Les monday workdocs sont un outil collaboratif très populaire pour la gestion de projet. Vous pouvez désormais les intégrer à votre tableau via une colonne Doc. Cette colonne vous permet de créer de nouveaux docs à partir de zéro ou d'un modèle en un clic. 

 

Comment ajouter la colonne ?

Cliquez sur le signe « + » à droite de vos colonnes et dans le menu déroulant, sélectionnez « monday docs ».

 

Ajouter des docs 

Une fois votre colonne ajoutée, vous pouvez la personnaliser en changeant son nom, en ajoutant un résumé de la colonne, etc. Pour ajouter un nouveau Doc, il suffit de cliquer sur la cellule à laquelle vous souhaitez l'ajouter et un Doc vierge s'ouvrira.

Pour supprimer un document, cliquez sur le « x » à droite du document dans sa cellule et cliquez sur « Supprimer » dans la fenêtre qui s'ouvre. 

Les docs supprimés peuvent être restaurés depuis l'onglet corbeille. Vous ne verrez dans la corbeille que les documents auxquels vous avez le droit d'accéder et que vous pouvez restaurer.

 

 

Comment utiliser un modèle de document ?

Pas besoin de créer un tout nouveau Doc à chaque fois que vous souhaitez en ajouter un à la colonne Doc. Il y a deux façons de travailler avec les modèles dans la colonne Doc. Examinons ensemble les deux méthodes.

 

Choisir un modèle rapide 

Lorsque vous créez un nouveau Doc, vous ouvrez une page blanche, mais vous n'êtes pas obligé de repartir de zéro si vous souhaitez un peu plus de structure. En bas de votre nouveau document, vous trouverez quelques modèles sous la rubrique « Sélectionnez le modèle qui vous convient ou commencez de zéro. ». Survolez un modèle pour en avoir un aperçu et cliquez simplement pour commencer à utiliser le modèle de votre choix.

Vous pouvez également consulter ces modèles et d'autres dans le volet des paramètres (accessible en cliquant sur « +Ajouter » dans le coin supérieur gauche et en sélectionnant « Modèles »). Vous pouvez les survoler pour obtenir un aperçu et même utiliser la barre de recherche pour trouver d'autres modèles dans votre compte. 

 

Vous pouvez créer un modèle à partir de n'importe quel Doc existant dans votre compte en cliquant sur l'icône à 3 points en haut du Doc et en cliquant sur « Enregistrer en tant que modèle ». 

 

Définir un modèle pour l'ensemble de la colonne

La deuxième option consiste à définir un modèle de Doc pour l'ensemble de la colonne de Doc. Cela signifie que chaque fois que vous créerez un nouveau Doc, il utilisera automatiquement le modèle prédéfini. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points à coté du nom de la colonne, puis sur « Paramètres » et « Définir un modèle de doc ». 

Vous aurez alors la possibilité d'utiliser un modèle existant ou d'en créer un nouveau. Si vous souhaitez utiliser l'un de vos modèles, cliquez sur « Utiliser vos modèles » et parcourez tous les modèles disponibles dans votre compte dans le centre des modèles. Vous pouvez même utiliser la barre de recherche pour trouver ce que vous cherchez. 

Pour créer un nouveau modèle qui sera utilisé pour tous les éléments de votre colonne Doc, cliquez sur « Créer un nouveau ». Ensuite, créez votre modèle. Ce que vous saisissez ici sera votre point de départ chaque fois que vous créerez un nouveau Doc dans cette colonne. Veillez donc à construire un cadre sans détails spécifiques relatifs à un élément donné. 

 

Texte dynamique

Vous avez un Doc avec des informations qui évoluent en fonction d'un élément connecté dans votre tableau ? Vous pouvez les intégrer de manière transparente et les maintenir en parfaite synchronisation en utilisant la fonctionnalité de texte dynamique. Tirez les valeurs des colonnes en temps réel directement de l'élément vers le Doc connecté en fonction de votre texte.

 

Tapez un « { » à l'endroit où vous souhaitez ajouter un champ dynamique. Le menu vous propose trois options : ajouter l'heure actuelle, la date du jour ou une valeur de colonne. Si vous choisissez une valeur de colonne, vous ouvrirez un nouveau menu avec le nom de l'élément et les autres colonnes de votre tableau.

 

Et voilà ! Les champs dynamiques que vous avez choisis seront automatiquement mis à jour en fonction de leurs valeurs dans le tableau. Si vous définissez un texte dynamique sur un modèle, chaque doc individuel remplira les valeurs en temps réel en fonction de son élément connecté. 

 

 

Autorisations de colonnes

Tous les Docs de la colonne Doc héritent des autorisations du tableau auquel ils appartiennent. Cela signifie que si votre tableau est privé, tous les docs de votre colonne seront privés, et seuls les utilisateurs du tableau y auront accès. Si le tableau devient « principal », les docs suivront le mouvement. 

 

Cela s'applique à :

• Autorisations de modification
• Autorisations de consultation
• Création et suppression d'un Doc

Si vous ne pouvez pas effectuer une action avec un Doc, contactez un admin de compte pour voir si certaines autorisations sont activées. 

 

Quelles différences y a-t-il entre les Docs créés dans un espace de travail et ceux créés dans la colonne Doc ?

Il est important de garder à l'esprit certaines différences essentielles entre les workdocs créés dans un espace de travail et les Docs de la colonne Doc. Par exemple :

• Le partage de Docs n'est possible que si les autorisations des Docs eux-mêmes le permettent.
• Tout nouveau Doc hérite des autorisations du tableau, de l'élément et de la colonne auxquels il appartient

 

Il existe également des différences entre les documents créés dans la colonne Fichier et ceux créés dans la colonne Doc :

• Il n'est pas possible d'enregistrer un document comme modèle avec les documents de la colonne Fichier.
• Les invités du compte ne peuvent pas créer de documents dans la colonne Fichier.
• Le partage des Docs n'est autorisé qu'en fonction des autorisations du Doc concerné et non des autorisations du tableau.

 

 

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.