L'intégration du calendrier Outlook à monday.com vous aide à rester au courant des réunions, des échéances et des tâches en synchronisant vos tableaux monday.com avec votre calendrier Outlook. Vous pouvez gérer votre emploi du temps, suivre les événements et coordonner votre équipe, le tout sur une plateforme unique.
Remarques importantes avant de commencer
Avant de commencer, veuillez noter les points suivants :
1 Vous devez disposer d'une licence Microsoft 365 Business Premium pour utiliser cette intégration.Si vous ne possédez pas cette licence, un message d'erreur s'affichera lorsque vous essaierez de configurer l'intégration.
2 Cette intégration ne fonctionne que si vous disposez d'une boîte de réception Microsoft Online Exchange et non d'une boîte de réception locale. Pour vérifier le type de boîte de réception associé à votre compte, veuillez vous rendre sur le site de vérification.
3 Si vous pouvez vous connecter, cela signifie que vous possédez un compte Exchange Online. Si vous ne pouvez pas vous connecter et que vous voyez un message d'erreur, cela signifie que vous ne possédez pas de compte Exchange Online et que vous ne pourrez pas utiliser cette intégration.
Synchronisation bidirectionnelle avec le calendrier Outlook
Il existe deux façons de connecter votre compte monday.com à votre calendrier Outlook. Tout d'abord, nous allons voir comment créer une synchronisation bidirectionnelle. Une synchronisation bidirectionnelle importe simultanément vos événements du calendrier Outlook dans monday.com et exporte vos éléments monday.com vers votre calendrier Outlook.
Ajouter une colonne Date et localiser les modèles d'intégration
1 Tout d'abord, assurez-vous que votre tableau comprend une colonne Date
2 Configurez toutes vos données dans la colonne Date
3 Cliquez sur le bouton Intégrer en haut du tableau, puis sur l'onglet Créer
4 Dans la page Automatisation du tableau, sélectionnez l'intégration Calendrier Outlook
Vous devez ajouter deux modèles à votre tableau pour que la synchronisation bidirectionnelle fonctionne :
- une qui crée un événement dans le calendrier Outlook basé sur une action dans monday.com
- une qui crée un élément sur monday.com basé sur un nouvel événement dans le calendrier Outlook
Nous verrons plus loin dans cet article comment cela peut être réalisé.
Ajouter le premier modèle
Après avoir localisé les modèles, il est temps d'ajouter les formules souhaitées à votre tableau.
Sélectionnez un modèle qui créera un événement dans le calendrier Outlook en fonction d'un élément de votre tableau (comme l'un des deux décrits ci-dessous), puis suivez les étapes à l'écran pour connecter votre compte Outlook.
Configurer le premier modèle d'intégration
Après avoir terminé la connexion de votre compte, vous serez redirigé vers le modèle que vous avez choisie.
Là, cliquez sur les champs soulignés dans la formule pour la configurer. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons sélectionné le champ « événement » pour définir comment apparaîtra l'événement dans le calendrier Outlook en fonction des valeurs des colonnes de notre tableau.
Dans cet exemple, lorsqu'un nouvel élément est créé ou mis à jour dans notre tableau, un événement sera créé dans le calendrier Outlook. La durée de cet événement sera fonction de la date de début et de la date de fin de l'élément, l'objet de l'événement dépendra du nom de l'élément, et la description de l'événement de l'étiquette de ID de l'élément que possède l'élément.
Ajouter le deuxième modèle et le configurer
Maintenant que votre premier modèle est configuré et qu'il permet de créer un événement dans votre calendrier Outlook à partir d'un élément du tableau, il est temps d'ajouter le deuxième modèle pour créer un élément dans votre tableau à partir d'un événement du calendrier Outlook, et permettre ainsi la synchronisation bidirectionnelle.
Cliquez pour ajouter un autre modèle et assurez-vous de choisir le modèle d'intégration du calendrier Outlook qui stipule : « Lorsqu'un événement est créé dans le calendrier Outlook, créer un élément et synchroniser les modifications futures à partir du calendrier Outlook ».
Cette fois-ci, sélectionnez le champ « élément » et indiquez comment vous souhaitez qu'un nouvel élément soit créé dans votre tableau en fonction des événements qui sont ajoutés au calendrier Outlook.
Regardez la magie opérer !
Une fois les deux modèles d'intégration du calendrier Outlook configurés, une synchronisation bidirectionnelle complète devrait être en place. Désormais, chaque nouvel élément créé ou attribué à une personne spécifique apparaîtra comme un événement sur le calendrier connecté et chaque nouvel événement du calendrier apparaîtra comme un élément sur votre tableau. 🎉
Colonne d'intégration du calendrier Outlook
Lors de l'ajout d'un modèle d'intégration au calendrier Outlook, une colonne d'intégration sera automatiquement ajoutée au tableau. Elle contiendra un lien vers chaque événement respectif du calendrier Outlook (une fois que l'intégration a été déclenchée). En cliquant sur un lien figurant dans cette colonne, vous serez directement dirigé vers l'événement en question dans votre calendrier.
Champs pris en charge par la synchronisation bidirectionnelle
Les champs suivants sont pris en charge lors de l'utilisation de notre synchronisation bidirectionnelle avec le calendrier Outlook :
- Intitulé du poste
- Heure de début
- Heure de fin
- Participants
- Description
Afficher les dates de monday.com dans votre calendrier Outlook
La deuxième façon d'intégrer votre tableau au calendrier Outlook est de configurer une synchronisation unidirectionnelle, ce qui vous permet d'afficher les dates de votre tableau directement dans votre calendrier. Référez-vous à la marche à suivre ci-dessous pour configurer la synchronisation unidirectionnelle de votre compte.
1 Tout d'abord, assurez-vous que votre tableau comprend une colonne Date ou une colonne Echéances
2 Cliquez sur le menu à trois points situé à droite de l'en-tête de votre colonne Date ou Echéances
3 Cliquez sur Paramètres puis sur Personnalisation de la colonne Date
4 Ensuite, cliquez sur le bouton Synchroniser à côté de Autres calendriers
De cette façon, nous pouvons ajouter n'importe quel calendrier en ligne que nous utilisons en dehors de monday.com.
Il vous sera ensuite demandé de choisir les éléments que vous souhaitez synchroniser. Vous pouvez choisir de synchroniser « Les éléments qui me sont attribués » ou « Tous les éléments de ce tableau ». Après avoir choisi une option, cliquez sur Synchroniser.
Vous avez maintenant généré une adresse URL que nous pouvons utiliser dans notre calendrier Outlook. Copiez ce lien et accédez à Outlook.
Ajouter le calendrier à Outlook
Ouvrez votre compte Outlook et cliquez sur l'icône du calendrier dans le menu latéral gauche :
Ensuite, cliquez sur l'option Ajouter un calendrier à gauche :
Cliquez sur l'option S'abonner depuis le web dans le menu de gauche :
Collez l'URL que vous avez copiée depuis monday.com :
Vous pourrez personnaliser votre calendrier en lui attribuant un nom, une couleur et un symbole. Vous pouvez également l'ajouter à un autre calendrier existant. Une fois la personnalisation terminée, cliquez sur Importer.
Vous pouvez désormais voir toutes vos tâches monday sur votre calendrier Outlook.
Fréquence des synchronisations du calendrier Outlook
Bien que Microsoft affirme que lorsque vous vous abonnez à un calendrier, votre calendrier Outlook se rafraîchit automatiquement lorsque le calendrier souscrit est mis à jour, ce rafraîchissement automatique peut prendre plus de 24 heures. Cela signifie que Microsoft peut prendre plus de 24 heures pour actualiser et afficher automatiquement les mises à jour effectuées sur votre tableau monday.com.
Actuellement, il n'existe aucune option pour contrôler la fréquence d'actualisation automatique. Comme il s'agit du résultat de réglages effectués par Microsoft, si vous souhaitez explorer des solutions alternatives, veuillez contacter Microsoft.
Vous pouvez en savoir plus sur l'abonnement à un calendrier à partir d'Outlook sur le site d'assistance de Microsoft.
Configurer des alertes
Après avoir intégré vos colonnes Calendrier ou Date à votre calendrier externe, vous pouvez rapidement configurer des alertes pour les échéances des éléments à venir. De cette façon, les alertes apparaîtront même si votre compte monday.com n'est pas ouvert !
Il vous suffit simplement de définir des rappels dans votre calendrier externe afin de recevoir tous les rappels pour vos éléments de monday.com dans votre calendrier externe !
FAQ
Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.