Impara la terminologia

Ogni automazione ha un trigger, una condizione, e una azione (o più d'una!).

Mostrami le definizioni di questi termini

• Trigger: è un evento che scegli, che mette in movimento l'automazione.
• Condizione: un requisito a cui il trigger deve rispondere affinché l'automazione funzioni.
• Azione: un evento che si verifica come risultato del trigger e della condizione.

Per comprendere meglio i trigger, le condizioni e le azioni, diamo un'occhiata a un esempio di formula: "Quando uno stato si aggiorna in qualcos'altro, archivia l'elemento".

In questo caso il trigger è "Quando uno stato si aggiorna". La condizione è "in qualcos'altro" (nel nostro caso, possiamo scegliere l'etichetta di stato "Non più pertinente") e l'azione è "archivia l'elemento".    

Quando l'automazione è attiva, ogni volta che a un elemento nella colonna di Stato viene assegnata l'etichetta "Non più pertinente", quell'elemento sarà archiviato automaticamente!

Nota: Per saperne di più sulle azioni delle automazioni e sull'impatto che hanno sulle tariffe, dai un'occhiata all'articolo Azioni di automazioni e integrazioni.

Aggiungi una automazione

Quando aggiungi un'automazione, potrai scegliere se creare una formula personalizzata o usare una formula di automazione preimpostata (te lo mostreremo meglio in seguito!). Per iniziare ad aggiungere un'automazione personalizzata, fai clic per accedere al Centro Automazioni e poi seleziona "Crea automazione personalizzata" come segue:

Ora è il momento di personalizzarla! 🎉

Punto 1: Scegli un trigger

Il primo punto per creare la tua automazione è fare clic su "Quando succede questo" per scegliere un trigger. Puoi poi scegliere un trigger tra le opzioni riportate nel menù a tendina o facendo clic su "Altre opzioni". Un trigger può essere una colonna della tua scheda (ad es. Stato, Persone, Data, ecc.) o una azione/evento (ad es. un elemento creato, un intervallo di tempo ricorrente, ecc.):

Nell'esempio visto sopra, abbiamo impostato come trigger una modifica che si verifica nella colonna di Stato. Ora è il momento di selezionare la condizione per questo trigger!

Punto 2: Scegli una condizione

A seconda del trigger che hai scelto al punto 1, dovrai poi selezionare una condizione. In questo esempio vogliamo attivare un'azione quando la colonna di Stato intitolata "Contratto" si modifica in "Firmato".

Per farlo, abbiamo fatto clic sul campo sottolineato e selezionato la colonna di Stato intitolata "Contratto", e poi abbiamo scelto l'etichetta "Firmato" come segue:

Nota: Le etichette visualizzate corrispondono alle etichette della colonna di Stato scelta sulla tua scheda.

Se vuoi aggiungere altre condizioni alla tua formula, è sufficiente fare clic sul simbolo + accanto alla condizione che hai già impostato e sceglierne un'altra! Per fare un esempio, abbiamo aggiunto un'altra condizione del tipo "se la persona è qualcuno". 

Ora l'automazione si attiverà solo se il "Contratto" si modifica in "Firmato" e se il commerciale relativo è assegnato a Noy! 💥

Punto 3: Imposta una azione

Adesso che la prima parte della nostra automazione (trigger + condizione) è pronta, è il momento di scegliere l'azione che si verificherà! Per scegliere un'azione, fai clic sul campo grigio "Allora fai questo". Da qui, puoi selezionare un'azione tra le opzioni riportate nel menù a tendina o facendo clic su "Altre opzioni".  

Per la nostra automazione, abbiamo scelto l'azione "notifica qualcuno", come segue:

È il momento di finalizzare l'azione selezionata! Per personalizzare l'azione esatta che si verificherà, fai clic sul campo o sui campi sottolineati. Nel nostro caso, useremo il campo "notifica" per personalizzare il messaggio di notifica che sarà inviato, e poi sceglieremo chi riceverà questa notifica automatica facendo clic sul campo "qualcuno"!

E voilà, ecco la nostra automazione! Facendo clic sul pulsante blu "Crea automazione", l'automazione è pronta a partire. Dopo aver attivato l'automazione, ogni volta che alla colonna di Stato "Contratto" viene applicata l'etichetta "Firmato", il Sales manager riceverà automaticamente una notifica dell'accaduto. 🎉

Consiglio:  È possibile aggiungere molteplici azioni diverse a una stessa formula di automazione! Vedremo come farlo più avanti. 

Automazioni a più passaggi

Se desideri creare flussi di automazione più lunghi e più complessi, puoi aggiungere molteplici azioni diverse a un'unica formula di automazione. Per farlo, è sufficiente fare clic sul simbolo + che si trova alla destra dell'azione già impostata, scegliere l'azione aggiuntiva e poi compilare i campi sottolineati.

Puoi continuare ad aggiungere sempre più azioni a un'unica formula, secondo le tue esigenze!

• Modifica stato
• Attività ricorrenti
• Promemoria di data
• Creazione elemento  
• Sposta oggetto (all'interno di una scheda) 
• Multi-scheda 
• Sotto elementi
• Gerarchie 
• Ricette personalizzate

Modificare, eliminare, duplicare o trasformare in modello un'automazione

Per modificare la configurazione della tua automazione, fai clic sul menù a tre linee e poi su "Modifica automazione" come di seguito. Questa voce ti porterà all'editor delle automazioni dove potrai riconfigurare la tua formula secondo le tue esigenze!

• Duplicare un'automazione

Puoi anche scegliere di duplicare un'automazione dallo stesso menù a tre linee, facendo clic su "Duplica automazione"! Questa voce ti porterà all'editor delle automazioni dove potrai modificare l'automazione se lo desideri. Per completare la duplicazione, non dimenticarti di cliccare il pulsante "Crea automazione" e sarà tutto pronto!

Consiglio: le automazioni possono essere duplicate su schede e modelli, purché siano attive nella sezione Automazioni scheda.

• Salvare una formula di automazione come modello

Ora puoi salvare la tua formula personalizzata come modello e metterla a disposizione di chiunque nel tuo account monday.com. Per farlo, fai clic sul menù a tre linee a destra dell'automazione, scegli "Salva come modello", assegna un nome e fai clic su "Crea modello" per salvarlo!

• Eliminare le automazioni indesiderate

Se desideri eliminare una formula di automazione, puoi farlo dallo stesso menù, facendo clic su "Elimina automazione" e poi su "Elimina definitivamente".

• Limite di trigger:
  limite al numero di volte in cui un'unica formula può attivarsi al minuto. Quando questo limite è raggiunto, il creatore della formula riceverà una notifica nell'icona campana e la formula in questione sarà disattivata.

• Limite di azioni:
  C'è un limite al numero di azioni che possono essere eseguite su un'unica formula al minuto. Quando questo limite è raggiunto, il creatore della formula riceverà una notifica nell'icona campana e non tutte le azioni saranno eseguite.