Chez monday.com, nous aimons prendre des décisions fondées sur les données. Nous mesurons tout - des progrès vers les KPI aux livres de pistaches mangées par l'équipe. Nous savons combien il est important pour toute entreprise d'avoir des rapports détaillés et précis. 

Les rapports permettent à chacun de comprendre comment il se comporte par rapport à ses objectifs et de découvrir les points à améliorer. En bref, les rapports nous montrent la réalité ainsi que les opportunités.

Dans ce guide, nous vous présenterons quelques outils de rapports de base tels que les formules,  les filtres avancés, les vues graphiques et bien plus encore. Nous étudierons différents cas d'utilisation, en utilisant divers tableaux et flux de travail, afin de comprendre certains des principaux moyens de créer des rapports basés sur vos tableaux. Commençons ! 🙌

 

 

Gérer votre budget à l'aide de formules et de filtres

• Obtenir un aperçu de votre budget avec la colonne « Formule »

Dans ce cas d'utilisation, nous allons voir comment gérer le budget de votre entreprise. Chaque groupe représente un trimestre et chaque élément est une équipe au sein de l'entreprise. Nous avons ajouté deux colonnes Chiffres afin de suivre le budget prévu pour chaque équipe par rapport au montant réel dépensé. 

Grâce à notre colonne Formule, vous pourrez voir en un coup d'œil si vous dépassez ou non votre budget. La colonne Formule vous permet d'effectuer des calculs simples ou avancés sur votre tableau, amplifiant ainsi vos capacités d'extraction de données. 

Dans cet exemple, nous utiliserons la formule « IF » comme ci-dessous : 

 

 

Nous pouvons également utiliser une autre formule afin de suivre le budget restant pour chaque département : 

 

 

• Affiner votre recherche grâce à des filtres avancés

Grâce aux filtres avancés du tableau, vous pouvez affiner des éléments particuliers sur votre tableau. Cela est très utile si vous disposez d'un long tableau rempli d'informations (étant donné qu'après tout, personne n'aime le défilement !).

Par exemple, nous sommes curieux de voir tous les services dépassant le budget prévu pour le trimestre 1. Vous pouvez choisir plusieurs filtres afin de voir les informations exactes dont vous avez besoin : 

Nous pouvons voir que le marketing, les ventes et le juridique ont dépensé beaucoup trop au T1. Nous savons donc que nous devrons être plus prudents au cours des prochains trimestres. 

Vous pouvez également enregistrer votre vue tel qu'illustré ci-dessous :

En sauvegardant vos vues, vous pourrez y accéder facilement en quelques clics. 

 

Visualiser vos données à l'aide de graphiques

Les vues graphiques vous permettent d'avoir un aperçu informatif, en fournissant des ventilations et des analyses qui permettent à votre équipe de prendre des décisions nécessaires et informées. Dans cet exemple, nous formons une équipe RH et nous voulons faire un rapport sur la satisfaction des employés. Un sondage a été envoyé à chaque personne via un formulaire et toutes les réponses sont rassemblées dans le tableau ci-dessous : 

La vue graphique nous aidera à mieux comprendre toutes les réponses obtenues dans le cadre de notre sondage. Nous l'avons utilisée dans l'analyse de la façon dont le canal de communication se situe entre les employés et les prospects d'équipe. 

Pour visualiser les résultats de chaque question, vous pouvez également utiliser les graphiques sur les tableaux de bord ! Cela vous permettra de construire plusieurs graphiques en un seul endroit. Il s'agit d'un excellent moyen de montrer aux cadres supérieurs les résultats d'un sondage que vous avez mené.  🙌 

 

Trouver toutes les informations pertinentes grâce à la fonctionnalité Rechercher tout 

La fonctionnalitéTout rechercher vous permet de rechercher tout ce que vous voulez dans tous vos tableaux. Vous souhaitez filtrer les tâches « Bloquées » dans tous vos tableaux ? C'est possible ! Vous voulez savoir sur quoi travaille votre collègue ? Recherchez son nom ! Vous voulez voir ce que vous devez faire cette semaine ? Recherchez les éléments qui vous ont été attribués puis filtrez par date.

Supposons que je travaille simultanément sur plusieurs projets et que chaque projet se trouve sur un tableau distinct. Pour voir toutes les tâches qui m'ont été attribuées, je peux simplement rechercher mon nom dans « Tout rechercher ». Cela affichera toutes les tâches sur tous les tableaux qui m'ont été assignés.

Je peux également rechercher mon nom et un statut spécifique si, par exemple, je souhaite voir toutes mes tâches bloquées. 

Allons un peu plus loin et filtrons par une période de temps particulière.

 

Enfin, je suis en mesure d'exporter les résultats de ma recherche si je veux les partager avec des personnes extérieures au compte.

 

Obtenez des informations à partir de tous vos tableaux avec un tableau de bord

Les tableaux de bord constituent un excellent moyen d'afficher ce qui est important à un seul endroit. Vous pouvez créer des rapports à l'aide de données provenant d'un ou plusieurs tableaux. De plus, les tableaux de bord demeurent actifs afin qu'ils soient automatiquement mis à jour en fonction des données qui se trouvent dans les tableaux qu'ils sont connectés. Vous n'avez pas besoin de les entretenir. 

Avec plus de 15 widgets, les utilisateurs peuvent désormais comprendre l'avancement du projet, suivre le budget, estimer la charge de travail des collaborateurs et bien plus encore ! Cela permet à votre équipe de rester concentrée et motivée sur les objectifs de haut niveau et d'améliorer la productivité !

Supposons que nous sommes directeur des ventes. Nous travaillons avec trois tableaux différents :

• Un tableau CRM - qui nous aide à suivre l'état de chaque relation client et à conserver un enregistrement des informations. 
• Un tableau de prospects - afin d'afficher les informations sur les prospects, maintenir la communication, discerner les prospects chauds des prospects froids et donc améliorer la conversion
• Un tableau Pipeline des ventes - afin de suivre clairement l'avancement de tous les contrats sur lesquels travaille actuellement notre équipe commerciale

La première étape de la création d'un tableau de bord consiste à sélectionner les tableaux dont vous voulez extraire les données. Dans ce cas, nos trois tableaux ci-dessus. 

Une fois fait, vous pouvez commencer à ajouter nos widgets. Dans cet exemple, vous avez utilisé les widgets suivants : 

• Le widget de nombres - afin d'afficher le nombre de prospects qualifiés, le nombre d'opportunités clôturées et le montant gagné pour le mois d'avril.  
• Le widget graphique - afin d'afficher le montant clôturé pour chaque représentant ainsi que le montant total gagné par mois. 

• Le tableau sur globe - afin de visualiser vos prospects actifs sur un globe interactif. 
• Le calendrier  - afin d'afficher toutes les réunions d'importation du mois avec le widget calendrier. 

Nous disposons de tonnes de widgets parmi lesquels vous pouvez choisir et, bien sûr, je viens de vous montrer un exemple d'utilisation des tableaux de bords. Pour plus d'informations sur nos widget, consultez cet article.

 

 

Partager vos rapports afin de promouvoir la transparence

Vous pouvez partager un tableau de bord privé ou principal avec qui vous voulez.Envoyez-leur un lien partageable ou un e-mail directement depuis monday.com.

Cliquez sur le bouton « Partager » situé dans le coin supérieur droit de votre tableau de bord, et sélectionnez « Inviter à ce tableau de bord » :

Vous pouvez choisir d'inviter une personne en utilisant un lien à partager ou par courriel. Pour obtenir un lien partageable, cliquez sur « Copier » à côté du lien et collez-le où vous le souhaitez. Pour inviter par e-mail, il suffit de taper l'e-mail de votre invité dans le champ et de cliquer sur « Envoyer ».

 

Le partage de vos tableaux de bord avec votre équipe favorise la transparence et constitue un excellent moyen de garder tout le monde aligné et concentré sur les objectifs. 

 

Consulter et mettre à jour les données lors de vos déplacements avec l'application mobile 

L'application mobile vous permettra de collaborer avec votre équipe partout où vous allez. C'est l'outil idéal lorsque vous êtes en déplacement et que vous souhaitez rester en contact avec vos collaborateurs. Visualisez sur votre mobile vos tableaux de bord, vos vues de tableaux et vos tableaux puis mettez à jour les informations dès que c'est nécessaire. Vous pouvez même utiliser l'application mobile en mode hors connexion pour collaborer avec votre équipe sur le terrain ou même dans le métro lors de vos déplacements professionnels. Consultez cet article pour commencer !

 

 

 Si ce guide vous a donné envie d'en savoir plus sur la création de rapports sur monday.com et si vous vous sentez prêt à aller plus loin, n'hésitez pas à consulter notre guide sur la création de rapports avancés ici même. 

 

 

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.