La programmation peut constituer un véritable casse-tête si vous ne disposez pas les bons outils pour la réaliser. Heureusement, monday.com est là pour vous aider ! Dans ce guide, nous allons explorer différentes façons de programmer les employés. Toutefois, ces méthodes peuvent vous aider dans la programmation de tout ce que vous désirez.
Cartographie des disponibilités
Avant de commencer à construire un programme, vous devez connaître la disponibilité des employés. Vous pouvez construire un tableau (comme celui ci-dessous) pour saisir les disponibilités des employés afin d'avoir toujours une référence rapide lors de la programmation.
Configuration du tableau
Pour ce tableau, chaque groupe est configuré de manière à représenter une semaine. Chaque élément représente un employé. Il existe cinq colonnes statut, une pour chaque jour de la semaine, avec des étiquettes qui représentent la façon dont nous suivons la disponibilité. Dans ce cas, nous voulons savoir si un employé est disponible toute la journée (« IN »), le matin (« AM »), le soir (« PM »), ou pas du tout (« OOO » ou « On Holiday » (En congé)).
Utilisation des formulaires
Pour construire le tableau ci-dessus, nous avons utilisé les formulaires de monday.com. Chaque employé reçoit un formulaire dans lequel il doit saisir ses disponibilités et, une fois le formulaire soumis, ces informations s'affichent automatiquement sur le tableau. Cela permet de préserver la confidentialité — un employé ne verra pas la disponibilité d'un autre employé.
Programmation des quarts
Il existe de nombreux types de programmes, mais un exemple utile est celui des programmes par roulement.
Configuration du tableau
Si vos employés travaillent en équipe et que vous devez établir un planning hebdomadaire pour eux, l'élément visuel de la colonne Personnes facilite la programmation. Ajoutez une colonne de personnes à votre tableau pour chaque équipe. Dans l'exemple suivant, nous avons quatre équipes et une colonne pour les congés payés (PTO) ou les absences du bureau (OOO) :
Chaque groupe doit représenter une semaine, et chaque élément doit être un jour de la semaine. À partir de là, il est facile d'affecter les employés.
Ajout d'automatisations
Vous pouvez construire une automatisation sur ce tableau pour notifier un employé chaque fois qu'il est affecté à une équipe. C'est un excellent moyen de tenir tout le monde à jour et au courant.
Analyse de votre programmation
Vous pouvez ajouter des colonnes supplémentaires au tableau de programmation des équipes pour suivre les besoins en matière de programmation. Dans cet exemple, nous avons ajouté une colonne Formule appelée « Total des employés » pour compter le nombre d'employés affectés pour la journée. Vous pouvez trouver l'option pour compter le nombre de personnes affectées dans le menu déroulant pour chaque colonne de personnes sous « Colonnes » dans le menu de la colonne de formule :
Il suffit d'ajouter le compte de chaque colonne de personnes dans une formule pour obtenir le nombre d'employés affectés pour la journée. La formule que nous utilisons à cette fin est la suivante :
{8-5 EST#Count}+{9-6 EST#Count}+{10-7 EST#Count}+{11-8 EST#Count}+{PTO/OOO#Count}
Jetons à présent un coup d'œil sur les autres colonnes de ce tableau :
La colonne « Besoin minimum en personnel » est une colonne Chiffres. Vous pouvez y inscrire le nombre de personnes dont vous avez besoin pour travailler ce jour-là. La colonne « Out » est une colonne de formule qui compte le nombre de personnes qui sont affectées dans la colonne « PTO/OOO ». Et la colonne « Effectifs ?» est une autre colonne Formule utilisant la formule suivante :
SI(SI(ET(MOINS({Total Employees},{Out})<AJOUTER({Minimum Staff Need},(DIVISER(MULTIPLIER({Minimum Staff Need},10),100))),MOINS({Total Employees},{Out})>{Minimum Staff Need}),« vrai »,« faux »)=« vrai »,« Vérifier vos effectifs »,SI((MOINS({Total Employees},{Out}))<{Minimum Staff Need},« CRITIQUE »,« normal »))
Cette formule nous indique si nous avons un effectif approprié pour la journée. Cette colonne utilise également la coloration conditionnelle pour mettre en évidence le moment où vous devez programmer plus d'employés, en fonction du nombre que vous avez spécifié dans la colonne « Effectif minimum nécessaire » et du nombre total d'employés programmés.
Rotation des programmes
Si vous cherchez à programmer des tâches qui rotent entre les collaborateurs, l'utilisation d'un outil visuel comme monday.com peut vous aider à vous assurer que le travail est distribué équitablement.
Configuration du tableau
Le tableau suivant présente une programmation rotative pour la fermeture d'un magasin de détail. Dans cet exemple, il y a quatre tâches essentielles. Les colonnes Personnes et Statut ont pour titre une tâche. Chaque tâche doit être accomplie afin que les employés puissent fermer le magasin avec succès.
Ce tableau est configuré de telle sorte que chaque groupe représente une semaine. La colonne Date est ici en mode Date limite ; la date est liée à la personne responsable de la « Fermeture » et la colonne Statut indique si cette tâche est faite. Lorsque les employés ont accompli toutes les tâches de fermeture, la colonne de suivi de l'avancement indique 100 %.
Ajout d'automatisations
Vous pouvez également configurer des rappels d'échéance à partir du menu de la colonne Date.
Sélectionner cette option vous conduira à configurer une automatisation. Nous vous recommandons de configurer l'automatisation pour qu'elle notifie la personne responsable de la tâche la plus importante. Dans le cas de cet exemple, il s'agirait de « fermer à clé » pour la nuit.
Ce ne sont là que quelques exemples de la manière dont vous pouvez utiliser monday.com pour vous aider à programmer vos activités. Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont vous pouvez gérer vos employés avec monday.com, nous vous recommandons de consulter notre guide sur la gestion des ressources.
Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.
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