Apprendre le jargon

Chaque automatisation comporte un déclencheur, une condition, et une action (ou plusieurs).

Veuillez indiquer les définitions de ces termes :

• Un déclencheur désigne un événement que vous choisissez et qui met l'automatisation en marche.
• Une condition désigne l'exigence que le déclencheur doit respecter pour que l'automatisation fonctionne.
• Une action désigne l'évènement qui se produit lorsque le déclencheur s'exécute et que la condition est vérifiée.

Pour mieux comprendre les déclencheurs, les conditions et les actions, prenons un exemple de formule : « Lorsqu'un statut change pour un élément, archivez-le ».

Dans ce cas, le déclencheur est « Lorsqu'un statut change ». La condition est « pour un élément » (dans notre cas, nous avons choisi l'étiquette de statut « N'est plus pertinent ») et l'action est « archivez-le ».

Grâce à cette automatisation, à chaque fois que la colonne d'état d'un élément reçoit l'étiquette « N'est plus pertinent », cet élément est automatiquement archivé.

Remarque : Pour en savoir plus sur les actions d'automatisation et leur incidence sur la tarification, veuillez consulter l'article Actions d'automatisation et d'intégration .

Ajouter une automatisation

Lorsque vous ajoutez une automatisation, vous avez la possibilité de personnaliser votre propre formule ou de choisir parmi les formules d'automatisation prédéfinies (nous le verrons plus tard !). Pour ajouter une automatisation personnalisée, accédez au Centre d'automatisations à l'aide d'un clic, puis sélectionnez « Créer une automatisation personnalisée » comme suit :

C'est le moment de la personnaliser ! 🎉

Étape 1 : Choisissez un déclencheur

Pour créer votre automatisation la première étape consiste à choisir un déclencheur en cliquant sur « Lorsque ceci se produit ». Ensuite, vous avez la possibilité de choisir un déclencheur parmi les options du menu déroulant ou en cliquant sur « Plus d'options ». Un déclencheur peut impliquer une colonne de votre tableau (par exemple, Statut, Personne, Date, etc.) ou une action/un événement (par exemple, élément créé, chaque période de temps, etc.) :

Dans l'exemple ci-dessus, nous avons choisi la colonne Statut comme le déclencheur dont la valeur varie. Ensuite, il faut sélectionner la condition pour ce déclencheur.

Etape 2 : Sélectionnez une condition

En fonction du déclencheur que vous avez choisi à l'étape 1, vous devrez ensuite sélectionner une condition. Dans cet exemple, nous voulons déclencher une action lorsque la colonne Statut intitulée « Contrat » passe à « Signé ».

Pour ce faire, nous avons cliqué dans les champs surlignés et sélectionné la colonne statut intitulée « Contrat » et ensuite nous avons choisi l'étiquette « Signé » comme ci-dessous :

Remarque : les étiquettes affichées correspondent aux étiquettes de la colonne statut sélectionnée dans votre tableau.

Si vous souhaitez définir des conditions supplémentaires dans votre formule, il vous suffit de cliquer sur le signe plus à côté de la condition que vous avez définie et d'en choisir une autre ! À titre d'exemple, nous avons ajouté une autre condition « si la personne est un individu ».

Désormais, l'automatisation ne sera déclenchée que si le champ « Contrat » passe à « Signé » et que le commercial responsable est Noy ! 💥

Étape 3 : Définir une action

Maintenant que la première partie de notre automatisation (déclencheur + condition) est créée, nous devons choisir une action pour l'exécuter ! Pour choisir une action, cliquez sur le champ gris « Faites ceci ensuite ». Ensuite, vous avez la possibilité de choisir une action parmi les options du menu déroulant ou en cliquant sur « Plus d'options ».

Dans le cas de notre automatisation, nous avons choisi l'action « Notifier quelqu'un », comme illustré ci-dessous :

Le moment est venu de valider l'action sélectionnée ! Pour personnaliser l'action exacte qui se produira, cliquez dans le(s) champ(s) surligné(s). Dans notre cas, nous allons utiliser le champ « notifier » pour personnaliser le message de notification qui sera envoyé, puis nous choisirons le destinataire de cette automatisation.

Notre automatisation est maintenant prête ! Dès que nous sélectionnons le bouton bleu « Créer l'automatisation », l'automatisation est prête à être exécutée. Grâce à cette automatisation, chaque fois que la colonne Statut intitulée « Contrat » reçoit l'étiquette « Signé », le chef des ventes reçoit une notification à ce sujet dans l'instant. 🎉

Remarque : vous pouvez ajouter plusieurs actions différentes à votre formule d'automatisation ! Nous verrons comment faire dans un instant.

Automatisations multi-étapes

Si vous souhaitez créer des flux d'automatisation plus longs et plus complexes, vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs actions différentes à une seule formule d'automatisation ! Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le signe plus à droite de l'action que vous avez déjà définie, de choisir l'action supplémentaire, puis de remplir les champs qui sont surlignés.

Vous pourrez ainsi continuer d'ajouter autant d'actions que vous le souhaitez sur la même formule !

• Changement d'état
• Tâches continues
• Rappels de date
• Création d'éléments  
• Déplacer un élément (dans un tableau) 
• Tableau entrecroisé 
• Sous-éléments
• Dépendances 
• Recettes personnalisées 

Automatisations basées sur le temps

Vous vous demandez peut-être comment fonctionnent les automatisations temporelles. Par exemple, dans le champ « date » de la formule suivante : Quand date arrive, notifier quelqu'un.

La même automatisation temporelle s'exécute à différents moments pour différents utilisateurs si différents fuseaux horaires sont configurés dans les paramètres de leur ordinateur. Autrement dit, si votre « Quand » dans la recette susmentionnée est réglé sur 9 heures, les utilisateurs de New York recevront une notification à 9 heures EST et les utilisateurs de Tel Aviv recevront une notification à 9 heures IDT.

Tel que mentionné, les automatisations temporelles s'exécuteront en fonction du fuseau horaire de votre ordinateur. Toutefois, si les paramètres de votre fuseau horaire dans Mon profil sont extrêmement différents de ceux de votre fuseau horaire local (plus de quelques heures), il se peut que vous rencontriez un problème. Si c'est le cas pour vous et qu'il est essentiel que ces deux paramètres soient différents, veuillez contacter notre équipe de support ici même et expliquer un peu votre cas d'utilisation afin que nous puissions transmettre ces informations à notre équipe !

Remarque : Si votre formule indique « Quand la date est passée... », l'automatisation se déclenchera à minuit ce jour-là.

Colonnes prises en charge 

Les types de colonne suivants ne sont actuellement pas pris en charge dans le champ « notifier » d'une automatisation des notifications :

• Formule
• Numérotation automatique
• Progression
• Lien
• Connecter les tableaux

Les types de colonnes ci-dessous ne sont pas actuellement pris en charge dans les automatisations, y compris dans le mappage des éléments :          

• Tags
• Miroir
• Menu déroulant
• Suivi des délais
• Lien
• Lien entre éléments
• Lieu
• Heure mondiale
• Téléphone
• Fichier
• Semaine
• Lien
• Pays
• Équipe
• Vote

Remarque : Pour des raisons de sécurité, les colonnes réglées sur « Limiter la vue des colonnes »  ne seront pas prises en charge dans les formules d'automatisation et d'intégration.

Supprimer une automatisation

Vous n'avez plus besoin d’une automatisation sur votre tableau ? Une formule d'automatisation peut être facilement supprimée de votre tableau via le Centre des automatisations. Cliquez sur « Automatisations du tableau » pour ouvrir le Centre des automatisations : Dans la liste des automatisations du tableau qui s'affiche, cliquez sur les trois points situés à droite de la formule que vous souhaitez supprimer et sélectionnez « Supprimer l'automatisation » dans le menu déroulant. 

Remarque : les automatisations supprimées ne peuvent pas être restaurées et doivent être recréées. Pour désactiver l'automatisation sans la supprimer définitivement, utilisez le bouton à droite de l'automatisation et sélectionnez « Désactivé ».  

 

• Limite au nombre de déclenchements :
  Il existe certaines limitations quant au nombre de fois qu'une même formule peut être déclenchée par minute. Une fois cette limite atteinte, une notification est envoyée au créateur de la formule. Par ailleurs, la formule en question est déactivée.

• Limite au nombre d'actions :
  Il existe certaines limitations quant au nombre d'actions par minute pouvant être exécutées par une même formule. Une fois cette limite atteinte, une notification est envoyée au créateur de la formule. Par ailleurs, toutes les actions ne seront pas effectuées.