generali
- Utilizzo di parentesi
Quando si crea una formula, potrebbe essere necessario fare riferimento a una colonna per estrarre il valore di quella colonna nella funzione. Per farlo, si deve includere il nome della colonna a cui si fa riferimento all'interno di questi simboli: {}
È importante utilizzare il nome delle colonne esattamente come appare sulle schede. Ad esempio, questa colonna:
Deve essere digitata come "{Estimated SP}". In questo modo:
SUM({Estimated SP},10)
Questo porterà il valore nella colonna "Stima SP" e aggiungerà 10.
- I valori sono sensibili alle maiuscole
Tratta i valori come se fossero sensibili alle maiuscole. Quindi, se il tuo nome di colonna è "Stima SP", assicurati di utilizzare due S e una P maiuscola nella tua formula.
Questo è corretto: SUM({Estimated SP},10)
Questo è sbagliato: SUM({estimate sp},10)
- La virgola è dinamica
Quando utilizzato nella colonna formula, il simbolo della virgola rappresenta qualcosa di diverso a seconda della funzione. Prendi come esempio la formula precedente. In questa formula:
SUM({Estimated SP},10)
La virgola rappresenta un simbolo di addizione, noto anche come +.
Nella seguente funzione:
MULTIPLY({Estimated SP},2)
La virgola rappresenta un simbolo di moltiplicazione, noto anche come x.
Quando si utilizza la funzione IF, la virgola rappresenta la separazione di ciascun componente di un'istruzione condizionale. Approfondiremo in seguito.
- Utilizzo delle parentesi
Quando apri un'istruzione, devi anche chiuderla. Apri un'istruzione con una (e chiudila con una ). Ad esempio:
MULTIPLY(SUM({Estimated
SP},10),2)
La formula sopra riportata prenderà la somma della colonna SP stimata più 10 e moltiplicherà il totale per 2.
- Utilizzo delle virgolette
Quando un'istruzione legge un testo di qualsiasi tipo, che si tratti di un'etichetta di stato o di una colonna di testo, è necessario inserire il testo tra virgolette. Ad esempio, questa formula sta cercando la parola "Sì" nella colonna di testo:
IF({Text}="Sì!","Bene!","Peccato.")
- Formattazione della formula
L'uso di un editor di testo per scrivere la formula e poi del copia e incolla farà sì che il creatore di formule la legga come non valida (illegale). La formattazione delle virgolette e delle virgole può influire sull'efficacia della formula. Dai un'occhiata alle virgolette riportate di seguito.
Questo è corretto: IF({Text}="Sì!","Bene!","Peccato.")
Questo è sbagliato: IF({Text}"Sì!","Bene!","Peccato.")
- Uso dei decimali
Quando si moltiplica per un decimale, si deve includere sempre uno 0 prima del decimale. In caso contrario, la formula restituirà un errore "Formula illegale" (non valida).
Questo è corretto: MULTIPLY(10,0.25)
Questo è sbagliato: MULTIPLY(10,.25)
Colonne compatibili
Proprio come le formule in Excel, la colonna Formula ha una propria logica. Ma non temere! Siamo qui per aiutarti a capirla. Di seguito le colonne compatibili e incompatibili.
Limitazioni
1. Qualsiasi formula aggiunta verrà applicata all'intera colonna.
2. La colonna Formula leggerà la scheda orizzontalmente, il che significa che non è in grado di eseguire calcoli verticalmente.
3. La colonna Formula può leggere i dati provenienti da altre celle di colonne, ma non dal riepilogo di colonne o da qualsiasi altra area della scheda.
4. Inoltre non è in grado di leggere altre schede, quindi una funzione come una VLOOKUP non è al momento utilizzabile.
La funzione IF (SE)
La funzione IF è uno dei tipi di formula più comunemente utilizzati e viene usata per creare un'istruzione condizionale. Se non hai familiarità con le istruzioni condizionali, possiamo aiutarti! L'istruzione IF restituirà o emetterà uno dei due valori. Usiamo questo esempio: IF(a=vero,b,c)
Oppure in termini più semplici:
Se a è vero, allora restituisci b.
Se a è falso, allora restituisci c.
Il risultato, indipendentemente dal fatto che la formula restituisca un valore di b o c, è condizionato al fatto che a sia vero o meno.
Diamoci un'occhiata utilizzando una scheda e la colonna Formula. Per questo esempio, vogliamo che la colonna Formula dica "EVVIVA!" quando un'attività è terminata. Se l'operazione non viene completata, vogliamo che la formula dica "Non ancora...". Per raggiungere questo obiettivo, useremmo questa formula:
IF({Status}="Fatto","EVVIVA!","Non ancora...")
Dai un'occhiata ai risultati di questa formula:
Nei risultati sopra riportati noterai che qualsiasi etichetta che non è "fatta" mostra "Non ancora...". Se voglio aggiungere l'istruzione IF in modo che l'etichetta "In lavorazione" diventi "Quasi fatto". Nella colonna Formula, dovrò creare dalla mia istruzione originale.
IF({Status}="Fatto","EVVIVA!","Non ancora...")
diventa
IF({Status}="Fatto","EVVIVA!",IF({Status}="In lavorazione","Quasi fatto.","Non ancora..."))
Ciò significa che: IF (a=vero, b, IF (c=vero, d, e))
Oppure in termini più semplici:
Se a è vero, allora restituisci b.
Se c è vero, restituisci d.
Se a e c sono false, allora restituisci e.
È possibile costruire altri assunti su queste affermazioni IF() all'infinito. Ma ricorda! Ogni volta che apri una parentesi, devi chiuderla. Guarda la colorata parentesi nella formula qui sopra per avere un esempio di come funziona.
Personalizzazione
Proprio come con la colonna Numeri, puoi vedere il calcolo generale per ogni gruppo. Sarai anche in grado di cambiare l'unità e la funzione come di seguito:
Casi d'uso
Le possibilità con la colonna Formula sono infinite! Per avere un'idea di come funziona la colonna Formula, consulta il nostro articolo sui Casi d'uso della Formula nonché la scheda qui sotto.
Per un elenco di tutte le funzioni disponibili, consulta la nostra Biblioteca di formule.
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