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Autorisations sur monday.com

 

Chez monday.com, nous voulons vous donner les moyens de restreindre la consultation ou la modification des données à ceux qui elles sont destinées. C'est pourquoi nous proposons plusieurs types d'autorisations personnalisables, parmi lesquelles :

  • Autorisations de tableau (types et restrictions)
  • Autorisations de colonnes
  • Autorisations de tableau de bord (types et restrictions)
  • Autorisations de l'espace de travail (types et restrictions)
  • Autorisations du compte

Cet article résume toutes les fonctionnalités de restriction de monday.com. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus. 🙌

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Autorisations de tableau

Au niveau des tableaux, le type de tableau permet de limiter les utilisateurs du compte autorisés à le consulter, tandis que les autorisations du tableau définissent leur capacité à le modifier. Découvrons à présent ces deux options.

 

Les types de tableau

Sur monday.com, nous proposons trois types de tableaux : les tableaux principaux, partagés et privés. S'ils possèdent tous le même type de structure, la différence entre eux réside dans les niveaux d'accessibilité qu'ils offrent.

  • Les tableaux principaux sont consultables par tous les collaborateurs du compte. Tous vos collaborateurs pourront automatiquement voir et accéder à tous les tableaux principaux que vous créez. 
  • Les tableaux partagés vous permettent de partager un tableau avec des personnes extérieures à votre entreprise, par exemple, des clients, des stagiaires ou des indépendants. Vous pouvez inviter ces personnes à rejoindre votre compte en tant qu'invités. Seules les personnes que vous invitez à rejoindre le tableau y auront accès.
  • Les tableaux privés ne peuvent être vus que par la personne qui les a créés et par les utilisateurs invités par cette dernière à les rejoindre. Les tableaux privés sont destinés à une utilisation en interne, ce qui signifie que vous ne pouvez pas y ajouter d'invités. Vous pouvez uniquement inviter des collaborateurs à le rejoindre.
Remarque : les tableaux partagés sont disponibles dans les forfaits Standard et supérieurs et les tableaux privés dans les forfaits Pro et supérieurs.

 

Autorisations de tableau et restrictions

Au sein de chaque tableau, le ou les propriétaires de tableau ont la possibilité de contrôler les informations qui peuvent être modifiées ou éditées par les autres utilisateurs. Pour accéder aux autorisations, il suffit de cliquer sur le menu latéral en haut à droite du tableau, puis de sélectionner « Autorisations du tableau ».

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Dans les autorisations du tableau, vous avez le choix entre quatre options :

  • Tout modifier : c'est le paramètre par défaut pour chaque tableau créé. Il permet à toute personne ayant accès au tableau d'en modifier le contenu et la structure, d'ajouter de nouveaux éléments, de modifier le nom des colonnes et les statuts, et de créer des mises à jour.
  • Modifier le contenu : cette autorisation permet aux utilisateurs qui ne sont pas propriétaires du tableau d'ajouter/supprimer des éléments, de changer les statuts, de modifier les valeurs des colonnes, de déplacer les éléments au sein du tableau et de créer des mises à jour d'éléments. Ce paramètre les empêche de modifier les titres des groupes ou des colonnes, et de réarranger la structure du tableau.
  • Modifier le contenu uniquement dans les éléments qui leur sont attribués dans la colonne Personne : avec cette autorisation disponible uniquement dans les forfaits Pro et supérieurs, les utilisateurs non propriétaires du tableau peuvent seulement modifier le contenu des éléments qui leur sont attribués dans la colonne Personnes. 
  • Afficher seulement : avec cette autorisation, seuls les propriétaires du tableau peuvent en modifier la structure et le contenu. Tous les autres utilisateurs peuvent uniquement consulter le tableau, consulter et télécharger les fichiers de la colonne Fichier, et rédiger des mises à jour.

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Pour en savoir plus sur les autorisations des tableaux, consultez cet article.

 

Remarque : quel que soit le type d'autorisation sélectionné, tous les utilisateurs verront tous les éléments du tableau. Bien qu'il soit possible de masquer des colonnes, il n'existe actuellement aucun paramètre permettant de masquer des éléments. 

 

Autorisations de colonnes

Avec les autorisations de colonnes, les propriétaires de tableau ont la possibilité de contrôler les colonnes qui sont consultables ou modifiables par les autres utilisateurs du tableau. Ce paramètre est particulièrement utile si votre tableau contient des informations sensibles que certains utilisateurs ne doivent pas voir ou modifier.

Pour accéder aux autorisations de colonnes, cliquez sur la flèche située à côté du titre de la colonne pour laquelle vous souhaitez restreindre l'accès. Dans le menu qui s'affiche, sélectionnez « Autorisations de colonnes » :

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Le menu « Autorisations de colonnes » propose deux options :

  • Empêcher de modifier : avec cette autorisation, seuls les propriétaires du tableau et les personnes de votre choix peuvent modifier les colonnes.
  • Empêcher de voir : avec cette autorisation, seuls les propriétaires du tableau et les personnes de votre choix peuvent consulter les colonnes. Les autres utilisateurs ne verront pas du tout cette colonne à l'accès restreint de leur côté.
 Remarque : les autorisations de colonnes sont disponibles uniquement dans les forfaits Pro et Entreprise.

 

Autorisations du tableau de bord

Au-delà des autorisations au niveau du tableau, les autorisations ou les restrictions de tableaux de bord permettent à l'admin dudit tableau de contrôler quelles informations peuvent être consultées et modifiées dans un tableau de bord, et par qui. Vous pouvez personnaliser les restrictions de tableaux de bord de deux façons :

  • En définissant le type de tableau de bord
  • En gérant les propriétaires de tableaux de bord

Examinons ensemble ces deux options.

 

Types de tableaux de bord

Contrairement aux autres types de tableaux, nous ne proposons que deux types de tableaux de bord : principaux et privés. Cependant, comme pour les autres tableaux, n'importe quel collaborateur du compte peut consulter et interagir avec les tableaux de bord principaux. Les tableaux de bord privés ne sont visibles que par ceux que le ou les propriétaires ont choisi d'abonner.

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Cette autorisation peut être définie lors de la création du tableau de bord. Sinon, il est possible de changer de type de tableau de bord via le menu latéral situé en haut à droite d'un tableau de bord existant.

 

Propriété du tableau de bord

Seuls les propriétaires d'un tableau de bord peuvent le modifier, ainsi que les applications et les widgets qui lui sont attachés. Pour localiser le(s) propriétaire(s) du tableau de bord, cliquez sur le bouton bleu « Partager » en haut du tableau et cliquez sur « Abonnés & Invités » :

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Par défaut, la personne qui a créé le tableau de bord en est automatiquement le propriétaire (ce qui est indiqué par une couronne de couleur bleue à côté de son nom). Pour ajouter d'autres propriétaires, il peut cliquer sur l'icône représentant une couronne de couleur grise située à côté du nom d'un abonné afin de la rendre bleu. L'abonné devient ainsi un propriétaire du tableau de bord, ce qui l'autorise à le modifier.

 

Remarque : les deux paragraphes suivants (autorisations de l'espace de travail et du compte) ne concernent que les comptes Entreprise.

 

Autorisations de l'espace de travail

Concernant les espaces de travail, avec le forfait Entreprise, vous pouvez à la fois restreindre les personnes autorisées à consulter le contenu de l'espace de travail et définir les actions que peuvent effectuer les collaborateurs sur cet espace de travail. 

 

Types d'espaces de travail

Nous proposons deux types d'espaces de travail avec les comptes Entreprise : les espaces de travail ouverts et les espaces de travail fermés. Tout collaborateur peut rejoindre de lui-même un espace de travail ouvert. En revanche, un espace de travail fermé est privé et accessible uniquement par la personne qui l'a créé. Les collaborateurs peuvent le rejoindre sur invitation ou sur demande.

 

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Vous vous demandez peut-être : « À quels tableaux mes collaborateurs auront-ils accès au sein d'un espace de travail ? ». C'est une excellente question !

Tout utilisateur ayant accès à un espace de travail donné pourra accéder à tous les tableaux principaux de cet espace, ainsi qu'aux tableaux partagés ou privés qu'on l'a invité à rejoindre. Cela dit, un utilisateur qui n'a pas accès à un espace de travail fermé ne pourra accéder à aucun des tableaux qui s'y trouvent, qu'il s'agisse de tableaux principaux ou non. Si un collaborateur est abonné à un tableau d'un espace de travail fermé, il n'aura accès qu'à ce tableau et ne pourra rien voir d'autre sur l'espace de travail.

 

Les autorisations de l'espace de travail

Les autorisations de l'espace de travail permettent à l'admin d'un espace de travail de définir qui est autorisé à effectuer certaines actions au sein de cet espace, comme créer de nouveaux tableaux et des tableaux de bord, ou configurer des automatisations. Pour localiser les autorisations de l'espace de travail, cliquez sur la page de l'espace de travail concerné et sélectionnez l'onglet « Permissions » à gauche de la page :

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Autorisations du compte

Contrôlez qui peut faire quoi sur votre compte en définissant des autorisations de compte. Ce type d'autorisations permet à l'admin d'un compte de gérer facilement les accès à certaines fonctionnalités.

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Avec les autorisations de compte, les admins peuvent configurer des restrictions sur les fonctionnalités suivantes :

  • le téléchargement de fichiers 
  • la diffusion de tableaux 
  • la création de tableaux principaux
  • la création de tableaux privés
  • la création de tableaux partagés
  • Créer des intégrations
  • Créer des automatisations
  • Créer des espaces de travail
  • @mentionner ou abonner tous les utilisateurs du compte à une mise à jour ou à un tableau
  • Exporter des tableaux, le journal des activités, des résultats de recherche et des mises à jour vers Excel

Nous prévoyons de sortir des autorisations de compte plus avancées alors suivez notre actualité !

 

Nous en avons fini ! Nous espérons que cet article vous a fourni les outils nécessaires pour comprendre les autorisations sur monday.com, que ce soit au niveau des tableaux, des tableaux de bord, des espaces de travail ou du compte. 🌟

 

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24 h/24, 7 j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.