Utiliser un tableau général et plusieurs tableaux détaillés constitue un processus de travail très courant qui peut vous aider à démarrer la gestion de vos projets avec monday.com. Créer un processus de travail de général/détaillé peut être bénéfique à votre entreprise car cela permet à tous les collaborateurs de mieux comprendre vos buts et objectifs globaux. 

 

Découvrons les tableaux généraux et détaillés. 🏊‍♂️

 

Créer des tableaux détaillés

Un tableau détaillé constitue un excellent outil pour gérer tous les détails importants de vos tâches et projets. Contrairement au tableau général, qui est destiné à fournir une vue d'ensemble du projet, les tableaux détaillées permettent de zoomer sur les détails les plus précis à gérer.

• Créer des groupes sur votre tableau

Pour créer un nouveau processus de travail ultra-efficace, il faut tout d'abord organiser les groupes sur le tableau. Les possibilités sont nombreuses. Par exemple, nous pouvons grouper le tableau par phase du projet, service, clients, campagnes ou comptes, selon le processus de travail à gérer.

 

• Sélectionnez des colonne pour votre tableau

Les colonnes vous fournissent les données dont vous avez besoin pour chaque élément de votre tableau, et elles peuvent être  utilisées de différentes manières. Parcourez le Centre de colonnes pour vous donner une idée de toutes les possibilités et trouver celles qui correspondent le mieux à vos besoins.

 

• Abonner vos collaborateurs

Enfin, nous allons abonner les collaborateurs à notre tableau de bord afin qu'ils soient toujours au courant. Nous pouvons voir qui est abonné à notre tableau en cliquant sur le bouton "Inviter" dans le coin supérieur droit du tableau.

 

Créer un tableau général

Un tableau général vous donner un aperçu de tout ce sur quoi votre équipe et vous-même travaillez dans les différents tableaux, car il regroupe différents tableaux et processus de travail. Les tableaux généraux, peuvent être organisés par trimestres, mois, phases, clients, projets ou de toute autre manière qui convient à l'équipe.  En d'autres termes, un tableau global est la première étape pour rationaliser un processus de travail.

 

Examinons ensemble comment nous avons choisi d'organiser notre tableau général. Gardez à l'esprit que ceci n'est qu'un exemple et que vous pouvez personnaliser la structure de votre tableau en fonction de vos besoins spécifiques.

• Groupes : nous avons organisé nos groupes en fonction de chaque phase de notre projet. 

• Éléments : les éléments de notre tableau représentent les différents projets en cours.

• Colonnes : les colonnes de notre tableau nous permettent d'enregistrer tous les points de données importants au même endroit. Voici quelques types de colonnes que nous trouvons indispensables ici :

• La colonne Personnes permet à un chef de projet de superviser le projet associé.  

• Colonne Échéances pour suivre une période pour chaque projet. Nous verrons comment cette colonne prend vie via la vue Gantt plus loin dans ce guide.

• Colonne Statut  pour afficher le service auquel appartient chaque projet. Gardez à l'esprit que ces étiquettes peuvent être personnalisées pour afficher tout ce que vous souhaitez.

 

Connectez votre tableau général et vos tableaux détaillés

L'un des aspects les plus utiles du tableau global est qu'il peut être lié et synchronisé avec les tableaux détaillés, de sorte que les informations circulent instantanément d'un tableau à l'autre. Alors que les tableaux généraux se concentrent sur la vue d'ensemble, les tableaux détaillés apportent une visibilité sur certains détails essentiels et certains aspects spécifiques d'un processus plus large.

 

Voici quelques façons de connecter vos tableaux détaillés et tableaux de type global pour vous assurer que toutes les informations pertinentes sont mises à jour à tout moment :

• Les colonnes Connecter les tableaux et Miroir

La colonne Connecter les tableaux et la colonne Miroir permettent de connecter et de refléter les informations d'un ou de plusieurs tableaux vers le tableau actuel. Vous pouvez modifier les informations dans l'un ou l'autre des tableaux et les changements seront automatiquement appliqués dans les deux.

Pour notre « Portefeuille du projet d'importation de thé », nous voulions relier et refléter facilement les informations de quatre tableaux détaillés distincts qui se rapportent à ce projet. Pour y parvenir, nous avons d'abord connecté les tableaux pertinents à partir de la colonne Connecter les tableaux :

 

Après avoir sélectionné vos tableaux, vous serez invité(e) à créer une colonne Miroir. Dans cette colonne miroir, vous pouvez sélectionner les colonnes de vos tableaux détaillés à afficher. Cette colonne sera synchronisée et toute modification apportée ici sera répercutée sur votre tableau détaillé, et vice versa.

 

 

Chaque élément de votre tableau général peut ensuite être synchronisé avec les éléments de l'un de vos tableaux détaillés. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons synchronisé le premier élément de notre tableau général avec quatre éléments de son tableau détaillé correspondant, « Importation de thé vert ». Notre colonne miroir affiche alors le statut de chaque élément de ce tableau détaillé.

 

• La colonne Lien

Vous pouvez également choisir d'ajouter simplement des hyperliens vers tous les tableaux connexes en utilisant la colonne Liens . Ce type de colonne vous permet de connecter des tableaux détaillés à n'importe quel élément connexe en vous offrant un espace dédié pour saisir l'URL unique de ces tableaux. L'utilisation de cette colonne permet de naviguer d'un tableau à l'autre sans aucune difficulté. 

 

• La colonne Hashtags

La Colonne Hashtags permet d'organiser des groupes d'éléments sur différents tableaux. Vous pouvez utiliser des étiquettes pour suivre la catégorie, le département, les trimestres, etc. Avec les hashtags et l'option Tout rechercher, vous pouvez établir des liens entre tous vos tableaux sur l'ensemble du compte.

 

Automatiser votre processus de travail

Les automatisations sont des processus simples et personnalisables que vous pouvez créer en quelques secondes. Il peut s'agir de notifications push de mises à jour particulières ou d'actions automatiques effectuées une fois qu'un point d'action est terminé.

Voici quelques automatisations utiles pour dynamiser votre tableau général : 

• « Quand un élément est créé, créez l'élément sur un tableau et connecter les tableaux avec la colonne ».

Cette automatisation peut être utilisée pour synchroniser facilement les tableaux généraux et détaillés. Lorsqu'un élément est créé dans un tableau détaillé, l'automatisation crée cet élément dans votre tableau de général et synchronise les tableaux avec une colonne choisie.

 

• « Lorsqu'une date approche et que le statut désigne quelque chose, informer quelqu'un »

Cette automatisation permet au manager de projet d'être avisé dès qu'une date d'échéance est dépassée et que l'élément n'est pas encore terminé.

 

 

 

 

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.