Pouvons-nous vous aider?

E-mails et activités sur monday.com

 

Grâce à l'application E-mails et activités, votre équipe peut gérer des centaines de relations clients ou des consommateurs depuis le site monday.com ! En centralisant vos communications, votre équipe passera moins de temps à assurer le suivi des délais de chaque interaction. Grâce à l'application E-mails et activités, vous pouvez envoyer et recevoir des e-mails, créer vos propres modèles d'e-mails, prendre des comptes rendus de réunions, des événements et bien plus encore ! Le tout dans une échéance optimisée sur le plan visuel.

 

Installer l'appli

Afin d'installer l'application, veuillez vous rendre sur le tableau où vous souhaitez l'utiliser. Ensuite, veuillez ouvrir la section Mises à jour d'un élément en cliquant sur la bulle :

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Veuillez sélectionner « Ajouter une vue » :

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Dans le Centre de vues des éléments, veuillez passer votre curseur sur l'icône de l'application E-mails et activités et cliquez sur « Ajouter un widget » :

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Envoyer et recevoir des e-mails

E-mails et activités est conçu de manière à faciliter l'envoi d'e-mails. Il existe quelques fonctionnalités à vérifier. Vous trouverez ci-dessous un menu de ce qui est couvert dans cette section. 

Dans cette section, nous couvrirons : 

 

Connectez votre e-mail

Afin de connecter votre adresse e-mail, veuillez choisir « Envoyer e-mail » dans le coin supérieur gauche de l'application. Ensuite, il vous sera demandé de connecter vos comptes Gmail ou Outlook :

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Dans cet exemple, nous allons choisir Gmail. Le choix de l'une ou l'autre application ouvrira l'intégration interne :

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Veuillez cliquer sur « Connecter » et suivre les instructions afin de connecter votre compte avec monday.com. Lorsque vous connectez votre compte, vous devez sélectionner « Autoriser » afin de pouvoir utiliser cette application :

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Erreur lors de la connexion

Si un message d'erreur rouge s'affiche lorsque vous essayez de connecter votre compte e-mail, il se peut que ce compte particulier ait déjà été connecté à un autre compte monday.com. Alors, vous ne pouvez intégrer votre adresse e-mail que sur un seul compte monday.com et avec un seul utilisateur monday.com.

Si vous utilisez Gmail et rencontrez ce problème, allez sur votre Vérification de la sécurité du compte Google  et « Supprimer l'accès » sous « Accès tiers » afin de supprimer l'accès et vous reconnecter à un autre compte monday.com :

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Veuillez suivre ces étapes afin de révoquer l'accès de tiers à partir de votre compte Outlook.

 

Envoi et suivi d'e-mails

Il est facile d'envoyer des e-mails via l'application ! Pour commencer, veuillez sélectionner « Envoyer e-mail » dans le menu supérieur. Si vous disposez d'une colonne E-mail sur votre tableau et qu'elle contient une adresse, cette adresse sera automatiquement renseignée dans le champ « À ». Si vous n'en disposez pas, pas de problème ! Vous pouvez envoyer un e-mail à n'importe quelle adresse e-mail. 

L'application comporte un éditeur de texte entièrement fonctionnel pour vos e-mails. Vous pouvez modifier le texte, ainsi que télécharger et joindre des fichiers.

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Si vous choisissez « {} Personnaliser » dans le coin inférieur droit de l'éditeur, vous pouvez extraire des données de n'importe quelle colonne de votre tableau. Cela est particulièrement utile lors de la création d'un modèle.

Vous avez également la possibilité de joindre un fichier en utilisant le bouton situé dans le coin inférieur gauche de l'éditeur de texte.

Veuillez saisir votre message et cliquez sur « Envoyer » afin de démarrer la conversation. Tout e-mail envoyé à partir de l'application apparaîtra dans le dossier Envoyé de votre dossier d'e-mails du programme.

Si vous avez couché la case « Suivi des messages » en bas de l'éditeur, vous verrez également des accusés de réception dans l'application, ce qui vous permettra d'assurer le suivi de votre e-mail après son envoi. Dans le coin inférieur droit de tout message envoyé, vous verrez une icône en forme d'œil indiquant si le message a été ouvert ou non, et combien de fois. Veuillez passer la souris sur le texte afin de voir quand le message a été ouvert :

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Remarque : Tous les e-mails sont envoyés à partir du serveur d'e-mail de votre client.

 

 

 

Modèles d'e-mail

Pour créer un modèle, veuillez saisir le corps de l'e-mail. Vous pouvez ajouter des champs dynamiques à votre modèle d'e-mail à l'aide du bouton « {}Personnaliser » dans le coin inférieur droit de l'éditeur de texte. Les champs « {}Personnaliser » vont extraire du texte des colonnes de votre tableau. C'est une excellente option si vous envoyez systématiquement le même e-mail de bienvenue, par exemple. Vous pouvez appliquer un modèle personnalisé pour un nouveau contact, et l'e-mail que vous envoyez sera personnalisé en fonction des champs de votre tableau.

Lorsque vous avez ajouté du texte au corps du modèle de courriel, veuillez cliquer sur le bouton « Modèle » et sélectionnez « Enregistrer comme nouveau modèle ». Vous aurez alors la possibilité de nommer votre modèle et de l'« Enregistrer ».

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Afin d'utiliser le modèle, veuillez créer un nouvel e-mail, cliquez sur le bouton « Modèle » et choisissez le nom du modèle que vous aimeriez appliquer.

 

 

Réception d'e-mails

Les réponses seront reçues dans l'application E-mails & Activities ! Vous ne serez pas averti des réponses sur monday.com à moins que vous ne configuriez une automatisation à partir des de l'application « Paramètres d'e-mail » ou en utilisant le bouton « Automatiser » en haut à droite de la page de d'accueil E-mails et activités. Les réponses seront stockées dans votre échange d'e-mails :

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Tous les e-mails que vous recevez dans l'application seront également reçus dans votre compte e-mail (c.-à-d. dans Gmail) Boîte de réception.

 

de monday.com

Afin d'accéder aux paramètres d'e-mail, veuillez cliquer sur l'icône en forme d'engrenage située sur le côté droit de l'application :

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Vous verrez sept catégories :

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1. Gérer les comptes connectés

Vous avez ici la possibilité de choisir l'e-mail que vous utiliserez avec l'application. Cochez ou décochez la case à côté de votre e-mail pour faire votre choix. En cliquant sur le bouton Gmail ou Outlook, vous avez la possibilité gérer les comptes e-mail qui sont connectés à monday.com ou d'ajouter un nouveau compte.

Si votre connexion a été désactivée, vous pouvez également la gérer ici. Si vous voyez le message d'erreur suivant, l' « E-mail n'a pas été envoyé », cela signifie que votre connexion a été désactivée :

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Afin de vous reconnecter, cliquez sur le bouton Gmail ou Outlook, puis sur l'adresse e-mail que vous aimeriez reconnecter. Veuillez suivre les instructions pour connecter vos comptes.

 

2. Consigner les e-mails sortants de votre boîte de réception Gmail/Outlook

Par défaut, l'application déconnectera les e-mails sortants de votre programme d'e-mail (c.-à-d. Gmail ou Outlook) dans l'application. Si vous préférez ne voir que certains e-mails dans l'application, vous pouvez cocher la case pour ne déconnecter que les e-mails sortants dont l'adresse e-mail est Cci :

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Les e-mails en copie conforme seront ajoutés automatiquement à l'application. L'application détermine sous quel élément enregistrer l'email en tenant compte de l'adresse email dans la colonne Email de votre tableau.

Si vous choisissez de « Créer un nouveau contact si l'adresse e-mail du destinataire n'existe pas dans mon compte monday.com », un nouvel élément sera créé pour chaque nouvelle adresse e-mail que vous contactez .

 

Veuillez créer des automatisations afin de gagner du temps, de rationaliser vos flux de travail et de rester informé(e) de la réception de nouveaux messages. Veuillez choisir parmi des automatisations pré-conçues ou personnalisez les vôtres. Lorsque vous cliquez sur « Configurer les automatisations », vous êtes redirigé vers cet écran :
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Vous pouvez choisir l'une de ces formules afin de rendre votre communication fluide.
Vous pouvez également accéder à ces formules d'automatisation à partir du bouton « Automatiser » sur la page d'accueil de l'application :
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4. Partage des e-mails par défaut
Vous disposez de deux options :
  1. Partager toutes vos conversations avec les autres dans votre compte. Tous les aspects de votre échéance seront visibles par les autres.
  2. Garder toutes vos conversations privées. Les conversations ne seront visibles que par vous.
Par défaut, toutes vos conversations resteront privées. Toutefois, l'admin pourra toujours voir toutes les conversations de n'importe quel utilisateur du compte.

 

Veuillez cliquer sur le bouton « Créer une signature » afin de configurer votre signature d'e-mail. Lorsque vous configurez votre signature, vous avez le choix entre une signature simple ou une signature de type HTML. Si vous choisissez « Simple », vous pouvez utiliser l'éditeur de texte pour mettre en forme votre signature. Si vous choisissez HTML, vous pouvez formater votre signature à l'aide de ce format :
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Sous le compositeur de signature, vous pouvez cocher ou décocher deux cases :
  1. Veuillez cocher la case si vous souhaitez toujours afficher votre signature lors de la rédaction d'un nouvel e-mail.
  2. Veuillez cocher la deuxième case si vous souhaitez toujours afficher votre signature lorsque vous répondez à un e-mail.

 

6. Image de marque des e-mails
Par défaut, tous les e-mails que vous envoyez depuis l'application porteront la mention « Optimisée par monday.com » au bas de l'e-mail :
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Si vous avez acheté le forfait Pro ou Enterprise, vous avez la possibilité de supprimer cette marque de vos e-mails. Veuillez cocher la case sous ce paramètre afin de supprimer toutes les marques.

 

7. Ne jamais enregistrer

Si vous ajoutez une adresse e-mail à la liste dans le cadre de ce paramètre, les e-mails envoyés ou reçus des adresses que vous définissez ne seront jamais enregistrés dans votre échéance. Vous pouvez ajouter autant d'adresses que vous le souhaitez à votre liste « Jamais enregistrer ».

 

Programmer des activités

Vous pouvez utiliser Emails & Activities pour planifier des activités et des rappels d'activités. L'application facilite le processus. Veuillez poursuivre votre lecture pour en savoir plus.

Comment programmer des activités

Choisissez « Nouveau » dans le coin supérieur gauche de la page d'accueil de l'application. Vous pouvez choisir « Réunion » ou « Ajouter une activité personnalisée ». Si vous choisissez « Réunion » ou une activité personnalisée, vous pouvez régler la date et l'heure :

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Et ajoutez des notes sous la date et l'heure choisies. Vous avez la possibilité d'utiliser l'éditeur de texte pour personnaliser et mettre en forme vos notes.

 

Enregistrer les comptes rendus

Veuillez enregistrer les comptes rendus des réunions et des appels téléphoniques afin de suivre l'évolution de vos relations. Tous les comptes rendus demeurent internes, ce qui signifie que seuls vous et vos collaborateurs pouvez les voir.

Afin d'enregistrer une note, veuillez cliquer sur le bouton « Nouveau » dans le coin supérieur gauche de l'écran d'accueil de l'application. Cliquez ensuite sur « Remarque » dans le menu et commencez à écrire :

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Veuillez cliquer sur « Ajouter » afin d'ajouter le compte rendu à votre échéance.

 

 

Ajoutez des activités personnalisées

Avec E-mails et activités, il existe des types d'activités par défaut parmi lesquels choisir. Vous pouvez ajouter une « Réunion », rédiger un « Résumé d'appel » , et rédiger une « Remarque ». Vous avez également la possibilité de créer des activités personnalisées.

Afin de créer une activité personnalisée, veuillez cliquer sur le bouton bleu « Nouveau » dans le coin supérieur gauche de l'application. Passez votre curseur sur « Ajouter une activité personnalisée » pour créer un nouveau type d'activité. Vous pouvez donner le nom que vous voulez à l'activité. Dans cet exemple, le nouveau type d'activité sera « Mise au point ». Afin de personnaliser et distinguer davantage votre nouvelle activité, vous pouvez choisir l'icône et la couleur de l'icône. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Enregistrer l'activité ». Alors, lorsque vous cliquez sur le bouton « Nouveau », l'activité apparaîtra comme une option au bas de la liste.

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Afin de supprimer une activité personnalisée, veuillez survoler le nom de l'activité dans le menu « Nouveau ». Une icône de Corbeille s'affiche. Cliquez sur l'icône Corbeille pour supprimer définitivement l'activité personnalisée. Vous ne pouvez supprimer que les activités personnalisées. Vous ne pourrez pas supprimer les trois types d'activités d'origine.

Navigation dans l'échéance

Vous pouvez obtenir une vue de votre échéance sous les boutons « Nouveau » et « Envoyer un e-mail » en haut de l'application. Votre échéance sera divisée en deux parties : « Précédent » et « Prochain ». Tout e-mail ou remarque apparaitra dans la section « Précédent ». Tout événement programmé pour une date future apparaitra dans la section « Prochaine » :

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Cliquez sur l'icône d'e-mail, d'événement ou d'activité pour l'agrandir.

Vous pouvez filtrer les échéances pour ne voir que les e-mails, les remarques, les événements ou les activités qui vous intéressent. Vous avez la possibilité de choisir une date pour votre filtre. Vous pouvez également choisir plusieurs filtres à afficher, par exemple, tous les e-mails envoyés dans une période donnée.

 

Filtrage des échéances

Les échéances E-mails et activités peuvent contenir des e-mails liés au contact qui ont été créés en utilisant l'application sur un autre élément. Grâce au filtre, vous avez également la possibilité de filtrer les informations créées sur les éléments connectés.

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Si vous souhaitez réinitialiser le filtre, veuillez choisir « Effacer » afin d'effacer vos sélections.

 

Ajouter des e-mails automatiques à votre échéance

Vous pouvez ajouter des e-mails automatiques sortant à votre échéance en suivant quelques étapes simples. Tout d'abord, suivez les instructions de cet article pour configurer l'application E-mails & Activities et connecter votre adresse e-mail. Ensuite, configurez une formule d'intégration Outlook ou Gmail sur votre tableau.

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Enfin, lorsque vous exécutez l'automatisation, l'e-mail sortant automatisé sera ajouté à votre échéance E-mails & Activities. L'e-mail indiquera qu'il a été envoyé « via les automatisations » :

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Paramètres de l'application

L'application comporte quatre paramètres. Vous pouvez trouver ces paramètres en passant le curseur sur le titre de l'onglet E-mails & Activités. Lorsque vous survolez le texte, un menu à trois points apparaît à droite du texte.

Si vous choisissez « Ajouter à mes favoris », l'onglet se déplace de sorte qu'il s'agisse du deuxième onglet après l'onglet Mises à jour. Vous avez également la possibilité de « Renommer  » l'onglet tel que vous le souhaitez. Lorsque vous choisissez « Supprimer », E-mails & Activities sont supprimés de l'ensemble du tableau.

Si vous souhaitez déplacer E-mails & Activities vers le premier onglet afin de le voir en premier lorsque vous ouvrez la section Mises à jour, choisissez l'option « Définir comme tableau par défaut ». Si vous souhaitez supprimer cette application en tant que vue par défaut, ouvrez les paramètres d'un autre onglet et choisissez l'option permettant de définir cet onglet en tant que tableau par défaut.

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FAQ

Quelle est la différence entre l'intégration des e-mails pour Gmail ou Outlook et l'application E-mails & Activities ?

  • L'intégration de l'e-mail utilise des formules, et ces formules envoient des modèles d'e-mail préétablis. Votre message ne peut pas être impromptu avec l'intégration de l'e-mail ; vous devez planifier ce que vous dites à l'avance et créer un modèle. E-mails & Activities autorise le texte libre et bien plus. Il comprend le suivi des e-mails, une signature pour Outlook, des comptes rendus, des activités et une échéance pour tout afficher.

Je rencontre des problèmes avec l'application. Que puis-je faire pour résoudre le problème ?

  • Dans plusieurs cas, il suffit de réinitialiser la connexion. Vous trouverez des instructions sur la façon de réinitialiser la connexion dans l'article Erreur de connexion Gmail.

Dans quelle mesure les communications sont-elles visibles pour les autres utilisateurs ? Par exemple, que peut voir un invité ?

  • Vos paramètres de confidentialité peuvent être gérés depuis les Paramètres.

Pouvez-vous utiliser la colonne « fichier » pour extraire des fichiers via E-mails & Activities ?

  • Oui, c'est possible ! Veuillez commencer par ajouter un fichier à la colonne Fichier. Lorsque vous rédigez un e-mail, sélectionnez « Ajouter des fichiers»  dans le coin inférieur gauche. Passez la souris sur la colonne des fichiers, puis cochez la case à côté des fichiers que vous souhaitez joindre. Cliquez sur le bouton bleu « Ajouter des fichiers » afin de joindre les fichiers à votre e-mail.

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Pouvez-vous utiliser le langage HTML dans les e-mails ou la signature d'e-mail ?

  • Oui ! Reportez-vous à la section Signature d'e-mail des « Paramètres de l'e-mail » pour référence.

Pouvez-vous utiliser le formatage HTML dans les modèles ?

  • Pas pour le moment, mais n'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires ci-dessous si vous aimeriez voir cette options disponible à l'avenir.

L'objet peut-il être compris dans un modèle ?

  • Pas pour le moment, mais n'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires ci-dessous si vous aimeriez voir cette options disponible à l'avenir.

Est-il possible de synchroniser les activités du tableau d'activités avec son calendrier Google ou Outlook ? Et si de nouvelles activités sont ajoutées au tableau, seront-elles automatiquement synchronisées avec le calendrier ?

  • Vous pouvez synchroniser des activités individuelles avec un calendrier à l'aide de l'intégration du calendrier. Toutefois, les activités ajoutées au tableau après la synchronisation ne seront pas ajoutées automatiquement au calendrier. Nous travaillons à rendre cette option possible.

 

Commentaires

Si vous avez des commentaires sur l'application, nous serions ravis de les lire ! Vous pouvez envoyer vos commentaires ici.

 

 

Si vous avez des questions, n'hésitez à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.