Les rôles personnalisés permettent aux administrateurs Enterprise de définir des rôles au niveau du compte qui reflètent les responsabilités d'un membre de l'équipe. Chaque rôle part d'un type d'utilisateur existant et peut être personnalisé avec des autorisations spécifiques qui favorisent une gestion efficace des comptes.
Localiser les rôles personnalisés
La fonctionnalité des rôles personnalisés fait partie des autorisations de compte plus larges. Pour accéder aux roles personnalisés, cliquez sur votre photo de profil en bas à gauche de l'écran, puis cliquez sur Administration: Puis cliquez sur l'onglet Autorisations.
Créer un rôle personnalisé
Dans la section Autorisations, cliquez sur Nouveau rôle en haut à droite de l'écran. Saisissez un nom pour le rôle et sélectionnez un type d'utilisateur de base dont cette personne héritera les autorisations. Vous pouvez choisir n'importe quel type sauf administrateur de compte. Une fois prêt, cliquez sur Créer pour finaliser l'action. Par exemple, si vous basez le rôle sur un invité, le nouveau rôle héritera de toutes les autorisations par défaut des invités, telles que l'accès uniquement aux tableaux partagés.
Personnalisez les autorisations pour un rôle personnalisé
Une fois le rôle créé, assurez-vous qu'il est sélectionné sous Rôles personnalisés du compte. Sur le côté droit, vous pouvez cocher ou décocher les autorisations que vous souhaitez inclure. Les modifications prennent effet immédiatement, et le rôle peut alors être attribué aux collaborateurs.
Attribuer le rôle
Pour attribuer un rôle personnalisé, rendez-vous dans la section Répertoire et sélectionnez Utilisateurs. Localisez le collaborateur à qui vous souhaitez attribuer ce rôle, cliquez sur la flèche déroulante située sous la colonne Type d'utilisateur et sélectionnez le rôle personnalisé.
Gérer les rôles personnalisés
Si vous souhaitez renommer ou supprimer un rôle, passez votre souris dessus et cliquez sur le menu à trois points situé à droite. Vous pourrez ensuite sélectionner Renommer pour mettre le nom à jour ou Supprimer pour l'effacer :
Exemples de rôles personnalisés
Un exemple courant est la création d'un rôle de sous-administrateur. Cette fonction est très utile si vous souhaitez que certains collaborateurs puissent effectuer des actions d'administration spécifiques (telles que la gestion des utilisateurs du compte, de la sécurité ou de la facturation) sans leur donner un accès complet en tant qu'administrateur. Par exemple, vous pouvez créer un rôle « Admin de la facturation » basé sur le rôle « Utilisateur » et sélectionner uniquement l'autorisation Accéder à la section facturation sous les Privilèges administrateur. Cela permet aux membres de l'équipe financière de contrôler la facturation tout en limitant les autres privilèges administratifs.
Un autre exemple consiste à restreindre les personnes autorisées à créer des automatisations ou des intégrations. Vous pouvez baser un rôle personnalisé sur Utilisateur et supprimer la possibilité de créer des automatisations ou des intégrations. Dans la section Gestion des utilisateurs, filtrez par équipe, puis attribuez ce rôle personnalisé en bloc aux personnes concernées :
Vous pouvez également contrôler la création d'espaces de travail. Le rôle standard d'utilisateur peut avoir l'autorisation Créer des espaces de travail désactivée, tandis qu'un deuxième rôle personnalisé appelé « Utilisateur (avec espaces de travail) » autorise cette fonctionnalité. De cette manière, seules les personnes sélectionnées peuvent ajouter de nouveaux espaces de travail.
Provisionnement SCIM avec des rôles personnalisés
Le système de gestion des identités multi-domaines (ou SCIM, System for Cross-domain Identity Management) désigne un protocole de gestion des utilisateurs sur plusieurs applications. Il permet à une équipe informatique ou d'exploitation de facilement provisionner (ajouter), dé-provisionner (désactiver) et mettre à jour les données utilisateurs dans plusieurs applications à la fois.
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