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Autorizzazioni scheda

 

Offriamo diversi tipi di autorizzazioni su monday.com: autorizzazioni account, autorizzazioni sulle aree di lavoro, tipi di scheda, autorizzazioni sulle schede e autorizzazioni sulle colonne. In questo articolo vedremo le autorizzazioni o restrizioni per le schede disponibili,  che servono per dare al proprietario della scheda il controllo su quali informazioni possono essere modificate a livello di scheda.

 

Configurare le autorizzazioni per le schede

  • Step 1: scegli i proprietari della tua scheda

Prima di configurare un'autorizzazione per una scheda, dovrai decidere chi sarà il/i proprietario/i della scheda in questione. Per impostazione predefinita, il proprietario è la persona che ha creato la scheda. Per aggiungere altri proprietari, fai clic sull'icona "Invita" situata nella parte superiore destra della tua scheda:

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Da lì, fai clic sulla corona grigia a destra del nome di un utente per rendere quella persona un proprietario della bacheca. Facendo clic sulla corona grigia, la stessa diventerà blu. La corona blu indica che l'utente può aggirare qualsiasi autorizzazione della scheda esistente. 

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  • Step 2: scegli le tue autorizzazioni

Per aggiungere autorizzazioni per una scheda, fai clic sul menu coi tre punti situato nella parte superiore destra della tua scheda. Poi scegli "Autorizzazioni scheda" dal menù come segue:

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Raggiungerai quindi il centro autorizzazioni, in cui puoi selezionare il tipo di autorizzazioni che desideri applicare alla tua scheda. 

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Nota: quando si duplica una scheda, anche le autorizzazioni impostate verranno duplicate e trasferite sulla nuova scheda.

 

Quali sono i diversi tipi di autorizzazioni?

Per quanto riguarda l'impostazione delle autorizzazioni sulle schede, puoi scegliere di impostare autorizzazioni di modifica e/o autorizzazioni di visualizzazione (disponibili solo sul piano Enterprise). Andiamo a scoprire le autorizzazioni di visualizzazione e di modifica disponibili!

 

Autorizzazioni di modifica della scheda

Per quanto riguarda le autorizzazioni di modifica della scheda, ci sono quattro opzioni: modifica tutto, modifica contenuti, modifica da responsabile, e solo visualizzazione. Scopriamo di seguito il significato di ciascuna opzione!

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1. Modifica tutto

L'autorizzazione predefinita è impostata su "Modifica tutto". Per le schede condivisibili e private, questo significa che tutti gli iscritti alla scheda possono modificare i contenuti e la struttura della scheda stessa, aggiungervi elementi, modificare i nomi delle colonne, modificare gli stati e creare aggiornamenti. Per le schede principali, queste azioni sono disponibili per tutti i membri dell'account, anche quelli non iscritti alla scheda.


Automazioni e Integrazioni
Questa impostazione di autorizzazioni consente inoltre agli utenti di creare nuove ricette, attivare/disattivare ricette create da altri utenti, ed eliminare ricette create da altri. Tuttavia, non possono modificare le ricette di un'altra persona, salvare come modello qualsiasi ricetta di automazione o modificare l'autenticazione in una ricetta di integrazione, a meno che non siano proprietari di una scheda.

 

2. Modifica contenuto

Questa autorizzazione consente a chi non è proprietario della scheda di aggiungervi elementi, modificare stati e celle sulla scheda stessa, e di creare aggiornamenti degli elementi. Non possono tuttavia modificare i titoli dei gruppi o delle colonne, né riorganizzare la struttura della scheda spostando gruppi o colonne. Questa impostazione è l'ideale per quando vuoi collaborare a un progetto con un ospite esterno su una scheda condivisibile, avendo la certezza che le colonne non vengano eliminate o spostate per errore. 

 

Automazioni & integrazioni

Questa impostazione di autorizzazioni consente inoltre agli utenti di creare nuove ricette, attivare/disattivare ricette create da altri utenti, ed eliminare ricette create da altri. Tuttavia, non possono modificare le ricette di un'altra persona, salvare come modello qualsiasi ricetta di automazione o modificare l'autenticazione in una ricetta di integrazione, a meno che non siano proprietari di una scheda.

 

3. Modifica da responsabile

Questa autorizzazione, prevista dal Piano Pro e successivi, permette a chi non è proprietario di schede di modificare solo i contenuti degli elementi che gli sono stati assegnati. Ciò significa che non possono eliminare elementi, creare nuovi elementi o spostare elementi sulla scheda. Tuttavia possono scrivere, modificare ed eliminare aggiornamenti su tutti gli elementi. Possono anche visualizzare e scaricare tutti i file dalla colonna File. Quando si seleziona questa opzione, il proprietario della scheda dovrà selezionare la colonna Persone che desidera utilizzare per impostare le autorizzazioni. È possibile utilizzare una o più colonne Persone per farlo.

È un'ottima opzione per quando vuoi limitare le azioni dei membri del tuo team a modificare soltanto le attività o i progetti a loro assegnati. Con questa opzione, non potranno modificare per errore gli elementi di altri membri sulla scheda.

 

Automazioni & integrazioni

Solo i proprietari delle schede potranno aggiungere, modificare ed eliminare le ricette di automazioni e integrazioni. Questo vale indipendentemente dal fatto che l'utente (che non è proprietario) abbia creato o meno la ricetta in passato.

Nota: con questa autorizzazione, tutti gli utenti vedranno ancora tutti gli elementi sulla scheda. Per ulteriori informazioni sull'impostazione delle restrizioni di visualizzazione degli elementi, consulta la sezione "Autorizzazioni di visualizzazione elementi" di seguito oppure questo articolo.

 

4. Solo visualizzazione

Con questa autorizzazione, solo i proprietari della tua scheda possono apportare modifiche alla struttura e al contenuto della scheda. Tutti gli altri utenti sono in grado solo di visualizzare la scheda, visualizzare e scaricare i file dalla colonna File e scrivere aggiornamenti (oltre a modificare ed eliminare gli aggiornamenti scritti).

Questa impostazione è davvero utile se vuoi permettere a un cliente di visualizzare solo una scheda condivisibile per rimanere aggiornato sull'avanzamento del progetto! È anche fantastica se gestisci internamente una directory o un'altra risorsa di sola visualizzazione.

 

Automazioni & integrazioni

Solo i proprietari delle schede potranno aggiungere, modificare ed eliminare le ricette di automazioni e integrazioni. Questo vale indipendentemente dal fatto che l'utente (che non è proprietario) abbia creato o meno la ricetta in passato.

 

Autorizzazioni di visualizzazione elementi

Nota: la funzione di limitazione alla visualizzazione degli elementi è attualmente in fase di Beta testing ed è disponibile solo con il piano Enterprise. Se sei un amministratore di un piano Enterprise e desideri aggiungere questa funzione al tuo account, inviaci un'email all'indirizzo support@monday.com.

 

Grazie alle nostre nuovissime autorizzazioni di visualizzazione elementi, i proprietari delle schede possono decidere se consentire a tutti gli utenti che hanno accesso a questa scheda di visualizzare tutti gli elementi su di essa o se gli utenti potranno visualizzare solo gli elementi loro assegnati. Ciò fornisce un altro livello di controllo e garantisce la collaborazione in un unico spazio, senza compromettere l'accesso ai dati sensibili!

 

Dallo stesso centro autorizzazioni scheda, vedrai le due autorizzazioni di visualizzazione e potrai scegliere tra esse. Andiamo a vedere il significato di ciascuna delle due!

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1. Visualizzare tutto

Questa è l'opzione predefinita e consentirà a chiunque abbia accesso alla scheda di visualizzare tutti gli elementi presenti in essa.

 

2. Visualizzare gli elementi loro assegnati nella colonna persone 

Questa impostazione farà sì che gli utenti assegnati a un elemento in una qualsiasi delle colonne persone su questa scheda potranno visualizzare solo quegli specifici elementi e nient'altro. Inoltre, chi ha creato degli elementi li potrà visualizzare, e il/i proprietario/i della scheda potranno visualizzare tutti gli elementi sulla scheda.

 

Nota: Poiché le autorizzazioni di visualizzazione elementi sono ancora in fase di Beta testing, ci sono alcune limitazioni importanti da tenere presente. Consigliamo di consultare l'articolo completo sulle autorizzazioni di visualizzazione elementi per saperne di più su come funzionano le autorizzazioni relative alla visualizzazione degli elementi!

 

Ed ecco fatto! Ci auguriamo che questo articolo sia stato utile per scoprire come le autorizzazioni di visualizzazione e modifica delle schede possono aiutarti a tenere sotto controllo quali informazioni possono essere modificate o visualizzate a livello di scheda. 🙌

 

Se hai domande, non esitare a contattare il nostro team usando il modulo di contatto. Siamo disponibili H24 e felici di aiutarti!