Nous avons le plaisir de vous annoncer le lancement d'une nouvelle fonctionnalité révolutionnaire au niveau des autorisations du compte. Découvrez... les rôles personnalisés ! 🎉

Les rôles personnalisés permettent aux admins de comptes Entreprise de créer des rôles uniques au niveau du compte, en fonction de l'intitulé de poste d'un collaborateur, du service auquel il est rattaché ou de tout autre critère adapté à leurs besoins. Ils peuvent ensuite attribuer des autorisations spécifiques à ces rôles. Cette fonctionnalité est conçue pour simplifier la gouvernance effective du compte, tout en accordant une liberté suffisante aux employés au sein de leur domaine.

 

Accéder à la section Gestion des utilisateurs

La fonctionnalité de personnalisation des rôles fait partie des autorisations du compte. Par conséquent, pour y accéder, commencez par cliquer sur votre photo de profil dans le coin supérieur droit, sélectionnez « Admin », puis cliquez sur la section « Autorisations », comme indiqué ci-dessous.

 

Créer un nouveau rôle

Les rôles personnalisés sont créés sur la base des rôles actuels (également connus sous le nom de types d'utilisateurs) sur le compte, et ils peuvent ensuite être personnalisés et attribués à n'importe quel utilisateur.

Pour créer un nouveau rôle, cliquez sur le bouton « Nouveau rôle » en haut de l'écran, comme indiqué ci-dessous. 

 

Ensuite, saisissez le nom du rôle personnalisé et sélectionnez l'un des rôles actuels dont il récupérera les autorisations. Par exemple, si vous sélectionnez le rôle actuel « Invité », votre nouveau rôle personnalisé héritera des autorisations par défaut dont disposent les invités, telles que la possibilité d'accéder uniquement aux tableaux partagés avec eux (parmi les autres autorisations accordées aux invités).

 

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Créer » pour finaliser la création du nouveau rôle. 

 

Paramétrer les autorisations

Maintenant que vous avez créé un nouveau rôle sur votre compte, il est temps de définir et de personnaliser les autorisations associées. Pour ce faire, assurez-vous que votre nouveau rôle est sélectionné et surligné en bleu sous « Rôles de compte », puis sélectionnez des autorisations spécifiques sur le côté droit pour les appliquer à ce rôle, ou désélectionnez-les pour supprimer cette capacité du rôle.

 

Et voilà ! Vous disposez désormais d'un tout nouveau rôle d'utilisateur unique sur votre compte, que vous pouvez attribuer à tous vos collaborateurs. Poursuivez votre lecture pour savoir comment procéder. ⬇️

 

Attribuer le rôle 

Pour attribuer un rôle personnalisé aux collaborateurs de votre compte, commencez par accéder à la section de gestion utilisateur. Après avoir localisé les collaborateurs à qui vous souhaitez attribuer ce rôle, cliquez sur la flèche déroulante située sous la colonne « Type d'utilisateur » et sélectionnez le rôle personnalisé.

 

Modifier ou supprimer un rôle

Vous souhaitez renommer ou supprimer un rôle personnalisé que vous avez créé ? Pour ce faire, il suffit de survoler ou de sélectionner le rôle personnalisé, puis de cliquer sur le menu à trois points situé à sa droite. Dans le menu qui s'affiche, vous pouvez cliquer sur « Renommer » pour modifier le nom du rôle, ou sur « Supprimer » pour le supprimer complètement.

 

Cas d'utilisation

Bien qu'on puisse utiliser les rôles personnalisés de mille et une façons, voici quelques cas d'utilisation courants qu'il peut être très utile d'essayer.

 

• Créer un rôle de sous-admin

Si vous souhaitez créer un rôle de compte permettant d'effectuer des actions d'administration spécifiques (telles que la gestion des utilisateurs du compte, de la sécurité ou de la facturation) sans leur donner un accès complet à l'administration, la création d'un rôle de « sous-administrateur » peut être la solution.

Nous allons ici créer un rôle « Admin de la facturation » basé sur le rôle « Utilisateur » et sélectionner l'autorisation « Accéder à la section facturation » sous les « Privilèges administrateur ». Cela permettra à n'importe quel administrateur de la facturation d'avoir le contrôle total de la facturation du compte, sans lui accorder d'autres capacités d'administration telles que la gestion de la sécurité du compte.

 

• Permettre à certains collaborateurs uniquement de créer des automatisations

Pour ce premier cas d'utilisation, nous cherchons à autoriser uniquement certains collaborateurs d'une équipe à créer des automatisations et à empêcher les autres de le faire.

Pour ce faire, nous avons d'abord créé un nouveau rôle personnalisé qui est similaire au rôle « Utilisateur », sauf qu'il ne permet pas de créer des automatisations. Ensuite, après avoir filtré la page gestion des utilisateurs pour n'afficher que les collaborateurs de notre équipe Marketing, nous pouvons sélectionner ce rôle pour empêcher des collaborateurs spécifiques de l'équipe de créer des automatisations.

 

• Permettre à certains collaborateurs uniquement de créer des espaces de travail

Pour ce cas d'utilisation, nous voulons empêcher la création d' espaces de travail inutiles sur le compte. Pour cela, nous avons d'abord supprimé la possibilité de « Créer des espaces de travail » du rôle d'utilisateur standard, puis nous avons créé un nouveau rôle personnalisé intitulé « Utilisateur (avec espaces de travail) » qui permettra aux utilisateurs de créer de nouveaux espaces de travail. 

Maintenant que ce rôle personnalisé est créé, tout utilisateur assigné au rôle standard ne pourra pas créer d'espaces de travail, alors que toute personne assignée au rôle « Utilisateur (avec espaces de travail) » pourra le faire. 🙌

 

• Permettre à certains collaborateurs uniquement de créer des intégrations 

Enfin, nous cherchons un moyen de restreindre la possibilité de créer certaines intégrations à des utilisateurs spécifiques de notre compte. Pour ce faire, nous avons créé un nouveau rôle personnalisé qui hérite des autorisations du rôle Utilisateur, puis nous avons décoché la case située à côté de « Créer des intégrations ».

Ce rôle personnalisé se comportera désormais comme un rôle d'utilisateur à part entière, mais sans la possibilité de créer de nouvelles intégrations, et il pourra ensuite être attribué facilement via la section de gestion des utilisateurs.

 

Provisionnement SCIM avec des rôles personnalisés

Le système de gestion des identités multi-domaines (ou SCIM, System for Cross-domain Identity Management) désigne un protocole de gestion des utilisateurs sur plusieurs applications. Il permet à une équipe informatique ou d'exploitation de facilement provisionner (ajouter), dé-provisionner (désactiver) et mettre à jour les données utilisateurs dans plusieurs applications à la fois.

Pour plus d'informations sur les options de configuration du SCIM et sur la manière de configurer le provisionnement SCIM pour prendre en charge les rôles personnalisés, veuillez consulter l'article d'assistance dédié.

 

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.