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Fonctionnalité

Disposez-vous de tableaux sur monday.com qui organisent des projets et des tâches distincts mais qui contiennent toujours des informations directement liées les unes aux autres ? 

Les formules d'automatisation des tableaux entre-croisés offrent la possibilité de mettre en interaction des tableaux en permettant qu'une action dans un tableau déclenche une action dans un autre tableau. La plupart de ces formules permettent également de relier des éléments connectés entre les tableaux. Ces formules d'automatisation renforcent la collaboration au sein de l'équipe et permettent à celle-ci de gérer les projets interdépendants avec transparence et cohésion. 🌟

Comment ajouter une automatisation

Les automatisations personnalisées vous permettent de créer de nouvelles combinaisons d'automatisation adaptées aux besoins de votre équipe et de les faire s'intégrer parfaitement dans votre flux de travail spécifique.

Pour ajouter la formule d'automatisation adéquate à votre flux de travail, rendez-vous tout d'abord dans le Centre des automatisations situé en haut de votre tableau :

Vous pourrez alors choisir l'option « Créer une automatisation personnalisée » :

Choisissez votre déclencheur. Un déclencheur peut consister en une colonne de votre tableau (par exemple, statut, personne, date, etc.)ou une action qui se produit sur votre tableau (par exemple, un élément déplacé vers un groupe, etc.). Pour cet exemple, nous allons choisir « Quand un statut change en quelque chose ». Sur notre tableau, nous utiliserons la colonne « Essai ? » et l'étiquette « Oui ».

Nous choisirons ensuite les actions qui se produiront à la suite du déclencheur choisi. Pour créer une formule d'automatisation de tableaux croisés, nous allons d'abord choisir le bloc de formule « Créer un élément dans le tableau et connecter des tableaux » :

Configurons maintenant le bloc « Créer un élément dans le tableau et connecter les tableaux ».

Les étapes de la mise en place de cette automatisation personnalisée sont les suivantes :

1. Veuillez choisir le tableau dans lequel vous voulez créer le nouvel élément. Dans ce cas, nous voulons créer un nouvel élément sur le tableau « Testé ! » afin de suivre les restaurants que nous avons essayés.
2. Nous allons établir la carte des informations de l'élément (ou du restaurant) que nous avons testé sur le tableau « Lieux de déjeuner locaux » avec le nouvel élément que nous allons créer sur le tableau « Testé ! »
3. Nous choisirons le tableau dans lequel nous voulons afficher la connexion entre ces deux éléments.
4. Ensuite, nous choisirons la colonne dans laquelle nous afficherons cette connexion. Si vous ne disposez pas encore d'une colonne Connecter les colonnes des tableaux dans votre tableau, vous pouvez en créer une pendant la configuration de cette formule en cliquant sur « Ajouter une nouvelle colonne ».
5. Cliquez sur « Créer l'automatisation » pour terminer.

Ça y est ! Voici à quoi ressemble cette automatisation personnalisée en action :

Comment ajouter une automatisation ?

Pour ajouter la formule d'automatisation adéquate à votre flux de travail, rendez-vous tout d'abord dans le Centre des automatisations situé en haut de votre tableau :

Vous pourrez y choisir parmi nos différentes formules d'automatisation de tableaux croisés celle qui convient à votre flux de travail et la configurer. Recherchez « in board » (dans le tableau) ou « in another board » (dans un autre tableau) pour trouver facilement les formules pertinentes : 

Faites bien défiler la page vers le bas pour afficher plus de formules :

Les options proposées sont nombreuses !

Remarque : pour pouvoir mettre en correspondance les données de deux tableaux, la colonne que vous voulez mapper doit exister dans les deux tableaux. De plus, les informations figurant dans la section des mises à jour ne seront reportées qu'avec des automatisations de type « move item » (déplacer l'élément), pas avec des automatisations qui créent de nouveaux éléments. 

Mapper les colonnes

Si la formule que vous choisissez crée ou déplace un élément, vous aurez la possibilité de mapper les informations qui seront déplacées vers le tableau sélectionné ainsi que l'emplacement de ces informations dans le tableau sélectionné. C'est ce qu'on appelle le mappage.

Remarque : le fait de déplacer des éléments qui sont synchronisés avec des applications tierces via la colonne d'intégration rompt la connexion. Cela signifie que lorsque cet élément est déplacé vers un autre tableau, il n'est plus relié à l'intégration mise en place dans le tableau d'origine.

Les sous-éléments sont déplacés lors de l'utilisation de l'autonomisation « déplacer un élément vers ». Cependant, vous n'aurez pas la possibilité de mapper le sous-élément lorsque vous configurerez ce type d'automatisation. Si votre article a un sous-élément, le mappage du sous-élément se fera automatiquement pour vous. Tant que le type de colonne sur le sous-élément et le titre de la colonne sur le sous-élément sont les mêmes sur le tableau où vous configurez l'automatisation (tableau d'origine) et sur le tableau vers lequel vous prévoyez de déplacer l'élément (tableau de réception), les valeurs de vos colonnes de sous-éléments seront reportées.

Peu importe que ce soit un élément ou un sous-élément qui soit déplacé, certaines informations ne seront pas reportées. Les types de colonnes ci-dessous sont considérés comme « statiques » et ne sont pas actuellement pris en charge dans le mapping :  

• Lien
• Lien entre éléments
• Suivi des délais

Lors du mappage d’un élément, les colonnes statiques n’auront pas de signe + bleu dans le champ laissé vide :

Remarque : Pour mapper les valeurs des colonnes, les colonnes mappées devront figurer sur le tableau d'origine et sur le tableau de réception. Si vous avez trouvé la colonne que vous souhaitez mapper, et que celle-ci ne comporte pas de signe + bleu, passez la souris sur le champ vide (c’est-à-dire sur la colonne Fichiers).

comprendre les formules « match »

Pour les automatisations des tableaux entrecroisés, nous avons quelques formules qui consistent à faire correspondre les mêmes données entre les éléments de deux tableaux différents afin de les connecter. Pour trouver ces formules, il suffit de taper « match » dans la barre de recherche du centre d'automatisation.

Ces formules permettent d'identifier les mêmes données dans deux tableaux différents, en fonction des paramètres définis dans la formule de votre choix, puis de relier les éléments entre eux lorsque les données correspondent à l'aide d'une colonne Connecter les tableaux. 

Découvrons ci-dessous comment configurer tout cela !

Configurer les formules « match »

Pour apprendre à configurer une formule « match », prenons l'exemple de la formule suivante :

When column changes, connect the item where the new value matched this column in another board (Quand la colonne est modifiée, connecter l'élément à l'endroit où la nouvelle valeur correspond à cette colonne de cet autre tableau).

En utilisant cette formule, nous voulons connecter des éléments entre un tableau et un autre lorsque les responsables correspondent. Pour ce faire, nous sélectionnons premièrement la colonne « responsable » du tableau où nous nous trouvons. Ensuite, nous sélectionnons le deuxième tableau « projets généraux », la colonne « connecter les tableaux » que nous avons sur le tableau en question, et enfin la colonne « chef de projet » du tableau « projets généraux » dans lequel les données seront mises en correspondance.

À présent, si le propriétaire du premier tableau est remplacé par le  même propriétaire qui se trouve déjà sur le tableau projets de haut niveau, les deux éléments seront immédiatement connectés dans la colonne connecter les tableaux sélectionnée !

Types de colonnes prises en charge pour les formules « Match »

• Nom de l'élément
• La colonne Personne
• Colonne Date
• Colonne Statut
• Colonne Numéro
• Colonne Calendrier
• Colonne de liens
• Colonne Téléphone
• Colonne E-mail
• Colonne Texte
• Colonne Priorité
• Colonne Étiquette

Conseils pour les formules « match »

Les automatisations de mise en correspondance étant en version bêta, vous devez tenir compte de certaines bonnes pratiques et limitations. Ces formules peuvent être très efficaces, mais elles restent expérimentales. Sur la base de l'expérience de nos clients, considérez les points suivants :

Bonnes pratiques

• Il est préférable de ne pas utiliser plus de deux formules d'automatisation de mise en correspondance sur le même tableau.
• Nous vous conseillons d'ajouter l'automatisation « match » sur le tableau qui est le plus souvent mis à jour, plutôt que sur le tableau le plus statique.
• Les automatisations « match » ne connecteront que le premier élément correspondant du tableau désigné.
• Les automatisations « match » ne peuvent prendre en charge qu'une seule condition de correspondance à la fois.
• Les valeurs des colonnes doivent être identiques pour que la correspondance soit établie. Cette mise en correspondance est sensible à la casse. Ainsi, « Martin » ne correspondra pas à « martin ».
• L'automatisation qui utilise « modification des colonnes connectées » ne se déclenche pas lorsque le tableau connecté est connecté avec une automatisation « match » plutôt que manuellement.

Limites :

• Les automatisations de mise en correspondance ne prennent pas en charge : la colonne déroulante

• Les automatisations « match » prennent en charge les colonnes suivantes :

  • La colonne Personne

  • Colonne Date

  • Colonne Statut

  • Colonne Numéro

  • Colonne Calendrier

  • Colonne de liens

  • Colonne Téléphone

  • Colonne E-mail

  • Colonne Texte

  • Colonne Priorité

  • Colonne Étiquette

• Si une automatisations de mise en correspondance est déclenchée pour 500 éléments ou plus, vous pourriez rencontrer des problèmes. C'est normal pour une automatisation en version beta.

• Si aucune correspondance n'est initialement trouvée, l'automatisation essaiera de s'exécuter 5 fois de plus à un intervalle de 50 secondes. Une fois que 5 minutes se sont écoulées, si aucune correspondance n'a été trouvée, l'automatisation n'essaiera plus de s'exécuter.
  • Dans ce cas, vous pouvez essayer de déclencher une nouvelle fois l'automatisation. Rien ne garantit que cette seconde tentative sera plus fructueuse.

Vos commentaires sur nos formules de mise en correspondance sont les bienvenus. Nous nous efforçons toujours de nous améliorer.

Exemples de tableaux croisés 

Exemple 1

Une équipe de gestion de projet dispose d'un tableau global des itérations. Les tâches de chacun sont listées sur ce tableau afin que l'ensemble de l'équipe ait une vision claire de chaque itération.

L'équipe doit également créer des tâches identiques sur les tableaux détaillés des collaborateurs. Ils utiliseront la formule suivante :

Lorsque personne est assignée à quelqu'un, créer un élément dans un autre tableau et les connecter dans le tableau sélectionné

Avec cette formule, lorsque la personne sélectionnée est affectée à un élément, un nouvel élément est créé dans le tableau sélectionné sous « un autre tableau ». Cela permettra à ce collaborateur d'avoir un tableau distinct avec une liste complète de ses tâches !

Remarque : lorsque vous cliquez sur le champ « les connecter », vous avez la possibilité d'ajouter une colonne Connecter les tableaux sur le tableau sélectionné dans le champ « un autre tableau ». 

Exemple 2

Une entreprise de marketing utilise un formulaire monday.com intégré pour sa liste de diffusion. Une fois le formulaire rempli, un élément est envoyé sur un tableau de monday.com. S'il est approuvé, l'élément doit être automatiquement déplacé vers le tableau suivant dans le pipeline. Voici à quoi ressemble le tableau d'origine :

Pour compléter leur flux de travail, ils utiliseront la formule suivante :

Quand un état change en quelque chose, déplacer un élément dans le tableau

Remarque : Dans le cadre de l'automatisation, un élément déplacé vers un tableau n'est pas considéré comme un nouvel élément. Par conséquent, si une automatisation est configurée sur le panneau de réception visant à notifier l'ajout d'un nouvel élément, elle ne se déclenchera pas.

Vous souhaitez en savoir plus sur toutes nos automatisations ? Veuillez consulter cet article !

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.