Come possiamo aiutarti?

Automazioni monday.com

 

Ti sembra mai di stare facendo troppo lavoro manuale? Vorresti che monday.com potesse svolgere alcuni compiti al posto tuo, senza che tu debba prima imparare un po' di coding? È il tuo giorno fortunato!

Dai una marcia in più al tuo flusso di lavoro con le nostre automazioni! Questa funzionalità straordinaria ti consente di creare nuovi flussi di lavoro automatizzati o di scegliere tra modelli pre-esistenti. Sviluppa nuove combinazioni su misura per le esigenze del tuo team e falle combaciare alla perfezione con i vostri flussi di lavoro!

 

Impara la terminologia

Ogni automazione ha un trigger, una condizione, e una azione (o più d'una!).

Mostrami le definizioni di questi termini
  • Trigger: è un evento che scegli, che mette in movimento l'automazione.
  • Condizione: un requisito a cui il trigger deve rispondere affinché l'automazione funzioni.
  • Azione: un evento che si verifica come risultato del trigger e della condizione.

 

Per comprendere meglio i trigger, le condizioni e le azioni, diamo un'occhiata a un esempio di formula: "Quando uno stato si aggiorna in qualcos'altro, archivia l'elemento".

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In questo caso il trigger è "Quando uno stato si aggiorna". La condizione è "in qualcos'altro" (nel nostro caso, possiamo scegliere l'etichetta di stato "Non più pertinente") e l'azione è "archivia l'elemento".    

Quando l'automazione è attiva, ogni volta che a un elemento nella colonna di Stato viene assegnata l'etichetta "Non più pertinente", quell'elemento sarà archiviato automaticamente!

Nota: Per saperne di più sulle azioni delle automazioni e sull'impatto che hanno sulle tariffe, dai un'occhiata all'articolo Azioni di automazioni e integrazioni.

 

Aggiungi una automazione

Quando aggiungi un'automazione, potrai scegliere se creare una formula personalizzata o usare una formula di automazione preimpostata (te lo mostreremo meglio in seguito!). Per iniziare ad aggiungere un'automazione personalizzata, fai clic per accedere al Centro Automazioni e poi seleziona "Crea automazione personalizzata" come segue:

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Ora è il momento di personalizzarla! 🎉

 

Punto 1: Scegli un trigger

Il primo punto per creare la tua automazione è fare clic su "Quando succede questo" per scegliere un trigger. Puoi poi scegliere un trigger tra le opzioni riportate nel menù a tendina o facendo clic su "Altre opzioni". Un trigger può essere una colonna della tua scheda (ad es. Stato, Persone, Data, ecc.) o una azione/evento (ad es. un elemento creato, un intervallo di tempo ricorrente, ecc.):

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Nell'esempio visto sopra, abbiamo impostato come trigger una modifica che si verifica nella colonna di Stato. Ora è il momento di selezionare la condizione per questo trigger!

 

Punto 2: Scegli una condizione

A seconda del trigger che hai scelto al punto 1, dovrai poi selezionare una condizione. In questo esempio vogliamo attivare un'azione quando la colonna di Stato intitolata "Contratto" si modifica in "Firmato".

Per farlo, abbiamo fatto clic sul campo sottolineato e selezionato la colonna di Stato intitolata "Contratto", e poi abbiamo scelto l'etichetta "Firmato" come segue:

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Nota: Le etichette visualizzate corrispondono alle etichette della colonna di Stato scelta sulla tua scheda.

 

Se vuoi aggiungere altre condizioni alla tua formula, è sufficiente fare clic sul simbolo + accanto alla condizione che hai già impostato e sceglierne un'altra! Per fare un esempio, abbiamo aggiunto un'altra condizione del tipo "se la persona è qualcuno". 

Ora l'automazione si attiverà solo se il "Contratto" si modifica in "Firmato" e se il commerciale relativo è assegnato a Noy! 💥

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Punto 3: Imposta una azione

Adesso che la prima parte della nostra automazione (trigger + condizione) è pronta, è il momento di scegliere l'azione che si verificherà! Per scegliere un'azione, fai clic sul campo grigio "Allora fai questo". Da qui, puoi selezionare un'azione tra le opzioni riportate nel menù a tendina o facendo clic su "Altre opzioni".  

Per la nostra automazione, abbiamo scelto l'azione "notifica qualcuno", come segue:

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È il momento di finalizzare l'azione selezionata! Per personalizzare l'azione esatta che si verificherà, fai clic sul campo o sui campi sottolineati. Nel nostro caso, useremo il campo "notifica" per personalizzare il messaggio di notifica che sarà inviato, e poi sceglieremo chi riceverà questa notifica automatica facendo clic sul campo "qualcuno"!

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E voilà, ecco la nostra automazione! Facendo clic sul pulsante blu "Crea automazione", l'automazione è pronta a partire. Dopo aver attivato l'automazione, ogni volta che alla colonna di Stato "Contratto" viene applicata l'etichetta "Firmato", il Sales manager riceverà automaticamente una notifica dell'accaduto. 🎉

Consiglio:  È possibile aggiungere molteplici azioni diverse a una stessa formula di automazione! Vedremo come farlo più avanti. 

 

Automazioni a più passaggi

Se desideri creare flussi di automazione più lunghi e più complessi, puoi aggiungere molteplici azioni diverse a un'unica formula di automazione. Per farlo, è sufficiente fare clic sul simbolo + che si trova alla destra dell'azione già impostata, scegliere l'azione aggiuntiva e poi compilare i campi sottolineati.

Puoi continuare ad aggiungere sempre più azioni a un'unica formula, secondo le tue esigenze!

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Formule di automazione preimpostate

Vorresti utilizzare un'automazione già impostata e salvata come modello invece di crearne una da zero? Le categorie nel menù a sinistra sono un buon punto di partenza. Sfoglia queste categorie per trovare quello che stai cercando o sfrutta la barra di ricerca per trovare subito una formula preimpostata da usare.
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Dopo aver selezionato un modello di formula preimpostata, non devi fare altro che compilare i campi sottolineati, fare clic su "Crea automazione", ed è tutto pronto!
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Per saperne di più su queste categorie e sui diversi tipi di formule che offriamo, consulta questi articoli: 

 

Modificare, eliminare, duplicare un'automazione o trasformarla in modello

  • Attivare o disattivare le automazioni
Dopo aver aggiunto le Automazioni alla tua scheda, puoi fare clic sulla tab "Automazioni della scheda" e attivare o disattivare le automazioni utilizzando l'icona dello switch come di seguito.
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  • Modificare un'automazione

Per modificare la configurazione della tua automazione, fai clic sul menù a tre linee e poi su "Modifica automazione" come di seguito. Questa voce ti porterà all'editor delle automazioni dove potrai riconfigurare la tua formula secondo le tue esigenze!

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  • Duplicare un'automazione

Puoi anche scegliere di duplicare un'automazione dallo stesso menù a tre linee, facendo clic su "Duplica automazione"! Questa voce ti porterà all'editor delle automazioni dove potrai modificare l'automazione se lo desideri. Per completare la duplicazione, non dimenticarti di cliccare il pulsante "Crea automazione" e sarà tutto pronto!

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Consiglio: le automazioni possono essere duplicate su schede e modelli, purché siano attive nella sezione Automazioni scheda.

 

  • Salvare una formula di automazione come modello

Ora puoi salvare la tua formula personalizzata come modello e metterla a disposizione di chiunque nel tuo account monday.com. Per farlo, fai clic sul menù a tre linee a destra dell'automazione, scegli "Salva come modello", assegna un nome e fai clic su "Crea modello" per salvarlo!

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  • Eliminare le automazioni indesiderate

Se desideri eliminare una formula di automazione, puoi farlo dallo stesso menù, facendo clic su "Elimina automazione" e poi su "Elimina definitivamente".

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I seguenti tipi di colonna non sono attualmente supportati nel campo "notifica" di una automazione di notifica:

  • Formula
  • Numero automatico
  • Progresso
  • Gerarchia
  • Collega schede

 

I seguenti tipi di colonna non sono attualmente supportati nella mappatura di un elemento:          

  • Tag
  • Specchio
  • Tendina
  • Monitoraggio tempo
  • Gerarchia
  • Link a elemento
  • Posizione
  • Orologio universale
  • Telefono
  • File
  • Settimana
  • Link
  • Paese
  • Team
  • Vota
Nota:  Per ragioni di sicurezza, le colonne con limitazioni alla visualizzazione non saranno supportate nelle formule di automazione e integrazione.

Automazioni basate sul tempo

Potresti chiederti come funzionano le automazioni basate sul tempo. Ad esempio, nel campo "data" della seguente ricetta: Quando arriva questa data, avvisa qualcuno.

La stessa automazione basata sul tempo verrà eseguita in momenti diversi per utenti diversi, se dispongono di fusi orari diversi configurati nelle impostazioni desktop. Ciò significa che se il tuo "Quando" nella formula di cui sopra è impostato alle 9 del mattino, gli utenti di New York saranno avvisati alle ore 9.00 EST e gli utenti di Tel Aviv saranno avvisati alle 9 del mattino IDT.

 

Come accennato, le automazioni basate sul tempo verranno eseguite sul fuso orario del desktop locale. Tuttavia, se le impostazioni del tuo fuso orario in Il mio profilo sono molto diverse dal tuo fuso orario locale (più di poche ore), potresti riscontrare un problema. In questo caso, se è essenziale che queste due impostazioni siano diverse, contatta il nostro team di assistenza all'indirizzo support@monday.com e spiegaci il tuo caso d'uso, in modo da trasmettere il tuo feedback al nostro team!

Nota: Se stai usando una formula che recita "Dopo che è passata questa data...", l'automazione sarà attivata alla mezzanotte di quel giorno.

 

Come trasferire la proprietà

In qualità di admin sul tuo account, puoi trasferire la proprietà da una persona a un'altra con pochi clic! Questa opzione può essere molto utile se vuoi che un collega prenda il controllo di una scheda che gestisci tu e che abbia la facoltà di modificare le automazioni che hai impostato.

Nota: Al momento è possibile trasferire solo la proprietà delle automazioni, non delle integrazioni.

 

Per farlo, fai clic sulla tua immagine del profilo, poi su "Amministratore", "Utenti" e "Proprietà automazioni".

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In questa pagina, utilizza il menu a tendina per selezionare il proprietario attuale e il nuovo proprietario. Fai clic su "Cambia proprietario" e puoi iniziare!

Nota: per poter trasferire correttamente la proprietà, l'attuale proprietario dell'automazione deve essere un utente attivo nell'account. Il trasferimento non funzionerà per gli utenti disattivati. 

 

Limiti di automazione

Non c'è limite al numero di ricette che si possono creare; tuttavia esistono alcune limitazioni rispetto alla quantità di automazioni che si possono attivare tramite trigger o richiamare tramite API al minuto su ogni scheda. 
  • Ciascuna formula di automazione può eseguire 4500 trigger e 4500 azioni al minuto (circa 75 trigger / azioni al secondo)
  • Ciascuna formula di integrazione può eseguire 4500 trigger e 1800 azioni al minuto
  • Limite di chiamate con API:
    • Azioni di automazione: 5000 azioni al minuto per ogni scheda
    • Azioni di integrazione: 2000 azioni al minuto per ogni scheda 

 

Se uno di questi limiti viene raggiunto, riceverai il seguente avviso di notifica e l'automazione si disattiverà:

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Risorse aggiuntive

Se non riesci a trovare quello che stai cercando in questo articolo, non temere. Ecco altre risorse per te:

E se stai cercando informazioni su categorie specifiche di automazioni, consulta i seguenti articoli:

 

 

 

Se hai domande, non esitare a contattare il nostro team usando il modulo di contatto. Siamo disponibili per te H24 e felici di aiutarti!

 

Hai un feedback? Ti piacerebbe vedere come altri team utilizzano le automazioni come parte del loro flusso di lavoro? Dai un'occhiata alla nostra community monday.com 

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