Grâce à l'application E-mails et activités, votre équipe peut gérer des centaines de relations avec des clients ou des consommateurs depuis le site monday.com ! En centralisant vos communications, votre équipe passera moins de temps à rechercher le détail de chaque interaction. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez envoyer et recevoir des e-mails, créer vos propres modèles d'e-mails, enregistrer vos notes de réunions, des événements et bien plus encore ! Le tout dans une chronologie optimisée sur le plan visuel.

Cet article présente la fonctionnalité de messagerie de l'application. Si vous souhaitez en savoir plus sur les différentes activités que vous pouvez consigner, consultez l'article Gérer vos activités de vente.

Remarque : l'application E-mails et activités n'est disponible que pour les utilisateurs à part entière d'un compte. Elle n'est pour l'instant pas disponible pour les invités ni pour les observateurs.

Installer l'appli

L'application E-mails et activités est préinstallée sur tous les tableaux de monday sales CRM.

Cependant, si vous souhaitez installer l'application sur un autre tableau, accédez au tableau où vous souhaitez l'utiliser, ouvrez la section des mises à jour en cliquant sur la bulle de dialogue et sélectionnez « Ajouter une vue ». Dans le Centre de vue des éléments, cliquez sur « Ajouter à l'élément » sous la description de l'appli E-mails et activités :

Connecter votre adresse e-mail

Pour connecter votre adresse e-mail, cliquez sur la roue crantée, sous les trois points, dans le coin supérieur droit de l'appli pour accéder aux paramètres de l'application. Ouvrez ensuite la section « Configuration du compte de messagerie et protection de la vie privée ». Choisissez une adresse e-mail connectée existante, ou les boutons Gmail ou Outlook pour connecter votre compte :

Dans cet exemple, nous allons choisir Gmail. Le choix de l'une ou l'autre application ouvrira l'écran de configuration de l'intégration :

Cliquez sur « Connecter » et suivez les instructions afin de connecter votre compte à monday.com. Lors de la connexion du compte, vous devez sélectionner « Autoriser » lorsque s'affiche la demande d'autorisation d'utiliser cette application. 

Erreur lors de la connexion

Si un message d'erreur rouge s'affiche lorsque vous essayez de connecter votre compte de messagerie, il se peut que ce compte particulier ait déjà été connecté à un autre compte monday.com. Pour le moment, vous ne pouvez intégrer votre adresse e-mail que sur un seul compte monday.com et avec un seul utilisateur monday.com.

Si vous utilisez Gmail et rencontrez ce problème, accédez au check-up sécurité de votre compte Google et ouvrez la section « Accès tiers ». Repérez l'icône monday.com qui indique l'accès à Gmail et cliquez sur « Supprimer l'accès » afin de supprimer l'intégration et de vous reconnecter à un autre compte monday.com :

Veuillez suivre ces étapes afin de révoquer l'accès de tiers à partir de votre compte Outlook.

Une fois que vous avez supprimé l'accès, vous ne devriez pas rencontrer de problème dans la configuration de la connexion avec les étapes ci-dessus. Une fois que vous vous connectez et que vous revenez à votre tableau, çay est ! Votre e-mail est configuré pour envoyer et recevoir des messages via l'application d'email monday.com.

Remarque : Pour le moment, l'application ne prend en charge que les comptes Gmail et Outlook.

Déconnecter votre boîte de messagerie

Vous ne souhaitez plus utiliser l'application E-mails et activités ? Pas de problème. Avant de déconnecter monday.com de votre compte Gmail ou Outlook, veillez à supprimer la connexion du côté de monday.com.

Pour cela, cliquez sur « Intégrer » dans le coin supérieur droit de votre tableau et sélectionnez « Centre des intégrations ». Ensuite, choisissez Gmail ou Outlook et cliquez sur l'une de vos intégrations :

 

Sur la page suivante, cliquez sur l'icône de la corbeille pour désactiver la connexion à votre boîte de messagerie :

 

Envoi d'e-mails

Il est facile d'envoyer des e-mails via l'application ! Pour commencer, cliquez sur le bouton bleu « Envoyer un e-mail » en haut à gauche de l'application :

Le créateur d'e-mails s'ouvre alors. Si vous disposez d'une colonne E-mail sur votre tableau et qu'elle contient une adresse, cette adresse sera automatiquement renseignée dans le champ « À ». Si vous n'en disposez pas, pas de problème ! Vous pouvez envoyer un e-mail à n'importe quelle adresse e-mail. 

L'application comporte un éditeur de texte entièrement fonctionnel pour vos e-mails. Vous pouvez modifier le texte, importer et joindre des fichiers, des liens, etc.

Si vous choisissez « {} Colonnes » dans le coin inférieur droit de l'éditeur, vous pouvez extraire des données de n'importe quelle colonne du tableau. Cette action est particulièrement utile lors de la création d'un modèle.Vous avez également la possibilité de joindre un fichier en utilisant le bouton représentant un trombone situé dans le coin inférieur gauche de l'éditeur de texte.Cependant, vous pouvez joindre un fichier monday doc à votre e-mail depuis la colonne Fichier.

Remarque : nous prenons en charge le téléchargement de fichiers d'une taille maximale de 15 Mo (cette limite s'applique aussi bien à l'option « Depuis un ordinateur » qu'à l'option « Depuis la colonne Fichier »).

Saisissez votre message et cliquez sur « Envoyer » afin de démarrer la conversation. Tout e-mail envoyé à partir de l'application apparaîtra dans le dossier Envoyés de votre programme de messagerie.

Suivi des e-mails

Qui peut utiliser cette fonctionnalité :

Abonnés monday sales CRM

Disponible avec les forfaits Pro et Entreprise.

Si vous avez coché la case « Suivi des messages » en bas de l'éditeur d'e-mails, vous verrez également des accusés de réception dans l'application, ce qui vous permettra d'assurer le suivi de votre e-mail après son envoi.

Dans le coin supérieur droit de tout message envoyé, vous verrez une indication de l'ouverture ou non du message et du nombre de fois où il a été ouvert.

Si vous souhaitez savoir quand le message a été ouvert, passez la souris sur le texte dans le coin supérieur droit.

Remarque : Tous les e-mails sont envoyés à partir du serveur d'e-mail de votre client.

 

 

Suivi des mises à jour des prospects

Vous avez également la possibilité de configurer une automatisation qui met à jour une colonne date sur votre tableau lorsqu'un e-mail, un appel téléphonique ou une autre activité est publié dans l'appli E-mails et activités. Cela vous permet de voir, d'un seul coup d'œil, si un prospect a été contacté récemment ou non.

Pour configurer l'automatisation, visitez le Centre des automatisations, recherchez « E-mails et activités », et choisissez l'automatisation « Lorsqu'une activité/un e-mail est créé(e) dans E-mails et activités, définir la date sur aujourd'hui » :

Choisissez votre colonne date et laissez l'automatisation s'exécuter. À partir de là, il sera plus facile que jamais de suivre l'évolution de vos prospects.

Remarque : l'ajout de remarques ne met pas à jour la colonne date.

 

 

Réception d'e-mails

Vous recevrez les réponses dans l'application E-mails et activités. Vous ne serez pas averti des réponses sur monday.com à moins que vous ne configuriez une automatisation dans les « Paramètres de messagerie » de l'application ou en utilisant le bouton « Automatiser » en haut à droite de la page d'accueil E-mails et activités. Les réponses apparaîtront de façon chronologique dans votre échéancier, les réponses les plus récentes figurant en haut de la liste.

Tous les e-mails que vous recevez dans l'application seront également reçus dans votre compte e-mail (c.-à-d. dans Gmail) Boîte de réception.

Une fois que vous avez reçu un e-mail, vous pouvez y répondre directement à partir de l'application E-mail et activités ! Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le menu latéral en haut à droite de l'e-mail. Vous avez le choix entre :

• Cliquer sur « Répondre à tous » pour envoyer une réponse à tous les destinataires de l'e-mail (y compris ceux qui ont reçu une Copie carbone ou une Cci dans l'e-mail) ; ou
• Cliquer sur « Répondre » pour répondre uniquement à l'expéditeur de l'e-mail.

Modèles d'e-mail

Paramètres de messagerie

Pour en savoir plus sur les options disponibles dans l'application E-mails et activités, consultez l'article E-mails et activités : paramètres.

Gérer vos activités

La relation client ne se limitant pas qu'aux e-mails, nous vous offrons la possibilité de suivre toutes les activités de vos clients grâce à cette application. Qu'il s'agisse de réunions, d'appels ou autres, enregistrez chaque interaction pour obtenir une chronologie complète des événements en une seule vue concise. Pour en savoir plus, cliquez ici. 

Partage et confidentialité

Avec E-mails et activités, vous pouvez contrôler entièrement vos collaborateurs qui pourront consulter ou rédiger des e-mails à partir de votre compte de messagerie connecté. Pour en savoir plus sur la façon de contrôler vos paramètres de partage et de confidentialité avec E-mail et activités, lisez l'article E-mails et activité : Partage et confidentialité.

FAQ

Quelle est la différence entre l'intégration des e-mails pour Gmail ou Outlook et l'application E-mails & Activities ?

• L'intégration de l'e-mail utilise des formules, et ces formules envoient des modèles d'e-mail préétablis. Votre message ne peut pas être impromptu avec l'intégration de l'e-mail ; vous devez planifier ce que vous dites à l'avance et créer un modèle. E-mails & Activities autorise le texte libre et bien plus. Il comprend le suivi des e-mails, une signature pour Outlook, des comptes rendus, des activités et une échéance pour tout afficher.

Je rencontre des problèmes avec l'application. Que puis-je faire pour résoudre le problème ?

• Dans plusieurs cas, il suffit de réinitialiser la connexion. Vous trouverez des instructions sur la façon de réinitialiser la connexion dans l'article Erreur de connexion Gmail.

Dans quelle mesure les communications sont-elles visibles par les autres utilisateurs ?

• Par défaut, la communication est visible par tous les utilisateurs complets de votre compte (les invités et les observateurs n'ont pas accès à l'application E-mails et activités). Vos paramètres de confidentialité peuvent être gérés depuis les Paramètres.

Est-il possible d'envoyer un vrai fichier ou une pièce jointe par le biais des e-mails et des activités (et pas seulement un lien) ?

• Oui, bien sûr ! En cliquant sur l'icône en forme de trombone en bas de l'éditeur d'e-mail, vous pouvez choisir de télécharger une pièce jointe à partir de votre ordinateur, ou directement à partir d'une colonne Fichier sur votre tableau (plus d'informations à ce sujet ci-dessous).

Pouvez-vous utiliser la colonne « fichier » pour extraire des fichiers via E-mails & Activities ?

• Oui, c'est possible ! Veuillez commencer par ajouter un fichier à la colonne Fichier. Lorsque vous rédigez un e-mail, cliquez sur l'icône de trombone dans le coin inférieur gauche du créateur d'e-mails. Placez le pointeur de la souris sur « Depuis la colonne Fichier », puis cochez la case à côté des fichiers que vous souhaitez joindre. Cliquez sur le bouton bleu « Ajouter des fichiers » afin de joindre les fichiers à votre e-mail.

Remarque : vous ne pouvez pas joindre de monday docs stockés dans la colonne Fichier.

Pouvez-vous utiliser le langage HTML dans les e-mails ou la signature d'e-mail ?

• Oui ! Reportez-vous à la section Signature d'e-mail des « Paramètres de messagerie » pour en savoir plus sur la création de votre signature. Vous pouvez utiliser le langage HTML pour rédiger en utilisant les boutons du créateur d'e-mails.

Pouvez-vous utiliser le formatage HTML dans les modèles ?

• Pas pour le moment, mais n'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires ci-dessous si vous aimeriez voir cette options disponible à l'avenir.

Mes données E-mails et activités sont-elles transférables ?

• Si vous utilisez l'application Modèle d'espace de travail pour déplacer un espace de travail d'un compte à un autre, vos données E-mails et activités ne seront pas déplacées quand les données de l'espace de travail sont réinitialisées. Comme la section E-mails et activités nécessite la connexion d'un compte externe, il n'est pas possible de déplacer les données qui y sont liées.