Pouvons-nous vous aider?

E-mails et activités sur monday.com

Grâce à l'application E-mails et activités, votre équipe peut gérer des centaines de relations avec des clients ou des consommateurs depuis le site monday.com ! En centralisant vos communications, votre équipe passera moins de temps à rechercher le détail de chaque interaction. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez envoyer et recevoir des e-mails, créer vos propres modèles d'e-mails, enregistrer vos notes de réunions, des événements et bien plus encore ! Le tout dans une chronologie optimisée sur le plan visuel.

 

Installer l'appli

Pour installer l'application, accédez au tableau dans lequel vous souhaitez l'utiliser. Ensuite, ouvrez la section des mises à jour de n'importe quel élément en cliquant sur la bulle de texte, puis sélectionnez « Ajouter une vue » : 

 

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Dans le Centre de vues des éléments, veuillez passer votre curseur sur l'icône de l'application E-mails et activités et cliquez sur « Ajouter un widget » :

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Connectez votre e-mail

Afin de connecter votre adresse e-mail, veuillez choisir « Envoyer e-mail » dans le coin supérieur gauche de l'application. Ensuite, il vous sera demandé de connecter vos comptes Gmail ou Outlook :

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Dans cet exemple, nous allons choisir Gmail. Le choix de l'une ou l'autre application ouvrira l'intégration interne :

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Cliquez sur « Connecter » et suivez les instructions afin de connecter votre compte à monday.com. Lorsque vous connectez votre compte, vous devez sélectionner « Autoriser » pour pouvoir utiliser l'application. 

 

Erreur lors de la connexion

Si un message d'erreur rouge s'affiche lorsque vous essayez de connecter votre compte e-mail, il se peut que ce compte particulier ait déjà été connecté à un autre compte monday.com. Alors, vous ne pouvez intégrer votre adresse e-mail que sur un seul compte monday.com et avec un seul utilisateur monday.com.

Si vous utilisez Gmail et rencontrez ce problème, allez sur votre Vérification de la sécurité du compte Google  et « Supprimer l'accès » sous « Accès tiers » afin de supprimer l'accès et vous reconnecter à un autre compte monday.com :

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Veuillez suivre ces étapes afin de révoquer l'accès de tiers à partir de votre compte Outlook.

 

Envoi d'e-mails

Il est facile d'envoyer des e-mails via l'application ! Pour commencer, veuillez sélectionner « Envoyer e-mail » dans le menu supérieur. Si vous disposez d'une colonne E-mail sur votre tableau et qu'elle contient une adresse, cette adresse sera automatiquement renseignée dans le champ « À ». Si vous n'en disposez pas, pas de problème ! Vous pouvez envoyer un e-mail à n'importe quelle adresse e-mail. 

L'application comporte un éditeur de texte entièrement fonctionnel pour vos e-mails. Vous pouvez modifier le texte, ainsi que télécharger et joindre des fichiers.

 

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Si vous choisissez « {} Personnaliser » dans le coin inférieur droit de l'éditeur, vous pouvez extraire des données de n'importe quelle colonne de votre tableau. Cela est particulièrement utile lors de la création d'un modèle. Vous avez également la possibilité de joindre un fichier en utilisant le bouton situé dans le coin inférieur gauche de l'éditeur de texte.

Veuillez saisir votre message et cliquez sur « Envoyer » afin de démarrer la conversation. Tout e-mail envoyé à partir de l'application apparaîtra dans le dossier Envoyé de votre dossier d'e-mails du programme.

 

Suivi des e-mails

Si vous avez couché la case « Suivi des messages » en bas de l'éditeur, vous verrez également des accusés de réception dans l'application, ce qui vous permettra d'assurer le suivi de votre e-mail après son envoi. Dans le coin inférieur droit de tout message envoyé, vous verrez une icône en forme d'œil indiquant si le message a été ouvert ou non, et combien de fois. Veuillez passer la souris sur le texte afin de voir quand le message a été ouvert :

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Remarque : Tous les e-mails sont envoyés à partir du serveur d'e-mail de votre client.

 

Créer des modèles d'e-mail

Pour créer un modèle, veuillez saisir le corps de l'e-mail. Vous pouvez ajouter des champs dynamiques à votre modèle d'e-mail à l'aide du bouton « {}Personnaliser » dans le coin inférieur droit de l'éditeur de texte. Les champs « {}Personnaliser » vont extraire du texte des colonnes de votre tableau. C'est une excellente option si vous envoyez systématiquement le même e-mail de bienvenue, par exemple. Vous pouvez appliquer un modèle personnalisé pour un nouveau contact, et l'e-mail que vous envoyez sera personnalisé en fonction des champs de votre tableau.

Lorsque vous avez ajouté du texte au corps du modèle de courriel, veuillez cliquer sur le bouton « Modèle » et sélectionnez « Enregistrer comme nouveau modèle ». Vous aurez alors la possibilité de nommer votre modèle et de l'« Enregistrer ».

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Afin d'utiliser le modèle, veuillez créer un nouvel e-mail, cliquez sur le bouton « Modèle » et choisissez le nom du modèle que vous aimeriez appliquer.

 

Réception d'e-mails

Les réponses seront reçues dans l'application E-mails & Activities ! Vous ne serez pas averti des réponses sur monday.com à moins que vous ne configuriez une automatisation à partir des de l'application « Paramètres d'e-mail » ou en utilisant le bouton « Automatiser » en haut à droite de la page de d'accueil E-mails et activités. Les réponses seront stockées dans votre échange d'e-mails :

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Tous les e-mails que vous recevez dans l'application seront également reçus dans votre compte e-mail (c.-à-d. dans Gmail) Boîte de réception.

 

de monday.com

Afin d'accéder aux paramètres d'e-mail, veuillez cliquer sur l'icône en forme d'engrenage située sur le côté droit de l'application :

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Vous verrez sept catégories :

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Gérer les comptes

Vous avez ici la possibilité de choisir l'e-mail que vous utiliserez avec l'application. Cochez ou décochez la case à côté de votre e-mail pour faire votre choix. En cliquant sur le bouton Gmail ou Outlook, vous avez la possibilité gérer les comptes e-mail qui sont connectés à monday.com ou d'ajouter un nouveau compte.

Si votre connexion a été désactivée, vous pouvez également la gérer ici. Si vous voyez le message d'erreur suivant, l' « E-mail n'a pas été envoyé », cela signifie que votre connexion a été désactivée :

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Afin de vous reconnecter, cliquez sur le bouton Gmail ou Outlook, puis sur l'adresse e-mail que vous aimeriez reconnecter. Veuillez suivre les instructions pour connecter vos comptes.

 

Enregistrer les e-mails sortants

Par défaut, l'application déconnectera les e-mails sortants de votre programme d'e-mail (c.-à-d. Gmail ou Outlook) dans l'application. Si vous préférez ne voir que certains e-mails dans l'application, vous pouvez cocher la case pour ne déconnecter que les e-mails sortants dont l'adresse e-mail est Cci :

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Les e-mails en copie conforme seront ajoutés automatiquement à l'application. L'application détermine sous quel élément enregistrer l'email en tenant compte de l'adresse email dans la colonne Email de votre tableau.

Si vous choisissez de « Créer un nouveau contact si l'adresse e-mail du destinataire n'existe pas dans mon compte monday.com », un nouvel élément sera créé pour chaque nouvelle adresse e-mail que vous contactez .

 

Configurer des automatisations 

Veuillez créer des automatisations afin de gagner du temps, de rationaliser vos flux de travail et de rester informé(e) de la réception de nouveaux messages. Veuillez choisir parmi des automatisations pré-conçues ou personnalisez les vôtres. Lorsque vous cliquez sur « Configurer les automatisations », vous êtes redirigé vers cet écran :
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Vous pouvez choisir l'une de ces formules afin de rendre votre communication fluide.
Vous pouvez également accéder à ces formules d'automatisation à partir du bouton « Automatiser » sur la page d'accueil de l'application :
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Partage des e-mails par défaut

Vous disposez de deux options :
  • Partager toutes vos conversations avec les autres dans votre compte. Tous les aspects de votre échéance seront visibles par les autres.
  • Garder toutes vos conversations privées. Les conversations ne seront visibles que par vous.
Par défaut, toutes vos conversations resteront privées. Toutefois, l'admin pourra toujours voir toutes les conversations de n'importe quel utilisateur du compte.

 

Signature d'e-mail

Veuillez cliquer sur le bouton « Créer une signature » afin de configurer votre signature d'e-mail. Lorsque vous configurez votre signature, vous avez le choix entre une signature simple ou une signature de type HTML. Si vous choisissez « Simple », vous pouvez utiliser l'éditeur de texte pour mettre en forme votre signature. Si vous choisissez HTML, vous pouvez formater votre signature à l'aide de ce format :
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Sous le compositeur de signature, vous pouvez cocher ou décocher deux cases :
  1. Veuillez cocher la case si vous souhaitez toujours afficher votre signature lors de la rédaction d'un nouvel e-mail.
  2. Veuillez cocher la deuxième case si vous souhaitez toujours afficher votre signature lorsque vous répondez à un e-mail.

Image de marque dans les e-mails

Par défaut, tous les e-mails que vous enverrez depuis l'application porteront la mention « Envoyé depuis monday.com » au bas de l'e-mail. 
Si vous avez acheté le forfait Pro ou Enterprise, vous avez la possibilité de supprimer cette marque de vos e-mails. Veuillez cocher la case sous ce paramètre afin de supprimer toutes les marques.
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Ne jamais enregistrer

Si vous ajoutez une adresse e-mail à la liste dans le cadre de ce paramètre, les e-mails envoyés ou reçus des adresses que vous définissez ne seront jamais enregistrés dans votre échéance. Vous pouvez ajouter autant d'adresses que vous le souhaitez à votre liste « Jamais enregistrer ».

 

Gérer vos activités

La relation client ne se limitant pas qu'aux e-mails, nous vous offrons la possibilité de suivre toutes les activités de vos clients grâce à cette application. Qu'il s'agisse de réunions, d'appels ou autres, enregistrez chaque interaction pour obtenir une chronologie complète des événements en une seule vue concise. Pour en savoir plus, cliquez ici

 

FAQ

Quelle est la différence entre l'intégration des e-mails pour Gmail ou Outlook et l'application E-mails & Activities ?

  • L'intégration de l'e-mail utilise des formules, et ces formules envoient des modèles d'e-mail préétablis. Votre message ne peut pas être impromptu avec l'intégration de l'e-mail ; vous devez planifier ce que vous dites à l'avance et créer un modèle. E-mails & Activities autorise le texte libre et bien plus. Il comprend le suivi des e-mails, une signature pour Outlook, des comptes rendus, des activités et une échéance pour tout afficher.

Je rencontre des problèmes avec l'application. Que puis-je faire pour résoudre le problème ?

  • Dans plusieurs cas, il suffit de réinitialiser la connexion. Vous trouverez des instructions sur la façon de réinitialiser la connexion dans l'article Erreur de connexion Gmail.

Dans quelle mesure les communications sont-elles visibles pour les autres utilisateurs ? Par exemple, que peut voir un invité ?

  • Vos paramètres de confidentialité peuvent être gérés depuis les Paramètres.

Pouvez-vous utiliser la colonne « fichier » pour extraire des fichiers via E-mails & Activities ?

  • Oui, c'est possible ! Veuillez commencer par ajouter un fichier à la colonne Fichier. Lorsque vous rédigez un e-mail, sélectionnez « Ajouter des fichiers»  dans le coin inférieur gauche. Passez la souris sur la colonne des fichiers, puis cochez la case à côté des fichiers que vous souhaitez joindre. Cliquez sur le bouton bleu « Ajouter des fichiers » afin de joindre les fichiers à votre e-mail.

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Pouvez-vous utiliser le langage HTML dans les e-mails ou la signature d'e-mail ?

  • Oui ! Reportez-vous à la section Signature d'e-mail des « Paramètres de l'e-mail » pour référence.

Pouvez-vous utiliser le formatage HTML dans les modèles ?

  • Pas pour le moment, mais n'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires ci-dessous si vous aimeriez voir cette options disponible à l'avenir.

L'objet peut-il être compris dans un modèle ?

  • Pas pour le moment, mais n'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires ci-dessous si vous aimeriez voir cette options disponible à l'avenir.

 

Si vous avez des questions, n'hésitez à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.

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